芻議高校歷史檔案數(shù)字化發(fā)展和實踐

摘 要：隨著高校檔案信息化建設(shè)的腳步加快，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)也如火如荼的展開。高校歷史檔案作為一個學(xué)校歷史的寫照，具有極強(qiáng)的數(shù)字化保護(hù)價值，本文將就高校歷史檔案的數(shù)字化必要性和數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行分析和探討，并歸納總結(jié)高校歷史檔案數(shù)字化信息保存過程中需要注意的問題和改進(jìn)的策略。

關(guān)鍵詞：高校歷史檔案；數(shù)字化；實踐；發(fā)展

隨著社會發(fā)展，當(dāng)代社會已經(jīng)各行各業(yè)逐步實現(xiàn)信息化，檔案作為社會生活中一種的重要信息交流途徑，近年來受到人們越來越多的關(guān)注。高校的歷史檔案，是一個有著歷史傳承的學(xué)校的歷史寫照，是一個學(xué)校展現(xiàn)自身特色辦學(xué)傳統(tǒng)和優(yōu)良學(xué)風(fēng)傳承與發(fā)揚(yáng)的重要載體，特別是保存歷史較久遠(yuǎn)的珍貴檔案，作為研究我國高等教育從起源、發(fā)展到改革的第一手資料，有著重要史學(xué)價值。

一、高校歷史檔案數(shù)字化的發(fā)展方向及其原因

高校歷史檔案數(shù)字化，具體說來，指的是利用計算機(jī)信息技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)等手段，將多種載體的高校歷史檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息的過程，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將數(shù)字化的歷史檔案以網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)連結(jié)，并構(gòu)建一個可以實現(xiàn)資源共享的數(shù)據(jù)庫，提供多種查詢及整理的應(yīng)用，是當(dāng)今社會信息化建設(shè)的重要組成部分。高校歷史檔案數(shù)字化工作主要包括兩個層次：檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化。［1］當(dāng)今高校檔案管理在實現(xiàn)檔案目錄數(shù)字化方面取得了一定的成就，但長遠(yuǎn)來來，檔案目錄的數(shù)字化管理無法滿足歷史檔案全面系統(tǒng)的利用、研究及保存，因此逐步檔案全文的數(shù)字化是未來高校歷史檔案數(shù)字化管理的基本方向。其原因主要有兩點：

首先，檔案全文數(shù)字化處理在保護(hù)歷史檔案原件和資源交流共享方面具有極大的優(yōu)勢。高?，F(xiàn)存的紙質(zhì)歷史檔案隨著多次的翻閱，甚至還有戰(zhàn)爭、自然災(zāi)害等因素，變得極為脆弱。檔案信息的數(shù)字化可以一次性將歷史檔案全文進(jìn)行處理，最大程度的減小了檔案整理、使用過程中對歷史原件的破壞。另一方面，檔案全文的數(shù)字化極大地方便了信息的存儲、查閱、共享，特別是在系統(tǒng)的研究歷史事件或制作專題的過程中，檔案全文數(shù)字化極為便捷。［2］

其次，實踐工作表明，檔案數(shù)字化管理如果分目錄和全文兩步走，大量設(shè)施和人力投入，無論資金還是人力方面都是不必要的損失與浪費。特別是數(shù)字化中作對計算機(jī)軟硬件的投入要求較大，相應(yīng)經(jīng)費也較多，這是因為在信息處理過程中為了更好的滿足使用需求，歷史檔案大多處理為像素和分辨率較高的圖片格式，這就對計算機(jī)配置要求較高，經(jīng)費的充分保障使得檔案歷史全文數(shù)字化是必然趨勢，但也需要一個逐步實現(xiàn)的過程與階段。

三、高校歷史檔案數(shù)字化實踐中存在的問題和應(yīng)對策略

（一）檔案數(shù)字化實踐操作

1.館藏歷史檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作

將資料按照一定的時間順序?qū)n案進(jìn)行逐步的數(shù)字化處理，首先確定數(shù)字化的檔案案卷順序，并將卷片、封面等信息進(jìn)行復(fù)印和編號，對于裝訂較厚或較深，導(dǎo)致不易掃描的文本，可以拆卷處理，并標(biāo)注好沒有頁碼的文卷，避免操作過程中發(fā)生混亂。

2.掃描歷史檔案信息的技術(shù)參數(shù)和文件格式

3.數(shù)字化檔案的分類與存儲、備份。

4.數(shù)字化處理后檔案原件的事物保存

（二）關(guān)于檔案數(shù)字化的若干問題

1.檔案工作受重視程度不足

許多高校由于對檔案工作的重視程度不足，在具體的檔案工作中表現(xiàn)為對檔案工作的敷衍和可有可無的態(tài)度。比如學(xué)校院處的老師往往忽略檔案的保存管理意識，在具體需要使用的時候才意識到其重要性，如會議記錄和其他相關(guān)文件的查詢等等。這就為檔案數(shù)字化的深入開展帶來了許多問題，如高校歷史檔案數(shù)字化所需的設(shè)備和資金供應(yīng)不足等，軟硬件設(shè)施和人力資源是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)和支撐，沒有這些高校檔案數(shù)字化工作只能是紙上談兵。因此，在購置數(shù)字化所需的掃描儀、服務(wù)器、檔案管理系統(tǒng)等具體操作中，往往存在的審批難、購置難的問題。

2.檔案工作人員素質(zhì)有待提高

檔案工作人員在高校歷史檔案數(shù)字化進(jìn)程中扮演著舉足輕重的作用，但是高校的現(xiàn)狀中大部分檔案管理者均為對計算機(jī)信息技術(shù)不熟悉的年齡較大的管理人員，在認(rèn)識上認(rèn)為紙質(zhì)文件只要轉(zhuǎn)化為電子文檔就完全實現(xiàn)了高校檔案信息的數(shù)字化，或者由于年齡問題對計算機(jī)操作等通訊技術(shù)較難適應(yīng)。

3.檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的制定

其實檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)就是沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，必須在實踐中根據(jù)高校的實際情況判斷檔案信息管理的具體策略。從實際出發(fā)，綜合管理人員的工作效率和軟件硬件設(shè)備的利用效率，合理配置現(xiàn)有情況下的人力資源和軟硬件資源，不斷的摸索與思考中創(chuàng)新，才能走出一條獨具本單位特色的高校歷史檔案數(shù)字化道路。

（三）檔案信息數(shù)字化管理策略

1.加強(qiáng)重視，順應(yīng)數(shù)字化潮流的新形勢

高校檔案工作應(yīng)當(dāng)受到高校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，由各高校購置所需的先進(jìn)設(shè)備，招聘所需的具備先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)知識和檔案管理知識的綜合型人才，完善所需的人、財、物保障，營造良好的校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境氛圍。

2.根據(jù)學(xué)校實際情況制定行之有效的數(shù)字化處理模式

高校檔案的數(shù)字化管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案館的內(nèi)部結(jié)構(gòu)原則和高校的具體實際情況，如人力資源狀況和經(jīng)費供給等情況制定科學(xué)合理的工作程序。高校歷史檔案的數(shù)字化不是哪一個部門或者人可以單獨完成的任務(wù)，將責(zé)任落實到人，各部門人員進(jìn)行分工合作，具體包括檔案原件掃描、數(shù)據(jù)整理驗收、著錄與加工以及數(shù)據(jù)庫后期的維護(hù)與管理等等。

3.保障歷史檔案數(shù)據(jù)庫的信息安全

信息安全是檔案資料數(shù)字化建設(shè)中不和或缺的組成部分，由于檔案數(shù)據(jù)庫信息不同于向公眾公開的信息，相當(dāng)一部分檔案內(nèi)容要設(shè)定相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，保證不是所有的用戶都能隨意下載和使用。將目錄級的數(shù)據(jù)庫等可瀏覽的信息公布，方面使用者的查詢，關(guān)于涉密文檔則需要通過一些必要的措施保證檔案信息的安全。（作者單位：青海大學(xué)）

參考文獻(xiàn)

［1］ 李建平.論高校檔案管理人員的繼續(xù)教育［J］.才智.2011（08）.33-34

［2］ 楊芳.知識經(jīng)濟(jì)時代高校檔案管理存在的問題與對策分析［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2011（02）.111-113

［3］ 凌曉路，陳光平.高校教務(wù)檔案管理信息化的探討與研究［J］.科技信息.2009（05）.76