淺談采購(gòu)成本控制

一、 為做么要控制采購(gòu)成本？

目前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，很多企業(yè)面臨著來(lái)自國(guó)內(nèi)外的激烈競(jìng)爭(zhēng)，一個(gè)公司能把產(chǎn)品銷售出去，能獲得的利潤(rùn)往往很薄，如果不重視采購(gòu)成本的控制，微薄的利潤(rùn)就很容易被蠶食掉，導(dǎo)致企業(yè)的虧損，甚至威脅到企業(yè)的生存，特別是在材料占成本比重很大的商貿(mào)企業(yè)、工業(yè)企業(yè)尤其突出。同時(shí)加強(qiáng)采購(gòu)成本的控制對(duì)預(yù)防職務(wù)犯罪，提升企業(yè)管理水平，也是很有用的。

二、 采購(gòu)過(guò)程中的成本控制措施

1、 事前的準(zhǔn)備

（1） 建立供應(yīng)商檔案

 采購(gòu)部門、審價(jià)部門根據(jù)所在的行業(yè)，對(duì)公司可能會(huì)采購(gòu)的材料做到心中有數(shù)，對(duì)大宗材料據(jù)材料品種對(duì)應(yīng)的一種材料至少儲(chǔ)備三個(gè)以上的供應(yīng)商檔案，供應(yīng)商檔案的內(nèi)容包括供應(yīng)商的名稱、通訊地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、資本額、營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)、營(yíng)業(yè)資料、產(chǎn)品類型、產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、墊資能力、信譽(yù)、售后服務(wù)與公司親密程度、合作記錄、履約情況，盡可能了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成、利潤(rùn)水平，知已知彼才能百戰(zhàn)不殆，作為合同談判的基礎(chǔ)。對(duì)小宗材料也要盡可能地建立供應(yīng)商檔案，至少要知道哪兒有集中的大型市場(chǎng)。建供應(yīng)商的檔案應(yīng)可能選擇直銷商（生產(chǎn)廠家），不能圖方便，只選擇中間商。中間商不僅要有零售商，還要有批發(fā)商。審價(jià)部門在大公司專設(shè)一部門，在中小型公司設(shè)在預(yù)算部，無(wú)預(yù)算部的設(shè)在財(cái)務(wù)部。由這兩部門再指定人員擔(dān)任審價(jià)人員。審價(jià)人員必須有良好的職業(yè)德和責(zé)任心，敢于堅(jiān)持原則，秉公辦事。

（2） 了解公司采購(gòu)計(jì)劃及物資庫(kù)存情況

這樣做避免重復(fù)采購(gòu)、人情采購(gòu)，造成物資的積壓，增加公司的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。編制采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，使用部門的生產(chǎn)計(jì)劃，材料定額消耗量、確定材料的使用量、及使用成本。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)使用部門、審價(jià)部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門審核、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。特殊產(chǎn)品因價(jià)格季節(jié)波動(dòng)，而公司又是經(jīng)常要用的，逢價(jià)格低的時(shí)候需增加儲(chǔ)備量，必須取得使用部門、審價(jià)部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門、總經(jīng)理的同意，以會(huì)議紀(jì)要的形式形成共同意見(jiàn)?？偨?jīng)理和采購(gòu)部門不能專權(quán)擅作主張。

2、 確定物資的采購(gòu)方式和供應(yīng)商

這是采購(gòu)過(guò)程中的核心，也是最重要的環(huán)節(jié)，首先是使用部門提供的用料計(jì)劃，用料計(jì)劃應(yīng)當(dāng)明確采購(gòu)類別、質(zhì)量等級(jí)、數(shù)量、規(guī)格、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間等，值得一提的是用料部門要加強(qiáng)計(jì)劃管理，給采購(gòu)部門留出一定的采購(gòu)時(shí)間，不能抵到要用料時(shí)，才給采購(gòu)部門提計(jì)劃，從而導(dǎo)致生產(chǎn)的停工待料。使用部門提出用料計(jì)劃?rùn)z查是否符合采購(gòu)計(jì)劃，如不符使用部門需書(shū)面說(shuō)明原因，超出采購(gòu)計(jì)劃的項(xiàng)目，應(yīng)先履行采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行采購(gòu)。據(jù)用料計(jì)劃和公司的管理制度，采購(gòu)部門確定采購(gòu)方式。規(guī)模不同的公司對(duì)采購(gòu)方式有不同的規(guī)定。一般而言，采購(gòu)額在10萬(wàn)以上的要使用招標(biāo)采購(gòu)、10萬(wàn)至1萬(wàn)使用詢價(jià)或定向采購(gòu)，1萬(wàn)以下直接采購(gòu)。對(duì)招標(biāo)采購(gòu)公司在相應(yīng)管理制度中應(yīng)明確招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)施程序、詳細(xì)的評(píng)標(biāo)規(guī)則。采購(gòu)部門根據(jù)招標(biāo)采購(gòu)程序組織招標(biāo)采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)由于涉及大宗材料和重要物品，參與投標(biāo)單位不能少于三家，另外由使用部門、審價(jià)部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門組成的評(píng)標(biāo)小組參與評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)過(guò)程形成會(huì)議紀(jì)要，并由參評(píng)人員在會(huì)議經(jīng)要上簽字，評(píng)標(biāo)要防止參與投標(biāo)單位圍標(biāo)的情況并制定相應(yīng)的防范措施。評(píng)標(biāo)時(shí)，要綜合考慮投標(biāo)單位的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等情況，選出最佳的單位。

對(duì)于采購(gòu)額10萬(wàn)至1萬(wàn)的單位，由采購(gòu)部門提供至少三家供貨單位信息給審價(jià)部門，供應(yīng)商信息應(yīng)包括建供應(yīng)商檔案時(shí)所需信息，審價(jià)部門通過(guò)已有檔案或電話調(diào)查、實(shí)地調(diào)查的方式至少再補(bǔ)充一家單位，比質(zhì)、比價(jià)、比服務(wù)，形成書(shū)面意見(jiàn)，將最終選出的供應(yīng)商連同參選供應(yīng)商的資料交總經(jīng)理最后決定，總經(jīng)理不得違背程序越權(quán)指定供貨商。技術(shù)性強(qiáng)的采購(gòu)，審價(jià)部門與采購(gòu)部門在評(píng)定時(shí)需邀請(qǐng)技術(shù)部門人員參與提供意見(jiàn)。

對(duì)于1萬(wàn)以下的至1000元的采購(gòu)額要求采購(gòu)部門提供不少于三家供貨商的信息，報(bào)審價(jià)部門，審價(jià)部門勘情增加新供應(yīng)商信息，并最后按比質(zhì)比價(jià)原則，形成書(shū)面意見(jiàn)，最終確定供應(yīng)商，書(shū)面意見(jiàn)應(yīng)與采購(gòu)部門共同簽名，不必報(bào)總經(jīng)理審批。如與采購(gòu)部門不能達(dá)成一致意見(jiàn)，則由總經(jīng)理最后定奪。1000元以下的則由采購(gòu)部門直接采購(gòu)。但公司應(yīng)建立抽樣暗訪制度，應(yīng)由審價(jià)部門或另雇調(diào)查人員不定期進(jìn)行抽查。

除了上述方式確定供應(yīng)商外，還可想法了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的采購(gòu)成本，如其采購(gòu)成本更低，則設(shè)法找到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的供應(yīng)商。

3、 合同談判、合同會(huì)簽形成正式合同

標(biāo)的額在1萬(wàn)以上必須簽合同，合同談判甚少有兩名人員參加，一般為采購(gòu)部一名、審價(jià)部門1名，根據(jù)采購(gòu)物品的技術(shù)要求，邀請(qǐng)技術(shù)部門、材料使用部門人員參加。由于選出來(lái)供應(yīng)商報(bào)價(jià)都留有一定的余地，因此都還存在砍價(jià)的空間，因此談判人員除要熟悉市場(chǎng)行情外，還得有一定的談判技巧，讓對(duì)方把價(jià)格再降一部分下來(lái)。合同條款擬定好后，由采購(gòu)、審價(jià)、技術(shù)、材料使用部門人員簽字外，還應(yīng)由財(cái)務(wù)部門參與，財(cái)務(wù)部門主要審查付款方式、付款條件，防范付款方式不當(dāng)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。各部門會(huì)簽后，交法律顧問(wèn)會(huì)簽（此條僅適用于設(shè)了法律顧問(wèn)的公司），再報(bào)總經(jīng)理會(huì)簽，某些公司一定額度以上最后還需由董事長(zhǎng)會(huì)簽，會(huì)簽完畢，掌握印章的部門，憑會(huì)簽原件，加蓋合同專用章。從而形成正式合同。

4、 采購(gòu)部門填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，向供貨商發(fā)出訂單

請(qǐng)購(gòu)單必須經(jīng)會(huì)同會(huì)簽中的相關(guān)部門人員審批，除此外還需增加倉(cāng)管人員的簽名，倉(cāng)管人員應(yīng)對(duì)是否存在過(guò)量、重復(fù)采購(gòu)簽署意見(jiàn)。請(qǐng)購(gòu)單作為發(fā)出訂單的支持附件。訂單需編號(hào)，共三份，一份給客戶、一份給保管，另一份采購(gòu)部門自留。

5、 采購(gòu)物資驗(yàn)收入庫(kù)

由采購(gòu)部門、材料使用部門、保管，對(duì)照采購(gòu)合同、訂單對(duì)購(gòu)進(jìn)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、品種進(jìn)行驗(yàn)收，涉及大宗和新、特物資采購(gòu)的還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測(cè)試。并填制一式四份的入庫(kù)驗(yàn)收單，相關(guān)參加人員在驗(yàn)收單上簽名認(rèn)可。在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)異常情況，及時(shí)報(bào)告，查明原因，并作相應(yīng)處理。

6、 建立購(gòu)后供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系

依據(jù)供應(yīng)商檔案中的信息要素對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，打分，并體現(xiàn)在供應(yīng)商檔案中（此工作由采購(gòu)和審價(jià)部門共同進(jìn)行），作為下一次是否再合作的依據(jù)。（作者單位：四川大川壓縮機(jī)有限責(zé)任公司）