《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作之我見

摘 要：通過企業(yè)在開展《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作實(shí)施過程中遇到的有關(guān)困難得出，對(duì)于不同規(guī)模、大小的生產(chǎn)型企業(yè)，文件的歸檔范圍與分類大綱也有所不同。要進(jìn)行規(guī)范化管理，必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際，科學(xué)、合理的設(shè)置企業(yè)檔案類目；同時(shí)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門在編制工作中，應(yīng)給予巡回檢查與指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：《文件歸檔范圍與保管期限表》；編制；之我見

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）27-0243-02

2011年8月份我公司接到了陜西省檔案局、省國資委文件，關(guān)于國有企業(yè)開展《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作的實(shí)施意見的通知，目的是為了貫徹落實(shí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，推進(jìn)國有企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化進(jìn)程，確保國有企業(yè)檔案的完整與安全。我公司檔案部門接到文件后，立即組織有關(guān)人員將文件精神傳達(dá)、并復(fù)制、下發(fā)給有關(guān)職能部門與下屬公司主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)與人員手中，要求按期完成，并進(jìn)行中期檢查。

西京電氣總公司是由原國家在20世紀(jì)60年代建設(shè)的四個(gè)大型國有企業(yè)（信息產(chǎn)業(yè)部第853、895、4310、4320廠）聯(lián)合組建的，于1993年由陜西商洛整體搬遷至西安高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)電子工業(yè)園。1999年重組后成立了8個(gè)職能部門、26個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營單位，公司檔案工作是在總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)，統(tǒng)管、接收了“四個(gè)單位”的企業(yè)檔案。隨著企業(yè)的改革與發(fā)展，先后對(duì)組建的26個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營單位進(jìn)行了股份制改造與重組，至今發(fā)展成為16職能部門、成立了12個(gè)控股公司、兩個(gè)參股公司、兩個(gè)職能公司。是中國研究、制造電子原器件、半導(dǎo)體新材料、電子設(shè)備的軍民結(jié)合型骨干企業(yè)，是中國重要的軍用電子元器件科研生產(chǎn)和成果轉(zhuǎn)化基地，在行業(yè)諸多領(lǐng)域處于核心、領(lǐng)先地位。

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，公司運(yùn)行機(jī)制也發(fā)生了根本性的變化。下屬公司先后建立了各自的運(yùn)行機(jī)制與管理模式，成立了有關(guān)職能部門與檔案室。由于各分公司的規(guī)模與大小不同、成立的先后順序不同，形成檔案的種類與多少也有所不同。下屬公司在《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作中，普遍認(rèn)為《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A所列《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》范本，對(duì)他們不太適應(yīng)。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A所列《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》十大類目的設(shè)置范本，只適用于總公司的檔案，下屬公司的檔案類目有的就是空檔，有的類目的檔案寥寥無幾，以待有朝一日有關(guān)檔案的形成，如：“項(xiàng)目建設(shè)類”都不存在；“職工管理類”不完全有，只有公司成立后招進(jìn)來及少數(shù)人員的檔案；“會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類”有的公司還沒有形成幾份文件?？梢?，同樣是生產(chǎn)型企業(yè)，但對(duì)于新成立的企業(yè)，由于年限短、規(guī)模小、檔案數(shù)量少，如強(qiáng)行實(shí)施《企業(yè)檔案工作規(guī)定》附錄A，這不是根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行的科學(xué)分類?！兑?guī)范》雖然規(guī)定企業(yè)可以結(jié)合實(shí)際增加或減少類目，但增減過多，與《規(guī)范》大不相同，就不是實(shí)施《規(guī)范》了。其實(shí)，《規(guī)范》應(yīng)附《大型工業(yè)企業(yè)檔案分類表》和《中小型工業(yè)企業(yè)檔案分類表》，使之具有廣泛適用性。在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》時(shí)應(yīng)從企業(yè)檔案工作實(shí)際出發(fā)，不得生搬硬套。

編制文件要求，生產(chǎn)型企業(yè)在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》時(shí)應(yīng)以《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A所列《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》為范本，《規(guī)范》第87頁6.3.2制定企業(yè)檔案分類方案的分類規(guī)則是：“同位類之間互不相容；各子項(xiàng)之和必須窮盡母項(xiàng)；同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行”。附表A將企業(yè)檔案分為十大類，前四大類“經(jīng)營管理”、“生產(chǎn)管理”、“行政管理”、“黨群工作”，是按“企業(yè)檔案管理職能”設(shè)置的；“產(chǎn)品生產(chǎn)類”、“科研開發(fā)類”、“項(xiàng)目建設(shè)類”、“設(shè)備儀器類”，是按“科技檔案種類”設(shè)置的；“會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類”、“職工管理類”，是按“專門檔案門類”設(shè)置的。顯然，一級(jí)類目檔案是按照三個(gè)不同的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的，與“同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行”自相矛盾。筆者認(rèn)為一級(jí)類目應(yīng)按企業(yè)檔案門類將企業(yè)檔案分為 “文書檔案”、“科技檔案”、與“專門檔案”。二級(jí)類目，應(yīng)在有關(guān)條款中注明：將文書檔案按“企業(yè)檔案管理職能”設(shè)置，分為“經(jīng)營管理”、“生產(chǎn)管理”、“行政管理”、“黨群工作”；科技檔案按“科技檔案種類設(shè)置”，分為“產(chǎn)品生產(chǎn)類”、“科研開發(fā)類”、“項(xiàng)目建設(shè)類”、“設(shè)備儀器類”；專門檔案按“檔案門類”設(shè)置，分為“會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類”、“職工管理類”共十類。為了減少類目層次，在條款中再應(yīng)注明：在實(shí)際操作中，省去“一級(jí)類目”，“二級(jí)類目”視同“一級(jí)類目”對(duì)待。

《企業(yè)檔案工作規(guī)定》附表A“二級(jí)類目”設(shè)置不科學(xué)，概念不清。有的檔案不知?dú)w到哪一類好？如：在“經(jīng)營管理類”的“資產(chǎn)管理”與“項(xiàng)目建設(shè)類”的“項(xiàng)目準(zhǔn)備階段”，同時(shí)都有房地產(chǎn)的權(quán)屬證明材料、土地使用證、土地出讓證，建設(shè)用地批準(zhǔn)書；同樣在“經(jīng)營管理類”的“信用管理”中，有企業(yè)認(rèn)證（質(zhì)量、保密、生產(chǎn)線）呈報(bào)、審批材料、合格證、資格證書等，專利、商標(biāo)和其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的材料，而在“產(chǎn)品生產(chǎn)類”也同樣出現(xiàn)，叫人在歸類時(shí)左右為難。不知?dú)w到哪一類是好，如果各存一套，顯然不符合歸檔文件一般一式一份的檔案歸檔要求，還是只存一套？從科技檔案與文書檔案的概念上分析，凡是記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行，維護(hù)與管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料都屬于科技文件材料。顯然，應(yīng)該將房地產(chǎn)的權(quán)屬證明材料、土地使用證、土地出讓證，建設(shè)用地批準(zhǔn)文件，存放在“項(xiàng)目建設(shè)類”；將企業(yè)認(rèn)證（質(zhì)量、保密、生產(chǎn)線）呈報(bào)、審批材料、合格證、資格證書等，專利、商標(biāo)和其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的材料，存放在“產(chǎn)品生產(chǎn)類”，屬于科技檔案范疇。

文件要求；企業(yè)在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》時(shí)，突出“以我為主”，充分體現(xiàn)本企業(yè)的特點(diǎn)，具體明了，便于操作。在編制工作中，有人不受《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A所列《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》范本“十大類目”的制約，將大的一級(jí)類目按“管理與生產(chǎn)部門”設(shè)置為 “經(jīng)營管理”、“生產(chǎn)管理”、“行政管理”、“黨群工作”、“勞動(dòng)人事”、“科技質(zhì)量”、“資產(chǎn)財(cái)務(wù)”、“產(chǎn)品生產(chǎn)”、“科研開發(fā)”、“項(xiàng)目建設(shè)”、“設(shè)備儀器”、“會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類”等十二類。“勞動(dòng)人事”類的二級(jí)類目有：人力資源、教育培訓(xùn)、社會(huì)保險(xiǎn)與職工管理。“科技質(zhì)量”類的二級(jí)類目有：質(zhì)量管理、能源管理、科技管理、環(huán)境管理；“資產(chǎn)管理”的二級(jí)類目有：財(cái)務(wù)管理、對(duì)外投資項(xiàng)目、產(chǎn)權(quán)管理。其他各類的二級(jí)類目與附表的二級(jí)類目相同?？傊幹乒ぷ髦?，形形色色、五花八門，各有各的風(fēng)格，各有各的特色。但這種“類目設(shè)置”過多，反而是簡單問題復(fù)雜化，顯然不利于檔案科學(xué)管理與提供利用。

綜上所述，要編制《文件歸檔范圍與保管期限表》推進(jìn)國有企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化進(jìn)程，確保國有企業(yè)檔案的完整與安全，首先要科學(xué)地、規(guī)范化地、有步驟地編制企業(yè)文件分類大綱，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，合理、正確地設(shè)置與劃分企業(yè)檔案類目。其次，在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》過程中，如果有爭議、有分歧，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)組織、召集同類型企業(yè)檔案專業(yè)人員，召開有關(guān)編制企業(yè)《文件歸檔范圍與保管期限表》的專題研討會(huì)，將存在的問題一一列舉出來，分門別類、歸納總結(jié)，找出能充分體現(xiàn)企業(yè)共性的各類文件材料。然后，根據(jù)不同企業(yè)各自的特點(diǎn)，將企業(yè)帶有個(gè)性的文件材料列舉出來，突出“以我為主”，充分體現(xiàn)本企業(yè)的特點(diǎn)，具體明了、便于操作。最后，由于企業(yè)檔案人員文化程度不同、知識(shí)層次不一，管理水平上存在著差異，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》期間，應(yīng)組織有關(guān)檔案專家到企業(yè)巡回檢查與指導(dǎo)，深入基層協(xié)助企業(yè)檔案人員建立有關(guān)企業(yè)《檔案分類大綱》，編制企業(yè)《文件歸檔范圍與保管期限表》，這樣才能夠達(dá)到推進(jìn)國有企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化進(jìn)程，確保國有企業(yè)檔案的完整與安全的目的。