淺析高校辦公室業(yè)務(wù)管理的結(jié)構(gòu)優(yōu)化

周先超

【摘要】高校辦公室是高校綜合業(yè)務(wù)管理重要部門。由于高校辦公室業(yè)務(wù)種類繁多、范圍較廣，使得其工作量巨大，給高校辦公室工作人員的工作帶來一定難度，為了配合高校教育教學(xué)改革的進(jìn)程發(fā)展，加強(qiáng)高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化，提高管理效率和質(zhì)量勢(shì)在必行，以便為高校辦公室管理發(fā)展提供一定經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室； 業(yè)務(wù)管理 ；結(jié)構(gòu) ；優(yōu)化

高等學(xué)校承擔(dān)了教書育人的重?fù)?dān)，旨在為傳承先進(jìn)文化，為社會(huì)培養(yǎng)大批科研型、學(xué)術(shù)型人才，更好的為社會(huì)發(fā)展做貢獻(xiàn)，因此備受各方關(guān)注。高等學(xué)校辦公室是整個(gè)高校管理中不可或缺的重要部門，屬于綜合管理機(jī)構(gòu)，除了高校的日常基礎(chǔ)工作管理外，還承擔(dān)了教學(xué)、科研、決策、科研、教師、學(xué)生、綜合事務(wù)管理等多方面的協(xié)調(diào)運(yùn)行業(yè)務(wù)。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)盛行的當(dāng)下，為了進(jìn)一步提高高校辦公室業(yè)務(wù)管理效率與質(zhì)量的提升，發(fā)揮高校辦公室橋梁紐帶作用，實(shí)現(xiàn)高校辦公室業(yè)務(wù)管理的規(guī)范化、自動(dòng)化、制度化相當(dāng)重要。

一、制約高校辦公室業(yè)務(wù)管理水平提升的問題分析

（一）缺乏完善的辦公室業(yè)務(wù)管理體系。高校辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校多方業(yè)務(wù)事務(wù)管理，涵蓋日?；A(chǔ)、教學(xué)、科研、教師學(xué)生等各方面，內(nèi)容繁復(fù)，無形中增加了高校辦公室管理的難度。尤其是目前很多高校內(nèi)部都缺乏健全完善的管理體系，依然沿用傳統(tǒng)陳舊的管理運(yùn)行體制，難以滿足日益繁多的業(yè)務(wù)管理要求，及時(shí)將會(huì)議、文件、計(jì)劃等上命下達(dá)，經(jīng)常出現(xiàn)忙亂差的情況，使得高校辦公室業(yè)務(wù)管理效率大打折扣。

眾所周知，高校辦公室隸屬于輔助性的服務(wù)機(jī)構(gòu)，在福利待遇這一塊相對(duì)偏低，加上學(xué)校沒有結(jié)合實(shí)際情況完善辦公室業(yè)務(wù)管理崗位的考核與競(jìng)爭(zhēng)制度，難以激發(fā)高校辦公室業(yè)務(wù)管理人員的工作積極性。加之，辦公室業(yè)務(wù)范圍廣，工作人員每天需要處理的事情眾多，失去了大量的學(xué)習(xí)、交流、考察機(jī)會(huì)，業(yè)務(wù)水平難以進(jìn)一步提升。與此同時(shí)，很多高校辦公室的職責(zé)分工不明確，并沒有將各項(xiàng)工作和職責(zé)精細(xì)化到個(gè)人，當(dāng)工作出現(xiàn)偏差時(shí)，推諉、敷衍、推責(zé)的行為屢見不鮮，這也在一定程度上制約了高校辦公室業(yè)務(wù)管理的效率，不利于打造規(guī)范的、高水平高校辦公室業(yè)務(wù)管理局面。

（二）工作人員素質(zhì)能力有待提高。首先表現(xiàn)為思想政治素質(zhì)不高。有些高校辦公室工作人員受到社會(huì)風(fēng)氣的影響，利己主義思想越來越重，在事情處理上就會(huì)出現(xiàn)與政策、制度、規(guī)定相悖的情況。同時(shí)態(tài)度不端正、辦事拖沓，嚴(yán)重缺乏服務(wù)意識(shí)，使得整個(gè)辦公室的官僚習(xí)氣蔓延，都是思想政治素質(zhì)偏低的直接表現(xiàn)。其次，由于高校辦公室人員年齡結(jié)構(gòu)偏高、專業(yè)知識(shí)能力儲(chǔ)備不足，使得在業(yè)務(wù)處理的能力上也還較為缺乏，難以采取行之有效的措施快速地解決高校運(yùn)轉(zhuǎn)、科研教育、學(xué)生管理等各方面工作，業(yè)務(wù)水平亟待提高。加上綜合能力不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)辦公室人員未及時(shí)傳達(dá)信息、與人發(fā)生矛盾糾紛的情況，不利于高校辦公室業(yè)務(wù)管理效率的提高。

（三）高校辦公室設(shè)備不足。高配的辦公設(shè)備能有效地提高辦公室業(yè)務(wù)管理水平，但很多高校辦公室在硬件、軟件設(shè)備配置上不足，例如：一般高校辦公室配備了電腦、打印機(jī)、掃描儀、U盤等基礎(chǔ)辦公設(shè)備，但由于各方面原因，數(shù)量有限，且缺少了價(jià)格昂貴的復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等硬件配置，無法真正的滿足高校辦公室業(yè)務(wù)處理需求。而在軟件方面，引入OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的高校還不多，還是以傳統(tǒng)的基礎(chǔ)辦公軟件為主，無法快速、準(zhǔn)確的進(jìn)行信息交流、共享各項(xiàng)數(shù)據(jù)，這大大影響了高校辦公室業(yè)務(wù)管理水平的提高。

二、高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的具體措施

（一）建立健全辦公室管理體系，強(qiáng)調(diào)職責(zé)分明。為了有效的保證高校辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的順利開展，實(shí)現(xiàn)辦公室的服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)職能，結(jié)合高校實(shí)際情況，建立健全一套科學(xué)合理的辦公室業(yè)務(wù)管理體系很關(guān)鍵。在管理體系的引導(dǎo)下，真正的將各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，將工作進(jìn)行精細(xì)化劃分，且將與之相適應(yīng)的職責(zé)落到具體崗位的具體工作人員身上，實(shí)現(xiàn)既分工又獨(dú)立的管理模式。同時(shí)，要注意傳達(dá)整個(gè)辦公室的統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排運(yùn)行意識(shí)，各崗位的工作人員在工作過程中都必須服從整體工作的安排調(diào)度，才能最大化的確保資源的優(yōu)化配置，在統(tǒng)一協(xié)調(diào)下減少工作人員、不同工作之間的摩擦矛盾，在幫助各崗位職員明確職責(zé)后，加強(qiáng)對(duì)其的監(jiān)督管理，更利于提升高校辦公室業(yè)務(wù)管理效率。

同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建立一定的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制、業(yè)績(jī)考核機(jī)制等，進(jìn)一步激發(fā)工作人員的積極性。對(duì)于空缺崗位，可以設(shè)置一定的考核流程，例如：資格考察、筆試、面試等多種環(huán)節(jié)，真正的唯才而用，確保公正人員能最大程度的發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。也可以結(jié)合高校辦公室的實(shí)際情況，建立輪崗制度，讓辦公室的每位工作人員體會(huì)不同的崗位職能，以便激發(fā)起工作潛能。而通過業(yè)績(jī)考核、淘汰機(jī)制等也能調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，活躍辦公室的良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍，大大的提高工作效率和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)高效辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和能力的培養(yǎng)。高效辦公室涉及業(yè)務(wù)種類多、范圍廣，注定了工作人員需要具備較強(qiáng)的綜合能力，包括組織、溝通、協(xié)調(diào)、公關(guān)、應(yīng)變等，而這些能力不是單純的從書本理論中可以獲得的，而需要在不斷的工作實(shí)際中總結(jié)、體會(huì)，才能真正的提升高校辦公室業(yè)務(wù)管理能力，發(fā)揮橋梁紐帶作用。因此，高校要注重對(duì)辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。首先，在人員選擇上就要建立一定的高門檻，通過科學(xué)合理的用人機(jī)制，引進(jìn)、評(píng)聘真正有能力的工作人員加入高校辦公室業(yè)務(wù)管理隊(duì)伍中。這就需要從思想政治素質(zhì)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)處理能力、綜合素質(zhì)等方面進(jìn)行考察，選賢任能，為打造一支高素質(zhì)、高水平的辦公室業(yè)務(wù)管理隊(duì)伍奠定基礎(chǔ)。其次，加強(qiáng)在崗人員的繼續(xù)再教育。很多高校在聘用人才上提高了難度，卻忽略了在崗人員的繼續(xù)再教育，也不利于高校辦公室人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的提高。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)層要在"走出去、請(qǐng)進(jìn)來"的思想引導(dǎo)下，為辦公室人員提供各種培訓(xùn)、教育、學(xué)習(xí)、深造的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)理論知識(shí)、專業(yè)能力、綜合素質(zhì)的提升。例如：定期舉辦辦公自動(dòng)化水平培訓(xùn)以及教育教學(xué)方法講座等，（下轉(zhuǎn)第192頁）（上接第56頁）或是組織優(yōu)秀的辦公室人才出國(guó)深造，或到其他高?？疾?、實(shí)習(xí)等，以便不斷的提高辦公室人員的業(yè)務(wù)水平，積累更多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。當(dāng)然，辦公室人員自身也要不斷的學(xué)習(xí)，提高思想政治素質(zhì)、法律意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)自身的責(zé)任感和使命感等，才能提供多種優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動(dòng)高校辦公室業(yè)務(wù)管理的優(yōu)化發(fā)展。

（三）加大辦公室硬件、軟件設(shè)備投入。高校辦公室的硬件、軟件設(shè)備配置等也能有效的推動(dòng)業(yè)務(wù)管理的發(fā)展，因此需要加大資金、人力、科技的投入，定期更換新的設(shè)備。尤其在信息化時(shí)代的驅(qū)動(dòng)下，各種現(xiàn)代信息化設(shè)備應(yīng)當(dāng)大量引入高校辦公室業(yè)務(wù)管理中，無論是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、還是云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等都缺一不可。當(dāng)然，在這一基礎(chǔ)上，辦公室人員也需要提高自身的信息素養(yǎng)，掌握相關(guān)信息設(shè)備的使用方法，才能真正有效的提高辦公室硬件設(shè)備的使用率，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能加快彼此間的信息交流和資源共享，不僅實(shí)現(xiàn)了高校辦公室業(yè)務(wù)管理的自動(dòng)化、數(shù)據(jù)化、科學(xué)化，還大大提高了工作效率。

三、結(jié)語

綜上所述，高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化對(duì)于高校教育教學(xué)改革具有重要影響，對(duì)行政管理、教學(xué)管理、科研管理、教師學(xué)生管理產(chǎn)生積極推動(dòng)作用，利于整個(gè)高校管理水平的提升，因此需引起高度重視。

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