藥房企業(yè)采購入庫信息化實施方案研究

陳蓓蕾

江西省泰和縣人民醫(yī)院，江西 泰和 343700

1 采購入庫管理

采購入庫業(yè)務包括以下環(huán)節(jié):收貨、驗收、勾對合同生成進貨單、記保管帳。

入庫流程如下:

1.1 流程圖說明 收貨員在收貨之前要在系統(tǒng)中查詢是否有合同，如果沒有則通知采購部補合同否則作拒收處理;

根據(jù)隨貨同行進行清點商品，同時質(zhì)管人員作驗收，然后在隨貨同行上簽字并填寫實收數(shù)量，簽收的隨貨同行的兩聯(lián)交給供應商。

對于合格商品，則交給登錄員填寫進貨單，不合格的作拒收，入代管庫。

登錄員需要核對進貨單的價格與對方隨貨同行的價格是否一致，如果不一致則通知采購部作處理。

登錄員在勾對合同時，如果發(fā)現(xiàn)此次收貨的數(shù)量大于合同數(shù)量，則通知采購員補合同，否則對多出的部分拒收;由于合同可以分多次勾對，所以收貨的數(shù)量小于合同數(shù)量的情況是正常情況。

登錄員填寫進貨單時，如果此次進價高于上一次進價，系統(tǒng)會出現(xiàn)提示，同時打印的單據(jù)上會出現(xiàn)審批信息，待審批的單據(jù)由采購員報送領導審批后，才能傳到相關部門。

保管員根據(jù)進貨單記保管帳。

登錄員填寫進貨單時會自動生成缺省貨位，保管員在入庫時可以根據(jù)實際情況對貨位進行調(diào)整。

1.2 單據(jù)說明 進貨單，一式四聯(lián):制單聯(lián)、倉庫聯(lián)、采購聯(lián)、財務聯(lián);進貨單上打印對方單據(jù)號。

制單聯(lián)由登錄員留存;

倉庫聯(lián)隨貨傳給保管員，倉庫保管員進行入庫記賬;

另外兩聯(lián)分別傳給采購部和財務部，對方的隨貨同行聯(lián)傳給財務部;

財務部根據(jù)財務聯(lián)及對方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購帳。

1.3 隨貨同行聯(lián) 三聯(lián)，驗收員簽字后，兩聯(lián)交給供應商，一聯(lián)交給采購部。

說明:由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進貨單與隨貨同行進行核對無誤并整理好后，傳給各個部門。

2 付款管理

付款流程包括以下環(huán)節(jié):發(fā)票與進貨單的核對、付款申請和審批、付款。

2.1 流程圖說明 收到供應商的稅票后，付款申請員將稅票和進貨單相對應，核對價格數(shù)量等信息，如果有異議則通知供貨商，如果沒有，則在系統(tǒng)中生成臨時的結(jié)算單并打印臨時的進貨結(jié)算單和進貨補差單，交相關領導審批后，把四張單據(jù) (進貨單、稅票、進貨補差單、進貨結(jié)算單)捏在一起傳給財務，財務部對臨時的結(jié)算單進行確認后系統(tǒng)執(zhí)行付款。如果審批未通過，則不影響系統(tǒng)的帳務。

2.2 說明

2.2.1 如果發(fā)票價格與進貨單價格不同，則系統(tǒng)自動進貨補差單

2.2.2 如果一張單據(jù)要分多次付款 (可以到單品的數(shù)量)，則對進貨單進行復印。

2.3 單據(jù)說明 進貨單，是在商品入庫后由倉庫傳到采購部的;(參見進貨入庫流程)

稅票，來自于供貨商;

進貨補差單，是由采購部打印的，是一張只有金額沒有數(shù)量的單據(jù)，用來對庫存金額進行修正。

付款申請單，是由采購部付款申請員打印的，上面記錄發(fā)票號;

隨貨同行聯(lián)，由供應商提供，且需要質(zhì)檢員簽字。

2.4 崗位職責

2.4.1 采購付款申請員:整理進貨發(fā)票和相對應的進貨單，作付款申請。

2.4.2 財務付款員:根據(jù)審批過的付款申請作付款。

2.4.3 往來會計:付款后對傳票記帳。

2.5 特殊問題 進貨補差單可能會導致成本異常，從而對考核造成影響。在月底，如果進貨補差單的數(shù)量大于當前存貨庫存的數(shù)量，可能導致成本異常，對于這種情況，可以在月底對多出的數(shù)量金額作銷售出庫調(diào)整，財務作處理以調(diào)整損溢。

3 預付款管理

企業(yè)要以預付款的形式將合同中規(guī)定的款項支付給供應商。結(jié)算付款的時候可以選擇用預付款來支付應付款中的一部分或者全部。

3.1 流程圖說明 付款申請員使用系統(tǒng)的“進貨付款單管理”功能在系統(tǒng)中填寫一張預付款單 (付款性質(zhì)選擇“預付款”)，并打印出“預付款申請單”，交領導審批。

如果審批不通過，付款申請員可以在系統(tǒng)中作廢該預付款單，也可以在進行修改之后再打印并報批。

如果審批通過，往來會計在“進貨付款單管理”功能中查詢到該預付款單，并使用該功能的“確定”操作來確認該預付款單，系統(tǒng)自動記預付款帳。同時，出納直接支付預付款。

3.2 單據(jù)說明

3.2.1 預付款單:即預付款性質(zhì)的付款單，并且不對應到具體的商品信息。

3.2.2 預付款申請單:在“進貨付款單管理”功能中根據(jù)臨時的預付款單由系統(tǒng)自動生成并被打印出來的單據(jù)，用來報業(yè)務領導和財務領導進行預付款審批

3.3 崗位職責 付款申請員:填寫預付款申請單報領導審批。

3.4 特殊問題 預付款的記錄:只能指定到供應商，不能指定商品。