淺析高校教學(xué)秘書隊伍構(gòu)建創(chuàng)新型組織的思考

金靖

(吉林建筑工程學(xué)院城建學(xué)院，長春130111)

1 高校教學(xué)秘書隊伍構(gòu)建創(chuàng)新型組織的界定

1.1 創(chuàng)新型組織的概念

創(chuàng)新型組織，指組織的創(chuàng)新能力和創(chuàng)新意識較強，能夠源源不斷進行技術(shù)創(chuàng)新、組織創(chuàng)新、管理創(chuàng)新等一系列創(chuàng)新活動.美國的管理學(xué)大師彼得·德魯克認(rèn)為“創(chuàng)新型組織就是把創(chuàng)新精神制度化而創(chuàng)造出一種創(chuàng)新的習(xí)慣.”對于高校教學(xué)秘書隊伍來講，是指通過管理模式和組織形式的整體創(chuàng)新，最大程度發(fā)揮組織內(nèi)成員的創(chuàng)新能力.組織內(nèi)成員以開闊的思維看待工作，勇于標(biāo)新立異，將創(chuàng)新意識轉(zhuǎn)換為創(chuàng)新活動，從而促進教學(xué)秘書隊伍的整體工作高效運行.

1.2 創(chuàng)新型教學(xué)秘書隊伍的特征

(1)具備學(xué)習(xí)型組織特性.學(xué)習(xí)型組織是指善于獲取、創(chuàng)造、轉(zhuǎn)移知識，并以新知識、新見解為指導(dǎo)，勇于修正自己行為的一種組織形式.教學(xué)秘書在教務(wù)管理工作中負責(zé)教學(xué)計劃管理、運行過程管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)管和檔案管理等工作.在處理各種繁雜的事務(wù)性工作時，應(yīng)充分發(fā)揮個人的創(chuàng)造性能力，及時更新管理理念、提升管理技術(shù)、管理能力，使個體價值得到體現(xiàn)，同時進行集體學(xué)習(xí)，為教學(xué)管理正常運行和學(xué)院教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提高這個大目標(biāo)共同努力，將組織績效最大程度的發(fā)揮以獲得成功.應(yīng)形成全員學(xué)習(xí)、全程學(xué)習(xí)、注重交流的體系制度.

(2)組織結(jié)構(gòu)具有扁平化特征.管理學(xué)案例中對組織行為的研究表明，隨著管理層次的減少，組織會有更多的創(chuàng)新.扁平化的組織結(jié)構(gòu)使溝通速度和質(zhì)量有進一步提高，對于高校而言，組織結(jié)構(gòu)的扁平化對創(chuàng)新活動的開展更加有利.教學(xué)秘書直接受學(xué)院的教學(xué)院長領(lǐng)導(dǎo)，是教務(wù)處、圖書館及學(xué)校其他各職能部門的重要聯(lián)系者，是落實教育教學(xué)管理工作的一線行政人員.教學(xué)秘書隊伍這個特殊的團隊在學(xué)院起到了院系間溝通與協(xié)作、學(xué)院與系部間的橋梁與紐帶作用［1］.創(chuàng)新型教學(xué)秘書隊伍組織結(jié)構(gòu)層次少，自由的進行垂直和水平溝通，有利于院系之間、教職工之間及各職能部門之間的信息充分交流、相互溝通學(xué)習(xí).

(3)實施目標(biāo)管理，強調(diào)團隊合作.創(chuàng)新型組織中，創(chuàng)新不是某一部分成員的活動，而是每位成員的共同運動.圍繞組織目標(biāo)，有意識地創(chuàng)新.在高校這個多層次、多目標(biāo)和多序性的復(fù)雜環(huán)境中，容易出現(xiàn)獨立孤助、各行其事的現(xiàn)象［2］.創(chuàng)新型組織強調(diào)教學(xué)秘書隊伍在處理各自系部問題的同時，注意與教務(wù)處和其他系部之間的協(xié)作和溝通，提高合作效率.通過實施目標(biāo)管理，可以使所有教學(xué)秘書形成共識，圍繞組織目標(biāo)，進行有意識的管理與創(chuàng)新.

2 創(chuàng)新型教學(xué)秘書隊伍形成的動因

2.1 外部因素

(1)教育改革對教學(xué)質(zhì)量提出了更高要求，教學(xué)秘書的能力素質(zhì)直接影響教學(xué)管理水平的高低.當(dāng)今，發(fā)展高等教育的重點是提高教學(xué)質(zhì)量，而提高教學(xué)管理水平是順利實施教學(xué)質(zhì)量工程的保證.院系級的教學(xué)秘書作為一線教學(xué)管理人員，其高效、細致的工作是保證教學(xué)穩(wěn)定運行的關(guān)鍵;整個教學(xué)秘書隊伍的能力素質(zhì)對維護高校教學(xué)秩序的建立與運行起著至關(guān)重要的作用.

(2)高等院校越來越重視教學(xué)管理人員的專業(yè)化素質(zhì).高等院校在完善自身建設(shè)、不斷提升辦學(xué)能力的發(fā)展進程中，越來越重視教學(xué)秘書隊伍在發(fā)揮教學(xué)管理工作中的積極作用.很多院校在教學(xué)管理人員培養(yǎng)方面，都將精力放在教學(xué)秘書隊伍的專業(yè)化素質(zhì)培養(yǎng)上.

(3)創(chuàng)新正日益成為高校生存與發(fā)展的不竭源泉和動力.我國的高等院校在與世界接軌的進程上，改革與創(chuàng)新已成為教育界最為關(guān)注的話題.創(chuàng)新給高校的生存與發(fā)展帶來了源源不斷的動力，是高校生命力的源泉，同時也對教學(xué)秘書提出新的要求與挑戰(zhàn).

2.2 內(nèi)部因素

(1)教學(xué)秘書追求自我完善和更高的職業(yè)規(guī)劃需求.現(xiàn)在高校教學(xué)秘書隊伍的組成基本上都是受過高等教育的年輕一代，擁有青春活力并積極進取，努力追求能力的提高和自我實現(xiàn).對個人的職業(yè)規(guī)劃有更高的要求.

(2)社會歸屬感驅(qū)動了團隊意識的形成.基本需求層次理論認(rèn)為人都有歸屬的需求.每個社會人在工作上都有相應(yīng)的歸屬感產(chǎn)生，不自覺地將個人成功依附于所在團隊的共同進步上.同樣，教學(xué)秘書隊伍中每個人的團隊意識越強，越能形成凝聚力和向心力，使組織的管理更為有力.

(3)日常工作中，重復(fù)性勞動激化了創(chuàng)新和改革的意識.教學(xué)秘書的工作繁雜，具有服務(wù)性和管理性雙重特點，難免在日常工作中遇到重復(fù)性勞動，使人積極性消弱、心生厭倦.教學(xué)秘書在這個過程中，向往通過經(jīng)驗的積累及合理運用管理技巧，以創(chuàng)新的思路妥當(dāng)?shù)靥幚砉ぷ髦杏龅降膯栴}，從而強化創(chuàng)新與改革的意識.

3 構(gòu)建創(chuàng)新型教學(xué)秘書隊伍的途徑

3.1 加強創(chuàng)新文化建設(shè)，營造積極創(chuàng)新的環(huán)境氛圍

創(chuàng)新文化是組織內(nèi)部崇尚創(chuàng)新、寬容失敗的良好環(huán)境，是有利于催生創(chuàng)新靈感、激發(fā)創(chuàng)新潛能的有機體制.在高校這個多元化、多層次的環(huán)境下，推進創(chuàng)新文化建設(shè)已成為高校改革發(fā)展的迫切需要［3］.教學(xué)秘書隊伍在高校的大環(huán)境中是一支特殊的隊伍，是教學(xué)管理工作的一線工作者，教學(xué)秘書隊伍形成創(chuàng)新型組織的前提，是學(xué)校營造一種有利于這種創(chuàng)新萌生的氛圍.這就要求高校在創(chuàng)新文化建設(shè)方面，有以下突破:①解放思想、實事求是，在管理、服務(wù)等各項工作中，倡導(dǎo)首創(chuàng)精神，改變墨守成規(guī)的工作作風(fēng);②出臺激勵創(chuàng)新的政策，使資源、資金和保障條件向創(chuàng)新傾斜;③在人才引進和人才培養(yǎng)方面，大膽起用具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新思維的年輕人，重視創(chuàng)新團隊建設(shè);④建立健全科學(xué)合理、系統(tǒng)完備的創(chuàng)新的制度體系.

3.2 注重人才培養(yǎng)，以人為本，提升組織的整體創(chuàng)新能力

創(chuàng)新來源于人才在知識上的不斷積累和在實踐中發(fā)揮能動的創(chuàng)新精神.高校應(yīng)樹立以人為本的理念，注重人才的培養(yǎng)，給教職工更多學(xué)習(xí)深造、參與培訓(xùn)的機會，為人才的發(fā)展和成長提供有力條件.教學(xué)秘書的培養(yǎng)不同于教師，培養(yǎng)一名優(yōu)秀的教師，在于其個人科研能力、講授水平和運用現(xiàn)代化技術(shù)提高教學(xué)技能等方面，那么教師團隊的力量就會自然而然地整體提高.而教學(xué)秘書既是教師，又是管理人員，需要對教育教學(xué)規(guī)律和學(xué)院方針政策有較深入理解，且相互之間的信息溝通，才能提高團隊的合作效率.所以培養(yǎng)一支優(yōu)秀的教學(xué)秘書隊伍，高校不僅要考慮教學(xué)秘書的專業(yè)素質(zhì)，更要宏觀上把握這個隊伍整體的素質(zhì)和效率.近兩年來，我國部分省市教育部門多次舉辦了針對教學(xué)秘書崗位研修班，網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)也給教學(xué)秘書提供了一個廣闊交流的平臺.高校應(yīng)高瞻遠矚、與時俱進，從外派深造、校內(nèi)培訓(xùn)兩方面促進教學(xué)秘書隊伍的培養(yǎng).

3.3 建立有效的激勵機制

構(gòu)建創(chuàng)新型組織需建立一個能激勵成員持續(xù)創(chuàng)新的機制.這個機制應(yīng)將激勵成員的創(chuàng)新動機轉(zhuǎn)化為創(chuàng)新行為，那么，在組織內(nèi)部建立起真正有效的激勵管理創(chuàng)新行為的機制就非常必要［4］.比如，建立及時獎勵制度;把創(chuàng)新能力作為選拔、提升、考核成員的重要指標(biāo);不定期表彰和樹立管理創(chuàng)新的先進單位和個人等.從每個學(xué)期來看教學(xué)秘書的工作基本上是周而復(fù)始、大同小異的，這種往復(fù)的工作過程雖然確保了教學(xué)秩序的穩(wěn)定，但這容易使人在這種工作性質(zhì)中逐漸喪失工作熱情.那么，如何才能使教學(xué)秘書保持恒定的熱情，不斷創(chuàng)造工作的亮點?本人認(rèn)為，在創(chuàng)新型組織中，建立一種有效的激勵機制，挖掘每一個成員的創(chuàng)新能力，及時給予成員肯定和獎勵，才能使教學(xué)秘書產(chǎn)生對職業(yè)的成就與自豪感，達到永續(xù)創(chuàng)新的目的.

3.4 提供一個信息暢通的平臺

暢通無阻的信息交換是保障組織實施教學(xué)管理和決策的重要要素，使教學(xué)資源達到最優(yōu)配置.教學(xué)秘書隊伍間的相互交流、溝通及信息反饋，有利于教學(xué)決策準(zhǔn)確及時的下達執(zhí)行;有利于保持工作進度同步;有利于工作經(jīng)驗交流從而提高整體工作效率，有利于在思想碰撞中產(chǎn)生新方法、新技巧.

4 結(jié)語

在高校加快教學(xué)改革步伐的同時，越來越重視教學(xué)管理水平對提高教學(xué)質(zhì)量的影響.高校更加明確了加強教學(xué)秘書隊伍專業(yè)化建設(shè)的重要性，以及建立創(chuàng)新型教學(xué)秘書隊伍的必然性和緊迫性.在此，對內(nèi)因驅(qū)動和外因影響兩方面的動因分析，創(chuàng)新型教學(xué)秘書隊伍應(yīng)運而生.高校應(yīng)通過加強創(chuàng)新文化建設(shè)、注重人才培養(yǎng)、建立有效的激勵機制及提供信息交流的平臺，來為構(gòu)建創(chuàng)新型教學(xué)秘書隊伍提供有利條件，在努力打造高水平教學(xué)管理人員隊伍的同時，實現(xiàn)教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提高，讓創(chuàng)新成為高校發(fā)展的不竭動力.

［1］魏麗波.淺談教學(xué)秘書隊伍建設(shè)［J］.長春師范學(xué)院學(xué)報，2011(6):152-154.

［2］劉愛華.高校教學(xué)秘書隊伍專業(yè)化建設(shè)研究［J］.中國電力教育，2011(10):51-52.

［3］邵悅.論高校創(chuàng)新型教師團隊的構(gòu)建［J］.中國科技縱橫，2012(1):112.

［4］劉榮英，朱燕君，薛衛(wèi)平.提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的探討［J］.荊門職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2008(1):66-68.