談竣工文件的編制工作

黃 玲

(聞垣高速公路建設(shè)管理處，山西 運(yùn)城 044000)

竣工文件是公路工程項(xiàng)目全過(guò)程的真實(shí)寫(xiě)照，是公路工程項(xiàng)目竣(交)工驗(yàn)收質(zhì)量等級(jí)評(píng)定、養(yǎng)護(hù)管理的主要依據(jù)，是從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)(使用)的全過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件資料。

1 竣工文件編制的工作分工

按照聞垣高速公路建設(shè)管理處各部門(mén)職責(zé)的不同，原始資料由各部室分別收集，每年最后一個(gè)月向檔案室移交、歸檔。

1.1 工程管理

1)負(fù)責(zé)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作。2)負(fù)責(zé)制定《聞垣高速公路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制實(shí)施辦法》及《聞垣高速公路建設(shè)項(xiàng)目施工資料使用表格》;對(duì)原始資料的填寫(xiě)要求、竣工文件的收集范圍、裝訂格式及案卷題名要求等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。3)負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批過(guò)程文件及招投標(biāo)階段文件材料的收集、整理、裝訂。

1.2 質(zhì)檢管理

1)負(fù)責(zé)對(duì)施工、監(jiān)理資料的規(guī)范性、真實(shí)性、及時(shí)性進(jìn)行檢查、整改;2)收集對(duì)有關(guān)質(zhì)量管理、施工工藝等方面重大活動(dòng)及會(huì)議相關(guān)資料;3)收集監(jiān)理單位計(jì)量支付報(bào)表及質(zhì)監(jiān)站有關(guān)報(bào)表資料;4)收集隱蔽工程抽查、首件產(chǎn)品、樣板工程及質(zhì)量事故處理等相關(guān)資料;5)收集工程竣工申請(qǐng)報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)、驗(yàn)收委員會(huì)名冊(cè)、工程總結(jié)文件。

1.3 技術(shù)管理

1)收集技術(shù)規(guī)范的補(bǔ)充文件和修改文件。2)收集設(shè)計(jì)變更及批復(fù)文件。3)收集限價(jià)、調(diào)概及有關(guān)變更報(bào)表等相關(guān)資料。4)收集課題調(diào)研、新技術(shù)應(yīng)用資料等相關(guān)資料。

1.4 安全、協(xié)調(diào)管理

1)收集環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告、征用土地批準(zhǔn)文件及紅線(xiàn)圖、公路建設(shè)用地呈報(bào)表、征地?cái)?shù)量明細(xì)表、水土保持批準(zhǔn)文件、環(huán)境影響評(píng)價(jià)及批準(zhǔn)文件、文物調(diào)查、保護(hù)等文件材料。2)收集拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書(shū)及質(zhì)量檢查方面等相關(guān)資料。3)收集安全計(jì)量報(bào)表及其他安全、環(huán)保、協(xié)調(diào)等相關(guān)報(bào)表。

1.5 綜合管理

1)對(duì)建管處收、發(fā)文件及會(huì)議紀(jì)要分年度、分類(lèi)整理歸檔。2)收集上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)或其他單位頒發(fā)的需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。3)收集、整理上級(jí)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)人及有關(guān)業(yè)務(wù)單位對(duì)本項(xiàng)目視察、檢查時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞及聲像資料。4)收集本項(xiàng)目的大事記、重要活動(dòng)、簡(jiǎn)報(bào)、信息、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等所有反映工程建設(shè)的相關(guān)資料。5)收集聞垣建管處定編、崗位定員及勞動(dòng)人事調(diào)配、調(diào)資、工作報(bào)告、工程總結(jié)及制度、辦法等相關(guān)資料。

1.6 財(cái)務(wù)管理

1)收集工程審計(jì)文件、材料。2)收集財(cái)務(wù)決算、工程決算等資料。

1.7 施工單位

負(fù)責(zé)施工階段文件的收集、整理、裝訂及移交。

1.8 監(jiān)理單位

負(fù)責(zé)施工階段監(jiān)理文件的收集、整理、裝訂及移交。

2 編制竣工文件的收集范圍

建管處本著方便查找利用的原則，開(kāi)展預(yù)立卷工作，同時(shí)按照項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)、準(zhǔn)備階段、施工階段、監(jiān)理、科研項(xiàng)目及竣工驗(yàn)收分別進(jìn)行組卷。

2.1 項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件

項(xiàng)目建議書(shū)及批準(zhǔn)文件、工程可行性研究報(bào)告及批準(zhǔn)文件、水土保持批準(zhǔn)文件、環(huán)境影響評(píng)價(jià)及批準(zhǔn)文件、文物調(diào)查、保護(hù)等文件、初步設(shè)計(jì)文件及審批文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、審批文件及設(shè)計(jì)中重大技術(shù)問(wèn)題來(lái)往文件、會(huì)議紀(jì)要。

2.2 設(shè)計(jì)文件

工程地質(zhì)勘察設(shè)計(jì)報(bào)告、公路用地圖、兩階段設(shè)計(jì)、施工圖紙、技術(shù)文件及補(bǔ)充文件、設(shè)計(jì)變更文件等。

2.3 準(zhǔn)備階段文件

招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、征地拆遷合同協(xié)議、征地批文、征用土地?cái)?shù)量一覽表、占地圖及土地使用證、拆遷數(shù)量一覽表及征地拆遷合同、工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等管理文件、中期計(jì)量支付報(bào)表。

2.4 施工文件

單位、分部、分項(xiàng)開(kāi)工報(bào)告及附件、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底及圖紙會(huì)審紀(jì)要、施工組織設(shè)計(jì)、原材料試驗(yàn)報(bào)告及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定報(bào)告、施工原始資料、中間檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)單及試驗(yàn)資料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、單位、分部及分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、工程有關(guān)聲像資料等。

2.5 監(jiān)理文件

監(jiān)理通知、開(kāi)(停、復(fù))工令、工地會(huì)議紀(jì)要、抽檢資料、試驗(yàn)資料、單位、分部及分項(xiàng)工程評(píng)定資料。

2.6 科研項(xiàng)目文件

課題報(bào)告、任務(wù)書(shū)及批準(zhǔn)書(shū)、協(xié)議書(shū)、委托書(shū)、合同、研究方案、計(jì)劃、調(diào)查研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、分析、計(jì)算及整理數(shù)據(jù)、階段報(bào)告、科研報(bào)告及技術(shù)鑒定。

2.7 竣工文件

工程交(竣)工申請(qǐng)報(bào)告、交(竣)工驗(yàn)收文件、驗(yàn)收委員會(huì)名冊(cè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)及建設(shè)管理總結(jié)、決算文件、申請(qǐng)文件。

3 竣工文件的整理

竣工文件材料由建管處工程管理部組織，按照以上分工，分別整理組卷。組卷遵循文件材料的自然形成規(guī)律和成套性的原則，分類(lèi)科學(xué)，便于查找利用。

1)公路工程征地拆遷文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及評(píng)標(biāo)報(bào)告、承包合同、合同談判和工程交(竣)工驗(yàn)收階段形成的竣工驗(yàn)收文件、工程決算及審計(jì)報(bào)告等有關(guān)文件材料應(yīng)分別根據(jù)文件材料形成的階段、性質(zhì)、內(nèi)容分類(lèi)整理、組卷。

2)施工階段形成的文件材料按照開(kāi)工前根據(jù)JTG F80/1-2004公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)劃分的單位、分部、分項(xiàng)工程整理組卷。為方便管理，每卷厚度控制在2 cm左右，原則上按每分項(xiàng)工程一卷進(jìn)行裝訂，若太薄可按分部組卷，若太厚可按分冊(cè)組卷。

3)卷內(nèi)文件順序?yàn)?本冊(cè)目錄、卷內(nèi)文件、備考表。其中施工資料的卷內(nèi)文件順序?yàn)榉猪?xiàng)開(kāi)工報(bào)告、施工資料、中間交工證書(shū)。文書(shū)資料的卷內(nèi)文件順序?yàn)榕?、批?fù)在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后;正文在前，附件在后;印件在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。對(duì)于卷內(nèi)文件的份數(shù)、頁(yè)數(shù)及其他在組卷和案卷使用過(guò)程中需要特殊說(shuō)明要在備考表中進(jìn)行注明。

4)對(duì)于破損的檔案，應(yīng)進(jìn)行托裱。對(duì)批語(yǔ)、簽注意見(jiàn)寫(xiě)在文件裝訂線(xiàn)上的，應(yīng)予以粘貼補(bǔ)寬。

5)聲像資料要有文字說(shuō)明(包括錄制說(shuō)明、錄制單位、錄制人及錄制日期)，聲音清楚、圖像清晰，不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵及其他有害物質(zhì)。

6)案卷題名主要內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱(chēng)、起訖里程、單位(分部、分項(xiàng))工程名稱(chēng)及文件名稱(chēng)，若屬橋梁、隧道工程項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱(chēng)。案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出案卷的基本內(nèi)容。

7)案卷裝訂采用三孔一線(xiàn)方法(孔距8 cm)，并應(yīng)使卷內(nèi)文件的文字完整無(wú)損和便于查閱，案卷底邊和裝訂邊要齊整，以免文件散失。

8)施工、監(jiān)理單位可對(duì)本單位的竣工文件用鉛筆進(jìn)行編寫(xiě)臨時(shí)檔號(hào)，建管處統(tǒng)一對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行編制檔號(hào)。檔號(hào):WY.1—流水號(hào)，其中，WY代表聞垣高速簡(jiǎn)稱(chēng);X代表建設(shè)項(xiàng)目竣工文件分類(lèi)(其中1代表項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件，2代表設(shè)計(jì)文件，3代表準(zhǔn)備階段文件，4代表施工文件，5代表監(jiān)理文件，6代表科研項(xiàng)目文件，7代表交(竣)工驗(yàn)收文件);流水號(hào)按照案卷順序編流水號(hào)。

[1] JTG F80/1-2004，公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)[S].

[2] 聞垣高速公路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制實(shí)施辦法[Z].2009.

[3] 聞垣高速公路建設(shè)項(xiàng)目施工資料使用表格[Z].2009.