當(dāng)前我國(guó)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策分析

秦愛(ài)華

（鄭州市農(nóng)林科學(xué)研究所， 鄭州450015）

檔案是在人類活動(dòng)中直接產(chǎn)生，是對(duì)具有保存價(jià)值的信息的記錄，通過(guò)檔案可以更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在及預(yù)測(cè)未來(lái)，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有不可忽視的積極作用。檔案管理工作從一定程度上來(lái)講是各個(gè)組織管理工作的重要組成部分，既是一項(xiàng)管理性的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)極具服務(wù)性的工作，屬于基層基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容，主要包括對(duì)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等幾個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于組織發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用和現(xiàn)實(shí)、長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。21世紀(jì)是以知識(shí)和信息為其主要特征的新時(shí)期，一定程度上來(lái)講，誰(shuí)掌握了信息也就占據(jù)了更為有利的發(fā)展條件和把握了更好的發(fā)展機(jī)遇，積極推進(jìn)檔案管理工作的改善具有重要意義。

一 當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題分析

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前社會(huì)上對(duì)于“檔案”及“檔案管理”的認(rèn)識(shí)還處于較低層面，尤其是對(duì)重視檔案管理和提高檔案管理能力的必要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)還未認(rèn)識(shí)到，領(lǐng)導(dǎo)重視與參與建設(shè)程度都偏低，甚至存在著將檔案管理工作看成是可有可無(wú)的片面認(rèn)識(shí)，檔案工作明顯缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的整體規(guī)則［1］。同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作的忽視直接體現(xiàn)在檔案管理工作方面的投入明顯不足，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備與技術(shù)的落后、檔案室建設(shè)不規(guī)范、優(yōu)秀檔案管理人才的不足等。尤其是檔案管理技術(shù)與設(shè)備的落后、檔案保管條件簡(jiǎn)陋等直接影響到檔案管理工作的順利和有序開(kāi)展，管理效益低下。

（二）檔案管理規(guī)范性低

一方面，檔案管理基礎(chǔ)差。我國(guó)許多組織在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候?qū)τ趪?guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，尤其是標(biāo)準(zhǔn)化原則等缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和重視，導(dǎo)致組織內(nèi)檔案基礎(chǔ)工作欠缺規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，檔案卷宗整體質(zhì)量不高。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不到位，直接影響檔案管理后續(xù)所有工作，包括整理、歸檔與分析等階段；另一方面，制度化建設(shè)不足對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展缺乏明確的制度安排，尤其是管理程序的不規(guī)范，導(dǎo)致檔案收集、整理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都無(wú)據(jù)可依。

（三）檔案利用率低

檔案管理效果最終體現(xiàn)在對(duì)檔案信息的利用，而檔案信息資源的科學(xué)合理有效使用往往能給組織帶來(lái)巨大的綜合效益。當(dāng)前受檔案質(zhì)量及檔案檢索工具的影響，檔案檢索效率不高，直接影響到檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，加上長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”及對(duì)檔案利用效益認(rèn)識(shí)的缺乏，都使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度不高，檔案利用率低，難以真正地凸顯檔案管理的真正效果［2］。

（四）檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

現(xiàn)代檔案管理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，要求檔案管理人員不僅要具備先進(jìn)的理論基礎(chǔ)和文化素養(yǎng)，同時(shí)要具備相應(yīng)的管理技能。從當(dāng)前我國(guó)檔案管理人員隊(duì)伍的具體情況來(lái)看，大部分檔案管理人員的工作仍只是簡(jiǎn)單地局限于收集、查找階段，不論是在文化程度還是專業(yè)素質(zhì)方面都難以滿足信息時(shí)代下檔案管理工作開(kāi)展的需求，無(wú)法發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有作用。如部分單位在先進(jìn)檔案管理工作設(shè)備引進(jìn)方面投入了大量的財(cái)力，但受檔案管理人員自身水平的限制，先進(jìn)的設(shè)備無(wú)法發(fā)揮其先進(jìn)作用，檔案管理的手工化現(xiàn)象仍普遍存在，更談不上熟悉檔案內(nèi)容、能夠?qū)n案信息進(jìn)行深入分析、研究的專業(yè)性人才。

二 提高我國(guó)檔案管理工作水平的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高重視

檔案管理工作的重要性不言而喻。當(dāng)前要認(rèn)清形式，進(jìn)一步解放思想，徹底轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理原先存在的片面和錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，重新和全面審視檔案管理工作的必要性，從思想和觀念上重視檔案管理工作。首先，要充分認(rèn)識(shí)到改善與加強(qiáng)檔案管理工作對(duì)于組織的重要促進(jìn)作用。這要求進(jìn)一步提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度，尤其是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要做好組織內(nèi)檔案管理工作的使用感和責(zé)任感，積極推進(jìn)檔案管理工作的改善，加快我國(guó)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。其次，尤其是隨著信息化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的深入，檔案本身發(fā)生的巨大轉(zhuǎn)變也對(duì)于檔案管理的流程、手段等提出了新要求，這要求在重視檔案管理工作的同時(shí)，只有積極推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，才能真正地提高我國(guó)檔案管理能力和水平［3］。其中，思想觀念上的創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新和提高管理效益的前提，要從各個(gè)渠道和途徑改變重藏輕用的落后觀念，更加自覺(jué)地將創(chuàng)新、服務(wù)、知識(shí)等全新理念貫穿于檔案管理的全過(guò)程中。最后，要正確把握檔案管理與組織發(fā)展兩者間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與組織的發(fā)展緊密結(jié)合，通過(guò)檔案管理工作效率的提高、更為準(zhǔn)確地把握檔案管理的方向和實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的充分開(kāi)發(fā)利用，從而為組織的發(fā)展提供重要支持的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

建立健全檔案管理的規(guī)章制度體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化是保證檔案管理工作得以有序開(kāi)展的重要保障，也是逐步提高檔案管理科學(xué)化和效率的關(guān)鍵所在。針對(duì)信息時(shí)代檔案管理手段、方式等的變化對(duì)檔案管理提出的新要求，要及時(shí)更新、修改及完善組織原有的檔案管理制度安排。一方面，既要明確當(dāng)前檔案管理工作職能和責(zé)任，通過(guò)工作責(zé)任的明確和強(qiáng)化，職責(zé)清楚，獎(jiǎng)懲分明，使各個(gè)門類、不同部門的檔案管理工作能在統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)下有序開(kāi)展；另一方面，要保障檔案管理制度安排的完整性，對(duì)檔案管理的各個(gè)層面和所有環(huán)節(jié)都要給予可操作化的規(guī)定，使檔案管理工作的開(kāi)展有據(jù)可依，杜絕無(wú)章可循帶來(lái)的重復(fù)、繁雜的混亂局面。尤其是要根據(jù)我國(guó)檔案工作相關(guān)法律規(guī)章制度的規(guī)定及涉取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定，包括規(guī)格、程序等。另外，要做好相關(guān)規(guī)章制度的宣傳，促進(jìn)檔案法制意識(shí)的提高和加強(qiáng)。

（三）積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段

為提高檔案管理的效率和效益，首先，要廣泛和積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段積極推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、知識(shí)化和社會(huì)化，積極推進(jìn)組織檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，利用電子手段來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的存取、保管及利用，使檔案管理成為信息化建設(shè)不可或缺的組成部分，保障檔案的現(xiàn)代化能與組織的信息化進(jìn)程實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，相互促進(jìn)和共同發(fā)展。其次，加大資金的投入力度，解決檔案工作中的資金瓶頸問(wèn)題，如及時(shí)配備檔案管理所需的包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等在內(nèi)的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理裝備與技術(shù)的現(xiàn)代化和科學(xué)化，提高對(duì)于檔案信息處理的數(shù)字化和檔案管理工作水平［4］。最后，正確處理好檔案管理過(guò)程中手工操作與現(xiàn)代化管理兩者的關(guān)系，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的基礎(chǔ)性工作仍有很大一部分是需要通過(guò)手工作業(yè)實(shí)現(xiàn)，在加大引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)要加大對(duì)于傳統(tǒng)技術(shù)的研究與創(chuàng)新力度，實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，其隊(duì)伍整體素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理的水平，提高檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)，是加強(qiáng)推進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵。針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)中存在的問(wèn)題，一方面，做好檔案人員的人力資源管理工作，在招聘環(huán)節(jié)把握人才的入口關(guān)，有意識(shí)地引進(jìn)一批具有較強(qiáng)專業(yè)技能、素質(zhì)的人才不斷地充裕到組織的檔案人才隊(duì)伍，為組織的檔案管理工作注入新鮮的血液和思想。對(duì)于當(dāng)前現(xiàn)有人員要進(jìn)一步加大培訓(xùn)和繼續(xù)教育力度，從專業(yè)技術(shù)、職業(yè)道德等不同層面豐富培訓(xùn)內(nèi)容，促使其與時(shí)俱進(jìn)，以新思維、新觀念、新理念及新方法做好檔案管理工作，提高隊(duì)伍整體水平。同時(shí)，檔案管理工作具有其極大的特殊性，為進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理人員的潛能和調(diào)動(dòng)其工作積極性和主動(dòng)性，要重視激勵(lì)機(jī)制的建立與健全，將其工作績(jī)效的考核結(jié)果與其薪酬、培訓(xùn)、職務(wù)調(diào)整等進(jìn)行有機(jī)聯(lián)系［5］。另一方面，廣大檔案管理工作人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理的本質(zhì)在其為社會(huì)和組織提供的信息服務(wù)，要樹(shù)立大服務(wù)的理念，更加自覺(jué)和主動(dòng)地提升自身素質(zhì)和技能，滿足新時(shí)期下檔案管理工作的需求。如為進(jìn)一步提升檔案服務(wù)的針對(duì)性、及時(shí)性、主動(dòng)性和有效性，需加大對(duì)于檔案資源使用者的調(diào)查與研究，最大限度地滿足當(dāng)前、潛在利用的現(xiàn)有及未來(lái)需求，提高檔案利用者的滿意度。其次，當(dāng)前隨著信息化浪潮的推進(jìn)，對(duì)于我國(guó)各種形式的組織信息化都提出了迫切要求，為適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展的需求，積極推進(jìn)組織信息化建設(shè)成為重要的管理內(nèi)容。因此在信息化的推進(jìn)過(guò)程中，不可避免地對(duì)檔案管理工作提出了更高水平的要求，尤其是一些相關(guān)管理系統(tǒng)，如信息管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等的運(yùn)用過(guò)程中檔案管理新問(wèn)題的出現(xiàn)，要求檔案管理人員要不斷地充實(shí)自我、不斷學(xué)習(xí)，吸取新知識(shí)和提高管理能力以有效處理新情況、新問(wèn)題。

［1］王麗華.小議我國(guó)檔案管理存在的普遍問(wèn)題［J］.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2010，（10）：27－28.

［2］周勁.檔案利用效果存在的問(wèn)題及方法［J］.企業(yè)研究，2011，（14）：41－42.

［3］汪圻.從檔案培訓(xùn)工作中看存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2011，（16）：59－61.

［4］王英.檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作存在的問(wèn)題及建議［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2011，（17）：9－11.

［5］劉建華.淺談企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2011，（17）：12－13.