農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問題及其解決對策

劉詠紅，黃友洪，文 帥，周曉玲，鄒建明

（1.湖南省農(nóng)產(chǎn)品加工研究所，湖南 長沙 410125；2.湖南省園藝研究所，湖南 長沙 410125）

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科技工作者在農(nóng)業(yè)科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科學技術(shù)研究活動的真實記錄，是科技人員辛勤勞動和智慧的結(jié)晶，是保護知識產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成部分，是重要的農(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)信息資源。農(nóng)業(yè)科研檔案的形成不同于一般文書檔案，它具有周期長、形成時間分散、收集范圍廣和成果性強等特點。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是現(xiàn)代科研管理工作的重要組成部分，是農(nóng)業(yè)科研活動的重要環(huán)節(jié)，無論是課題管理，還是成果管理、人才管理、科研儀器管理、科研統(tǒng)計管理等，都與檔案管理密切聯(lián)系。因此，研究農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問題，探討其創(chuàng)新思路，對加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，提高農(nóng)業(yè)科研水平具有重要意義。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問題及其原因

1.1 重視程度不夠，檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務相對薄弱

由于某些農(nóng)業(yè)科研單位的工作重心放在科研項目上，對國家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)學習、貫徹力度不到位，認識不足，導致單位對檔案管理工作不重視，檔案管理基礎(chǔ)十分薄弱，檔案管理工作混亂。如有些單位檔案整理不規(guī)范，組卷不符合要求，甚至出現(xiàn)連續(xù)幾年或十余年的文件材料未及時歸檔，檔案缺失非常嚴重。還有些單位從未開展檔案鑒定工作或未按法定程序就擅自決定銷毀應歸檔保存的材料等。

1.2 資金投入不足，檔案室設(shè)施落后

由于長期不重視檔案管理工作，資金投入不足或是分文不投，許多單位檔案室?guī)旆亢喡諝馕蹪?，物品堆放雜亂無章；有的檔案部門辦公條件較差，檔案室、辦公室、接待室還未實行三分開；多數(shù)科研單位的檔案現(xiàn)代化及檔案保護設(shè)施配置不齊全。

1.3 思想認識不足，檔案管理人員素質(zhì)有待提高

目前，我國農(nóng)業(yè)科研人員對科研檔案管理存在一定的思想誤區(qū)，主要表現(xiàn)為“三重三輕”：一是重申報、輕建檔。不少農(nóng)業(yè)科研人員認為，農(nóng)業(yè)科研工作關(guān)鍵是看成果、講實用，因此對科研資料歸檔的認識比較淡薄，沒有熟悉、掌握農(nóng)業(yè)科研檔案的建檔工作要求，不重視科學試驗的原始記錄，以致科研報告不完善。甚至有部分農(nóng)業(yè)科研人員視科研成果為個人成果，忽視了集體勞動的作用，把一些應歸檔的核心材料自行保管，許多珍貴的原始數(shù)據(jù)材料遺失或保留在個人手中，人為地造成科研材料歸檔不全或核心材料缺失。還有部分科技人員搞科研寫文章的目的就是為了評職稱，認為職稱上了材料也就沒有保留的意義，對科研成果轉(zhuǎn)化的實際意義沒有明確的認識，不主動配合檔案管理人員工作，輕建檔，致使歸檔工作難以深入開展。二是重成果，輕積累。個別農(nóng)業(yè)科研人員和檔案管理人員認為，科研檔案只需做好已獲重要成果的項目檔案的收集工作，而對一些暫時無突破或認為失敗的研究項目歸檔工作重視不夠，沒有認識到科學研究是一項探索性的工作，短時沒有明顯突破或認為失敗的科研項目，并不代表以后就沒有參考價值，沒有認識到即使失敗的科學研究資料對今后的科學研究也有借鑒作用，至少可以避免后人走彎路。所有科研檔案都是科學研究不可缺少的憑證和參考資料，科研材料都應歸口管理。三是重短期，輕長期。由于農(nóng)業(yè)科研檔案的積累和收集是個長期、系統(tǒng)的工程，少則3～5 a，多則十幾年，期間會形成大量的不同載體的檔案材料，同時檔案材料的流失現(xiàn)象也時有發(fā)生。另外，有些科研項目是多部門多單位合作完成的，由于沒有及時收集、整理，導致科研檔案材料缺乏連續(xù)性、完整性。主要表現(xiàn)為：只重視科技成果鑒定、報獎階段的檔案收集和管理，輕視科研準備階段、研究試驗階段、推廣應用階段的檔案管理。歸檔的數(shù)據(jù)和材料不能真實地反映科技成果的水平，成果性、總結(jié)性、鑒定性及獲獎證書等方面的材料較多，而研究試驗階段的各種原始記錄，如科研項目調(diào)研報告、方案論證、試驗記錄及試驗報告測試數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)等系統(tǒng)性材料卻較少，從而使科技檔案無法成為查考研究、爭辯和處理問題的重要依據(jù)或法律證明材料。特別是科技體制改革后，個別轉(zhuǎn)制科研院所的領(lǐng)導將工作重心放在了短期的經(jīng)濟、創(chuàng)收上，對科研檔案工作缺少關(guān)注，加之院所人員流動頻繁，檔案管理人員任意變換，管理體系開始松懈，檔案管理工作好的做法不能堅持，導致一些重要科研檔案長期分散保存在各業(yè)務部門，甚至一些重要科研檔案隨人走而散失，造成無法估量的損失。此外，檔案管理人員的工作熱情不高，主動服務意識不強，檔案工作沒有活力，一定程度上也阻礙了科研檔案的有效利用。

1.4 管理方式落后，檔案資源有效利用率低

長期以來，農(nóng)業(yè)科研院所作為國家農(nóng)業(yè)科技的研發(fā)主體，承擔了大量的技術(shù)研發(fā)項目，積累了大量的試驗數(shù)據(jù)和科研資料，科研檔案數(shù)量逐年增加。與其他行業(yè)科研工作相比，農(nóng)業(yè)科研檔案具有企業(yè)和事業(yè)單位預算的雙重身份，領(lǐng)域更加廣泛，類別更加繁多，收集更加困難，導致目前科研項目歸檔材料不全、質(zhì)量不高的問題更為突出。從部分科研單位2006～2009年的1 200多份科研檔案的歸檔情況統(tǒng)計分析中發(fā)現(xiàn)，符合檔案要求、資料齊全的檔案不足400份，約占應歸檔檔案的1/3。不符合要求的檔案所存在的突出問題是資料繁雜、不齊全，導致歸檔的科研材料的理論和應用價值不高，大大降低了科研項目檔案利用價值和“含金量”。目前，農(nóng)業(yè)科研單位大多數(shù)以電子文檔的形式出現(xiàn)，但很多科研單位的檔案管理手段還停留在傳統(tǒng)的手工操作模式，收集歸檔的材料只限于紙質(zhì)文檔上，檢索方法單一、速度慢、準確率低。計算機未能在檔案信息的存儲、加工、傳遞上普遍應用，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。許多地方仍延續(xù)計劃經(jīng)濟條件下傳統(tǒng)的管理模式，檔案部門與研發(fā)機構(gòu)，管理機構(gòu)接觸少，檔案管理員專業(yè)知識不足，一定程度上也阻礙了科研檔案的有效利用。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 完善檔案管理制度，強化檔案管理意識

一是強化檔案意識。領(lǐng)導干部要重視科研檔案管理工作，科研人員要牢固樹立依法建檔的觀念，提高依法管理檔案的自覺性，為農(nóng)業(yè)科研檔案工作的正常開展營造一個良好的環(huán)境。二是建立完善的管理制度和獎懲辦法。農(nóng)業(yè)科研單位要明確檔案工作分管領(lǐng)導，研究解決工作中的實際問題，要把檔案工作作為單位的重要工作，納入總體規(guī)劃、年度計劃、年度財務預算。要配齊檔案工作人員，并保持人員相對穩(wěn)定，提供合適的庫房，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。農(nóng)業(yè)科研單位更要把科研檔案管理作為一項重要內(nèi)容納入科技管理工作環(huán)節(jié)之中，讓科技人員了解檔案以及所形成檔案的各種要求，從課題開題起就指定專人負責文件材料的收集、整理組卷，定期向檔案室移交?？蒲袡n案人員要經(jīng)常深入課題組，指導和協(xié)助他們整理、組卷?？萍既藛T應注意規(guī)范收集和保存田間地頭、試驗棚（室）中形成的原始材料，對歸檔材料要認真檢查，嚴格把關(guān)，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性?？蒲腥藛T或科研單位申報成果時，檔案部門應對歸檔的科研材料進行檢查，驗收合格蓋章后方可申報。三是建立嚴格的保密制度，加強檔案安全保密工作。農(nóng)業(yè)科研檔案的安全保密工作不單是指實體的保存，而且更重要是信息的安全。必須建立嚴格的保密制度，涉及一項科研成果的有關(guān)人員必須遵守、簽訂有關(guān)協(xié)議；檔案應指定專人保管，控制使用權(quán)限，追蹤檔案利用情況等；秘密的科研檔案要建立備考檔案，如實驗室過程、機關(guān)人員、秘密被知程度等。做好安全保密工作，是對科技成果和科技人員的高度負責，也是對農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員責任心的考驗，必須提高信息安全意識，加強檔案安全保密工作。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方法，提高管理工作效率

運用現(xiàn)代技術(shù)手段對科研檔案進行管理，是新世紀提高檔案管理和服務效率的必然要求。在做好保密工作和保護好知識產(chǎn)權(quán)的前提下，有步驟、分批次、循序漸進地推進科研檔案材料的及時收集，提高檔案管理的工作效率。實行現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術(shù)和設(shè)備進行科研檔案材料的收集、整理及加工，從而實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化?？蒲袡n案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，科技管理工作部門應把科研檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合，實行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達項目任務與科研文件材料的歸檔同步；檢查項目進度與檢查科研文件材料的形成同步；上報登記、評審獎勵科研成果、科技人員提職考核與檔案室出具專題歸檔情況證明材料同步。同時，還應做到如下4個方面：一是建立完善的科研檔案工作日常檢查制度；二是建立完善的科研檔案調(diào)閱與使用權(quán)限制度；三是建立完善的科研檔案保管制度；四是建立嚴格的庫房管理制度。

2.3 規(guī)范檔案開發(fā)利用方式，積極宣傳報道科技成果

編制各級各類的檔案分類目錄，豐富檢索手段。對于歸檔的材料要及時編制全引目錄、案卷目錄、分類目錄和全宗卷，利用計算機等先進的檢索工具及時、準確地為科技人員提供行之有效的服務，為農(nóng)業(yè)科技信息交流提供平臺。通過多種多樣的宣傳方式，積極宣傳報道科技成果。如利用課題申報、成果鑒定等活動作口頭宣傳；利用科技信息發(fā)布會宣傳科技成果；舉辦科研檔案展覽直接地展示農(nóng)業(yè)科研檔案信息或以復印件進行交流；出版一些宣傳科技成果方面的刊物，將一些可公開的科技成果向世人展示；借助報刊、圖書等出版物，直接公布科技檔案信息或?qū)n案轉(zhuǎn)化成文章或其他形式加以發(fā)表，使農(nóng)業(yè)科研成果、先進技術(shù)和管理經(jīng)驗傳至全國各地。

2.4 加強專業(yè)知識培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)

科研檔案工作的宗旨是為科技服務。檔案人員必須具有淡泊名利、忠于職守、踏實工作和吃苦耐勞的精神，要樹立強烈的服務意識、端正服務態(tài)度、改進服務方法、提高自身專業(yè)素養(yǎng)。要重視和加強檔案人員的理論學習，加大對科研檔案管理人員的培訓力度，建立檔案現(xiàn)代工業(yè)技術(shù)研究基地。培養(yǎng)一批具有較高水平的檔案管理人才，以及一批具有較強實際操作能力的檔案技術(shù)能手，從而適應檔案管理實現(xiàn)從封閉向開放的轉(zhuǎn)型，從手工操作向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)換，從依靠行政手段管理檔案向依法管理檔案轉(zhuǎn)變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)移，使檔案工作者從檔案管理者變?yōu)闄n案信息開發(fā)者。

3 結(jié)語

加強農(nóng)業(yè)科技檔案管理有助于農(nóng)業(yè)科研水平的提高，有利于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟建設(shè)。逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化，有利于促進我國農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化和農(nóng)業(yè)科研單位科研工作進一步深入的開展。充分開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源，為利用者提供完善、健全的檔案信息資源，使之更好地為“三農(nóng)”服務，是當前做好科研檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿，也是農(nóng)業(yè)科研檔案管理者的重要職責。

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