淺談學(xué)校檔案工作

鄧成梅

（荊州廣播電視大學(xué)，湖北 荊州 434020）

淺談學(xué)校檔案工作

鄧成梅

（荊州廣播電視大學(xué)，湖北 荊州 434020）

本文從學(xué)校檔案管理的組織保障和制度建設(shè)、檔案資料的規(guī)范保存、檔案工作者知識(shí)能力的培養(yǎng)等方面進(jìn)行了初步探討，并對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作提出了幾點(diǎn)建議。

學(xué)校；檔案工作；管理

一、學(xué)校檔案管理的組織保障和制度建設(shè)

（一）抓好檔案管理的組織保障

建立健全管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校要成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各處室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案機(jī)構(gòu)管理網(wǎng)絡(luò)，建立綜合檔案室，配備專職檔案員。學(xué)校辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處等各處室都要設(shè)有兼職檔案員，從組織上、人員配備上保證檔案工作的順利開(kāi)展。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要認(rèn)真研究解決檔案管理工作中所涉及的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、檔案用房等硬件問(wèn)題，改善檔案管理?xiàng)l件和工作環(huán)境，建立指揮靈活的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作與學(xué)校其他各項(xiàng)管理工作同步發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理

學(xué)校應(yīng)把檔案工作納入各處室工作目標(biāo)管理責(zé)任制的檢查考核中，各處室除按工作目標(biāo)責(zé)任制和學(xué)校制定的檔案、臺(tái)賬資料考評(píng)的要求，結(jié)合年終考核與個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤外，還要作為年終評(píng)優(yōu)選先的依據(jù)，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，做到各部門、各科室職責(zé)明確，建立規(guī)范化的制度，基本做到歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫(kù)房管理有措施、開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開(kāi)展。

二、學(xué)校檔案資料的收集整理和規(guī)范保存

（一）做好檔案資料的收集整理工作

學(xué)校檔案不同于一般的文書檔案，它形成的時(shí)間具有特殊性，是每年的9月1日至下年的8月31而形成的，如學(xué)生的學(xué)籍表（卡）、學(xué)生登記表、各科成績(jī)表等，是按學(xué)制年度形成的，在最后一個(gè)學(xué)年內(nèi)才立卷歸檔；學(xué)校檔案還具有很強(qiáng)的周期性，即每一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)為一個(gè)教學(xué)周期，檔案材料是每屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)這段時(shí)間延續(xù)產(chǎn)生。這就要求檔案管理人員要勤收集、勤整理、勤檢查核實(shí)立卷，把好收集整理關(guān)。檔案的收集要不分巨細(xì)，悉數(shù)保存，原始的東西往往是最寶貴的東西，在大量的收集留存的基礎(chǔ)上“去粗取精”。對(duì)于教師資料，學(xué)校要抽出專人搞好收集整理，幫助教師建立個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，并幫助他們整理保存，教職工個(gè)人資料每年要由教職工本人填寫一次，這樣將對(duì)教師產(chǎn)生凝聚和促進(jìn)作用；學(xué)校舉行的各類活動(dòng)，比如重要會(huì)議、學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)、觀摩、接待來(lái)訪、采訪錄相、師生獎(jiǎng)懲等等的圖片資料，都要按年度登記保存；學(xué)術(shù)資料，也應(yīng)整理好編印成冊(cè)，全部歸檔保存；新聞資料，國(guó)內(nèi)外各類報(bào)紙刊物及電臺(tái)互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)表的圖片和文字材料，平時(shí)要注意收集；榮譽(yù)檔案，即獲獎(jiǎng)的資料，除登記外，還要將獎(jiǎng)品的照片、證書的復(fù)印件及原件作為資料存檔。

（二）搞好檔案簿、冊(cè)的規(guī)范管理與登記檢索工作

要特別抓好《教職工登記簿》、《學(xué)生學(xué)籍表》、《畢業(yè)生登記簿》、《統(tǒng)計(jì)資料登記簿》等重要賬簿的管理?！督搪毠さ怯洸尽肥呛苤匾牡怯洸?，它是教職工情況總的登記簿，它的檢索要素為總順序號(hào)，要按照時(shí)間順序進(jìn)行流水登記，并進(jìn)行逐個(gè)編號(hào)，編號(hào)可由三個(gè)成份組成，即教職工的編號(hào)、登記簿的順序號(hào)和資料室總順序號(hào)；《學(xué)生學(xué)籍表》、《畢業(yè)生登記簿》是以班級(jí)為單位建立戶頭的登記簿，設(shè)置項(xiàng)目與《教職工登記簿》大體相同，要分別按系別、班級(jí)逐個(gè)登記。這樣，任何人都可以毫不費(fèi)力地找出其中的相關(guān)資料；《統(tǒng)計(jì)資料登記簿》即登記教育教學(xué)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料等。

（三）改善檔案資料的保存條件

學(xué)校檔案大多是紙質(zhì)資料，保存檔案是至關(guān)重要的工作，要注意調(diào)節(jié)檔案室濕度，保持通風(fēng)良好，并要做好藥物防蠹等工作。除了改善保存條件之外，解決這個(gè)難題的途徑是要在材料和制作技術(shù)上進(jìn)行改善了，而這一途徑目前尚待探索。在高科技飛速發(fā)展的現(xiàn)代，媒介手段日趨電子化、信息化，檔案資料不能只滿足于有幾本登記簿和圖錄，而應(yīng)注意將這些資料融匯到信息媒介中去，打破時(shí)空界限，通過(guò)電腦上網(wǎng)流通。

三、學(xué)校檔案工作者的知識(shí)積累和能力培養(yǎng)

不斷加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案工作者要不斷拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)技能，以提高工作能力。在加強(qiáng)檔案管理者政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案管理者真正做到兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)；要增加智力投資，定期開(kāi)展培訓(xùn)，組織檔案人員一方面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，另一方面學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，不斷更新知識(shí)、提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐。

四、進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要選配思想好，工作責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng)的檔案工作人員來(lái)充實(shí)學(xué)校檔案管理隊(duì)伍；要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行定期或不定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其不斷更新知識(shí)、勝任工作；要相對(duì)穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，使學(xué)校檔案管理工作具有系統(tǒng)性、連續(xù)性、穩(wěn)定性和較強(qiáng)的適應(yīng)性。

（二）加強(qiáng)檔案館（室）建設(shè)。要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，擴(kuò)大館藏能力，切實(shí)改善檔案保管條件；要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏，特別是要做好教學(xué)檔案工作，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，更好地為學(xué)校管理服務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案利用工作。要?jiǎng)?chuàng)新學(xué)校檔案服務(wù)工作思路，豐富服務(wù)手段，改善服務(wù)條件，提高服務(wù)水平，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考做好服務(wù)；要積極主動(dòng)地深入探索檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)，大力拓展檔案館的公共服務(wù)功能，不斷提升檔案部門的服務(wù)能力。

（四）加強(qiáng)檔案科研工作。要集中優(yōu)勢(shì)力量和資金，對(duì)學(xué)校檔案工作中亟待解決的瓶頸問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)研究，充分利用國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的科研成果，進(jìn)一步提高檔案工作的科技含量；要充分認(rèn)識(shí)人才在檔案工作中的關(guān)鍵性作用，創(chuàng)造條件，激勵(lì)檔案工作者加強(qiáng)檔案科研工作，為檔案人才的成長(zhǎng)進(jìn)步和施展才華創(chuàng)造有利條件。

[1] 白雯.對(duì)加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的思考[J].甘肅教育，2011，（7）.

[2] 趙黎霞.新時(shí)期我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].信息系統(tǒng)工程，2011，（7）.

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1008-7427（2012）10-0157-01

2012-06-13