試論高校學(xué)籍檔案管理工作的問題與建議

藍(lán)靜紅

（廣東廣播電視大學(xué)·廣東理工職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 510091）

試論高校學(xué)籍檔案管理工作的問題與建議

藍(lán)靜紅

（廣東廣播電視大學(xué)·廣東理工職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 510091）

學(xué)籍檔案管理是學(xué)生在校期間全過程情況的記載和控制，是高等學(xué)校教學(xué)管理的一個重要組成部分，完善高等學(xué)校檔案管理制度，對于提高教學(xué)與教育質(zhì)量有著十分重要的意義。本文分析了高校學(xué)籍管理具有維護(hù)教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量、確保檔案質(zhì)量三大作用，針對當(dāng)前高校學(xué)籍管理中存在的認(rèn)識不到位、執(zhí)行不規(guī)范、信息缺共享等問題提出了具體的應(yīng)對措施。

高等學(xué)校；學(xué)籍管理；規(guī)范化

建立健全學(xué)籍管理制度是確保高校學(xué)籍管理工作有序進(jìn)行的前提條件。在當(dāng)前高校管理制度改革的大環(huán)境中，建立健全學(xué)籍管理制度對提高高校管理工作效率具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校學(xué)籍檔案管理工作的重要作用

1．維護(hù)教學(xué)秩序

《廣東理工職業(yè)學(xué)院學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定》開宗明義，“為維護(hù)學(xué)校正常的教育教學(xué)秩序，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍管理，依據(jù)教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本規(guī)定?！边@就明確了高校學(xué)籍管理的目的和意義，體現(xiàn)了學(xué)籍管理的規(guī)范制約功能，發(fā)揮高校學(xué)籍管理在維護(hù)教學(xué)秩序中的重要作用。學(xué)校的學(xué)籍管理制度明確地作出規(guī)定對學(xué)生作弊行為進(jìn)行處罰、對學(xué)習(xí)成績優(yōu)秀進(jìn)行獎勵、對創(chuàng)新的實(shí)踐進(jìn)行支持。通過學(xué)籍管理制度來激發(fā)學(xué)生對學(xué)習(xí)的熱情，從而樹立學(xué)校良好的學(xué)風(fēng)。高校學(xué)籍管理是建立與維護(hù)正常的教學(xué)秩序和樹立良好學(xué)風(fēng)的重要條件。

2．提高教學(xué)質(zhì)量

高校學(xué)籍管理具有導(dǎo)向激勵功能，對學(xué)生在行為規(guī)范、品行、學(xué)業(yè)、能力等方面提出了具體要求，體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)理念和人才培養(yǎng)目標(biāo)，為提高教學(xué)質(zhì)量提供了重要保證。學(xué)籍管理規(guī)定是學(xué)校教學(xué)活動的方向標(biāo)，引導(dǎo)教學(xué)活動的有序進(jìn)行，為學(xué)生成長創(chuàng)造良好的環(huán)境，也為學(xué)生明確努力的方向，規(guī)范學(xué)生的行為，在一定程度上確保了教學(xué)質(zhì)量的提高和培養(yǎng)人才的素質(zhì)。按照學(xué)籍管理規(guī)定，新生入學(xué)需符合國家招生政策和錄取條件，保證新生的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)；在籍學(xué)生要完成教學(xué)計劃規(guī)定的全部課程，考核合格并通過鑒定者，才準(zhǔn)予畢業(yè)并獲得國家承認(rèn)學(xué)歷的畢業(yè)證書。對政治思想表現(xiàn)好、學(xué)業(yè)成績優(yōu)秀的學(xué)生，要給予表彰和獎勵；對違反校紀(jì)校規(guī)，或犯有錯誤的學(xué)生，要給予教育或處分。只有這樣，才能保證人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，才能使培養(yǎng)的學(xué)生掌握本專業(yè)的基本理論、基本知識和基本技能，能熟練從事相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)工作和管理工作。因此，高校學(xué)籍管理是促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提高的重要保證。

3．確保檔案質(zhì)量

高校學(xué)籍管理為學(xué)校頒發(fā)學(xué)歷證書提供重要的憑據(jù)。學(xué)籍管理是從學(xué)生被錄取到學(xué)生畢業(yè)離校前的全過程管理。在這個過程中，學(xué)生的德智體等各方面的表現(xiàn)在學(xué)籍檔案中均有記載。學(xué)校根據(jù)學(xué)籍管理規(guī)定和學(xué)生學(xué)籍檔案記錄，對畢業(yè)學(xué)生的學(xué)業(yè)成績和表現(xiàn)嚴(yán)格審查后，對符合畢業(yè)條件者頒發(fā)畢業(yè)證書，國家承認(rèn)其學(xué)歷。畢業(yè)學(xué)員的待遇、使用、晉級、職稱評審等一系列的政策執(zhí)行才有可靠的憑證。[1]嚴(yán)格的學(xué)籍管理，能原始、準(zhǔn)確、客觀記載學(xué)生在校過程的表現(xiàn)，包括學(xué)生的成績與考核，升、留、降、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)，報到與注冊，考勤與紀(jì)律，獎勵與處分等。為檔案管理提供了真實(shí)和原始的材料，確保了學(xué)籍檔案的質(zhì)量。

二、學(xué)籍檔案管理工作中普遍存在的問題

1．認(rèn)識不到位

自高校擴(kuò)招以來，大學(xué)教育由精英教育向大眾教育轉(zhuǎn)變，大學(xué)生工作由政府分配向自主擇業(yè)轉(zhuǎn)變，因而現(xiàn)在的大學(xué)生就業(yè)走向市場化，由市場調(diào)節(jié)和檢驗(yàn)。而市場主體如企業(yè)更看重的是大學(xué)生的品行和素質(zhì)，而不注重學(xué)校的評價。在這樣的指揮棒之下，多數(shù)學(xué)校把工作重心放在招生、就業(yè)以及教學(xué)質(zhì)量等工作上，努力提高學(xué)生的素質(zhì)，提高學(xué)生的市場競爭力；而學(xué)生方面也更注意技能的培育，努力提高自身的就業(yè)競爭力。因而不管是學(xué)校還是學(xué)生，對學(xué)籍檔案工作沒有引起足夠的重視。一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。學(xué)籍檔案作用的發(fā)揮往往是潛在的、隱性的、滯后的，而加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理又是需要投入的，投入與回報不可能“立竿見影”，因此也容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。二是檔案管理者重視不夠。由于檔案工作未引起領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，因而學(xué)校在對待學(xué)籍檔案工作方面必然配套跟不上，比如檔案辦公設(shè)備陳舊、場地面積不足、缺少專項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)和專職的檔案管理人員等，加上管理者本身也不能正確認(rèn)識和認(rèn)真對待。三是學(xué)生重視不夠。學(xué)生為應(yīng)付競爭激烈的就業(yè)市場，往往集中精力于各種考證和考試，對學(xué)籍檔案了解不足、甚至認(rèn)為可有可無，因而也對各種涉及檔案的東西沒有認(rèn)真對待，導(dǎo)致原始學(xué)籍檔案不規(guī)范、不清晰、不齊全等情況。

2．執(zhí)行不規(guī)范

2005年實(shí)施的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》第三章專門就學(xué)籍管理作了具體的規(guī)定，這是高校學(xué)生學(xué)籍管理的基本規(guī)范，各高校也據(jù)此制訂了學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定。這就是當(dāng)前高校學(xué)籍管理制度，因而學(xué)籍管理工作基本能做到有章可循。但現(xiàn)實(shí)的情況是，一是檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定且整體素質(zhì)不高，影響制度執(zhí)行的規(guī)范性。由于認(rèn)識上的原因，檔案管理部門往往不受重視，處于從屬地位，各院系基本沒有專職學(xué)生檔案管理人員，而且更換較為頻繁，這就不難看出具體工作可能出現(xiàn)的缺乏專業(yè)性、規(guī)范性和連續(xù)性等問題，制度執(zhí)行可能出現(xiàn)折扣。二是學(xué)籍管理工作者主觀性太強(qiáng)，影響制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。這主要是因?yàn)閷W(xué)籍管理制度不健全，措施不得力，異動處理不嚴(yán)謹(jǐn)，學(xué)生信息處理收集不及時、不全面等。所以在學(xué)籍的管理的過程中，特別是異動處理，經(jīng)常有“領(lǐng)導(dǎo)”的影子出現(xiàn)，不夠規(guī)范。由于新生在入學(xué)的時候，專業(yè)選擇不夠理想，要改專業(yè)的時候就需要學(xué)籍異動處理。由于學(xué)籍管理工作不夠規(guī)范，導(dǎo)致學(xué)籍異動里面充滿人為的主觀性和隨意性。而學(xué)籍異動檔案的管理更是無章可循，都是根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的要求去做，隨意性太強(qiáng)。有些教學(xué)單位對學(xué)籍檔案的保管不重視，缺乏學(xué)籍檔案管理的意識，有的學(xué)院甚至紙質(zhì)的與電子的材料均不保留，有問題就推到院校的教務(wù)部門，權(quán)責(zé)不清，管理混亂。在目前高校學(xué)籍管理的人員中，有很多管理者的年齡偏大，很多都不能熟練地掌握計算機(jī)的操作、沒有辦法掌握到科學(xué)的學(xué)籍管理辦法。導(dǎo)致這些人在管理上有心無力，根據(jù)自己的主觀思想去進(jìn)行學(xué)籍管理工作，而不是規(guī)范地按照學(xué)籍管理制度去做。

3．信息缺共享

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校與部門、部門與部門之間的學(xué)籍信息共享變得容易了，然而現(xiàn)實(shí)的情況并非如此。一是早期檔案管理缺乏信息條件和意識，影響到現(xiàn)今信息的建設(shè)與共享。大多數(shù)高校在早期的學(xué)籍信息建設(shè)過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，各行政部門和教學(xué)單位在信息化建設(shè)方面自成一體，同時各自的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，這就形成了信息孤島，給在全校范圍內(nèi)數(shù)據(jù)的整合和共享帶來了困難。目前很多高校也針對這一個問題提出解決方法，比如建立學(xué)校的學(xué)籍信息庫，但是很多高校只是簡單地把學(xué)生入學(xué)的相關(guān)信息輸入，并沒有完善學(xué)籍信息庫，使院系之間的學(xué)籍的共享還處在學(xué)生入學(xué)的時候。二是檔案信息儲存分散、各錄入部門缺乏溝通。目前高校檔案管理出現(xiàn)多頭管理的狀況，多數(shù)情況是學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)成績和學(xué)籍變動的記載，學(xué)生工作處負(fù)責(zé)學(xué)生的獎懲情況，各系輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)學(xué)生每學(xué)期參與素素拓展等活動后的鑒定材料，這樣也就形成多頭管理。而且各院系在記錄學(xué)生的學(xué)籍信息的時候，也不盡相同，沒有統(tǒng)一的格式和規(guī)范，記載的內(nèi)容也各不相同，無法統(tǒng)一，影響學(xué)籍信息庫的建設(shè)和共享。三是學(xué)籍信息化程度還有待提高。完整的學(xué)生學(xué)籍信息還在各院系紙質(zhì)檔案上，未能實(shí)現(xiàn)電子化，造成當(dāng)前信息內(nèi)容不夠完整，更不用談共享了。

三、進(jìn)一步完善高校學(xué)籍管理工作的建議

1．強(qiáng)化檔案意識，提高學(xué)籍管理在人才培養(yǎng)中的地位

學(xué)籍檔案管理工作是高校管理的重要組成部分，在人才培養(yǎng)中具有重要的作用，學(xué)籍檔案的質(zhì)量直接反映了學(xué)校的管理水平。其實(shí)，在人才培養(yǎng)質(zhì)量評估的指標(biāo)體系中，在專家的現(xiàn)實(shí)核查中，原始檔案記錄是必不可少的，也是最關(guān)鍵的方面，可見其重要性。因此，我們要強(qiáng)化檔案意識，一是領(lǐng)導(dǎo)要重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)重視了，學(xué)籍管理者的積極性就高了，很多事情就容易了、好辦了、規(guī)范了。二是檔案工作人員要重視。檔案工作人員要擯棄地位低微的傳統(tǒng)觀念，提高對檔案重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)職業(yè)成就感，以高度的責(zé)任心投身到這份“默默無聞”的工作中去。

2．加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

學(xué)籍管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接影響到學(xué)校學(xué)籍管理的質(zhì)量。要提高學(xué)籍檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平必須做到以下三點(diǎn)：一是要加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員的思想培訓(xùn)，使他們工作態(tài)度能夠端正并且有良好的職業(yè)道德，從而提高學(xué)籍管理人員的思想覺悟和工作效率。二是要注重學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要不定期地組織學(xué)籍管理人員外出學(xué)習(xí)和召開專題研討會，鼓勵相關(guān)人員進(jìn)行在職或者脫產(chǎn)進(jìn)修。確保專業(yè)人才不流失，保證學(xué)籍管理隊(duì)伍的專業(yè)性。特別是適應(yīng)現(xiàn)代信息社會，更應(yīng)重視現(xiàn)代信息技術(shù)和科學(xué)管理方法的培訓(xùn)，加強(qiáng)信息技能訓(xùn)練，以適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)對管理人員的要求。三是要建立行之有效的激勵機(jī)制。學(xué)籍工作人員的工作態(tài)度和留住專業(yè)人才都需要物質(zhì)的保障，有效的激勵機(jī)制可以讓學(xué)籍工作人員提高工作積極性，從而確保學(xué)籍工作人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，這就要求建立相應(yīng)的激勵、約束、評價機(jī)制，充分調(diào)動學(xué)籍檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

3．完善管理制度，規(guī)范學(xué)籍檔案管理行為

學(xué)籍檔案管理要做到規(guī)范化，必須有嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、配套的學(xué)籍檔案管理制度和工作規(guī)范，這也是有序、有效開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事。學(xué)籍管理規(guī)定每個學(xué)校都有，主要問題是制度的完善性和執(zhí)行的規(guī)范性。這里重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)兩方面的設(shè)想，一是建立學(xué)籍管理工作者的工作章程。目前學(xué)籍管理工作的隨意性很強(qiáng)，建立起一個有效的工作章程，就可以讓使工作有章可循，也從制度上限制了歪風(fēng)，樹立了良好的風(fēng)氣。各院系實(shí)施其具體管理過程，使學(xué)籍管理工作程序化，規(guī)范化。加強(qiáng)全校的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，可使大家工作起來配合默契，有章可循，并能杜絕互相扯皮、推諉、隱情不報及對問題處理起來輕重不一的現(xiàn)象。結(jié)合各校在管理中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，并借鑒兄弟院校的管理經(jīng)驗(yàn)，制訂和修訂相關(guān)學(xué)籍管理制度，努力使學(xué)籍管理更加科學(xué)、規(guī)范、適應(yīng)時代要求。[2]二是建立一個全校性的學(xué)籍管理部門。建立全校性的學(xué)籍管理部門既可以有效地管理各院系的學(xué)籍工作者，也可以加強(qiáng)各個院系學(xué)籍方面的交流，使全校的學(xué)籍管理得到進(jìn)一步的統(tǒng)一。建立全校性的學(xué)籍管理部門主要是為了方便管理，首先，一項(xiàng)措施制定時，要讓各系（部）共同參與，這樣可以提高其貫徹執(zhí)行規(guī)章制度的主動性和自覺性。其次，在目標(biāo)管理中充分體現(xiàn)學(xué)籍管理工作，責(zé)任到系、到人，避免相互扯皮、推諉。最后，建立約束機(jī)制，哪個部門出了問題追究哪個部門的責(zé)任。[3]全校性的學(xué)籍管理部門有效地進(jìn)行學(xué)籍管理，從而降低學(xué)籍管理的成本。

4．建立學(xué)籍信息庫，共建共享學(xué)籍檔案資源

建立和完善學(xué)籍信息庫有利于學(xué)校各個部門之間的學(xué)籍信息共享和統(tǒng)一，方便學(xué)籍管理。完善學(xué)籍信息庫，一是學(xué)校要在人力和財力方面加大投入。學(xué)籍管理部門要增加計算機(jī)專業(yè)人員，提高信息化管理水平。高校學(xué)籍信息更新不及時主要是因?yàn)槿肆τ邢藓图夹g(shù)水平跟不上，這是當(dāng)務(wù)之急。二是要規(guī)范各院系的學(xué)籍信息內(nèi)容。目前很多院系的學(xué)籍信息內(nèi)容填寫各不相同，要匯總輸入信息庫的時候很難操作，所以有必要由院校學(xué)籍管理部門統(tǒng)一規(guī)范表格、內(nèi)容。三是院系的學(xué)籍管理工作者要及時上報學(xué)生的學(xué)籍信息。信息庫的信息最終來源于院系的學(xué)生學(xué)籍信息，所以及時上報是很重要的。三是科學(xué)選擇分類方法，準(zhǔn)確地對檔案信息進(jìn)行歸類。建立網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍檔案對學(xué)籍檔案的有序整理、對日后的檢索利用都有意義，而且在一定程度上減輕了檔案管理人員的工作量。建立學(xué)籍信息庫主要是通過計算機(jī)的管理系統(tǒng)，快捷方便，但是一旦計算機(jī)發(fā)生故障，就很容易丟失數(shù)據(jù)。因此，應(yīng)該留有紙質(zhì)備份，經(jīng)常核對并添加新增信息。

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)具體細(xì)致而又繁雜的工作，要求檔案管理人員具有極大的耐心和責(zé)任心。為此，學(xué)籍檔案管理部門及工作人員應(yīng)在學(xué)習(xí)和實(shí)踐中不斷積累、不斷總結(jié)、不斷發(fā)現(xiàn)新問題，關(guān)注和掌握新技術(shù)和新手段，探索新規(guī)律，保持高度敬業(yè)精神，始終把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向，發(fā)揮學(xué)籍管理工作在高校人才培養(yǎng)中的積極作用。

[1] 王伯杰，何俐. 簡論高校學(xué)籍管理中的電子注冊制度[J]. 四川文理學(xué)院報，2011，（1）.

[2] 蔣雨. 高職院校學(xué)籍管理之我見[J]. 才智，2010，（19）.

[3] 焦春紅，陳成志. 高職院校走出學(xué)籍管理誤區(qū)的對策[J]. 職業(yè)時空，2009，（8）.

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1008-7427（2012）05-0158-02

2012-03-16