淺析高校兼職檔案員隊伍建設

閆麗俠

（長春師范學院檔案館，吉林長春 130032）

隨著檔案管理現(xiàn)代化建設的迅猛發(fā)展，檔案管理在高校發(fā)展中的地位也逐漸凸顯出來。一所學校的檔案是這所學校建設與發(fā)展的歷史見證，是學校的寶貴財富，它匯集了學校教育事業(yè)及各方面的變革與進展的歷程，也能利用其內(nèi)容豐富、知識性強、信息價值大的特點服務于廣大師生員工，對推動學校在新形勢下優(yōu)化教育結構、促進教育改革和實現(xiàn)更快、更好地發(fā)展起到重要的作用。

2008年9月1日教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）中明確規(guī)定“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平”。這標志著檔案工作已走上了“以法治檔”的軌道，使其更加制度化、規(guī)范化。高校必須把檔案工作納入學校整體的發(fā)展規(guī)劃，不斷加強對檔案工作的領導和管理。

在高校，檔案工作分布在各處室與各分院，這些部門做檔案工作的人員我們稱之為兼職檔案員。兼職檔案員負責本部門檔案工作的收集、整理、歸檔等工作，他們工作質(zhì)量的好與否，直接影響到進館檔案的質(zhì)量。所以要對兼職檔案員進行業(yè)務培訓，使他們能很快勝任此項工作。各處室、分院的檔案工作是學校檔案工作的重要組成部分，在學校檔案工作中起到基礎的作用，必不可少。在高校檔案事業(yè)迅速發(fā)展的今天，高校檔案工作涉及面越來越廣，檔案數(shù)量也隨之俱增。所以，我們要加大培養(yǎng)兼職檔案員的力度，使檔案工作能做得更好。那么，如何充分發(fā)揮好這支隊伍的作用，更好地適應新形勢下檔案管理工作的需要，這就是我們亟待解決的難題。

1 目前檔案管理工作存在的問題

高校檔案管理隊伍需要的是愛崗敬業(yè)、忠于職守、業(yè)務水平高、自身素質(zhì)好的專職人員，同時也需要各部門掌握第一手材料的兼職檔案員的密切配合。就目前情況來看，高校兼職檔案員隊伍建設方面還存在著一些問題。

1.1 “非專職化”人員隊伍

高校的兼職檔案員隊伍雖然已建立，但是大部分的檔案員基本都是由本部門的辦公室人員、教學秘書等來兼任，他們除了做好本職工作以外，還要兼管檔案。這些人原本已經(jīng)有很多的本職工作，根本無法再顧及檔案管理，以至于每年的歸檔文件不符合進館要求，檔案移交的時間一拖再拖，保證不了歸檔時間，嚴重影響了檔案館工作的進展。

1.2 人員變動性大，不固定

首先，受傳統(tǒng)思想的影響，一直以來高校的檔案工作不被各級領導所重視，致使各部門兼職檔案員的責任心不強，加上他們的工作崗位經(jīng)常會發(fā)生變化，各部門的兼職檔案員剛剛經(jīng)過檔案館專職工作人員的業(yè)務培訓和實際指導，基本掌握了檔案工作的要領，業(yè)務水平也有所提高，卻因諸多原因被調(diào)走或從事認為比檔案更重要的工作去了。在這樣的情形下，原來的兼職檔案員怎能安下心來去做此項工作。其次，兼職檔案員缺少檔案專業(yè)方面的培訓，業(yè)務水平不高。交上來的歸檔材料質(zhì)量不高、殘缺不全。頻繁換人后，新接替的兼職檔案員沒有經(jīng)過培訓，業(yè)務水平無從談起，專職檔案部門對其需要再進行培訓、指導，幫助他們完成遺留下來的工作，難以保證每年的歸檔時間和進館檔案的質(zhì)量。

1.3 工作壓力大，不受重視

各部門的行政材料、教學材料和學生材料等各種檔案材料收集、歸檔都要由兼職檔案員一個人來完成，由于兼職檔案員超負荷的工作，卻沒有得到相應的回報，這容易造成他們的心理負擔加重打消他們工作的熱情和積極性，也就很難讓他們安心做好此項工作。并且，兼職檔案員從事的檔案工作不計入工作量，他們工作中的勞動付出沒有得到相應的經(jīng)濟回報，這也是兼職檔案員不積極、不愿意做這項工作的原因。另外，隨著各高校檔案管理現(xiàn)代化進程的發(fā)展，對檔案管理要求的標準越來越高，對歸檔文件的整理也越來越規(guī)范，這就給兼職檔案員們提出了更高的要求，除了要做好紙質(zhì)材料立卷、歸檔工作外，同時還要做好電子檔案的管理工作，使他們感到工作壓力越來越大，力不從心，又苦于沒時間、沒精力去學習，致使其工作態(tài)度不認真，沒有信心去做好檔案工作。

2 發(fā)揮兼職檔案員在檔案工作中的作用

兼職檔案員除了要做好本職工作外，還要承擔兼職檔案工作。他們默默無聞、不計任何報酬，為高校檔案管理工作起到一定的媒介作用。我們可以利用兼職檔案員平時就工作在教學一線，又對檔案館收藏情況熟悉的有利條件，在日常工作中通過他們來加強檔案工作的宣傳力度，有針對性地開展一些活動。另外，也可以通過兼職檔案員自身對工作認真負責的態(tài)度及良好的行業(yè)素質(zhì)，帶動全校廣大師生認識到檔案工作的重要性，喚起他們的檔案意識，讓每個人都來關心檔案、關注檔案。同時，也可以通過與兼職檔案員的溝通，了解到教職工所需的檔案類型，為他們提供更好的服務。

兼職檔案員還可以利用自己熟悉本部門的業(yè)務情況，以及最先接觸第一手資料的優(yōu)勢，依據(jù)掌握的檔案業(yè)務知識，對于有一定保存價值的文件按照類別系統(tǒng)地進行整理分類，將不同時期形成的有關教學、科研等方面的檔案信息資料及時、有效地收集起來，這樣可以有效地防止文件的丟失、散落，真正做到部門立卷，部門歸檔。通過對材料逐一鑒別，保證了材料的齊全、完整，合理科學的分類，對劃分材料的保管期限也能做到更為準確。要想把這項工作真正做到位，就要求兼職檔案員在日常的工作中樹立起這種檔案意識，養(yǎng)成良好的歸檔習慣，將立卷工作由每年的突擊完成變?yōu)槿粘９ぷ鱽碜觥?/p>

3 新形勢下兼職檔案員應具備的素質(zhì)

檔案管理現(xiàn)代化進程的發(fā)展，對兼職檔案人員提出了更高的要求。第一，要具備良好的政治素質(zhì)。認真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，這是兼職檔案人員最重要的素質(zhì)。只有具備了這種素質(zhì)，才能在工作中自覺堅持高校檔案工作的政治方向，貫徹落實好黨和國家的方針、政策，才能認清自己所擔負的重要責任。無論何時、何種情況下，都要據(jù)實立檔、用檔，不允許隨意篡改檔案內(nèi)容；第二，要熱愛檔案事業(yè)，積極進取，有高度的責任感和較強的事業(yè)心。兼職檔案人員要不斷更新觀念，更新知識，努力學習檔案專業(yè)理論和技能，盡快掌握現(xiàn)代化管理技術和手段，更好、更快地推進檔案管理現(xiàn)代化的進程；第三，要增強檔案意識，有較強的法制觀念。每一個兼職檔案員都要認真學習“檔案法”等法律法規(guī)，做到知法、懂法，依法治檔，從嚴治檔，按章做事，這樣才能把檔案工作做得更好，確保檔案材料的安全。與此同時，還要讓他們加強專業(yè)知識的學習，提高專業(yè)理論水平和業(yè)務能力。

4 采取措施，不斷提高兼職檔案人員的業(yè)務水平

4.1 對兼職檔案人員定期舉辦培訓班

由于兼職檔案員日常工作比較繁忙，沒時間、沒精力顧及檔案工作，因為他們都是兼職的，雖然認識到檔案工作的重要性，但是心有余卻力不足；再者兼職檔案人員流動性大，檔案業(yè)務水平相對較低，要對他們進行有針對性的業(yè)務培訓。對于新上崗的兼職檔案員要有針對性地對他們進行培訓，讓他們盡快熟悉、了解檔案工作的內(nèi)容，做好部門的歸檔工作。對于每年的歸檔工作，檔案館的專業(yè)人員要不怕麻煩，在歸檔立卷前對兼職檔案人員組織專門的培訓。采取實例教學、模擬實踐相結合的方法，讓他們既學習檔案專業(yè)知識，又全面掌握立卷的方法和技能，有計劃、有步驟地使兼職檔案員的整體素質(zhì)得到全面的提高，這也正符合檔案工作發(fā)展的新趨勢。

4.2 現(xiàn)場進行指導，逐一過篩

檔案館的專業(yè)人員要不定期地到各部門進行現(xiàn)場指導，加大檢查力度，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決，使兼職檔案員能盡快地對本部門要歸檔的材料進行收集、整理、分類等，從而保證歸檔文件的質(zhì)量和歸檔時間。

4.3 建立考評體系管理，進一步促進檔案管理工作

為了充分調(diào)動兼職檔案員工作的積極性，提高他們的業(yè)務水平，要對兼職檔案員實行績效考核管理。對于每年都能按照檔案館的歸檔文件要求做好此項工作的兼職檔案員，學校要對其提出表揚并給予物質(zhì)獎勵；對于不能如期做好此項工作的人員，要對其進行批評、告誡，并責令限期加以改進。要做到對兼職檔案員公正、公開、客觀的考核，構建科學、合理的兼職檔案員考評體系，真正達到了考評的目的。

在高校檔案管理工作中，兼職檔案員起著非常重要的作用，他們是高校檔案管理工作中不可缺少的一支隊伍。因此，學校要對其高度重視，科學、合理地加強對兼職檔案人員的業(yè)務指導，努力造就一支積極進取、業(yè)務精湛的兼職檔案員隊伍，以促進高校檔案管理工作更好地發(fā)展。

[1]韓曉穎.淺析兼職檔案人員在高校檔案工作中的作用[J].云南檔案,2009(1):43-44.

[2]李燕.淺談高校兼職檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)[J].北京檔案,2009(11):39-40.

[3]楊文.必須堅持兼職檔案員立卷歸檔工作[J].四川檔案,2007(4):25.