淺議新時(shí)期高校辦公室管理的科學(xué)化

劉 潔

（武漢大學(xué) 馬克思主義管理學(xué)院，湖北 武漢 430072）

高校辦公室是高校各級行政機(jī)關(guān)的綜合管理、辦事機(jī)構(gòu)，在管理系統(tǒng)中處在溝通上下、聯(lián)系左右、連結(jié)內(nèi)外的中心樞紐地位。高校辦公室的管理是否科學(xué)以及科學(xué)化程度如何，直接關(guān)系到管理效能的高低和高校形象的好壞。那么，如何實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理的科學(xué)化？從現(xiàn)代管理科學(xué)的要求看，我們認(rèn)為，應(yīng)遵循精簡、統(tǒng)一、效能的原則，著重在以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索和實(shí)踐。

1 組織結(jié)構(gòu)的科學(xué)化是辦公室管理科學(xué)化的組織保證

在高等學(xué)校，校、院和系三級辦公室的職能、作用基本上是相同的，但其內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備有一定區(qū)別。學(xué)校一級的辦公室分設(shè)綜合科、行政科、文秘科，不少學(xué)校還設(shè)有信息科；學(xué)院一級的辦公室，主要是根據(jù)工作職能設(shè)若干秘書崗位，負(fù)責(zé)全院的教學(xué)、科研、招生、行政工作的組織及日常工作，每位秘書既同分管各方面工作的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)直接聯(lián)系，同時(shí)也接受學(xué)院辦公室主任的協(xié)調(diào)，形成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體；而系一級的辦公室則結(jié)構(gòu)簡單、人員較少，一般只設(shè)立一個(gè)系辦公室，在系主任直接領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)或協(xié)調(diào)本系的教學(xué)、科研、專業(yè)發(fā)展、師資培訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、學(xué)術(shù)交流、學(xué)生學(xué)籍管理、教學(xué)管理等計(jì)劃的制定和實(shí)施等工作。要做到辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置結(jié)構(gòu)合理，必須做到兩條：第一，人員要精簡。對可設(shè)可不設(shè)的機(jī)構(gòu)堅(jiān)決不設(shè)，切忌因神設(shè)廟。第二，職責(zé)要明確，層次要分明，要實(shí)行崗位責(zé)任制，各司其職，而且還要能和其他機(jī)構(gòu)構(gòu)成有機(jī)的整體，結(jié)合起來形成強(qiáng)大的合力。這樣，辦公室管理工作才能發(fā)揮高效能。

2 管理工作的制度化是辦公室管理科學(xué)化的制度保證

辦公室管理工作的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、工作程序以及行為準(zhǔn)則等以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。適應(yīng)辦公室管理工作科學(xué)化的要求，應(yīng)建立的規(guī)章制度主要有以下幾個(gè)方面：

第一，建立健全崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是機(jī)關(guān)工作的一項(xiàng)根本制度，其實(shí)質(zhì)是在明確辦公室以及辦公室各個(gè)科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上，劃分每個(gè)崗位的權(quán)責(zé)，使辦公室每一個(gè)人都各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔(dān)的任務(wù)，從而有效地防止和克服相互推諉、扯皮，辦事拖拉等現(xiàn)象。在制定崗位責(zé)任制時(shí)，必須堅(jiān)持以事定崗、依崗定人和精干效能的原則，從辦公室的工作需要出發(fā)，凡工作任務(wù)重復(fù)的科室，該并則并；凡一個(gè)人能干的工作，就不分給兩個(gè)人。同時(shí)，堅(jiān)持權(quán)責(zé)一致的原則，每個(gè)崗位都有相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，每個(gè)崗位的權(quán)力、責(zé)任都要規(guī)定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴(yán)格的檢查制度和相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法。對成績優(yōu)異者，要給予升級或獎(jiǎng)勵(lì)；對一般合格者，要鼓勵(lì)其繼續(xù)前進(jìn)；對嚴(yán)重失職、瀆職者，則應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)?shù)膽吞?。只有這樣，才能防止和克服干多干少一個(gè)樣，干好干壞差不多等不良現(xiàn)象。

第二，會議制度。會議是各級領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)，貫徹政策，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進(jìn)行決策，推動(dòng)工作的基本方法之一。為了提高會議質(zhì)量，提高工作效率，首先要建立嚴(yán)格的會議審批制度，并且確定好每次會議的主題，做到主題明確，不開不必要的會；其次，會前要搞好調(diào)查研究，廣開言路，充分聽取各種意見，做好充分準(zhǔn)備，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)；再次要嚴(yán)格會議紀(jì)律，杜絕遲到早退現(xiàn)象。

第三，公文處理的制度。公文的處理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)且細(xì)致復(fù)雜的工作，如沒有一定的章法很容易出差錯(cuò)或造成公文旅行、公文積壓，導(dǎo)致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，提高辦文質(zhì)量，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)。具體來說，首先必須規(guī)范公文種類，各種公文種類之間不能亂用、混用；其次還要統(tǒng)一公文格式和固定行文關(guān)系；最后就是準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。

第四，接待制度。辦公室是學(xué)校、學(xué)院以及學(xué)系對外的窗口，在對外工作中代表著學(xué)校、學(xué)院或?qū)W系的形象。因此，在迎來送往的接待工作中，既要做到熱情周到、禮貌待人，又要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)接待規(guī)格和接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，真正做到有章可循，有法可依。

第五，安全保密制度。印章管理和保密工作關(guān)系到學(xué)校的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴(yán)格的印章管理制度、文件保密制度等有關(guān)的安全保密制度，并指定專人負(fù)責(zé)和定期檢查。

3 工作人員素質(zhì)優(yōu)化是辦公室管理科學(xué)化的人員保證

辦公室工作人員是實(shí)施辦公室管理活動(dòng)的主體，任何科學(xué)高效的管理活動(dòng)都是通過他們的努力而實(shí)現(xiàn)的。因此，高等學(xué)校校、院和系三級辦公室工作人員的素質(zhì)如何，他們的管理能力如何，直接決定著辦公室的工作和管理活動(dòng)的效率。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展和科教興國戰(zhàn)略的全面實(shí)施，高等學(xué)校面臨著前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高等學(xué)校肩負(fù)著培養(yǎng)人才，創(chuàng)造知識和服務(wù)社會等諸方面的重任，在這種新的條件下，要求辦公室的工作人員具有較高的政治思想素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及持續(xù)獲取新知識的學(xué)習(xí)能力、處理重大問題的綜合協(xié)調(diào)能力和搞好管理與服務(wù)的創(chuàng)新能力，并根據(jù)各科室的職能和各崗位的職責(zé)，進(jìn)行嚴(yán)格的選拔和在職業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)、整體優(yōu)化的效果。

4 實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化是辦公室管理科學(xué)化的物質(zhì)保證

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA），是適應(yīng)信息社會發(fā)展需要，基于系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)的理論和計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的普遍應(yīng)用而發(fā)展起來的一門新型綜合技術(shù)。隨著高等教育管理水平的提高，高校正進(jìn)人一個(gè)全方位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對辦公室搞好三個(gè)服務(wù)的要求必將越來越高，尤其是對辦公室處理信息的系統(tǒng)性、時(shí)效性要求越來越高。因此，迫切要求辦公室工作改變傳統(tǒng)方式，以適應(yīng)信息社會發(fā)展需要。為此，我們要加快辦公室自動(dòng)化的步伐，做好計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的工作，建立高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的作用。高校辦公室的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)大體可由文字處理、文件管理、事務(wù)管理、輔助決策、通信聯(lián)絡(luò)等幾個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成。文字處理系統(tǒng)是利用電腦、復(fù)印、速印等設(shè)備對文稿進(jìn)行輸入、修改、編輯、儲存、輸出、復(fù)制和打印。文件管理系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)對文件進(jìn)行收發(fā)、分類、登記、傳遞、歸檔、檢索等；事務(wù)管理系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)輔助安排日?；顒?dòng)日程，做好辦公室事務(wù)的管理工作；輔助決策系統(tǒng)是用該系統(tǒng)對各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算，統(tǒng)計(jì)分析，建立數(shù)據(jù)庫，及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)提供所需的各種數(shù)據(jù)及材料，供決策時(shí)參考?；蛘吒鶕?jù)確定的決策模型和貯存的信息，提出方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇；通訊系統(tǒng)通過電話、移動(dòng)電話、傳真機(jī)、公告板（BBS）、電子信箱（E－MAIL）、討論組（USER－NET）和和網(wǎng)絡(luò)會議（NET－CONFERENCE）、視頻系統(tǒng)等加快聯(lián)絡(luò)速度和提高聯(lián)絡(luò)質(zhì)量。

綜上所述，高校辦公室管理科學(xué)化是一個(gè)綜合性的問題，是一個(gè)系統(tǒng)工程。高等學(xué)校的各級管理人員必須運(yùn)用控制論、系統(tǒng)論的觀點(diǎn)全面地進(jìn)行研究和加以實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化。

1 陳瑞蓮.試論學(xué)校辦公室管理的科學(xué)化［J］.中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，1997，（2）.

2 張文彪.提高高校校（院）長辦公室管理效能探討［J］.中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，1997，（2）.

3 王錄德.試論高校辦公室管理的科學(xué)化［J］.中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，1999，（2）.

4 周三多，陳傳明等.管理學(xué)——原理與方法（第三版）［M］.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，1999.