陳良
(泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,福建 泉州 362000)
關(guān)于高校辦公室工作的幾點(diǎn)思考
陳良
(泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,福建 泉州 362000)
高校辦公室是學(xué)校黨政機(jī)關(guān)的樞紐,起到上情下達(dá)、下情上傳、內(nèi)外溝通的作用。這其中,辦公室人員的作用無可取代。然而,當(dāng)前高校辦公室工作處于一種較為僵化的模式運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài),長期淪為后勤服務(wù)機(jī)構(gòu),陷于吃力不討好之境地,大部分工作人員也陷于跑腿打雜之中,嚴(yán)重淡化了真正的工作職責(zé)。筆者對高校辦公室的工作現(xiàn)狀與問題進(jìn)行了簡要分析,并思考和提出了改進(jìn)的對策。
高校;辦公室現(xiàn)狀;困境;改進(jìn)對策
當(dāng)前,高校辦公室工作處于一種較為僵化的模式運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài),主要表現(xiàn)在以下兩個方面:
當(dāng)前,辦公室人員把大部分的精力放在草擬領(lǐng)導(dǎo)講話、敷衍日常公文、機(jī)械地進(jìn)行各類檢查等方面,并沒有能夠真正地將辦公室綜合、協(xié)調(diào)、參謀等主導(dǎo)性作用充分發(fā)揮出來,嚴(yán)重混淆了辦公室的職能和降低了辦公室的真正作用。
辦公室工作人員的素質(zhì)主要體現(xiàn)在政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和工作作風(fēng)三個方面。由于平時辦公室人員多數(shù)時間忙于處理各類事物,難以進(jìn)行較為系統(tǒng)的政治理論學(xué)習(xí),而疏于學(xué)習(xí),自然影響政治素質(zhì)的提高,也難以真正發(fā)揮其整體素質(zhì),真正做好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的角色。
新時期的高校辦公室工作亟需以創(chuàng)新的精神,加大改進(jìn)力度,以期扭轉(zhuǎn)態(tài)勢,打開新的局面。
1.以務(wù)實(shí)求真的作風(fēng)贏取尊重與信任
毫無疑問,這是調(diào)整自身、提升實(shí)力、扭轉(zhuǎn)態(tài)勢的必要步驟。長期以來,辦公室工作之所以遭受誤解,吃力不討好,其重要原因即在于辦公室多有務(wù)虛之工作,常常擾動四方,還落個徒勞無功,久而久之便使人厭倦。更為嚴(yán)重的是,在這種運(yùn)轉(zhuǎn)態(tài)勢下,辦公室自身的職能作用因?yàn)殚L期沒有充分發(fā)揮而產(chǎn)生了退化,甚至許多辦公室工作人員基于現(xiàn)實(shí)情況而將機(jī)構(gòu)職能定位于退化后的純后勤服務(wù)狀態(tài),進(jìn)而陷入無法調(diào)動熱情、疲于應(yīng)付的尷尬境地。故此,當(dāng)前首要的工作就是要經(jīng)常深入學(xué)院、部門,深入教學(xué)一線進(jìn)行調(diào)查研究,及時掌握第一手資料,搞好綜合分析,善于從大量的信息中選擇與學(xué)校全局工作關(guān)系密切和急待解決并具有典型性、傾向性和苗頭性的問題,向?qū)W校黨政領(lǐng)導(dǎo)提供有情況、有分析、有建議的調(diào)查報(bào)告,為整個綜合協(xié)調(diào)職能的發(fā)揮提供強(qiáng)有力的支撐,以極具針對性的意見催生說服力。
2.與其他專業(yè)學(xué)科在底蘊(yùn)精神上達(dá)成一致
眾所周知,現(xiàn)代學(xué)科普遍重視實(shí)證精神,講究以強(qiáng)有力的證據(jù)來鞏固論點(diǎn)。而對于高校辦公室而言,道理是一樣的,“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”,更難以切中時弊,從而統(tǒng)籌全局。因此,就目前情況而言,在調(diào)查研究上著力發(fā)揚(yáng)實(shí)證精神,在底蘊(yùn)精神上與其他專業(yè)學(xué)科達(dá)成一致,是辦公室工作打開局面的重要前提,也是扭轉(zhuǎn)尷尬局面、重新回歸穩(wěn)健軌道的必然要求。同時,基于目前一般高校都多少存在的學(xué)術(shù)造假行為的情況,高校辦公室方面若重新倡導(dǎo)和重視實(shí)證精神講求務(wù)實(shí)作風(fēng),則無疑是積極而有益的。
1.在文本上去務(wù)虛之氣,以文本之優(yōu)秀重立威信
所謂的辦公室工作的務(wù)虛性,很大一部分就是從文本上表現(xiàn)出來的。文本的務(wù)虛氣以及頻繁的文來文往,不僅消耗了辦公室工作人員的精力和熱情,而且使一線教學(xué)研究單位不厭其煩、不勝其擾,更反映出了辦公室職能作用能量的匱乏。雖然這與社會總體環(huán)境等各方面因素存在密切關(guān)系,但是各方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明,通過自身主動性的發(fā)揮是可以改善局面的。在應(yīng)對外來的壓力之后,高校辦公室在對內(nèi)方面應(yīng)有文本的自覺,在文本上下大工夫,逐步克服虛浮冗繁的文風(fēng)和八股模式,進(jìn)而以文本的優(yōu)秀推進(jìn)文風(fēng)的轉(zhuǎn)變,樹立起威信,亦有利于協(xié)調(diào)各方面工作。
2.在文字上彰顯思想與戰(zhàn)斗力
目前的在辦公室文本上普遍存在的兩個主要毛病是冗長和大而無當(dāng)。在當(dāng)前黨中央國務(wù)院號召各級干部要有文化自覺的形勢下,克服辦公室文本普遍存在的一些毛病,著手轉(zhuǎn)變辦公室文風(fēng),是有著良好的契機(jī)的,也是文化自覺的體現(xiàn)。毛主席當(dāng)年就曾主張反對新的八股文——黨八股,鄧小平同志也號召各級領(lǐng)導(dǎo)干部自己動筆。當(dāng)我們重新閱讀《毛澤東文集》和《鄧小平文選》,其簡潔深刻的語言所彰顯出的思想和戰(zhàn)斗力依然令人敬佩。所以,文本的冗長與大而無當(dāng)無疑是一個急需改變的毛病,辦公室文本有必要在彰顯思想和戰(zhàn)斗力方面下大力氣。
長期任用相對固定的文秘人員從事辦公室工作,是辦公室工作水平弱化、退化的重要原因。繁雜損耗精力至疲軟至激情的喪失,工作敷衍了事。文秘人員的能力發(fā)展與其工作環(huán)境有著密切關(guān)系,文秘人員最好能工作在一個優(yōu)化群體中。群體的優(yōu)化是按照異質(zhì)結(jié)合的原則,由不同的專業(yè)、學(xué)歷、年齡、性格、性別的人科學(xué)組合起來的集體。在這樣的集體中,可以充分發(fā)揮各人某方面的優(yōu)勢,避開某方面不足。一段時間要對辦公室人員進(jìn)行流動,輸入新生力量,這樣才能讓辦公室更有活力。
另外,辦公室工作不應(yīng)當(dāng)成為文秘專業(yè)人才的專屬之地,而應(yīng)當(dāng)成為培養(yǎng)綜合能力的中轉(zhuǎn)站。此舉可避免將文秘人員長期鎖縛于此,而產(chǎn)生消極怠惰的作風(fēng)與文風(fēng),陷辦公室工作于艱難境地。而其他學(xué)科專業(yè)人才的輪番上陣,不僅有助于對一線教學(xué)工作的調(diào)查研究工作的深入開展,從更為專業(yè)的角度發(fā)現(xiàn)問題解決問題,而且將為辦公室工作的作風(fēng)、文風(fēng)都起到積極有益的影響。同時,對于專業(yè)人才而言,也是一個學(xué)習(xí)寫作、調(diào)查研究實(shí)踐的良好契機(jī)。
1.加強(qiáng)對政策理論的學(xué)習(xí)和研究,是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要前提
胡錦濤總書記在紀(jì)念中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)成立90周年大會上提到,要加強(qiáng)青年思想政治工作。作為青年人聚集的地方,高校辦公室人員更要以高度的自覺性加強(qiáng)自身政治修養(yǎng),同時還要努力學(xué)習(xí)市場經(jīng)濟(jì)知識、科技知識、法律知識、時事政治,拓寬知識面,不斷提高自身的理論水平、政策水平、知識水平和工作水平。平時要養(yǎng)成閱讀報(bào)刊雜志和相關(guān)網(wǎng)站的習(xí)慣,了解社會動態(tài),把握時代脈搏,使自己的思想與社會發(fā)展的步伐合拍,更好地發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用。
2.熟悉工作,掌握規(guī)律是發(fā)揮辦公室人員參謀作用的必要條件
一是要做到胸中有數(shù)。不僅要了解高校各個科室、系(部)等方方面面的情況和問題,而且要通過多種渠道洞悉其在新形勢下發(fā)生的細(xì)微的變化,掌握最新的情況和信息。在掌握本質(zhì)的基礎(chǔ)上,依據(jù)事物的發(fā)展規(guī)律,準(zhǔn)確預(yù)測事物的發(fā)展方向和結(jié)果,夯實(shí)參謀的基礎(chǔ)。
二是要做到腦袋中有清晰的工作思路。作為辦公室人員,要善于把握好分析、梳理和推斷三個環(huán)節(jié),要理清哪些是問題產(chǎn)生的原因、哪些是原因的結(jié)果,以及哪些是制約和影響問題的主要因素、哪些是次要因素,制定決策時根據(jù)輕重緩急的原則,明確首先應(yīng)干什么、隨后再干什么。
3.強(qiáng)化服務(wù)意識,提升服務(wù)水平,是實(shí)現(xiàn)辦公室人員服務(wù)作用的有效推進(jìn)
全心全意為人民服務(wù)是我們黨的根本宗旨。作為高校辦公室人員,一定要深刻領(lǐng)會這一重要思想的精神實(shí)質(zhì)。辦公室作為綜合服務(wù)協(xié)調(diào)部門,辦公室人員更應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)意識,把搞好服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。面對不同的服務(wù)對象要保持主動服務(wù)的意識,對待領(lǐng)導(dǎo)要急領(lǐng)導(dǎo)之所急,對待同事要有團(tuán)結(jié)協(xié)作的團(tuán)隊(duì)合作意識,對待來訪者要有熱心的服務(wù)態(tài)度??偟膩碚f,辦公室人員要有不怕苦不怕累的奉獻(xiàn)精神,將服務(wù)真正體現(xiàn)在工作上,才能更好地體現(xiàn)參謀職能和助手角色。
當(dāng)前,隨著國家教育改革的持續(xù)深入,高校的職能愈發(fā)凸顯,不僅僅體現(xiàn)在單純的教書育人方面了。作為高校的核心中樞的辦公室,其職能的回歸是大勢所趨,而作為辦公室活動的參與者——辦公室人員的素質(zhì)提升,也是提高辦公室活力的必然要求。站在新的歷史起點(diǎn)上,辦公室工作和辦公室人員任重道遠(yuǎn),更需要創(chuàng)新思路,才能無愧于中樞之稱號,服務(wù)和推動學(xué)校不斷前行。
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