淺談對高職院校系部教學檔案管理的認識與思考

◆劉晨凌

(常州工程職業(yè)技術(shù)學院)

隨著高職高專院校辦學層次的不斷發(fā)展變化，促使系部檔案管理要盡快適應新的模式和教學規(guī)律的要求，從而實現(xiàn)檔案的常規(guī)化、規(guī)范化管理，使檔案的價值在高校各項工作中得到最大化的實現(xiàn)。

一、系部教學檔案管理的特點及內(nèi)容

檔案建設是系部教學管理的一項重要的基礎性工作，是進行教學管理和教學研究活動不可缺少的依據(jù)和參考，是改進教學工作，促進教學交流，提高教學質(zhì)量的可再生的重要信息資源。

系部教學檔案具有鮮明的教學一線的特點:

1.檔案的內(nèi)部性和原始性

系部教學檔案大多是系內(nèi)教學管理和教學實踐活動中自然形成的歷史記錄。

2.內(nèi)容的專業(yè)性和多學科性

由于系級專業(yè)設置，學科劃分比較細致，各專業(yè)在課程設置、教學內(nèi)容、學時分配、教學方法等方面有所不同，因而這些教學檔案材料表現(xiàn)出很強的專業(yè)性和多學科性。

3.運行的周期性和成套性

教學檔案不是以自然年度為周期，而是以學期或?qū)W年，甚至更長的時間為周期。

4.資料形式呈現(xiàn)多樣性

教學檔案的內(nèi)容豐富，載體形式多樣化。

系級教學檔案的內(nèi)容:

1.教學綜合類

上級教育主管部門和學校下達的指導性、指令性文件材料，包括教育改革、專業(yè)設置、招生、畢業(yè)分配等方面的計劃、指示、規(guī)定和辦法等。

2.教學管理類

各種教學管理制度、教學計劃、教學大綱以及教學質(zhì)量檢查、教學競賽活動、教學觀摩、課堂教學和考試等原始資料。

3.教學研究類

教學改革方案、教研室教研活動計劃、教學方法研究和總結(jié)、合格課程、重點課程、課堂教學質(zhì)量測評、優(yōu)秀課程建設等材料。

4.實踐教學類

實驗計劃、實驗課表、學生實驗報告等。

5.師資類

教師隊伍建設規(guī)劃、師資需求、培訓、業(yè)務考核、教師發(fā)展培訓規(guī)劃等。

6.畢業(yè)環(huán)節(jié)類

包括學生的畢業(yè)實習、開題報告、畢業(yè)論文等相關(guān)資料針對以上不同類別的檔案資料，我們要采用不同措施進行管理。

二、教學檔案管理的現(xiàn)狀分析

缺乏專人管理，管理人員多數(shù)為系部教學秘書兼任，有些院校系部領導對教學檔案工作并不是足夠重視，對其管理缺乏規(guī)范性、科學性。管理工作思想上存在不統(tǒng)一，工作思路不清晰等。

1.教學檔案收集管理相對分散，檔案管理資料比較凌亂，缺乏系統(tǒng)性和完整性，管理機制不健全。沒有足夠重視系部教學檔案的收集工作。

2.對教學檔案的利用意識較差，在教學檔案管理方面缺乏信息化。沒有制訂教學檔案管理辦法，教學工作中無章可循。

3.教學檔案管理缺乏規(guī)范化和程序化，管理范圍和職責不明確。對檔案建設的投入不夠，缺乏長遠意識，檔案管理意識薄弱。

三、加強高職院校系部檔案管理的意義

加強高職院校系部檔案管理，主要具有以下幾點重要意義:

英國學者布朗（Brown）和萊文森（Levinson）提出：模糊限制語是“一個粒子，單詞或短語，修改謂詞的隸屬度或集合中的名詞短語;它說只有在某些方面它是部分的或真實的它可能比預期的更真實完整”（Brown＆Levinson，1987）。同時，他們提出了把模糊限制語當成一種避免直接分歧或維護面子的消極策略。

1.通過對檔案的管理，提高教師的責任心，可以使教師更加清醒地認識到肩負的歷史使命，能夠嚴肅認真地對待所從事的教育工作，只有對自己的工作用心才能取得好的效果。

2.通過對檔案的管理，促進教師對教學過程、教學效果等方面的工作進行反思，在反思的過程中進行修正，修正中不斷完善和提高，這樣才能使我們的教育效果更加完善。

3.使教師對自己的工作具有一種成就感，創(chuàng)造一個施展個人才能的平臺和自我發(fā)展的空間，增強團隊合作的精神。

4.可以加強系部的內(nèi)涵建設，為系部積累豐富的第一手資料，使教學的過程更加規(guī)范化，更加具有可操作性。形成一個嚴密高效規(guī)范科學藝術(shù)的教學運行體制，當然，這個體系是應該與時俱進、不斷發(fā)展和創(chuàng)新的體系。

5.形成良好的教師行為習慣，培育一種良好的系部文化，創(chuàng)造一個積極向上蓬勃發(fā)展的學習氛圍。

6.留下每位教師和學生進步發(fā)展的腳印，形成高職系部文化的歷史積淀，隨著系部檔案的長度和厚度的增加會使系部的各項工作進入一個比較理想的運行軌道，更加有效地從多方位去提高學生的綜合素質(zhì)。教師的教學工作是一項創(chuàng)造性的工作，是一種不可復制的工作，既是一種科學又是一種藝術(shù)，我們可以在總結(jié)中加以修正，并且在修正中不斷取得進步，高職院校系部檔案管理的內(nèi)容是復雜的，需要我們對其進行分門別類的管理。

四、加強系部教學檔案建立與管理的對策

1.加強檔案意識，增強服務意識，提高教學檔案的服務水平

要不斷加強教學檔案管理重要性的宣傳，增強各級檔案人員的檔案意識，提高管理水平和管理能力，提高工作質(zhì)量。充分發(fā)揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高教學檔案的服務水平。

2.建立系統(tǒng)有序的管理體制，落實院系教學檔案管理責任制

系部教學檔案管理可制定相應的教學檔案管理責任制，加強教學檔案建設組織和制定保證是必不可少的。讓所有教師都承擔一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理。

3.加強教學檔案的現(xiàn)代化和開發(fā)利用，為提高教學檔案的服務

檔案管理的最終目的是為了更好的提供利用。探索教學檔案的現(xiàn)代化管理，通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務平臺，可以建立相應的經(jīng)濟信息資源導航系統(tǒng)，重要的信息也可以下載并建立成自用的查詢工具，并不斷地定期更新、完善、跟蹤最新信息。

加強系部教學檔案管理工作是強化教學管理的需要，是深化教學改革的需要，也是提高教學質(zhì)量的需要。需要從思想上提高認識，從工作制度上加強建設，從運行管理上加強規(guī)范。探索出一套行之有效的教學檔案開發(fā)利用程序和管理手段。并不斷提高檔案管理水平和服務質(zhì)量，以便更好的發(fā)揮教學檔案的作用。為學院的教育教學改革和發(fā)展提供基礎性保證，最大化地實現(xiàn)高職院校檔案的價值。