內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)工作檔案管理系統(tǒng)初探

上饒縣煙草專賣局 鄭行華

近10年煙草行業(yè)保持較高速度增長(zhǎng)的發(fā)展證明，嚴(yán)格規(guī)范是保持行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的生命線。為此，國(guó)家局姜成康局長(zhǎng)指出，全行業(yè)要始終把嚴(yán)格規(guī)范作為保持行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的“生命線”，持之以恒地開展內(nèi)部監(jiān)管和市場(chǎng)監(jiān)督，把行業(yè)發(fā)展建立在更加嚴(yán)格規(guī)范基礎(chǔ)之上[1]。為切實(shí)解決內(nèi)管人員存在的不愿管、不敢管、不會(huì)管，工作積極性主動(dòng)性不高、執(zhí)行力不強(qiáng)以及日常監(jiān)管流于形式、機(jī)制空轉(zhuǎn)等問(wèn)題，姜成康局長(zhǎng)把探索專賣內(nèi)管委派制作為一個(gè)課題、作為一項(xiàng)任務(wù)交給專賣司。按照姜局長(zhǎng)指示，征得張輝副局長(zhǎng)同意，決定把江西省列為試點(diǎn)，進(jìn)行內(nèi)管機(jī)構(gòu)體制改革探索。

1 開展內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)工作檔案管理系統(tǒng)研究的必要性

在國(guó)家局姜成康局長(zhǎng)和張輝副局長(zhǎng)的親自部署下、親自推動(dòng)下，經(jīng)過(guò)江西省局、人事司、專賣司的共同努力，江西省形成了“垂直管理、雙重領(lǐng)導(dǎo)、相對(duì)獨(dú)立”省、市、縣三級(jí)專賣內(nèi)管委派制監(jiān)管體系。

內(nèi)管機(jī)構(gòu)改革后，特別是縣級(jí)內(nèi)管派駐組作為內(nèi)部專賣管理監(jiān)督的最基層的力量，能否有所作為在一定程度上直接關(guān)系到內(nèi)部監(jiān)管實(shí)效能否得到進(jìn)一步發(fā)揮，直接關(guān)系到內(nèi)管機(jī)構(gòu)改革試點(diǎn)工作的效果。由于內(nèi)管派駐人員分散在各地，客觀上存在上級(jí)內(nèi)管部門往往無(wú)法及時(shí)把握和掌控各內(nèi)管派駐人員工作成效的問(wèn)題。上級(jí)內(nèi)管部門通過(guò)什么途徑和方法及時(shí)掌握內(nèi)管派駐人員的實(shí)際工作情況以及監(jiān)管實(shí)效，如何強(qiáng)化對(duì)內(nèi)管派駐人員的管理，已經(jīng)成為了內(nèi)管實(shí)行委派制后必須解決的問(wèn)題。基于這一現(xiàn)實(shí)，從有利于增強(qiáng)內(nèi)管機(jī)構(gòu)改革試點(diǎn)工作效果，有利于長(zhǎng)效機(jī)制作用的發(fā)揮，有利于增強(qiáng)監(jiān)管實(shí)效等方面綜合考慮，積極開展內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)工作檔案管理系統(tǒng)研究無(wú)疑是強(qiáng)化內(nèi)管派駐人員管理的有效途徑，是真正避免內(nèi)管人員“三不一空”現(xiàn)象的有效手段，是確保內(nèi)管委派制的各項(xiàng)制度、規(guī)定、流程等要求落到實(shí)處的有效保障。

2 開展內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)工作檔案管理系統(tǒng)研究的意義

大力開發(fā)利用人員動(dòng)態(tài)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)全力關(guān)注并思考的重要問(wèn)題。開展內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)檔案管理系統(tǒng)的研究，既是專賣內(nèi)管機(jī)構(gòu)大力開發(fā)利用人員動(dòng)態(tài)檔案信息資源的一次有益探索，又是有效解決內(nèi)管人員“不敢管、不愿管、不會(huì)管和機(jī)制空轉(zhuǎn)”的“三不一空”難題的一種手段，有助于煙草專賣內(nèi)管部門建立一套選人、育人、用人、激勵(lì)人的科學(xué)規(guī)范的人力資源管理體系[2]，對(duì)推進(jìn)內(nèi)管機(jī)構(gòu)改革試點(diǎn)工作的不斷深入具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。主要體現(xiàn)在以下幾方面：

一是通過(guò)內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)檔案管理系統(tǒng)，上級(jí)內(nèi)管部門可以及時(shí)掌握內(nèi)管派駐人員的實(shí)際工作情況，為有效解決內(nèi)管人員“三不一空”難題提供了一條行之有效的途徑和方法。

二是內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)檔案管理系統(tǒng)較好地解決了上級(jí)內(nèi)管部門對(duì)內(nèi)管派駐人員實(shí)時(shí)工作評(píng)價(jià)的問(wèn)題，達(dá)到了強(qiáng)化內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)管理，促進(jìn)內(nèi)管派駐人員認(rèn)真履行內(nèi)部專賣管理監(jiān)督的職責(zé)，提高監(jiān)管實(shí)效的目的。

三是內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)檔案管理系統(tǒng)較好地解決了“垂直管理、雙重領(lǐng)導(dǎo)、相對(duì)獨(dú)立”內(nèi)管委派制實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中的內(nèi)管派駐人員的績(jī)效考核評(píng)價(jià)問(wèn)題，有助于內(nèi)部專賣管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)改革試點(diǎn)工作落到實(shí)處，有助于長(zhǎng)效機(jī)制作用的發(fā)揮，促進(jìn)各級(jí)內(nèi)部專賣管理監(jiān)督水平的不斷提升。

四是利用內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)全省內(nèi)管人員統(tǒng)一分級(jí)管理、資源共享最大化的目標(biāo)。

3 內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)工作檔案的主要內(nèi)容以及管理維護(hù)

內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)工作檔案主要用于真實(shí)記錄內(nèi)管人員基本信息、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、工作成效、考核結(jié)果等情況，是內(nèi)管人員薪酬調(diào)整、選拔任用、淘汰的重要依據(jù)。為規(guī)范內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)工作檔案的管理，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，有必要形成《內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)檔案管理辦法》，對(duì)動(dòng)態(tài)檔案的內(nèi)容、檔案管理、檔案的利用、信息化管理等進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定。

為便于操作，內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)檔案采取表格和資料相結(jié)合的建檔形式，由個(gè)人信息、考核評(píng)價(jià)、人員崗位變動(dòng)、工作成效及相關(guān)資料五部分組成。主要內(nèi)容如下：(1)個(gè)人基本信息，主要內(nèi)容為姓名、出生年月、籍貫、學(xué)歷、政治面貌、技術(shù)職稱、技能等級(jí)、工作簡(jiǎn)歷、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考試、學(xué)術(shù)交流、主要工作業(yè)績(jī)等；(2)考核評(píng)價(jià)，主要包括日?？己?、定期考核、不定期考核、上級(jí)內(nèi)管部門以及屬地單位評(píng)價(jià)意見等；(3)人事變動(dòng)記錄等；(4)工作成效，主要包括在對(duì)“兩煙” 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)施監(jiān)管過(guò)程中，是否堅(jiān)持原則，大膽監(jiān)管，在線索發(fā)現(xiàn)，問(wèn)題查找，調(diào)查核實(shí)等監(jiān)管工作中的成效；(5)相關(guān)的證書復(fù)印件、考核通報(bào)、獎(jiǎng)懲文件、工作創(chuàng)新、合理化建議、學(xué)術(shù)論文等文本資料。

內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)檔案實(shí)行分級(jí)維護(hù)、專人負(fù)責(zé)的管理模式。省局內(nèi)管處負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)內(nèi)管人員及地市派駐辦負(fù)責(zé)人動(dòng)態(tài)檔案的管理和維護(hù)；地市派駐辦負(fù)責(zé)本級(jí)內(nèi)管人員以及下屬縣局派駐組內(nèi)管人員的管理和維護(hù)。

檔案的查閱權(quán)限：省局內(nèi)管處可以查閱全省內(nèi)管人員的工作檔案；地市派駐辦負(fù)責(zé)人可以查閱全市內(nèi)管人員的工作檔案。其他部門因工作需要查看內(nèi)管人員工作檔案，必須得到派駐辦主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。內(nèi)管人員如果需要查閱本人權(quán)限以外的內(nèi)容，必須在征得內(nèi)管部門主要負(fù)責(zé)人同意的情況下，方可查閱。

內(nèi)管人員的考核評(píng)價(jià)由上級(jí)內(nèi)管部門和派駐單位分別進(jìn)行，工作業(yè)績(jī)由上級(jí)內(nèi)管部門負(fù)責(zé)考核評(píng)價(jià)，日常管理由派駐單位進(jìn)行考核，采取百分制，前者占80%、后者占20%，充分體現(xiàn)了以上級(jí)管理為主的“垂直管理、雙重領(lǐng)導(dǎo)、相對(duì)獨(dú)立”的內(nèi)管機(jī)構(gòu)改革的基本原則。

4 內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)工作檔案的信息化支撐體系

信息技術(shù)是人類認(rèn)識(shí)世界和改造世界最強(qiáng)大的武器[3]。為大力開發(fā)內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)檔案信息資源，提高管理效率，可以由軟件公司提供技術(shù)支撐，通過(guò)升級(jí)現(xiàn)有的內(nèi)管信息系統(tǒng)來(lái)加以實(shí)現(xiàn)。

軟件系統(tǒng)主要由個(gè)人信息維護(hù)、檔案管理、人員考核管理、綜合查詢四個(gè)模塊組成(檔案管理、人員考核管理兩個(gè)模塊必須進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán))。

該系統(tǒng)上線之后，原有的紙質(zhì)人員檔案將轉(zhuǎn)換成電子信息永久保存，借助信息化手段，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)全省內(nèi)管人員的統(tǒng)一分級(jí)管理、資源共享最大化的目標(biāo)。極大地減輕了人員檔案信息收集的工作量，縮短了人員檔案信息傳遞時(shí)間和傳遞次數(shù)；既有效降低了數(shù)據(jù)保管和查找的難度，又能夠極大地節(jié)約成本，提高工作效率。并且通過(guò)設(shè)置考核指標(biāo)，上級(jí)內(nèi)管部門可以對(duì)內(nèi)管人員進(jìn)行定期和不定期的考核，為正確評(píng)價(jià)員工的工作成效提供有效的信息化手段，能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)管人員考核評(píng)價(jià)的客觀公平，提高人員工作積極性。

5 結(jié)語(yǔ)

以內(nèi)管派駐人員動(dòng)態(tài)工作檔案為載體，以信息化管理為手段，通過(guò)對(duì)內(nèi)管人員科學(xué)、合理的實(shí)時(shí)評(píng)價(jià)，較好地解決了上級(jí)內(nèi)管部門對(duì)派駐人員的實(shí)時(shí)管理問(wèn)題，為有效避免內(nèi)管人員“三不一空”現(xiàn)象的發(fā)生提供了一條行之有效的途徑和方法，從而達(dá)到強(qiáng)化內(nèi)管人員動(dòng)態(tài)管理，促進(jìn)內(nèi)管人員認(rèn)真履行內(nèi)部專賣管理監(jiān)督的職責(zé)，不斷提升“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)的規(guī)范經(jīng)營(yíng)水平，有助于實(shí)現(xiàn)全省內(nèi)管人員的統(tǒng)一分級(jí)管理、資源共享最大化的目標(biāo)，有助于深入推進(jìn)內(nèi)管委派制改革，促進(jìn)“卷煙上水平”。

[1]姜成康.全面推進(jìn)“卷煙上水平”努力促進(jìn)行業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、共同發(fā)展[J].中國(guó)煙草,2012(3).

[2]畢長(zhǎng)敏主編.煙草流通企業(yè)戰(zhàn)略與管理[M].東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社,2004.

[3]李達(dá)順,廖德文,李以章.現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)概論[M].江西科學(xué)技術(shù)出版社,1986.