對檔案館應(yīng)急機(jī)制建設(shè)的分析

張偉城

（廣東實(shí)驗(yàn)中學(xué) 廣東 廣州 510055）

一、背景綜述

突發(fā)事件大多是人命關(guān)天或?qū)θ藗兩詈徒?jīng)濟(jì)建設(shè)工作造成重大影響的事件。不少發(fā)達(dá)國家都有《緊急狀態(tài)法》，對如何應(yīng)對突發(fā)事件作出明確的規(guī)定。

2003 年SARS爆發(fā)，給國人帶來了對突發(fā)事件的切身體會，SARS事件的出現(xiàn)，凸現(xiàn)了我國在突發(fā)事件應(yīng)急機(jī)制方面的制度缺失，也給我們一個啟示:檔案館作為一個為公眾提供文獻(xiàn)信息服務(wù)的機(jī)構(gòu)，應(yīng)提高公共服務(wù)和社會管理水平，要加強(qiáng)行業(yè)安全管理工作，為此，也應(yīng)建立突發(fā)事件應(yīng)急機(jī)制，以保證讀者和國家財產(chǎn)的安全。

檔案館作為一個為保管檔案載體，提供信息服務(wù)的公共機(jī)構(gòu)，建立突發(fā)事件應(yīng)急機(jī)制，就是把加強(qiáng)行業(yè)安全管理，提高公眾服務(wù)水平，應(yīng)對突發(fā)事件納入法治的軌道，以建章立制的形式，將檔案館有可能遇到或出現(xiàn)的突發(fā)事件告知工作人員。對工作人員進(jìn)行有關(guān)處理突發(fā)事件的教育，增強(qiáng)群體防范意識、明確工作責(zé)任。消除檔案館里人員在突發(fā)事件發(fā)生的恐慌心理，提高科學(xué)、理智、迅速地處理各種突發(fā)事件和復(fù)雜局面的能力。并在突發(fā)事件的處理與善后過程中，依據(jù)突發(fā)事件應(yīng)急機(jī)制的有關(guān)規(guī)定檢查、評價有關(guān)工作和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

二、檔案館應(yīng)急機(jī)制建設(shè)現(xiàn)狀及其意義

2007 年某市市政園林局檔案室發(fā)生墻內(nèi)自來水管爆裂，導(dǎo)致檔案室受淹的突發(fā)事件。事件發(fā)生后，檔案工作人員由于缺乏科學(xué)的應(yīng)急預(yù)案指導(dǎo)，未能及時采取得當(dāng)?shù)膿尵却胧?，致使該市?0世紀(jì)50年代至今保存的各類檔案遭受不同程度的損毀。從這個個案可見，我國檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)急機(jī)制建設(shè)存在不足，檔案應(yīng)急機(jī)制普及面窄，人員實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)不足，難以應(yīng)付突發(fā)事件，建立健全檔案應(yīng)急機(jī)制具有重要意義。

（一）檔案館應(yīng)急機(jī)制建設(shè)存在的不足

1.檔案防災(zāi)意識不強(qiáng)，預(yù)防范圍狹窄。近些年，新建的檔案館，抗自然災(zāi)害的能力比較強(qiáng)，這難免使一些人滋長麻痹大意思想，也淡化了檔案部門對應(yīng)對重大突發(fā)事件的研究，在一些突發(fā)事件面前，不是措手不及，就是束手無策，給檔案造成不應(yīng)有的損失。隨著電子文件的廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，檔案應(yīng)急管理的范圍不斷擴(kuò)大。但是，目前檔案防災(zāi)主要內(nèi)容還一直停留在“八防”上。對于新載體的安全保管、檔案數(shù)據(jù)庫的維護(hù)，研究得不深入；檔案信息網(wǎng)站建設(shè)防范措施并不十分嚴(yán)謹(jǐn)，從這一個個側(cè)面就不難看出檔案部門對重大突發(fā)事件估計(jì)不足。

2.檔案部門間橫向聯(lián)系不緊。檔案部門應(yīng)對重大突發(fā)事件不能僅限于自身的力量，必須與相關(guān)部門聯(lián)手進(jìn)行。但是，多年來檔案部門缺乏同專業(yè)部門的溝通和配合。假如檔案館發(fā)生火災(zāi)，消防部門不清楚檔案館的建筑構(gòu)造和檔案分布情況，在滅火過程中可能對檔案造成不必要的損毀。檔案部門加強(qiáng)與消防部門聯(lián)系，讓消防官兵了解檔案館房的結(jié)構(gòu)、檔案的門類、檔案的分布，共同制定消防措施，必將達(dá)到事半功倍的效果。

3.檔案館防災(zāi)應(yīng)急技術(shù)設(shè)備落后，檔案管理人員缺乏防災(zāi)實(shí)戰(zhàn)演練的經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)前，檔案部門普遍存在投入少、資金缺、技術(shù)落后、設(shè)備陳舊的問題。且不說在重大突發(fā)事件來臨時難以迅速轉(zhuǎn)移檔案，就是必要的日常管理設(shè)施也難以完備，更不能奢望及時采用先進(jìn)技術(shù)。這具體表現(xiàn)為不能按時足量更換和配備消防器材，防盜、防火自動監(jiān)控系統(tǒng)的安裝覆蓋率更是低下。近些年，常見檔案部門組織開展諸如防火等演習(xí)，但是實(shí)際效果并不理想。緊急關(guān)頭不會使用消防器材，打不開庫房、卷柜門，找不到電源開關(guān)和聯(lián)系電話的現(xiàn)象時有發(fā)生。這說明很多演習(xí)只注重了形式和過程，沒有注重實(shí)踐和對檔案人員心理素質(zhì)的磨煉，也說明檔案部門還沒有完備的行之有效的應(yīng)急措施。

（二）建立檔案館防災(zāi)應(yīng)急機(jī)制的意義

突發(fā)事件的發(fā)生除其具有突發(fā)性外，往往還具有不確定性、不可預(yù)料性以及不可抗拒性，由此產(chǎn)生的災(zāi)害將直接危及檔案的安全，還將直接關(guān)系到國家安全和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的大局，更關(guān)系到人民群眾的生活和生命財產(chǎn)的安全。因此，檔案館要結(jié)合自身實(shí)際情況，建立健全檔案館安全應(yīng)急處置預(yù)案，形成“橫向到邊，縱向到底”的預(yù)案體系，完善安全監(jiān)督和管理的工作機(jī)制，增強(qiáng)檔案工作者的防災(zāi)意識，提高應(yīng)急反映、協(xié)調(diào)配合和有效處置突發(fā)事件的能力，做到常備不懈，隨時準(zhǔn)備應(yīng)對可能發(fā)生的各類突發(fā)事件，有效避免、防止和減少危害檔案安全事件的發(fā)生，確保館藏檔案的安全。

三、如何建立檔案館安全應(yīng)急機(jī)制

（一）檔案館安全現(xiàn)狀評估體系

檔案館安全現(xiàn)狀評價，就是通過對檔案館服務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行現(xiàn)狀及安全管理情況的調(diào)查分析，進(jìn)行危險、有害的因素識別，并做出危險、有害因素危害程度的評價。通過該評價，可以找出檔案館日常管理存在的危險、有害因素并確定危險程度，提出合理可行的安全對策措施及建議。

檔案館安全現(xiàn)狀評價涉及館藏資源、管道系統(tǒng)、安全防護(hù)、建筑物結(jié)構(gòu)和相關(guān)配套輔助設(shè)施及管理制度等方面內(nèi)容，評價其是否符合安全規(guī)范要求。安全現(xiàn)狀評價的內(nèi)容包括：（1）危險、有害因素辨識；（2）采用科學(xué)合理的安全評價方法對危險、有害的因素進(jìn)行評估；（3）對發(fā)現(xiàn)的事故隱患，根據(jù)量化的安全狀態(tài)參數(shù)值，進(jìn)行整改優(yōu)先度排序；（4）提出安全對策和建議。

檔案館安全現(xiàn)狀評價的工作程序應(yīng)該包括：（1）確定安全現(xiàn)狀評價范圍。（2）通過對檔案館管理流程進(jìn)行詳細(xì)分析，辨析可能存在的危險、有害因素及其分布，并根據(jù)評價對象的特點(diǎn)，選擇合適的安全評價方法。（3）科學(xué)、合理地分析安全評價。通過查閱相關(guān)資料、現(xiàn)場檢測及與檔案館工作人員座談，對每一安全評價對象進(jìn)行分析，對其可能存在的危險、有害因素進(jìn)行分析評價。（4）確定評價結(jié)論，并完成安全現(xiàn)狀評價報告。

檔案館安全現(xiàn)狀評價要有重點(diǎn)、有步驟進(jìn)行。重點(diǎn)對安全管理制度、安全管理組織、檔案館主體、安全防護(hù)設(shè)施等內(nèi)容，運(yùn)用選定的分析方法對存在的危險、有害因素和事故隱患逐一分析，確定事故隱患部位、預(yù)測發(fā)生事故的嚴(yán)重后果，同時進(jìn)行風(fēng)險排序，結(jié)合現(xiàn)場調(diào)查結(jié)果以及同類事故案例分析其發(fā)生的原因和概率，模擬發(fā)生災(zāi)害性事故時的破壞程度和嚴(yán)重后果，為制定相應(yīng)的事故隱患整改計(jì)劃、安全管理制度和事故應(yīng)急救援預(yù)案提供數(shù)據(jù)。

檔案館安全管理制度應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)評價：該館在安全管理方面是否有主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人和安全管理人員，是否建立健全崗位安全責(zé)任制；是否建立安全教育、培訓(xùn)制度；在重要場所是否有防火、防水、防潮、防高溫等警示標(biāo)志；是否建立了安全檢查、事故調(diào)查處理、獎懲等規(guī)章制度；是否建立健全事故應(yīng)急救援預(yù)案等具體評價內(nèi)容有：（1）安全責(zé)任制的人員構(gòu)成；（2）安全責(zé)任制的公示形式；（3）事故應(yīng)急救援預(yù)案的可行性；（4）主要負(fù)責(zé)人、安全管理人員的安全知識和管理能力培訓(xùn)、考核辦法的規(guī)范性；（5）警示標(biāo)志的規(guī)范性和完整性。

安全管理組織評價主要包括員工的安全培訓(xùn)、安全警示標(biāo)識設(shè)置、事故應(yīng)急救援預(yù)案的設(shè)計(jì)與演練等內(nèi)容。檢查并評價圖書館是否采取辦培訓(xùn)班、專題講座、安全技能等訓(xùn)練等形式，進(jìn)行安全知識和安全技能的培訓(xùn)，以不斷提高檔案館工作人員的安全意識和避險組織及自救自護(hù)能力。安全警示標(biāo)識有提示和警示作用，在重要、危險場所需配有易于理解的警告或提示。事故應(yīng)急救援機(jī)制是針對最可能發(fā)生的事故專門設(shè)計(jì)的應(yīng)急救援措施，包括主要救援機(jī)構(gòu)和人員的配備、館內(nèi)應(yīng)急資源的配備、其他救援資源的調(diào)節(jié)和協(xié)調(diào)等。通過演練，可以提高事故處理的正確性和救援效率，最大限度降低事故損失。

檔案館主體的安全現(xiàn)狀評價包括整體布局、周邊環(huán)境、檔案館建筑結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、館內(nèi)設(shè)備設(shè)施和資源存儲情況等，要重點(diǎn)注意檔案館在防火、承重能力和安全通道等方面存在的安全隱患。在評價時要全面考慮，既評價設(shè)備本體安全，又評價輔助設(shè)施的安全，以及防護(hù)設(shè)施的完備情況。網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)不完善，也容易受到外部人員的網(wǎng)絡(luò)攻擊，網(wǎng)絡(luò)安全現(xiàn)狀評價也要內(nèi)如評價范疇。

安全防護(hù)設(shè)施重點(diǎn)評價防火防潮防光設(shè)施、安全通道和公共衛(wèi)生三個方面。防火設(shè)備及裝備的規(guī)范性、完備性程度對于預(yù)防和控制火災(zāi)起著重要的作用，防潮防光設(shè)備有利于檔案長期和完好保存，均應(yīng)引起重視；安全通道評價要充分考慮人員疏散和合理設(shè)計(jì)，還應(yīng)對市內(nèi)設(shè)施布局的通道進(jìn)行評定；公共衛(wèi)生方面，長期保存和通風(fēng)較少的檔案文獻(xiàn)一般帶有可傳染性的病菌，檔案館應(yīng)采取相應(yīng)的殺毒消菌措施。

檔案館應(yīng)當(dāng)依據(jù)安全評價報告編制事故隱患整改方案和實(shí)施計(jì)劃，完成安全評價報告，并根據(jù)報告結(jié)果，提出消除安全隱患的建議和措施。

安全現(xiàn)狀評價報告，建議參照如下所示的主要內(nèi)容。

（1）前言

（2）目錄

（3）評價項(xiàng)目概述

a評價項(xiàng)目概況；

b評價范圍；

c評價依據(jù)。

（4）評價程序和評價方法

a評價程序；

b評價方法。

（5）危險、有害因素分析

（6）事故原因分析

（7）對策措施與建議

（8）評價結(jié)論

（二）檔案館防災(zāi)應(yīng)急和搶救機(jī)制

檔案館防災(zāi)應(yīng)急和搶救機(jī)制是檔案保存機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)為消除潛在的危險和將預(yù)料之外的災(zāi)害的破壞性影響減少到最低程度而制定的一系列成系統(tǒng)的應(yīng)對方案，包括對災(zāi)害的預(yù)防和準(zhǔn)備措施、災(zāi)害發(fā)生后的響應(yīng)機(jī)制和步驟、災(zāi)害過后的恢復(fù)措施以及在這些過程中的人員配備、權(quán)責(zé)劃分等。有四個基本要素:(1)預(yù)防。對災(zāi)害要防患于未然，根據(jù)實(shí)踐利用科學(xué)知識合理設(shè)想未來可能會發(fā)生的災(zāi)害，扼殺現(xiàn)實(shí)中可能引發(fā)災(zāi)害的苗頭;(2)準(zhǔn)備。對災(zāi)害要未雨綢繆，在災(zāi)害發(fā)生之前就做出響應(yīng)和恢復(fù)計(jì)劃，對人員進(jìn)行災(zāi)害處理的培訓(xùn)，儲備必要的資源和技能;(3)反應(yīng)。在災(zāi)害情境出現(xiàn)時，相關(guān)人員要及時出擊，在有限的時間內(nèi)盡可能多地?fù)尵热藛T和重要的物資，遏制災(zāi)害事件的擴(kuò)大;(4)恢復(fù)。災(zāi)害過后，運(yùn)用資源、人力進(jìn)行恢復(fù)和重建工作，將災(zāi)害的損失最小化。

檔案館防災(zāi)應(yīng)急和搶救機(jī)制是檔案館處理災(zāi)害過程中的行動綱領(lǐng)，是加強(qiáng)人員安全和檔案保護(hù)的工具。它由三個特點(diǎn)：(1)全面系統(tǒng)性。應(yīng)急預(yù)案對上級與下級、人員與物資、自身與外部、平時與“戰(zhàn)時”、庫房與外部環(huán)境等方方面面的關(guān)系做出規(guī)定;(2)簡明、易于操作。災(zāi)害不會留給人們思考的時間，人們必須在最短的時間內(nèi)依據(jù)應(yīng)急預(yù)案的規(guī)定做出正確的判斷和決策;(3)靈活機(jī)動性。無論是自然災(zāi)害還是人為災(zāi)害，其規(guī)模、程度都具有不確定性，其過程中的偶然因素更是讓人們始料不及。這就要求檔案人員在災(zāi)害過程中發(fā)揮主觀能動性，按照應(yīng)急預(yù)案確定的原則，果斷處置。

制定、預(yù)演、完善是防災(zāi)應(yīng)急和搶救機(jī)制的三個不同的方面，三者作為一個有機(jī)聯(lián)系的整體，相互影響。

按照對災(zāi)害的處理程序，防災(zāi)應(yīng)急和搶救機(jī)制的制定主要由以下幾部分:(1)總則。包括應(yīng)急預(yù)案針對的可能出現(xiàn)的災(zāi)害和應(yīng)急預(yù)案的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及職責(zé);(2)保障人員安全的措施;(3)災(zāi)害發(fā)生后的響應(yīng)機(jī)制和步驟;(4)對不同災(zāi)害的具體應(yīng)急措施;(5)如何開展恢復(fù)工作;(6)附錄。包括檔案館的平面圖、人員疏散方案、工作人員分組名單、檔案館及相關(guān)單位的電話表、搶救出檔案的排列順序、現(xiàn)有應(yīng)對災(zāi)害的補(bǔ)給品等。預(yù)案要求檔案人員具有足夠的經(jīng)驗(yàn)和技能，所以，預(yù)演是必不可少的。日常演練實(shí)際上是通過對突發(fā)事件的動態(tài)模擬，使指揮人員與執(zhí)行人員獲得練習(xí)的機(jī)會，從而降低突發(fā)事件決策的難度和風(fēng)險，減少行動上的失誤。進(jìn)行演練正是要幫助檔案人員和搶險人員熟悉該機(jī)制的工作要求和程序，保證他們對救災(zāi)設(shè)備、物資能夠熟練地操作和運(yùn)用，在培養(yǎng)良好技術(shù)素質(zhì)的同時，鍛煉良好的心理素質(zhì)。

檔案館防災(zāi)應(yīng)急和搶救機(jī)制應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況的變化及時更新。如果機(jī)構(gòu)人員、重點(diǎn)部位、物資裝備、檔案存址等情況發(fā)生變化而不能及時調(diào)整，將不可避免地造成機(jī)制低效，甚至失效。此外，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的制定、修改和完善，以及應(yīng)急處置和演練過程中發(fā)現(xiàn)的問題和出現(xiàn)的新情況，檔案防災(zāi)應(yīng)急和搶救機(jī)制也應(yīng)及時修訂。

四、結(jié)束語

檔案館是長期保管檔案的機(jī)構(gòu)。我們應(yīng)居安思危，從重視檔案的價值出發(fā)，將安全管理放在首位。開展檔案館應(yīng)急機(jī)制建設(shè)，及時發(fā)現(xiàn)危害檔案安全的因素，建立各項(xiàng)安全管理制度，提高檔案工作人員的安全知識和技能，最大限度減少各種事故的發(fā)生，降低檔案損失。

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