淺談企業(yè)關(guān)聯(lián)方交易的疏漏和控制

朱 靜

自20世紀(jì)90年代以來，隨著世界經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，科技技術(shù)方法的進(jìn)步和不斷發(fā)生的資產(chǎn)重組，關(guān)聯(lián)方之間進(jìn)行交易已成為公司提高業(yè)績(jī)和交流管理手段的途徑之一。因?yàn)樵陉P(guān)聯(lián)方之間進(jìn)行交易可以有效地降低相關(guān)成本，有利于提高整個(gè)集團(tuán)的利潤(rùn)。然而我國(guó)很多公司在進(jìn)行關(guān)聯(lián)方交易時(shí)或多或少會(huì)產(chǎn)生一些問題，這些問題會(huì)直接影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。本文以一家從事服裝生產(chǎn)與銷售的集團(tuán)公司為例，研究分析其在關(guān)聯(lián)方交易中產(chǎn)生的問題。

一、企業(yè)關(guān)聯(lián)方在交易過程中產(chǎn)生的問題

（一）公司簡(jiǎn)介

J公司是一家典型的具有關(guān)聯(lián)方交易的集團(tuán)公司，有A、T、M三家公司隸屬于J公司旗下，均為獨(dú)立法人。J公司作為總公司，主要負(fù)責(zé)外幣貿(mào)易業(yè)務(wù)，A公司屬于實(shí)體兼貿(mào)易型企業(yè)，主要負(fù)責(zé)服裝的生產(chǎn)加工，兼營(yíng)銷售業(yè)務(wù)，即經(jīng)常需要大量購(gòu)買原材料，其下另外設(shè)立了加工廠B公司；T、M公司屬于貿(mào)易公司，主要負(fù)責(zé)銷售A公司生產(chǎn)出來的成品，而M公司業(yè)務(wù)量相對(duì)較少，主要負(fù)責(zé)面向進(jìn)出口，至于T公司則是主要負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)的成品銷售，可見T公司是A公司的主要資金回收方，所以A公司相對(duì)于對(duì)M公司來說，與T公司的關(guān)聯(lián)方業(yè)務(wù)相對(duì)較多。

（二）企業(yè)關(guān)聯(lián)方交易存在的問題

對(duì)于J集團(tuán)來說，各關(guān)聯(lián)方之間由于業(yè)務(wù)關(guān)系，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生關(guān)聯(lián)方交易。雖然，關(guān)聯(lián)方之間的交易對(duì)集團(tuán)來說，節(jié)約了大量的交易成本，但是，也產(chǎn)生了不少問題。根據(jù)所了解的情況，具體如下：

1.A公司跨賬期占用T公司一筆資金

A公司與T公司之間曾經(jīng)發(fā)生一筆業(yè)務(wù)往來，出現(xiàn)了如下的情況：

2011年12月15日A公司在償還Y公司前期購(gòu)買的材料款，共計(jì)650萬(wàn)元時(shí)，發(fā)現(xiàn)賬戶上僅剩500萬(wàn)元，余額不足，由于T公司是A公司的關(guān)聯(lián)方，所以T公司出納組付款人員在上司的同意下從T公司的賬戶上將A公司所缺資金150萬(wàn)元?jiǎng)澽D(zhuǎn)到了其賬上，從而形成了A公司欠T公司150萬(wàn)元。在A公司看來，該筆款項(xiàng)由于是從關(guān)聯(lián)方T公司借過來的，所以歸還期限也就可以不用按照A公司的賬期，即45天到期時(shí)進(jìn)行歸還，導(dǎo)致A公司占用T公司150萬(wàn)資金長(zhǎng)達(dá)六個(gè)月之久。

圖3 A公司向T公司借款付Y公司款項(xiàng)流程圖

2.債權(quán)債務(wù)人記錄不明確

由于A公司接受委托付款，在這一流程中出現(xiàn)了如下情況：

2012年1月20日，B公司向A公司申請(qǐng)一筆款項(xiàng)。B公司在郵件中列示：“由于本公司向Y公司購(gòu)買原料，需帶款提貨234萬(wàn)，望A公司將該筆款項(xiàng)轉(zhuǎn)賬至對(duì)方單位賬戶中。加急!”收件人是A公司的財(cái)務(wù)總監(jiān)，A公司財(cái)務(wù)總監(jiān)看到該郵件后，立刻撥通B公司負(fù)責(zé)人電話以證實(shí)該項(xiàng)情況是否屬實(shí)。經(jīng)過證實(shí)，遂通知A公司出納組組長(zhǎng)劃款予Y公司。

A公司財(cái)務(wù)記賬人員憑借相關(guān)付款憑證入賬之后，在期末對(duì)賬時(shí)出現(xiàn)了如下的賬簿記錄：

如上表一、表二所示，A公司與B公司相關(guān)的債權(quán)債務(wù)賬簿記錄是錯(cuò)誤的，即本來應(yīng)該是B公司委托A公司支付B公司自己購(gòu)買Y公司的材料款，即B公司所欠的是A公司的賬款，卻被記錄成了B公司仍欠Y公司的材料款，而A公司是對(duì)B公司具有的債權(quán)，卻使得債務(wù)人變成了Y。

3.合同未如期履行

B公司給A公司進(jìn)行加工業(yè)務(wù)，在進(jìn)行加工勞務(wù)之前，A公司與B公司簽訂了加工合同，合同中列明：

在加工過程中，A公司提供全部所需原料的20%，剩余部分由B公司自己購(gòu)買，自合同訂立之日即2012年3月20日提供上述原料，加工期間45天，即2012年5月2日到期，B公司需上交完成6萬(wàn)件成品（允許次品率千分之一），合同自2012年3月20日起生效。

表一 A公司預(yù)付賬款——Y賬戶

表二 B公司應(yīng)付賬款——Y賬戶

就合同條款而言，在5月2日就應(yīng)該交付的貨物經(jīng)查證，時(shí)至5月下旬，仍未按照合同履行，而該項(xiàng)合同也未派人專門監(jiān)督。

二、解決J集團(tuán)相關(guān)內(nèi)部控制問題的思路

綜上所述，由于公司在運(yùn)營(yíng)過程中內(nèi)部控制存在的缺陷，導(dǎo)致公司在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生了一系列的缺失情況，所以公司需要按照一定的規(guī)范執(zhí)行操作，即過程控制與監(jiān)督是十分重要的，只有把握好關(guān)聯(lián)方在交易過程中規(guī)避不必要的疏漏，才能在最大范圍內(nèi)避免不必要的損失。

（一）增強(qiáng)資金管理意識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃集團(tuán)內(nèi)資金流動(dòng)

J集團(tuán)應(yīng)樹立資金統(tǒng)一管理的觀念，不管是單一企業(yè)還是集團(tuán)企業(yè)，在當(dāng)前形勢(shì)下，要對(duì)資金進(jìn)行統(tǒng)一管理，規(guī)劃使用。樹立現(xiàn)金流量的觀念，在財(cái)務(wù)管理的具體工作中，為管理人員提供現(xiàn)金流量的信息，除年終提供的現(xiàn)金流量表之外，在日常工作中可根據(jù)不同情況，編制現(xiàn)金流計(jì)劃，以及短期現(xiàn)金流量預(yù)測(cè)報(bào)告和長(zhǎng)期現(xiàn)金流量報(bào)告。要加強(qiáng)現(xiàn)金流量的控制和分析，嚴(yán)格控制現(xiàn)金流入和流出，保證企業(yè)始終具備支付能力和償債能力。

在實(shí)際運(yùn)行過程中，就J集團(tuán)內(nèi)部關(guān)聯(lián)方A公司與B公司而言，A公司需要將銷售給T公司貨物的單價(jià)適當(dāng)提高，使得資金回收量增大，A公司在與T公司進(jìn)行交易時(shí)，還需要把握雙方約定的賬期，由于A公司的資金需要量大，且賬期與第三方約定是45天，而與T公司約定的是60天，導(dǎo)致A公司不能及時(shí)回收資金，不能及時(shí)將所欠貨款歸還于供應(yīng)商，所以A公司與B公司在進(jìn)行內(nèi)部銷售時(shí)，需要約定賬期為小于或等于45天，不能在賬期之外再將資金回收，否則會(huì)導(dǎo)致A公司資金供應(yīng)鏈斷裂，供應(yīng)商不肯提供原材料而最終導(dǎo)致企業(yè)停產(chǎn)。若是A公司在經(jīng)營(yíng)過程中仍然出現(xiàn)需要向T公司借款的情況，則需要及時(shí)歸還所借賬款。

（二）建立執(zhí)行監(jiān)督制度，強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)督

企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期組織相關(guān)人員對(duì)關(guān)聯(lián)方交易是否按照合同執(zhí)行的情況進(jìn)行審核、分析，糾正其存在的問題。提出更為完善的改進(jìn)意見和建議，報(bào)經(jīng)分管財(cái)務(wù)工作的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核后的關(guān)聯(lián)方交易的合同執(zhí)行情況，編制關(guān)聯(lián)方交易進(jìn)度明細(xì)表。關(guān)聯(lián)方交易進(jìn)度明細(xì)表則至少每季度編制一次，并報(bào)送企業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)處進(jìn)行審核。企業(yè)同時(shí)需要加強(qiáng)內(nèi)部管理，對(duì)合同事前審批、事中執(zhí)行、事后評(píng)價(jià)，進(jìn)行嚴(yán)格地監(jiān)控與分析。增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的采購(gòu)、銷售、庫(kù)存等各風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)資金使用情況進(jìn)行認(rèn)真梳理，實(shí)時(shí)監(jiān)控可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，有效應(yīng)對(duì)，將風(fēng)險(xiǎn)控制在最低。其次，積極開展內(nèi)部審計(jì)，前移監(jiān)督關(guān)口。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)是嚴(yán)格監(jiān)督、考核企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理的重要環(huán)節(jié)，是強(qiáng)化監(jiān)督約束機(jī)制、使預(yù)算取得實(shí)效的保障。健全內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督考核制度，保證企業(yè)財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠。變過去的“事后監(jiān)督”為事前、事中監(jiān)督和適時(shí)監(jiān)督，圍繞企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和年度預(yù)算，對(duì)公司資金流向、財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)等情況實(shí)施全過程的跟蹤和監(jiān)控，定期檢查，及時(shí)反饋，防微杜漸，確保預(yù)算的嚴(yán)肅性和企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的如期實(shí)現(xiàn)。通過以上兩方面的努力保證企業(yè)資金安全和完整。

而J集團(tuán)對(duì)于關(guān)聯(lián)方交易合同的執(zhí)行控制則主要表現(xiàn)在對(duì)關(guān)聯(lián)方之間簽訂合同的履行并未進(jìn)行監(jiān)督。所以就J集團(tuán)合同未完整履行的行為，J集團(tuán)應(yīng)該在各關(guān)聯(lián)方之間建立健全以項(xiàng)目部門為起點(diǎn)的信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步明確項(xiàng)目經(jīng)理是企業(yè)執(zhí)行合同的責(zé)任人，同時(shí)也是匯報(bào)合同執(zhí)行情況的負(fù)責(zé)人，合同執(zhí)行情況要以實(shí)際情況按月匯報(bào)，建立合同基礎(chǔ)資料、執(zhí)行情況的交接以及統(tǒng)計(jì)分析制度，以期根據(jù)關(guān)聯(lián)方之間的實(shí)際情況及時(shí)做出更改，避免出現(xiàn)違約等不必要的損失。

企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)定期將關(guān)聯(lián)方交易進(jìn)度明細(xì)表提交內(nèi)控等相關(guān)部門審閱，內(nèi)控等相關(guān)部門對(duì)重大關(guān)聯(lián)方交易的異議事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)報(bào)管理層審議并進(jìn)行及時(shí)處理。同時(shí)指定專項(xiàng)人員進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，以期做到專人專項(xiàng)專管，保證合同定時(shí)定質(zhì)定量的完整執(zhí)行。就關(guān)聯(lián)方而言經(jīng)常出現(xiàn)的委托付款事項(xiàng)，集團(tuán)編制相關(guān)預(yù)算財(cái)務(wù)預(yù)算，財(cái)務(wù)預(yù)算是指在企業(yè)未來一定時(shí)期內(nèi)將各種可能會(huì)出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)交易事項(xiàng)以貨幣的形式表現(xiàn)出來，子公司則需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上報(bào)該公司所需預(yù)算，由上級(jí)審核其支付額度，再下發(fā)給各子公司，若是出現(xiàn)其中一方預(yù)算不足的情況，可以向集團(tuán)申請(qǐng)?jiān)黾宇~度，也可以適當(dāng)從關(guān)聯(lián)方申請(qǐng)調(diào)撥款項(xiàng)。

而就J集團(tuán)內(nèi)部出現(xiàn)的委托付款手續(xù)不完整而言，則應(yīng)該在J集團(tuán)財(cái)務(wù)部門內(nèi)部成立預(yù)算執(zhí)行小組，須獨(dú)立于往來組和出納組，其職責(zé)在于審核監(jiān)督J集團(tuán)內(nèi)部關(guān)聯(lián)方往來的預(yù)算執(zhí)行情況，參照J(rèn)集團(tuán)付款申請(qǐng)流程，針對(duì)關(guān)聯(lián)方的預(yù)算支出申請(qǐng)給予審核，審核時(shí)，對(duì)關(guān)聯(lián)方提交的書面委托等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸納，確保其完整性，再將審核無誤的預(yù)算提交至出納組，之后由出納組進(jìn)行款項(xiàng)的劃撥。

關(guān)聯(lián)方在編制企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)需要，對(duì)企業(yè)一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)規(guī)劃進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，在行文中提到的“加急付款申請(qǐng)”應(yīng)當(dāng)盡量避免出現(xiàn)，在合理的情況下仍然發(fā)生的此類事件，預(yù)算執(zhí)行小組也需要對(duì)其執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督，勿必出現(xiàn)漏交相關(guān)書面資料的事情。