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      如何做好高校檔案管理工作

      2012-04-29 00:00:00韓雪梅
      學(xué)園 2012年2期

      【摘 要】高校檔案在高校人才培養(yǎng)和科學(xué)研究等領(lǐng)域發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用。然而,傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實(shí)需求。高校檔案是高等院?;顒拥闹苯佑涗?,檔案和檔案管理對于高校發(fā)展來說意義重要。隨著社會主義建設(shè)的不斷發(fā)展,高校對檔案管理的要求也越來越高,對檔案管理的信息化程度也有更高要求,然而,我國的高校檔案管理工作仍存在著諸多問題,本文針對這些問題和不足,提出了改進(jìn)的建議和措施。

      【關(guān)鍵詞】高校 檔案 現(xiàn)代化管理 檔案管理 檔案工作

      【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810(2012)02-0041-01

      一 目前高校檔案管理中存在的問題

      1.對檔案的重視程度不夠

      各級管理層面上的檔案意識薄弱,對歸檔和建檔的意義重視不夠,高校各教學(xué)院(系)及管理職能部門與檔案的建立密切相關(guān),但許多基層單位并沒有制訂和執(zhí)行檔案的歸檔細(xì)則,缺乏規(guī)范化操作程序。檔案管理人員的服務(wù)意識淡薄,只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作,建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。由于對檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認(rèn)識,導(dǎo)致歸檔材料的不齊全或不完整。還有的在辦公室搬遷過程中,將大量的文件材料隨無用材料一并處理,致使一些珍貴的檔案材料嚴(yán)重丟失,無處尋找,嚴(yán)重影響了檔案的完整性。

      2.歸檔內(nèi)容程式化,不符合時代發(fā)展需求,生成的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性和完整性

      高校教育在結(jié)構(gòu)、類型、層次等方面的多元化發(fā)展趨勢,使得高校檔案的門類、數(shù)量、信息量大為增加,檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜和多樣。但許多高校的檔案規(guī)范性管理目標(biāo)不明確,檔案資料的整理缺乏統(tǒng)一的分類和可執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),檔案處理不科學(xué)。由此導(dǎo)致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規(guī)范化程度不高,歸檔材料不齊,難以全面反映學(xué)校的教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量。

      3.管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后

      大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),對檔案的重要性、管檔要求,檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解,檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職,對檔案工作精力投入不足,一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確,歸檔材料未能及時、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充,使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人的現(xiàn)實(shí)情況,導(dǎo)致檔案管理的不完整。

      4.經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件建設(shè)差

      檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),必須安排一定的專項經(jīng)費(fèi),一是用于檔案庫房設(shè)備的不斷完善,保障檔案保管的基礎(chǔ)條件;二是用于從事檔案的科研工作,將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過分強(qiáng)調(diào)科研建設(shè),科研經(jīng)費(fèi)比重大,不重視檔案工作,對檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足,有的高校根本沒有把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入規(guī)劃行列中,即使列入了規(guī)劃,所占比例也很少。

      5.對檔案工作的宣傳不夠,群眾參與意識薄弱

      由于檔案工作宣傳力度不深,廣度不夠,在社會上影響不大,知名度不高,很多人對檔案不了解,檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,還沒有被廣大群眾所認(rèn)識。

      針對以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問題,如何做好高校檔案管理工作,是目前亟待解決的問題。

      二 對策

      1.利用現(xiàn)代化管理手段,開展科學(xué)全新檔案管理新局面,建立網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)管理機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化

      高校的優(yōu)勢在于具有完善的校園網(wǎng),各部處為了工作的需要紛紛建立了本部門的主頁,網(wǎng)絡(luò)已真正成為了各類信息的傳遞中心。要充分利用合校后的有利條件,利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)出各類可行的軟件系統(tǒng),在網(wǎng)上建立檔案館檔案信息收存網(wǎng)站,內(nèi)容涵蓋高校所有所需存檔的材料,目的是讓學(xué)校有關(guān)人員可隨時將相應(yīng)的資料,通過網(wǎng)絡(luò)向檔案館提供內(nèi)容全面、語言簡練的信息,使學(xué)校檔案工作人員在接收各類存檔材料時,起到監(jiān)督和檢查的作用。

      2.運(yùn)用高新技術(shù),實(shí)現(xiàn)管理方法的現(xiàn)代化

      現(xiàn)代化體現(xiàn)在管理的科學(xué)化和高效率,高校檔案管理應(yīng)逐步向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)化,高校檔案館應(yīng)配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案計算機(jī)管理,建立檔案編號系統(tǒng)、姓氏排列系統(tǒng)、科學(xué)的歸檔系統(tǒng)。應(yīng)廣泛采用計算機(jī)開發(fā)更多、更好的檔案管理軟件,達(dá)到信息交流網(wǎng)絡(luò)化,咨詢業(yè)務(wù)智能化,檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化,檔案工作程序化。

      三 提高高校檔案管理工作人員的知識能力

      1.精于檔案管理專業(yè)知識檔案

      檔案管理工作看似簡單,但實(shí)際上卻是一個具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性的工作。一個合格的檔案管理人員不僅要透徹了解自己本專業(yè)的知識,還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧,學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識,提高自己的工作能力。

      2.檔案管理人員必須具備廣博的知識

      檔案管理需要進(jìn)行分類處理,而分類處理是以檔案的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分的,檔案內(nèi)容來自各方面,如果沒有廣博的知識,根本無法看懂里面的內(nèi)容,對于分類和管理就無從談起了。此外,作為一名管理人員,相關(guān)的文字編輯是少不了的工作內(nèi)容,因此,管理人員還要具備一定的語言基礎(chǔ)和寫作能力,并要有一定的基礎(chǔ)進(jìn)行書寫編錄,否則,編寫的內(nèi)容和文字無法理解和辨認(rèn),檔案管理的效果和意義也會大打折扣。

      3.檔案管理人員要有良好的溝通能力

      檔案管理部門是一個集中很多內(nèi)容的部門,同時也是一個嚴(yán)密性較強(qiáng)的部門,這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力,既要管理好檔案,讓其在合法的范圍內(nèi)各取所需又要保證檔案的嚴(yán)密,一個合格的檔案管理人員首先要學(xué)會怎樣和各種各樣的人溝通打交道,這是工作中非常重要的一個部分,檔案管理部門來來往往的人形形色色,沒有好的溝通能力是很難勝任這份工作的。

      〔責(zé)任編輯:王以富〕

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