淺析企業(yè)信息化在內(nèi)控建設(shè)中的作用

嚴(yán)秋平

摘要：內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要組成部分，是完善企業(yè)管理的必要手段。而企業(yè)的信息化水平直接影響著企業(yè)內(nèi)部控制的合理性、效率性和經(jīng)濟(jì)性，對(duì)完善企業(yè)內(nèi)部控制體系具有重要作用。研究信息化在內(nèi)控建設(shè)中的作用，并加強(qiáng)企業(yè)信息化過程中的內(nèi)控建設(shè)是新形勢下企業(yè)必須解決的問題。本文分析了現(xiàn)代企業(yè)信息化的發(fā)展趨勢以及信息化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響，并在此基礎(chǔ)上提出了加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；信息化；內(nèi)部控制；作用；對(duì)策

一、企業(yè)信息化的發(fā)展趨勢

企業(yè)信息化是指在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中將信息技術(shù)引用到企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中，主要包括企業(yè)經(jīng)營管理的信息化、決策及生產(chǎn)過程的信息化、人力資源管理的信息化和財(cái)務(wù)管理信息化等?，F(xiàn)代企業(yè)信息化的主要特點(diǎn)及發(fā)展方向可以總結(jié)為以下幾個(gè)方面：

（一）企業(yè)管理理念趨于信息化

隨著社會(huì)的發(fā)展以及信息化時(shí)代的到來，現(xiàn)代企業(yè)管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理。企業(yè)信息化管理水平和擁有的信息資源量已成為衡量企業(yè)綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。管理理念的改革創(chuàng)新是企業(yè)信息化建設(shè)的核心和關(guān)鍵。加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)必須將信息化建設(shè)與先進(jìn)的管理理念相結(jié)合。

（二）企業(yè)決策逐漸實(shí)現(xiàn)信息化

現(xiàn)代企業(yè)決策逐漸向信息化發(fā)展，完善的信息系統(tǒng)和先進(jìn)的信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)決策信息化的必要前提，只有確保信息在處理與傳輸過程中的實(shí)時(shí)化與動(dòng)態(tài)化，企業(yè)才能及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握最新的市場信息和相關(guān)競爭信息，并作出科學(xué)合理的決策。

（三）管理手段現(xiàn)代化

隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的主要手段?，F(xiàn)代企業(yè)的管理主要是通過現(xiàn)代信息設(shè)備以及先進(jìn)的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的收集、處理和共享等，從而促進(jìn)管理模式的創(chuàng)新和組織流程的再造等。

（四）企業(yè)組織管理信息化

企業(yè)組織管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。通過建立健全信息化管理制度，并在企業(yè)經(jīng)營管理及生產(chǎn)運(yùn)行過程中廣泛采用先進(jìn)的信息技術(shù)，可確保信息安全、高效地傳遞。這對(duì)加強(qiáng)企業(yè)組織管理水平，拓展企業(yè)的供應(yīng)鏈和價(jià)值鏈具有重要作用。

二、信息化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的作用

社會(huì)經(jīng)濟(jì)及信息技術(shù)的高速發(fā)展推動(dòng)了企業(yè)經(jīng)營管理模式的改革與發(fā)展。企業(yè)通過先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)對(duì)企業(yè)各種資源進(jìn)行整合配置，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。而這一系列的活動(dòng)都將對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生一定的影響，因此，信息化在現(xiàn)代化企業(yè)管理中具有重要作用。

（一）信息化對(duì)企業(yè)內(nèi)控環(huán)境的作用

企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的開展具有重要作用，直接影響著內(nèi)控系統(tǒng)的建立健全，制約著內(nèi)控制度和措施等的貫徹落實(shí)，對(duì)企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營目標(biāo)具有重要影響作用。與傳統(tǒng)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)相比，在信息化作用下，現(xiàn)代企業(yè)富有網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化和扁平化，企業(yè)組織形式的科學(xué)合理性更強(qiáng)，管理層級(jí)相對(duì)減少，從而有效地提高了企業(yè)的經(jīng)營管理效率。與此同時(shí)，信息化促進(jìn)了各部門之間、各員工之間的溝通交流和協(xié)作，促進(jìn)員工的自我約束和控制。實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化有利于企業(yè)內(nèi)控范圍的擴(kuò)大，通過先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)信息的共享。

（二）信息對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的作用

企業(yè)在經(jīng)營管理過程中常會(huì)面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，尤其是在全球經(jīng)濟(jì)一體化及科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，市場競爭日益激烈，企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也越來越多，內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營管理中表現(xiàn)了越來越重要的作用。而信息化對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估、識(shí)別和回應(yīng)等都具有積極作用，信息化加快了新的信息及管理技術(shù)的應(yīng)用，可有效提高工作效率、減少人工操作誤差，從而有效減少企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。此外，結(jié)合信息化的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，收集和整理相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)信息，在此基礎(chǔ)上建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)體系，對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)予以合理的權(quán)重，從而在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)迅速地制定出應(yīng)對(duì)策略并及時(shí)地處理風(fēng)險(xiǎn)。

（三）信息化對(duì)設(shè)定目標(biāo)的影響

清晰合理的目標(biāo)是企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在企業(yè)內(nèi)部控制中也是一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)。要加強(qiáng)企業(yè)控制力度，落實(shí)內(nèi)控作用，就必須設(shè)立明確、合理的內(nèi)控目標(biāo)。內(nèi)部控制的目標(biāo)主要包括企業(yè)的運(yùn)行效率、相關(guān)規(guī)定的遵守執(zhí)行情況以及財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性和可靠性三大目標(biāo)。

1、對(duì)運(yùn)作效益目標(biāo)的影響

實(shí)現(xiàn)企業(yè)的運(yùn)作效益目標(biāo)不應(yīng)盲目地追求企業(yè)利潤的最大化，而應(yīng)在追求有形價(jià)值的還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)無形價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，通過信息化網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文化、園林綠化及生態(tài)保護(hù)的思想的宣傳教育等，并利用先進(jìn)的信息化技術(shù)對(duì)這些方面的工作進(jìn)行監(jiān)督及合理的評(píng)估，對(duì)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要作用。

2、確保財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)、可靠性

在傳統(tǒng)的經(jīng)營管理模式下，由于企業(yè)的信息來源路徑及形式單一，對(duì)財(cái)務(wù)管理的監(jiān)督和控制依據(jù)僅源于財(cái)務(wù)報(bào)告，方式及內(nèi)容單一。在信息化高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)告已完全不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求。這就要求企業(yè)必須對(duì)信息獲取的途徑和形式等進(jìn)行創(chuàng)新，豐富信息資源。

3、遵循相關(guān)規(guī)章制度

在信息化環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)仍需要相關(guān)的制度及規(guī)范來約束和提供保障。隨著國家相關(guān)規(guī)章制度的完善以及企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)遵循的相關(guān)規(guī)章制度也越來越多，因此，在信息化過程中，必須嚴(yán)格遵循相關(guān)的規(guī)章制度。

（四）信息化對(duì)企業(yè)控制活動(dòng)的影響

在企業(yè)的運(yùn)營過程中，企業(yè)的控制活動(dòng)主要是為了確保各項(xiàng)指令得以貫徹落實(shí)。在信息化條件下，企業(yè)的內(nèi)部控制方式及方法發(fā)生了較大改變。通過采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部控制管理，改變傳統(tǒng)的人工控制方法，而由計(jì)算機(jī)代勞，有效地避免了人工控制過程中存在的主觀干預(yù)因素，杜絕了部分風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也大大減少了員工的工作量，從而使工作效率提高，此外，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行活動(dòng)控制，可將傳統(tǒng)的順利控制改為并行控制，不僅可以提高控制效率，還可有效地?cái)U(kuò)大控制范圍，豐富控制活動(dòng)的內(nèi)容等。

（五）信息化對(duì)企業(yè)信息溝通的作用

加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)有助于企業(yè)信息的溝通交流，主要展現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一、加強(qiáng)企業(yè)各層級(jí)、各部門之間的溝通與協(xié)作，對(duì)全體員工進(jìn)行一體化管理，有利于提高內(nèi)控效果；第二，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以建立一個(gè)綜合數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)活動(dòng)的相關(guān)資料收錄其中，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，從而提高企業(yè)的運(yùn)作效率；第三，建立與政府之間、與其他企業(yè)之間或內(nèi)部各部門之間的溝通交流機(jī)制，加強(qiáng)企業(yè)的開放性，可有效提高信息的溝通交流的效率及效果等。

（六）信息化內(nèi)控監(jiān)督的作用

對(duì)企業(yè)內(nèi)控的監(jiān)督和檢查實(shí)際上是對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制情況的評(píng)估，主要包括對(duì)內(nèi)控效率及效果的評(píng)價(jià)，便于及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)地采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。在信息化條件下，通過利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在某些監(jiān)督環(huán)節(jié)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化控制，同時(shí)也使監(jiān)督功能更加規(guī)范化和程序化，從而提高監(jiān)督效果和效率。

三、企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程中加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控建設(shè)的對(duì)策

（一）優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境

企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境是企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制的基本要求，只有當(dāng)內(nèi)控環(huán)境完善時(shí)，控制制度才能得以貫徹落實(shí)?？蓮囊韵聨追矫鎯?yōu)化企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境。

1、完善企業(yè)的組織控制結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)的矩陣型組織機(jī)構(gòu)容易導(dǎo)致多頭領(lǐng)導(dǎo)以及權(quán)責(zé)不清的問題，因此，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要采取更加科學(xué)完善的組織機(jī)構(gòu)。比如可以通過設(shè)置跨越功能的、生命周期較短的組織，當(dāng)任務(wù)完成后可立即解散該團(tuán)隊(duì)。這種有針對(duì)性的、彈性化的組織控制組合可以有效規(guī)避專業(yè)限制和分工不同等造成的協(xié)調(diào)困難和僵化等問題。同時(shí)，對(duì)激發(fā)員工的責(zé)任心等也具有積極作用。

2、塑造良好的企業(yè)文化氛圍

企業(yè)文化是一種精神層面的約束辦法，良好的企業(yè)文化氛圍對(duì)員工具有一種無形約束力，可使員工的價(jià)值觀及行為等與企業(yè)的總體目標(biāo)保持一致，避免個(gè)別部門或單位片面地追求自身利益而偏離企業(yè)總體發(fā)展方向等問題。

3、制定合理的激勵(lì)機(jī)制

企業(yè)應(yīng)在信息化的基礎(chǔ)上，制定并落實(shí)責(zé)任分配制、授權(quán)制和激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，以優(yōu)化企業(yè)內(nèi)控環(huán)境。

（二）加強(qiáng)外部監(jiān)督與內(nèi)部控制的有機(jī)結(jié)合

企業(yè)應(yīng)將外部監(jiān)督與內(nèi)部控制有機(jī)地結(jié)合起來，并加強(qiáng)信息溝通。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)控管理的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)，也可以委托一些相關(guān)的專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)的信息系統(tǒng)和內(nèi)控管理系統(tǒng)進(jìn)行審核和評(píng)價(jià)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決問題，并針對(duì)這些問題提出切實(shí)可行的改進(jìn)和完善的方案。

（三）建立健全企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化管理

在信息化背景下，企業(yè)應(yīng)在建立和完善傳統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制的同時(shí)，根據(jù)企業(yè)的信息化水平和特點(diǎn)，建立健全企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。首先應(yīng)建立健全信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，完善相關(guān)的制度或政策，并應(yīng)定期對(duì)落實(shí)情況進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估。其次，應(yīng)加強(qiáng)組織結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，落實(shí)崗位責(zé)任制，明確各層級(jí)、各崗位的權(quán)責(zé)劃分，加強(qiáng)信息化建設(shè)過程中全員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

四、結(jié)束語

企業(yè)的內(nèi)部控制是企業(yè)發(fā)展過程中不斷完善內(nèi)部管理的過程，通過運(yùn)用科學(xué)的管理控制理念、技術(shù)及信息管理系統(tǒng)等來提高內(nèi)部管理的合理性、高效性和經(jīng)濟(jì)性。加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的必然需求，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的必要手段。企業(yè)在管理過程中應(yīng)不斷加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)，以提高企業(yè)的經(jīng)營水平和競爭力，以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。（作者單位：無錫電纜廠有限公司）

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