完善小企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)的措施

姜明

摘要：小企業(yè)是促進(jìn)市場競爭和市場經(jīng)濟(jì)的基本力量，給市場經(jīng)濟(jì)的繁榮帶來公平競爭。小企業(yè)在中國國民經(jīng)濟(jì)中占有非常重要的地位，在中小企業(yè)尤其小企業(yè)中實(shí)行會計(jì)電算化是提高中國綜合國力的重要措施之一。以小企業(yè)為研究對象，研究小企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化的影響因素，并有針對性的提出改進(jìn)措施，促進(jìn)小企業(yè)會計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展，提高中國小企業(yè)的整體競爭能力，進(jìn)而促進(jìn)中國企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：小企業(yè)；會計(jì)電算化；措施

中圖分類號：F232文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X（2012）18-0089-02

一、會計(jì)電算化系統(tǒng)

電算化會計(jì)系統(tǒng)是通過利用先進(jìn)的電腦技術(shù)，加工會計(jì)數(shù)據(jù)，提供會計(jì)信息的系統(tǒng)。一般把各種原始會計(jì)資料稱為會計(jì)數(shù)據(jù)。各種進(jìn)入會計(jì)信息系統(tǒng)中的各種原始憑證是會計(jì)數(shù)據(jù)的載體。會計(jì)電算化系統(tǒng)通過對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集輸入、加工處理、存儲、傳輸、輸出將這些會計(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會計(jì)信息。這些會計(jì)信息對企業(yè)經(jīng)營管理提供決策依據(jù)。

會計(jì)電算化系統(tǒng)，是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，由會計(jì)數(shù)據(jù)、會計(jì)人員、計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)軟件以及系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范等要素組成：（1）會計(jì)數(shù)據(jù)。簡單來講會計(jì)數(shù)據(jù)就是各種原始會計(jì)資料，它是會計(jì)電算化系統(tǒng)的操作對象。（2）會計(jì)人員。會計(jì)人員是電算化會計(jì)系統(tǒng)的主體，包括從事會計(jì)業(yè)務(wù)處理的會計(jì)人員和從事系統(tǒng)開發(fā)、組織和維護(hù)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員和系統(tǒng)管理員等。（3）計(jì)算機(jī)硬件。指進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)輸入、處理、存貯、傳輸和輸出的各種電子設(shè)備，它是會計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。（4）計(jì)算機(jī)軟件。計(jì)算機(jī)軟件包括系統(tǒng)軟件和會計(jì)軟件。系統(tǒng)軟件包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等；會計(jì)軟件是專門用于會計(jì)數(shù)據(jù)處理的應(yīng)用軟件，它是會計(jì)電算化系統(tǒng)的核心。（5）系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范。指保證會計(jì)電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行的各種制度和控制程序，它是會計(jì)電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行的保障。

二、小企業(yè)的特點(diǎn)

由于小企業(yè)受自身規(guī)模、人員、資金等的限制，小企業(yè)的會計(jì)工作也有其自身的特點(diǎn)。總的來說包括三個(gè)方面的特點(diǎn)：

1.在會計(jì)主體方面可能存在國有制企業(yè)、股份制企業(yè)、民營企業(yè)和外資企業(yè)等。在獨(dú)資企業(yè)或合伙企業(yè)中，企業(yè)的所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)是融合在一起的，而股份制企業(yè)中，企業(yè)所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)又是相互分離的。在許多小企業(yè)中往往存在企業(yè)自身的經(jīng)營業(yè)務(wù)與企業(yè)所有者個(gè)人事項(xiàng)混雜在一起的情況。

2.在會計(jì)人員方面，小企業(yè)會計(jì)人員較少，存在一人身兼數(shù)職的情況，還有些企業(yè)根本沒有專門的會計(jì)人員，存在代賬行為。而且小企業(yè)的會計(jì)人員綜合素質(zhì)不高，缺乏必要的技術(shù)水平。

3.在會計(jì)信息方面，由于小企業(yè)會計(jì)主體和會計(jì)人員的特殊性，企業(yè)提供的財(cái)務(wù)報(bào)表等會計(jì)信息會存在錯誤、不完整的情況，并且由于小企業(yè)沒有報(bào)表審計(jì)方面的顧慮，會計(jì)信息失真的情況尤為常見。

綜合以上三個(gè)方面的特點(diǎn)，在會計(jì)電算化下小企業(yè)對會計(jì)工作也有特別的要求。

會計(jì)人員的日常工作除了常規(guī)的錄入憑證、核算、過賬、結(jié)賬、編表等，還要進(jìn)行大量的管理工作，會計(jì)人員要有較高的職業(yè)素質(zhì)才能勝任這一崗位。因此，企業(yè)應(yīng)選擇合適的高素質(zhì)的會計(jì)電算化人才，主要有兩種方式：第一，面向廣大高校畢業(yè)生進(jìn)行公開招聘，讓高素質(zhì)人才從事會計(jì)電算化工作；第二，對企業(yè)中原有的會計(jì)人員進(jìn)行會計(jì)電算化培訓(xùn)，使有工作經(jīng)驗(yàn)的會計(jì)人員掌握會計(jì)電算化工作。

從以上分析得知，影響小企業(yè)開展會計(jì)電算化的因素多種多樣，從影響因素分析可知，造成目前中國小型企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施緩慢的原因是多方面的，要建立完善的小企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)的措施需要從多個(gè)方面進(jìn)行綜合考慮。

三、完善小企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)的措施

1.提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。當(dāng)今世界，西方許多發(fā)達(dá)國家，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會計(jì)工作當(dāng)中，計(jì)算機(jī)在會計(jì)工作中的應(yīng)用不只局限于會計(jì)數(shù)據(jù)處理方面，在管理、預(yù)測和決策方面也發(fā)揮了極其重要的作用，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)了顯著的經(jīng)濟(jì)效益。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會計(jì)核算工作越來越細(xì)，如果使用傳統(tǒng)手工記賬模式，會加重企業(yè)會計(jì)人員的工作量，這時(shí)實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)的優(yōu)勢就體現(xiàn)了出來。小企業(yè)是否實(shí)施會計(jì)電算化的關(guān)鍵因素在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到電算化工作的重要性，認(rèn)識到開展電算化工作是企業(yè)發(fā)展的趨勢是企業(yè)能否成功開展會計(jì)電算化的關(guān)鍵。因此，不光是財(cái)政部門要加大宣傳力度，財(cái)務(wù)軟件開發(fā)行業(yè)也應(yīng)該擴(kuò)大宣傳，使小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)真正認(rèn)識到會計(jì)電算化的優(yōu)越性。如果會計(jì)電算化得到小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，那么企業(yè)會計(jì)電算化將很快得到普及。

2.提高會計(jì)人員素質(zhì)。提高會計(jì)人員素質(zhì)是有效開展會計(jì)電算化工作的保證。會計(jì)人員素質(zhì)有多方面要求，本文所指會計(jì)人員素質(zhì)主要是指與會計(jì)電算化有關(guān)的知識技能。從企業(yè)角度出發(fā)，管理者應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)人員、財(cái)務(wù)工作的理解和重視程度，對會計(jì)工作嚴(yán)格要求，堅(jiān)決不能讓無證人員從事會計(jì)工作。從教育方面來看，中國會計(jì)教育模式存在一定的局限性，會計(jì)教育中理念與實(shí)際相脫節(jié)的現(xiàn)象嚴(yán)重，大部分剛走出校門的會計(jì)人員不能很快勝任相關(guān)工作。因此，會計(jì)教育中應(yīng)加強(qiáng)實(shí)際工作方面的課程與實(shí)習(xí)，培養(yǎng)更適合企業(yè)需要的會計(jì)人才。從會計(jì)人員自身情況來看，由于管理者對會計(jì)工作認(rèn)識不足，對會計(jì)人員的繼續(xù)教育也不夠重視，會計(jì)人員自身就更不會積極主動學(xué)習(xí)新會計(jì)制度和技能，因此，會計(jì)人員應(yīng)該有對會計(jì)知識持續(xù)學(xué)習(xí)的意識，不斷提高自身素質(zhì)。作為財(cái)政部門，應(yīng)組織好會計(jì)人員的會計(jì)電算化培訓(xùn)工作。

3.加強(qiáng)安全防范措施。企業(yè)在開展會計(jì)電算化后，其內(nèi)部控制制度也要做出相應(yīng)的改進(jìn)。對會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的改進(jìn)也就是對控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通和監(jiān)控五個(gè)方面的改進(jìn)，目的是通過對企業(yè)內(nèi)部控制的改進(jìn)，使組織結(jié)構(gòu)與管理控制更符合會計(jì)電算化的要求。一是要營造適合會計(jì)電算化工作開展的外部環(huán)境，控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通和監(jiān)控符合會計(jì)電算化的要求。二是要結(jié)合會計(jì)電算化工作的業(yè)務(wù)流程、開展程度、人員素質(zhì)、風(fēng)險(xiǎn)大小等因素，對組織結(jié)構(gòu)與管理控制做出必要的改進(jìn)。三是結(jié)合會計(jì)電算化工作崗位的設(shè)置與會計(jì)崗位責(zé)任制度對對組織結(jié)構(gòu)與管理控制進(jìn)行必要的調(diào)整與改進(jìn)。建立會計(jì)電算化系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，企業(yè)應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析的結(jié)果來確定如何應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施管理的控制。首先，要加強(qiáng)軟件安全控制，防范計(jì)算機(jī)病毒及人為的破壞。其次，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全控制，防止數(shù)據(jù)信息特別是企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息的泄露與破壞。第三，加強(qiáng)內(nèi)部人員綜合素質(zhì)的控制，保證內(nèi)部人員的素質(zhì)與道德標(biāo)準(zhǔn)。

對開展會計(jì)電算化的企業(yè)應(yīng)該建立崗位責(zé)任制、操作管理制度、檔案管理制度等一系列控制制度，具體來說主要有以下措施：機(jī)房要配置不間斷電源和電壓穩(wěn)定設(shè)備；做好消防準(zhǔn)備工作，配備消防設(shè)施；保證機(jī)房的溫度和濕度在合理的范圍。

4.加強(qiáng)企業(yè)信息化管理。企業(yè)在實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)過程中要考慮其與企業(yè)管理水平和技術(shù)水平的適應(yīng)性、匹配性，企業(yè)管理和技術(shù)水平?jīng)Q定企業(yè)開展電算化的成敗，而電算化系統(tǒng)的成功實(shí)施應(yīng)該能夠促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。在實(shí)施會計(jì)電算化時(shí)要考慮企業(yè)所處的發(fā)展階段，進(jìn)而建立與企業(yè)發(fā)展階段相適應(yīng)的電算化信息系統(tǒng)。電算化系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)該是一個(gè)持續(xù)的過程，應(yīng)該隨企業(yè)的發(fā)展而隨時(shí)調(diào)整，因?yàn)楫?dāng)前的會計(jì)信息系統(tǒng)不能總是滿足企業(yè)未來發(fā)展的需要，隨著企業(yè)管理水平的提升與技術(shù)水平的進(jìn)步，對企業(yè)會計(jì)電算化的要求也必然起到推動作用。因此，企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)如果能與其管理水平和技術(shù)水平相匹配，就會對企業(yè)的管理與技術(shù)基礎(chǔ)有促進(jìn)的作用，反之，如果企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)不能與其管理水平和技術(shù)基礎(chǔ)相適應(yīng)，就會影響企業(yè)管理水平和技術(shù)基礎(chǔ)的提高，企業(yè)提高管理水平對成功開展會計(jì)電算化信息系統(tǒng)有著十分重要的意義。

企業(yè)建立會計(jì)電算化信息系統(tǒng)要從整體出發(fā)，從戰(zhàn)略的角度出發(fā)，綜合分析自身競爭優(yōu)勢與劣勢，找出影響企業(yè)綜合實(shí)力的因素。不但對企業(yè)當(dāng)前所處的發(fā)展階段有明確定位，解決當(dāng)前最緊迫的問題，還要注重企業(yè)未來發(fā)展方向。充分了解企業(yè)當(dāng)前業(yè)務(wù)流程、生產(chǎn)類型、行業(yè)特點(diǎn)、內(nèi)外部環(huán)境、管理基礎(chǔ)、技術(shù)水平等，制定合適的會計(jì)電算化系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]財(cái)政部.關(guān)于大力發(fā)展中國會計(jì)電算化事業(yè)的意見[Z]，1998-01.

[2]財(cái)政部.會計(jì)電算化工作規(guī)范[J].中國會計(jì)電算化，1999，(1):6-9.

[3]安強(qiáng)，郭立新.談企業(yè)會計(jì)電算化下的內(nèi)部控制問題[J].財(cái)會月刊，2006，(3).

[4]白麗紅.電算化環(huán)境下內(nèi)部會計(jì)控制研究[J].內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟(jì)，2008，(5).

[5]白玉雙.電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的完善[D].長春:吉林大學(xué)，2008.

[責(zé)任編輯 陳丹丹]