淺談事業(yè)單位檔案的歸檔文件的整理

趙桂香

摘 要：檔案的工作對象是檔案是開展檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)是通過收集工作取得的，檔案收集工作質(zhì)量的高低將直接影響以后各工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量。因此，檔案的收集活動在檔案業(yè)務(wù)管理工作中至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案 歸檔工作 文件整理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（b）-0-01

文件材料收集到檔案室后，就要對其進行科學整理、立卷歸檔、編號上架。文件材料只有經(jīng)過科學整理歸檔后才成其為檔案。歸檔文件材料的整理工作，就是按照科學的方法、規(guī)財，將零亂的和需要進一步系統(tǒng)化的文件材料組織成有序的單位，使之有效地提供利用的環(huán)節(jié)和過程。換句話說，將歸檔文件材料轉(zhuǎn)化為檔案之前的過程就是歸檔文件材料的整理。對收集起來的文件材料進行加工的過程?，F(xiàn)行的文件還不是檔案，而沒有進行加工的檔案就像大海撈針，不能有效地提供利用。只有經(jīng)過科學整理的檔案才能在人們需要的時候更好地提供利用。歸檔文件材料的整理是將無序的文件材料有序化和系統(tǒng)化的過程。所謂系統(tǒng)化，即在整理時，按照文件材料的來源、形成的時間、重要程度、形式等方面的不同特點，文件材料進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系。保持文件材料之間的各種有機聯(lián)系，使其能更容易地被檢索和反映內(nèi)涵。所謂有序化，是將文件材料按照一定的規(guī)律進行編排，使其系統(tǒng)脈絡(luò)明晰，因果關(guān)系清楚，便于查證。文件材料的整理是按照科學的方法和規(guī)則進行的，是一項專業(yè)技術(shù)性的工作。對歸檔的文件材料進行科學的整理是檔案室的主要任務(wù)之一。通過收集工作集中到檔案館韻檔案，只有經(jīng)過科學整理，使零散的文件資料實現(xiàn)條理、秩序，并將其中的關(guān)鍵成分通過整理凸現(xiàn)出來，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業(yè)務(wù)的中心環(huán)節(jié)。在文件材料歸檔、整理的同時，還要對其真實性和價值的高低進行鑒定?！皺n案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構(gòu)保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要同時也是難度最大的工作”。檔案部門應(yīng)定期對文書檔案的保存價值作鑒定，即根據(jù)文書檔案的現(xiàn)實價值和歷史價值，以及保管期限的有關(guān)規(guī)定，對所藏各案卷的保存價值加以科學的估量，對仍有保存價值的文書檔案繼續(xù)保存，對無保存價值和已滿保管期限的文書檔案定期剔除，經(jīng)審批后銷毀，進而使檔案室保存的案卷具有較高的質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案文件整理的主要原則

（1）保存檔案工作基礎(chǔ)：不論是本單位產(chǎn)生的，還是上級針對本單位下發(fā)的指示性、指導(dǎo)性文件材料，或者相關(guān)的批示、批復(fù)，本單位編印的簡報刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本等等，這些文件材料之間已相互構(gòu)成了來源方面不可分割的聯(lián)系。因此，只有在保持文件來源方面聯(lián)系的前提下，文件的時間、內(nèi)容、形式等方面的聯(lián)系，才能更深刻地反映文件形成的活動面貌，體現(xiàn)檔案作為歷史記錄的特點。我們所做的工作都是在前人的基礎(chǔ)上進行的。事業(yè)單位檔案在形成的過程中融入了許多他人的勞動，而且也直接體現(xiàn)了人們歷來整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時候，應(yīng)該做到；盡量不進行拆卷整理。對部門整理歸檔的檔案，應(yīng)當充分研究和利用原來案卷、檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過的原狀。對先前整理不當以至明顯錯誤的，可通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式加以改動和糾正。（2）遵循文件形成的規(guī)律：事業(yè)單位檔案是在事業(yè)單位各項學習活動中產(chǎn)生的，真實地記錄和反映了事業(yè)單位活動的歷史面貌，文件材料整理工作應(yīng)維護事業(yè)單位工作內(nèi)在有機聯(lián)系的整體性，順應(yīng)文件材料自身的形成特點和規(guī)律。其中，包含以下三層意思：在整理文件材料時，注意活動的整體性，如：要求正式會議、某項活動形成的文件要保持其齊全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文與附件、請示與批復(fù)不可分割，即注重文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系；三是在對文件進行分類和排列時保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會議通知、報告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過程加以排列。（3）于保管及利用：對檔案進行有序化的過程中，應(yīng)當滿足維護檔案的安全和有效地提供利用的目的?，F(xiàn)在，檔案的計算機檢索正在不斷地發(fā)展中，通過計算機對檔案信息進行科學管理，實現(xiàn)把分散在不同類目中的同一事由或問題的檔案信息快捷地檢索出來，這也是保持歸檔文件在檔案信息上的聯(lián)系的最有效的方式，同時，有利于檔案的成套利用。

2 事業(yè)單位檔案文件歸檔整理程序

整理的環(huán)節(jié)使文件材料有序化、科學化。事業(yè)單位文件材料整理工作內(nèi)容主要包括：全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等。整理文件材料主要包括以下基本環(huán)節(jié)：（1）檔案的分類：檔案實體分類，主要是從檔案信息的物理形態(tài)進行的保管、排架、存放等工作。管理層分類。“在檔案實體分類中，第一層次是國家全部檔案韻宏觀分類，它為規(guī)劃國家檔案館網(wǎng)系統(tǒng)，建立各級各類檔案館提供理論依據(jù)。”檔案館內(nèi)的區(qū)分全宗是第二層的分類，“全宗內(nèi)檔案分類是第三層的分類，它根據(jù)全宗內(nèi)檔案的來源、時間、主題內(nèi)容和檔案的形式等標準，將全宗內(nèi)檔案進一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位—案卷。”歸檔文件材料的整理就是進行這樣的分類。（2）檔案的整理：通過進行具體的有序化工作將歸檔的文件材料組成保管單位以方便查閱的程序。整理工作并不是單純、孤立的。文件材料整理環(huán)節(jié)應(yīng)與文書處理工作相銜接，查疑補缺，保證疏而不漏。例如，有請示還應(yīng)有批復(fù)，重要文件的征求意見稿、討論稿、定稿齊全；文件的附件情況；與首次簽訂的合同、協(xié)議相關(guān)的補充合同、補充協(xié)議；批示與辦理情況；計劃與總結(jié)等，都必須環(huán)環(huán)相扣，與文書處理的結(jié)果和歸檔責任保持緊密的聯(lián)系。如果哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了缺失，歸檔就不可能完整，也將給今后的利用帶來困惑。（3）檔案的編目：以案卷級進行整理時，卷內(nèi)文件整理結(jié)束后，要對案卷封面項目進行標注。狹義的編目是指對歸檔文件編制引導(dǎo)目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注七項。廣義的編目還應(yīng)該包括對檔號的編制。檔號是檔案實體管理編號的總稱，它包括全宗號、類目名稱、卷盒號或案卷號、保管期限、件號和頁（張）號等。其中全宗號是檔案館指定給每個全宗的代碼；案卷號是檔案館、室內(nèi)案卷排列的順序號；件號是卷內(nèi)文件的順序號；頁（張）號是卷內(nèi)每頁文件的順序號。

3 結(jié)語

各個事業(yè)單位的情況不同，為了保證事業(yè)單位檔案整理工作科學、有序，在開展檔案整理之前，檔案工作人員應(yīng)了解本單位各項工作的特點，把握本單位檔案的基本構(gòu)成。面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，作為現(xiàn)代檔案管理工作者，就要在檔案領(lǐng)域進行有創(chuàng)新的探索，與時代要求相呼應(yīng)，在經(jīng)濟和社會發(fā)展建設(shè)中，貢獻出自己的一份力量。

參考文獻

[1] 張瑛.歸檔文件整理規(guī)則在高校檔案工作中的應(yīng)用[J].事業(yè)單位檔案，2004（1）.