信息化環(huán)境對檔案管理人員素質(zhì)的要求分析

趙雪玲

摘 要：檔案管理是一項具有很強專業(yè)性的工作，因此，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)能夠?qū)n案文件的完整性、安全度以及檔案被使用的效果產(chǎn)生最直接的影響。在當前的21世紀，最新的科學(xué)技術(shù)發(fā)展給檔案的管理工作帶來了最直接的變化，并也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。該文簡單分析了信息化環(huán)境對檔案管理人員素質(zhì)的要求，希望能夠拋磚引玉，與同行共勉。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境 檔案管理人員 素質(zhì)

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（a）-0-01

現(xiàn)在社會上對于檔案管理人員所進行的檔案管理工作還存在著很大的認識誤區(qū)，認為檔案管理這項工作沒有發(fā)展前景，無足輕重。但是這些人沒有看到的一個問題就是，隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展以及信息大規(guī)模電子化、集成化，檔案資源已經(jīng)變成了擔負著當前保存歷史以及積累經(jīng)驗飛速發(fā)展的重要工具。同時在當前這個信息化的時代，電子計算機作為重要的載體，已經(jīng)深入到檔案管理的核心部分[1]。因此，信息化環(huán)境對檔案管理人員素質(zhì)的要求變得越來越高。

1 在信息時代檔案管理人員的素質(zhì)要求

對于檔案管理人員來說，其專業(yè)素質(zhì)一般包括以下的幾個部分，即專業(yè)檔案管理人員的品質(zhì)、專業(yè)檔案管理人員的能力以及專業(yè)檔案管理人員的條件。檔案工作是一項目的性很強的嚴肅工作，也是一項對專業(yè)技能要求很高的技術(shù)工作，因此，對于傳統(tǒng)的專業(yè)檔案管理人員來說，其必備條件主要包括以下三個方面，即知識素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及政治素質(zhì)[2]。但是對于在信息化社會進行檔案保管工作的從業(yè)人員來說，其面對的主要問題是電子檔案以前的紙張式檔案的互動以及現(xiàn)在的電子檔案藝人之間的互動性問題，同時，隨著現(xiàn)在信息量的逐步擴大，檔案所涵蓋的信息量也在逐步擴大，其難度、工作量也在呈現(xiàn)出一種指數(shù)上升的態(tài)勢。

1.1 專業(yè)檔案管理人員所要掌握的內(nèi)容更全面

檔案管理在當前的趨勢下正在逐步由實體紙張等傳統(tǒng)形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)存儲的形式。這就要求在信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員除了要掌握傳統(tǒng)意義上的檔案內(nèi)容、檔案業(yè)務(wù)以外，還要在文字水平以及綜合能力上有所收獲。同時，為了適應(yīng)工作的需要，信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員還要自覺對信息加以整理和分析，去粗取精，對信息進行一個提煉的步驟，把有用的信息進行單獨歸檔，使得查閱資料的相關(guān)人士能夠用最快的方式查到所需要的信息[3]。

1.2 努力掌握新型信息載體的運用方式

當前的社會是一個信息化飛速發(fā)展的社會，各種新型的儲存媒介層出不窮，這些存儲媒介在存儲資料上的優(yōu)勢使得當前我們的檔案管理體系發(fā)生了極其巨大的變化。由于存儲分享的日益便捷以及檔案內(nèi)容的逐漸豐富和門類條目的逐漸復(fù)雜，檔案人員如果想要做好本職工作，首先就必須對檔案的收集整理工作進行調(diào)整。首先要了解檔案形成的方式以及檔案的來源，這樣能夠從質(zhì)量上保證所收錄檔案的完整性以系統(tǒng)性；其次還要對檔案的現(xiàn)有用途進行詳細而完整的分類，并且結(jié)合現(xiàn)在檔案查詢的實況，對檔案內(nèi)容進行二次開發(fā)再利用。第三就是要對各類新型的媒體粗存放時進行一個全面而細致的了解，對其保管措施也要進行考察，定期進行檢查以及拷貝。

1.3 提高自身信息技術(shù)的使用水平

信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員必須在當前的信息網(wǎng)絡(luò)化以及信息管理數(shù)據(jù)化的前提之下進行計算機以及網(wǎng)絡(luò)知識的相關(guān)學(xué)習(xí)，以及對當代通信技術(shù)的學(xué)習(xí)。計算機檢索相對于傳統(tǒng)的檢索的本質(zhì)區(qū)別就在于計算機可以在最短的時間之內(nèi)對所有的文件通過關(guān)鍵字進行徹底的搜索，因此傳統(tǒng)的檔案查詢方式相對于當前的查詢方式就比較落后。但是檔案管理員的現(xiàn)狀就是，大部分的處在信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員所采用的檔案管理手段仍舊是紙張檔案時代所采用的手工式查找方式，沒有把信息技術(shù)的特點靈活用用到工作

當中。

因此信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員應(yīng)該對自身的計算機能力以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的問題進行學(xué)習(xí)或者查漏補缺，在提高自身計算機文化水平的同時，也要大力促進檔案資料聯(lián)網(wǎng)制度，使得利用者更好地查找所需的資源。

1.4 提高政治素養(yǎng)

隨著社會的不斷進步以及環(huán)境的開放程度不斷加大，信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員要不斷提高自己的思想道德水平，對于復(fù)雜事物具有自己的判斷能力，能夠?qū)n案的保密部分和開放部分的關(guān)系進行靈活運用[4]。比如對于大學(xué)的檔案室，僅僅能夠?qū)ι鐣峁┍热鐚W(xué)生成績、學(xué)生的親屬關(guān)系等各項證明。而在學(xué)校的內(nèi)部，根據(jù)學(xué)校教職工等級的不相同，也對檔案的開放范圍進行嚴格限定。這樣，在這種“按照等級開放，其余部分嚴格保密”的檔案保密方式下，新的查閱制度也就可以不斷形成[3]。在不違反保密條例的基礎(chǔ)上執(zhí)行適度開放的政策，給相關(guān)人員準確提供有關(guān)資料，就是信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員的政治素養(yǎng)。

2 針對當前實際需要，提升檔案人員素質(zhì)的建議

首先是采用各種措施提升對信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力。各個部門應(yīng)該多組織比如技能評比一類的活動，促使專業(yè)檔案管理人員中有能力的人會受到提拔[5]；其次要做好信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員的再教育工作，使其能夠跟上當前科技發(fā)展的步伐，不至于被時代淘汰；第三點是要建立相應(yīng)的人才儲備中心，避免青黃不接的情況發(fā)生；最后是要展開知識的交換以及積累活動，這對提升信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力有著極大的促進作用。

3 結(jié)語

面對著當前的新型信息化檔案管理方式，信息化背景下的檔案管理人員必須主動進行自身定位的轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的單純保存資料的意識轉(zhuǎn)變成為通過先進的計算機技術(shù)進行資料的統(tǒng)籌以及整合的意識，這樣才能適應(yīng)時代發(fā)展對專業(yè)檔案管理人員的能力要求。

參考文獻

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[3] 方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，20ll（2）：18-21.

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[5] 王松梅.規(guī)范檔案管理推進檔案管理精細化—修購專項儀器設(shè)備檔案管理經(jīng)驗交流材料[J].農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟管理，201l（2）：33-34.