大專院校與文藝院團(tuán)藝術(shù)檔案的收集管理與作用

豆鵬飛　淮偉鳳

摘要：藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)，是繁榮和發(fā)展社會(huì)主義文化藝術(shù)事業(yè)的必要條件和依據(jù)，它對探討文化事業(yè)的發(fā)展，尋找文化藝術(shù)軌跡，研究文化史都有非常重要的作用。那么，怎樣收集管理藝術(shù)檔案及發(fā)揮它的作用呢？

關(guān)鍵詞：大專院校與文藝院團(tuán)；藝術(shù)檔案；管理與作用

大多數(shù)大專院校及文藝院團(tuán)對文化藝術(shù)檔案的理解都是一個(gè)模棱兩可的的概念，或混同于一般的工作檔案，或認(rèn)為可有可無。藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。藝術(shù)檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。那么，怎樣收集管理藝術(shù)檔案及發(fā)揮它的作用呢？

1藝術(shù)檔案收集與管理

1.1現(xiàn)場收集資料是保證藝術(shù)檔案完整性和真實(shí)性的基礎(chǔ)

文藝院團(tuán)每年都有近上百場的演出，但是文藝檔案的收集和整理往往是得不到重視的，特別是在現(xiàn)場沒有專門的人員去收集與整理，只有一些有檔案意識演員或者領(lǐng)導(dǎo)在演出過程中及時(shí)的收集了一些節(jié)目單、照片、海報(bào)或音樂等資料。其實(shí)文藝院團(tuán)的藝術(shù)檔案材料包括劇本、編導(dǎo)材料、場記、舞臺調(diào)度材料、舞譜材料、歌曲材料、樂譜材料、照片、錄音帶、錄像帶、角色自傳材料、舞臺美術(shù)、燈光、音響、服裝、化妝、道具設(shè)計(jì)及制作材料、節(jié)目審查意見材料、演出日志、說明書材料、劇節(jié)目宣傳材料、廣告、海報(bào)、觀眾來信的等等。這就需要在每次的演出中，都要想方設(shè)法對這些藝術(shù)檔案材料予以收集，盡可能的收集到多的藝術(shù)檔案材料，使得我們能留下詳實(shí)可靠地歷史資料。而一般大專院校的本身文化活動(dòng)則更少，對藝術(shù)檔案的整理與收集更得不到足夠的重視，甚至從來沒有過對藝術(shù)檔案的收集與整理，在日常教學(xué)、科研、校園活動(dòng)的過程中均會(huì)產(chǎn)生大量藝術(shù)檔案，其中包括：學(xué)校組織各類文藝活動(dòng)中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案；師生在日常教學(xué)、科研、創(chuàng)作、演出、展覽等活動(dòng)中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案；師生參加校內(nèi)外比賽中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案等。雖然藝術(shù)檔案數(shù)量大，種類多，但是藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作遠(yuǎn)不如一般的文書檔案那樣受重視，學(xué)校檔案管理人員對藝術(shù)檔案的產(chǎn)生情況必須在有效時(shí)間內(nèi)加以收集整理，不至于使學(xué)校舉行教師教學(xué)技能比賽、舉辦學(xué)生設(shè)計(jì)大賽、畢業(yè)生作品展覽等，在比賽、展覽中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案往往散落在各創(chuàng)作者手中，或長期存放在組織活動(dòng)的教學(xué)部門，未能及時(shí)完整地歸檔到檔案管理部門。

藝術(shù)檔案現(xiàn)場跟蹤收集，并不是說要求檔案管理人員必須深入任何活動(dòng)的第一線。要做到經(jīng)常性收集與集中性收集相結(jié)合、主動(dòng)送交與上門收集相結(jié)合?，F(xiàn)場跟蹤收集重點(diǎn)是體現(xiàn)活動(dòng)的全貌，除了保證活動(dòng)高潮部分的檔案材料收集不失時(shí)機(jī)之外，還要保證整個(gè)活動(dòng)軌跡的完整。往往在實(shí)際工作中會(huì)產(chǎn)生這樣一種現(xiàn)象：一次活動(dòng)過后，只注意收集了活動(dòng)體現(xiàn)部分的檔案材料，忽視了活動(dòng)籌備階段的材料收集、活動(dòng)高潮過后社會(huì)輿論的反饋材料和新聞報(bào)刊的報(bào)道材料的收集，這就很難使生動(dòng)活潑、多姿多彩的文藝演出全貌或教學(xué)成果在藝術(shù)檔案中再現(xiàn)。因此，追蹤藝術(shù)活動(dòng)的軌跡，及時(shí)收集全部有價(jià)值的藝術(shù)檔案，是保證藝術(shù)檔案完整性和真實(shí)性的基礎(chǔ)。

1.2加強(qiáng)管理是提高藝術(shù)檔案利用率的基礎(chǔ)

強(qiáng)化藝術(shù)檔案意識。強(qiáng)化藝術(shù)檔案意識是做好藝術(shù)檔案收集工作的關(guān)鍵。而要強(qiáng)化檔案意識的關(guān)鍵，是文化藝術(shù)部門從領(lǐng)導(dǎo)到群眾要提高對藝術(shù)檔案收集工作重要性的認(rèn)識?！掇k法》總則規(guī)定：藝術(shù)檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。文化藝術(shù)檔案，是廣大文藝工作者和廣大群眾進(jìn)行文藝創(chuàng)作、演出、輔導(dǎo)、教學(xué)、研究以及對人文景觀歷史資料的開發(fā)利用活動(dòng)的真實(shí)記錄，它直接記載和真實(shí)反映了各地各個(gè)不同歷史時(shí)期文化藝術(shù)建設(shè)發(fā)展的不同面貌，是黨和國家的寶貴財(cái)富，是繁榮和發(fā)展社會(huì)主義文化藝術(shù)事業(yè)的必要條件和依據(jù)，它對探討文化事業(yè)的發(fā)展，尋找文化藝術(shù)軌跡，研究文化史都有非常重要的作用。而加強(qiáng)藝術(shù)檔案的收集，保持藝術(shù)檔案的完整性和系統(tǒng)性是豐富藝術(shù)檔案館（室）藏的前提和基礎(chǔ)。

提高對藝術(shù)檔案的思想認(rèn)識，大專院校與文藝院團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)和從事藝術(shù)創(chuàng)造的團(tuán)體和個(gè)人檔案意識不強(qiáng)和法制觀念淡薄。在他們看來，檔案與藝術(shù)生產(chǎn)勞動(dòng)的關(guān)系不大，他們不懂得在藝術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)中形成的歷史軌跡皆是檔案，認(rèn)識不到檔案工作是藝術(shù)生產(chǎn)勞動(dòng)的重要組成部分。加上長期以來藝術(shù)檔案管理無章可循，造成檔案法制觀念淡薄。藝術(shù)檔案材料收集難的另一個(gè)原因是，藝術(shù)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，加上大部分單位藝術(shù)檔案管理者是兼職的，工作重心沒有放在藝術(shù)檔案工作上。藝術(shù)檔案和其他檔案一樣，重在收集。沒有收集，就不可能有豐富的館（室）藏。收集是源頭、是根本。

加強(qiáng)對檔案管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，尤其要加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)?，F(xiàn)代化管理的形勢要求檔案工作者不僅要具有基礎(chǔ)的文化科學(xué)知識、豐富的檔案專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代化通訊設(shè)備來進(jìn)行文件管理和檔案管理。否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子文件管理、檢查系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)。當(dāng)然就更說不上充當(dāng)電子文件的合格管理者。因此，必須下大力氣，開展現(xiàn)代信息培訓(xùn)，造就具有現(xiàn)代檔案管理意識和現(xiàn)代檔案管理技能的檔案工作人員。這是推進(jìn)文藝院團(tuán)藝術(shù)檔案管理進(jìn)程的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作。

2藝術(shù)檔案的作用發(fā)揮

概括地講，文化藝術(shù)檔案的作用有兩個(gè)方面。一是憑證作用；二是參考作用。

（1）檔案是歷史的真憑實(shí)證。藝術(shù)檔案的這種憑證作用，是由檔案的形成及其本身的特點(diǎn)決定的：從其產(chǎn)生來看，檔案是在工作活動(dòng)中客觀形成的文件轉(zhuǎn)化來的，它記錄了形成者的思想和行動(dòng)；從其形式上看，檔案保留著歷史標(biāo)記，如有的是當(dāng)事人的親筆手稿、親筆簽署，或有機(jī)關(guān)、個(gè)人的印信，還有的是原來形象的拍照和原聲錄音。所以，藝術(shù)檔案是人們社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，也是黨和國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，開展政治文明、物質(zhì)文明、精神文明建設(shè)，發(fā)展科學(xué)文化技術(shù)的必要條件。所以藝術(shù)檔案是確鑿的原始材料和歷史證件，是反映歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，它可以成為查考、爭辯、研究和處理問題的依據(jù)。一個(gè)單位的或者個(gè)人歷史的真實(shí)、全面的反映。文化藝術(shù)檔案與每年編寫文化大事記一樣，它能全面、客觀、真實(shí)地反映大專院校藝術(shù)成果與文藝院團(tuán)或個(gè)人工作的歷史原貌，也是一個(gè)單位或個(gè)人的工作實(shí)績見證。

（2）檔案是第一手的原始材料。檔案不僅記錄了歷史活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過，而且記錄了人們在各項(xiàng)活動(dòng)中的思想發(fā)展，社會(huì)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以及科學(xué)研究和文化藝術(shù)的創(chuàng)造成果。因此，它對于人們查考既往情況，掌握歷史材料，研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律，以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，具有重要的參考作用。藝術(shù)檔案是積累和傳播知識的重要載體。它不但能積累大專院校及藝術(shù)院團(tuán)搞文化藝術(shù)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，更是傳播藝術(shù)知識的重要載體。如果能每年把文學(xué)創(chuàng)作、藝術(shù)表演、美術(shù)、攝影、社會(huì)文化、藝術(shù)研究、藝術(shù)教育、文化交流、個(gè)人藝術(shù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種藝術(shù)材料進(jìn)行分類歸檔，那么下次搞活動(dòng)就有了借鑒材料，對于創(chuàng)新活動(dòng)載體意義重大。

綜上所述，要做好文化藝術(shù)檔案工作，收集是關(guān)鍵，管理是重點(diǎn)，只有做好了收集和管理工作，大專院校與藝術(shù)院團(tuán)藝術(shù)檔案才能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。