檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制理論研究現(xiàn)狀與優(yōu)化策略

顧偉　鄭文靜　史夢(mèng)　馬東方　朱曉露

關(guān)鍵詞：質(zhì)量控制；檔案數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)治理；電子檔案；PDCA循環(huán)；過(guò)程控制

1 引言

檔案數(shù)據(jù)是檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容來(lái)源，是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出要加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，大力推進(jìn)“增量電子化”，繼續(xù)做好“存量檔案數(shù)字化”。截至2021年底，全國(guó)館藏檔案數(shù)字化副本已達(dá)24 179.4TB，[1]至“十四五”末，全國(guó)各級(jí)綜合檔案館檔案數(shù)字化率要求達(dá)到80%以上。因此，檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量高低對(duì)我國(guó)數(shù)字檔案信息資源形成、開(kāi)發(fā)和利用有著重要作用，對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展有重要影響。

檔案數(shù)據(jù)不僅包含各類數(shù)字化檔案資源和電子檔案，還包括具有保存價(jià)值但還未納入檔案部門(mén)保管范圍的數(shù)據(jù)，如在檔案管理業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的管理數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)和用戶數(shù)據(jù)等。[2]根據(jù)數(shù)據(jù)載體形態(tài)可以將檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制劃分為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作質(zhì)量控制和檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量控制兩方面內(nèi)容。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作是傳統(tǒng)紙質(zhì)館藏檔案資源納入檔案數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)工作。但是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)踐中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化一直存在統(tǒng)籌規(guī)劃不夠合理、安全管控措施不夠到位、成果驗(yàn)收不夠嚴(yán)格等管理和質(zhì)量問(wèn)題。為此，相關(guān)學(xué)者分別提出了數(shù)字化工作的制度化和規(guī)范化[3]、制度流程質(zhì)量控制[4]、基于第三方監(jiān)理的控制和評(píng)價(jià)方法[5]等。同時(shí)，為加強(qiáng)與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之間的相互協(xié)調(diào)、適應(yīng)數(shù)字化技術(shù)手段的更新、強(qiáng)化管理過(guò)程規(guī)范化和精細(xì)化并增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，國(guó)家檔案局修訂了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017），從制度、組織、管理、技術(shù)等方面提出了更加具體的要求，強(qiáng)化崗位、人員、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、實(shí)體等方面的管理制度，增加了檔案數(shù)字化過(guò)程中元數(shù)據(jù)采集、檔案掃描技術(shù)參數(shù)等內(nèi)容，細(xì)化了數(shù)字化成果驗(yàn)收指標(biāo)。[6]針對(duì)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量存在數(shù)據(jù)污染、數(shù)據(jù)異構(gòu)、數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)依賴、數(shù)據(jù)孤島、數(shù)據(jù)整合困難等問(wèn)題，相關(guān)學(xué)者分別提出了技術(shù)保障和質(zhì)量評(píng)估機(jī)制[7]、提升安全認(rèn)知水平和建立檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)手段[8]、搭建檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理循環(huán)系統(tǒng)和優(yōu)化主體能力與用戶反饋[9]等檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的優(yōu)化策略。但是，相關(guān)研究尚缺乏提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的系統(tǒng)方法，本文從紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作質(zhì)量控制和檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量控制兩方面探究檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制的優(yōu)化策略和質(zhì)量控制方法，并通過(guò)實(shí)踐應(yīng)用驗(yàn)證了該方法的可行性和有效性。

2 質(zhì)量控制方法

質(zhì)量控制（Quality Control，QC）是為使產(chǎn)品或服務(wù)達(dá)到質(zhì)量要求而采取的技術(shù)和管理措施的活動(dòng)。該方法基本思想是將整個(gè)質(zhì)量管控過(guò)程分為計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理四個(gè)階段的循環(huán)（Plan—Do—Check—Act，PDCA循環(huán)），在每一次循環(huán)中，首先，通過(guò)目標(biāo)選擇、現(xiàn)狀調(diào)查、設(shè)定目標(biāo)、找出問(wèn)題、原因分析、制定對(duì)策等環(huán)節(jié)進(jìn)行“計(jì)劃”；其次，按“計(jì)劃”實(shí)施，進(jìn)入“執(zhí)行”階段；再次，對(duì)“執(zhí)行”階段的效果進(jìn)行檢查，查看是否達(dá)到“計(jì)劃”階段預(yù)設(shè)的各項(xiàng)目標(biāo)；最后，對(duì)此次循環(huán)的實(shí)施結(jié)果進(jìn)行“處理”：成功的經(jīng)驗(yàn)通過(guò)制度、規(guī)范等方式進(jìn)行固化保留，存在的問(wèn)題轉(zhuǎn)入下一次循環(huán)去解決。這與《質(zhì)量管理體系要求》（GB/T 19001—2016）中所采用的過(guò)程管理方法思想相一致。

《質(zhì)量管理體系要求》認(rèn)為PDCA循環(huán)是全面質(zhì)量管理應(yīng)遵循的科學(xué)程序，適用于所有項(xiàng)目的質(zhì)量管理。約瑟夫·M·朱蘭在質(zhì)量三元論[10]中將質(zhì)量管理過(guò)程分為質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量控制和質(zhì)量改進(jìn)三個(gè)步驟。其中，質(zhì)量計(jì)劃部分包括確定顧客、明確顧客要求、開(kāi)發(fā)滿足顧客需要的產(chǎn)品、建立產(chǎn)品目標(biāo)和開(kāi)發(fā)流程、證明流程能力等內(nèi)容；質(zhì)量控制包括選擇控制點(diǎn)、選擇測(cè)量單位、建立性能標(biāo)準(zhǔn)、測(cè)量實(shí)際性能、分析標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際性能的區(qū)別、采取糾正措施等內(nèi)容；質(zhì)量改進(jìn)包括確定改進(jìn)項(xiàng)目、組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、發(fā)現(xiàn)原因、找出解決方案、證明措施的有效性、處理文化沖突、對(duì)取得的成果采取控制程序等內(nèi)容。

質(zhì)量控制方法的PDCA循環(huán)與朱蘭質(zhì)量三元論有相通之處，將兩者結(jié)合應(yīng)用于檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制過(guò)程中，如圖1所示。

首先，確定以提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量為研究目標(biāo)，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量情況的調(diào)研，找出檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制過(guò)程中存在的問(wèn)題并分析原因，以此制定提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的對(duì)策。其次，按照對(duì)策開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作和檔案數(shù)據(jù)管理工作，同時(shí)檢查和評(píng)估執(zhí)行效果，保留并固化合理的措施，摒棄不合理的措施，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)或仍存在的問(wèn)題進(jìn)行下一輪循環(huán)迭代以期得到解決。

3 檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制存在的主要問(wèn)題

當(dāng)前檔案部門(mén)開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作和檔案數(shù)據(jù)管理的業(yè)務(wù)能力已普遍提高，能夠重視檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，并加大外包單位的監(jiān)管力度，但還存在規(guī)劃、協(xié)作、檢測(cè)等方面的問(wèn)題。

3.1 建設(shè)規(guī)劃不夠合理。在檔案數(shù)字化建設(shè)趨勢(shì)下，檔案部門(mén)均開(kāi)展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作和基于檔案數(shù)據(jù)的管理工作，但部分基層檔案部門(mén)仍存在建設(shè)目標(biāo)不清晰、沒(méi)有“摸清家底”就盲目追求檔案數(shù)字化率的情況，沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)字檔案信息資源建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的重要意義和基礎(chǔ)性作用，并將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作與數(shù)字檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用相結(jié)合，科學(xué)合理地分步開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作并高質(zhì)量地達(dá)到紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量要求。[11 ]具體表現(xiàn)為：一是統(tǒng)籌規(guī)劃能力較弱，不能完全按照紙質(zhì)檔案珍貴程度、保管現(xiàn)狀、亟待搶救程度、資金投入等因素開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，不能分清“輕重緩急”，將重要、珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化。二是未遵循價(jià)值原則，檔案數(shù)據(jù)的治理工作“重末輕本”，簡(jiǎn)單地將檔案數(shù)據(jù)治理看作是檔案數(shù)據(jù)的整理和保存，輕視檔案數(shù)據(jù)等環(huán)節(jié)，不能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。三是檔案數(shù)據(jù)利用率較低。多數(shù)情況下已經(jīng)完成數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)僅僅被當(dāng)作是紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本保存，未將開(kāi)放檔案接入檔案網(wǎng)絡(luò)中，參與檔案信息的共享利用。

3.2 溝通協(xié)作不夠充分。無(wú)論是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作還是檔案數(shù)據(jù)治理，都由多個(gè)環(huán)節(jié)組成并分步執(zhí)行，各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行結(jié)果環(huán)環(huán)相扣，環(huán)節(jié)之間的溝通反饋是聯(lián)系整個(gè)工作流程的紐帶。[12]

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中從檔案出庫(kù)到檔案數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)，再到檔案入庫(kù)；檔案數(shù)據(jù)治理中數(shù)字資源的數(shù)據(jù)提取、識(shí)別、度量、監(jiān)控、檢測(cè)、分析、回溯、預(yù)警、解決、反饋、評(píng)估等都需要各相關(guān)方建立良好的溝通機(jī)制，才能切實(shí)提高每個(gè)環(huán)節(jié)完成的質(zhì)量。

當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)治理情況參差不齊，存在滯后性和失衡性，受地方經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等因素影響，存在區(qū)域性差異明顯的情況。不同區(qū)域的檔案機(jī)構(gòu)之間關(guān)于檔案數(shù)據(jù)的交流合作較少，檔案數(shù)據(jù)受限于各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍，難以建立全國(guó)范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，讓開(kāi)放性檔案數(shù)據(jù)充分“跑起來(lái)”。

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中通常存在發(fā)包方與承包方之間的協(xié)調(diào)溝通、承包企業(yè)內(nèi)部溝通、工作人員與管理人員之間的溝通不夠順暢的情況，使得執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題不能有效地進(jìn)行反饋而造成項(xiàng)目質(zhì)量不高。檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部和承包方內(nèi)部多數(shù)時(shí)候上對(duì)下的溝通機(jī)制比較順暢，即命令的傳達(dá)執(zhí)行效率較高，而下對(duì)上的反饋機(jī)制被忽略，工作人員實(shí)踐中出現(xiàn)的問(wèn)題，較難反饋給管理人員或發(fā)包方，不能及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況給出解決方案，幫助解決問(wèn)題。

3.3 質(zhì)量檢測(cè)不夠嚴(yán)格。在實(shí)踐中，檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢測(cè)包括數(shù)字化質(zhì)檢和質(zhì)量檢測(cè)兩方面。

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)檢方面。目前，該工作多數(shù)是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收時(shí)或驗(yàn)收前才開(kāi)展的工作，目的是為了順利完成項(xiàng)目驗(yàn)收工作，不是一種過(guò)程化質(zhì)檢，而是對(duì)最終成果的一次性檢查，因此，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要返工處理，則代價(jià)可能較大，耗時(shí)也較長(zhǎng)。同時(shí)，質(zhì)檢過(guò)程中較多關(guān)注技術(shù)部分的質(zhì)檢，忽略了項(xiàng)目實(shí)施情況和檔案實(shí)體的檢查，容易造成項(xiàng)目管理失序、檔案實(shí)體缺損的情況，不利于項(xiàng)目質(zhì)量的提高和項(xiàng)目的順利完成。

在館內(nèi)現(xiàn)有數(shù)字檔案資源的質(zhì)量檢測(cè)方面。主要問(wèn)題是沒(méi)有充分做好數(shù)據(jù)化前檢查，如數(shù)字化檔案存儲(chǔ)載體是否合格、文件格式是否符合規(guī)范要求、檔案數(shù)據(jù)接口是否通用、數(shù)字檔案資源是否可讀、數(shù)據(jù)掛接是否準(zhǔn)確等，都需要制定詳細(xì)的質(zhì)檢細(xì)則，并注意質(zhì)檢過(guò)程中的信息記錄，做到問(wèn)題描述翔實(shí)、質(zhì)檢責(zé)任到人、返修跟蹤關(guān)注，建立嚴(yán)格的數(shù)字檔案資源質(zhì)量檢測(cè)體系，為高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)建設(shè)奠基。

3.4 成文信息未受重視。在《質(zhì)量管理體系要求》中提出了“成文信息”的概念。所謂“成文信息”，在檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制場(chǎng)景下，是記錄檔案部門(mén)在檔案管理業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案管理數(shù)據(jù)、檔案利用數(shù)據(jù)、檔案用戶數(shù)據(jù)等累積性數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作各個(gè)環(huán)節(jié)狀況、進(jìn)度和變化的信息，是與檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制工作相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料，通過(guò)對(duì)成功經(jīng)驗(yàn)加以肯定并標(biāo)準(zhǔn)化，以便于后期推廣，對(duì)不足之處總結(jié)教訓(xùn)，避免二次犯錯(cuò)。

在實(shí)際工作中，大多數(shù)檔案部門(mén)重點(diǎn)關(guān)注檔案數(shù)據(jù)本身，而忽略對(duì)成文信息的記錄、保留，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)成文信息的記錄。成文信息在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中往往是作為數(shù)字化工作結(jié)束后，驗(yàn)收環(huán)節(jié)的一部分而補(bǔ)充，在檔案數(shù)據(jù)的治理工作中僅僅是作為記錄性的流程化信息，并不能納入檔案數(shù)據(jù)中充分利用。這意味著，檔案數(shù)據(jù)管理過(guò)程中有實(shí)際價(jià)值的信息可能丟失、成文信息不能完整反映紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程，作為質(zhì)量保證的可信程度降低，影響日后復(fù)檢工作的開(kāi)展，也妨礙檔案用戶數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)等的積累，影響檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。

4 檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制存在問(wèn)題的原因分析

檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量管理是一項(xiàng)復(fù)雜工作，造成其質(zhì)量問(wèn)題的原因是多方面的，圖2從人員、管理、業(yè)務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)、制度、經(jīng)費(fèi)、技術(shù)七個(gè)維度進(jìn)行原因分析。

在人員方面，一方面存在由于檔案部門(mén)人員數(shù)量較少使得對(duì)項(xiàng)目精細(xì)化管理程度不足的情況，另一方面也存在工作人員因?qū)?xiàng)目實(shí)施復(fù)雜度和質(zhì)量管理難度的認(rèn)識(shí)不足而導(dǎo)致對(duì)項(xiàng)目重視程度不夠的情況。

在管理方面，存在發(fā)包方履行監(jiān)管職責(zé)的力度不夠、雙向交流反饋的管理機(jī)制和常態(tài)化過(guò)程管理未有效建立的情況，使得項(xiàng)目質(zhì)量管控能力較弱。

在業(yè)務(wù)方面，由于缺乏對(duì)館藏整體情況的掌握及人財(cái)物配套情況的了解，使得科學(xué)合理統(tǒng)籌規(guī)劃項(xiàng)目能力較弱。

在風(fēng)險(xiǎn)管控方面，較多地強(qiáng)調(diào)物防和技防手段，忽略了人防的重要性，加之部分人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)和責(zé)任感不強(qiáng)，存在實(shí)體檔案的破損和檔案信息的泄露的風(fēng)險(xiǎn)。[13]在制度方面，對(duì)已有的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的理解不夠全面準(zhǔn)確、各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)管理制度的建立和落實(shí)不夠徹底容易導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施無(wú)據(jù)可依。

在經(jīng)費(fèi)方面，由于資金投入少，項(xiàng)目利潤(rùn)率低，紙質(zhì)檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)若采用外包形式，容易造成承包方為節(jié)約成本而減少項(xiàng)目施工人員和降低項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量的情況；檔案數(shù)據(jù)環(huán)境質(zhì)量也受限于資金存在技術(shù)可靠性、成本效益性等問(wèn)題。

在技術(shù)方面，由于采用計(jì)算機(jī)技術(shù)的自動(dòng)化檢測(cè)手段只能對(duì)檔案數(shù)據(jù)的部分技術(shù)參數(shù)進(jìn)行全檢，多數(shù)的質(zhì)檢工作還需依靠人工方式進(jìn)行抽檢，因此，質(zhì)檢手段有限、抽檢范圍不全面。

5 提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量地優(yōu)化策略

5.1 以效益為目的，科學(xué)合理地做好項(xiàng)目統(tǒng)籌規(guī)劃。

《質(zhì)量管理體系要求》中提出“以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)”“從增值的角度考慮過(guò)程”的思想與朱蘭所提出的質(zhì)量管理的要求，即各類組織用以設(shè)計(jì)、持續(xù)改進(jìn)并確保所有產(chǎn)品、服務(wù)和過(guò)程滿足顧客和利益相關(guān)者需要[10]的要求相符合。因此，應(yīng)結(jié)合檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制工作現(xiàn)狀，以檔案利用為目標(biāo)，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定合理的方案，堅(jiān)持“預(yù)防重于解決”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制工作。

5.2 加強(qiáng)溝通協(xié)作，提高管理水平和業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不僅包括檔案數(shù)據(jù)本身的質(zhì)量，還包括檔案數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)、運(yùn)行和利用的質(zhì)量。[7]檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展離不開(kāi)上下級(jí)人員、各環(huán)節(jié)人員的密切合作、溝通協(xié)作，在數(shù)字檔案資源質(zhì)量檢測(cè)和檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化的工作中建立上下貫通的交流渠道，如定期開(kāi)展工作情況匯報(bào)會(huì)、管理人員深入工作現(xiàn)場(chǎng)了解情況等。

檔案機(jī)構(gòu)之間的區(qū)域合作是使檔案數(shù)據(jù)“跑起來(lái)”的重要渠道。針對(duì)區(qū)域發(fā)展不平衡的現(xiàn)狀，可以點(diǎn)對(duì)點(diǎn)幫扶，如機(jī)構(gòu)對(duì)機(jī)構(gòu)、區(qū)域?qū)^(qū)域幫扶中西部地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)建設(shè)工作，舉辦論壇交流先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，或外派技術(shù)人員指導(dǎo)建設(shè)工作等。一定經(jīng)濟(jì)、地理區(qū)域的檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部積極構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)溝通網(wǎng)絡(luò)，如長(zhǎng)三角檔案共展、珠三角檔案利用網(wǎng)絡(luò)等，從小區(qū)域到大區(qū)域，從大區(qū)域到全國(guó)，檔案數(shù)據(jù)從基層檔案館層層掛接，實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的異地查檔、異地調(diào)用，提高檔案數(shù)據(jù)的管理水平和業(yè)務(wù)能力。

5.3 建立全方位的質(zhì)量檢測(cè)體系，切實(shí)提高質(zhì)量檢測(cè)能力。檔案數(shù)據(jù)全方位質(zhì)量檢測(cè)包括：紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢測(cè)、檔案元數(shù)據(jù)內(nèi)容檢測(cè)、檔案著錄是否正確檢測(cè)、電子文件存儲(chǔ)路徑能否正確打開(kāi)對(duì)應(yīng)的文件數(shù)據(jù)的檢測(cè)、捕獲的電子文件內(nèi)容與檔案數(shù)據(jù)電子屬性的一致性檢測(cè)等。但是當(dāng)前各項(xiàng)檢測(cè)人工抽檢比例較大，項(xiàng)目質(zhì)檢的水平不高、質(zhì)檢效果不夠理想，驗(yàn)收通過(guò)的項(xiàng)目仍可能存在較大質(zhì)量問(wèn)題。因此，為提高項(xiàng)目質(zhì)檢水平，可以從制度、技術(shù)、職責(zé)等方面開(kāi)展。

一是實(shí)行過(guò)程化質(zhì)檢和最終成果質(zhì)檢相結(jié)合的雙重質(zhì)檢體系。在項(xiàng)目實(shí)施的重要環(huán)節(jié)，開(kāi)展過(guò)程化的質(zhì)檢，檢驗(yàn)該環(huán)節(jié)的成果是否符合規(guī)定并達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，若存在的問(wèn)題及時(shí)返工。過(guò)程質(zhì)檢為最終質(zhì)檢提供保障，二者相輔相成，構(gòu)成完整的質(zhì)檢體系。

二是對(duì)能夠使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢測(cè)技術(shù)進(jìn)行檢測(cè)的驗(yàn)收內(nèi)容必須進(jìn)行全檢，對(duì)不能利用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段進(jìn)行檢測(cè)的驗(yàn)收內(nèi)容應(yīng)加大人工抽檢比率，確保抽檢范圍具有合理性和代表性。

三是加大人工智能技術(shù)的應(yīng)用，建立智能化質(zhì)檢平臺(tái)。針對(duì)不同的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)檢場(chǎng)景采用不同的參數(shù)和技術(shù)，普遍性兼顧特殊性全面質(zhì)檢。

四是責(zé)任到人，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理責(zé)任明確、數(shù)據(jù)治理問(wèn)責(zé)機(jī)制明確，確保檔案數(shù)據(jù)質(zhì)檢各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到位。

5.4 注重項(xiàng)目成文信息的保存。成文信息應(yīng)記錄項(xiàng)目實(shí)施取得成果、經(jīng)驗(yàn)與不足以及對(duì)存在的問(wèn)題的改進(jìn)情況和未能完全改進(jìn)的原因，合理之處要形成規(guī)章制度進(jìn)行固化，不足之處要總結(jié)改進(jìn)并在下一次循環(huán)中再次提出以便解決。它不僅是有效總結(jié)、提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的記錄性材料，而且是確保項(xiàng)目質(zhì)量的可信性材料，更是PDCA循環(huán)中“處理”階段和質(zhì)量三元論中質(zhì)量改進(jìn)工作開(kāi)展的重要材料，對(duì)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)有著重要作用。

成文信息一經(jīng)形成，要保證其真實(shí)性和完整性，不得隨意改動(dòng)，不能為滿足驗(yàn)收需求而修改，同時(shí)注意把檔案數(shù)據(jù)治理過(guò)程中產(chǎn)生的積累性成文信息及時(shí)納入檔案數(shù)據(jù)中，用于用戶刻畫(huà)、檔案利用統(tǒng)計(jì)等工作，反哺于項(xiàng)目方案的統(tǒng)籌設(shè)計(jì)。

6 紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目檢查與評(píng)估

為驗(yàn)證上述檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制方法的可行性和有效性，對(duì)某機(jī)關(guān)單位連續(xù)三年開(kāi)展的各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤檢驗(yàn)，認(rèn)為該方法切實(shí)可行且能有效提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的質(zhì)量。

6.1 方法可行性評(píng)價(jià)。該方法的核心在于結(jié)合采用PDCA循環(huán)和質(zhì)量三元論建立過(guò)程化的質(zhì)量迭代控制方法來(lái)提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。按照檔案行業(yè)相關(guān)規(guī)范的要求，將檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制工作的各環(huán)節(jié)進(jìn)行分解，通過(guò)梳理各環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題，并進(jìn)行原因分析得出解決問(wèn)題的應(yīng)對(duì)之策。之后，在實(shí)施過(guò)程進(jìn)行檢查，驗(yàn)證發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是否得到解決。最后，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，并在下一次項(xiàng)目開(kāi)展中通過(guò)吸取的前次項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)以迭代提高項(xiàng)目質(zhì)量。因此，該方法能夠與紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目應(yīng)用場(chǎng)景相結(jié)合，具有可操作性。

6.2 方法有效性評(píng)價(jià)。本文采用PDCA循環(huán)和質(zhì)量三元論相結(jié)合的質(zhì)量管理方法能夠有效地提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，主要體現(xiàn)在制定方案、多主體合作、操作方法等方面。

根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際制定科學(xué)合理的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制工作方案，可以為項(xiàng)目的順利實(shí)施提供保障。檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制工作涉及多主體合作，如紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作多數(shù)采用外包方式開(kāi)展，其質(zhì)量高低與承包方工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力關(guān)系密切；檔案數(shù)據(jù)過(guò)程質(zhì)量控制涉及檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行透明度、服務(wù)及時(shí)性、數(shù)據(jù)可訪問(wèn)性、存儲(chǔ)安全性、高效共享性[14]，其質(zhì)量高低與檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員能力、業(yè)務(wù)水平和機(jī)構(gòu)技術(shù)支持、資金數(shù)目相關(guān)。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，該方法通過(guò)建立并執(zhí)行相關(guān)制度、強(qiáng)化人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、履行監(jiān)管職責(zé)、建立多層次的溝通交流機(jī)制、開(kāi)展過(guò)程化質(zhì)檢，可以有效提高項(xiàng)目管理能力。同時(shí)，通過(guò)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化檢測(cè)技術(shù)、開(kāi)展人機(jī)結(jié)合的檢測(cè)方式以及加大抽檢范圍等措施，可以為項(xiàng)目質(zhì)量提升提供技術(shù)保障。

全面質(zhì)量控制方法是一個(gè)基于過(guò)程的迭代方法，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中會(huì)分析存在的問(wèn)題，并提出解決問(wèn)題的策略，當(dāng)項(xiàng)目完成后，將對(duì)這些解決策略的有效性進(jìn)行檢查，并保留合理的建議和做法，以成文信息的形式保存。之后，在下一次開(kāi)展同類項(xiàng)目時(shí)會(huì)對(duì)本次項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中未解決的問(wèn)題和可能存在的其他問(wèn)題再次進(jìn)行分析，提出更加有針對(duì)性的解決方法，通過(guò)這樣一次次的迭代將問(wèn)題由大到小逐步解決以達(dá)到不斷提升項(xiàng)目質(zhì)量的目的。因此，該方法有助于提高項(xiàng)目的質(zhì)量。

7 結(jié)語(yǔ)

本文所提出檔案數(shù)據(jù)全面質(zhì)量控制方法通過(guò)將過(guò)程化管理思想和風(fēng)險(xiǎn)思維融入檔案數(shù)據(jù)管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中實(shí)行質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量改進(jìn)的基本思路，貫穿迭代“計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—處理”循環(huán)達(dá)到提升項(xiàng)目質(zhì)量的目的。但項(xiàng)目質(zhì)量的提升除要有科學(xué)合理的管理方法外，還依賴“人”和“技術(shù)”的支持。[15]因此，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中要充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性并加大人工智能技術(shù)的應(yīng)用，才能持續(xù)提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

（作者單位：1.安徽大學(xué)檔案館、安徽大學(xué)管理學(xué)院顧偉，副研究館員，碩士生導(dǎo)師；2.安徽大學(xué)管理學(xué)院鄭文靜，通訊作者，本科生；馬東方，本科生；史夢(mèng)，本科生；3.國(guó)家電網(wǎng)宿州市供電公司 朱曉露，高級(jí)工程師來(lái)稿日期：2023-09-28）