淺談醫(yī)院現(xiàn)代管理“利器”
——HOA

陳騰云

廣西百色市人民醫(yī)院 533000

淺談醫(yī)院現(xiàn)代管理“利器”
——HOA

陳騰云

廣西百色市人民醫(yī)院 533000

文章通過醫(yī)院通過一種新型的辦公系統(tǒng)——

HOA，使得醫(yī)院現(xiàn)代管理中各類信息在HOA平臺進(jìn)行快速有效的傳遞，提高辦公效率，降

低了醫(yī)療成本，并有效防范醫(yī)療糾紛，促進(jìn)

醫(yī)患和諧。現(xiàn)就我院使用HOA平臺的經(jīng)驗，對其在醫(yī)院現(xiàn)代管理中所發(fā)揮的主要作用進(jìn)

行簡要探討。

HOA；醫(yī)院管理；效益

目前，全國各醫(yī)院的信息化建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展期，主要投入到以醫(yī)院臨床、醫(yī)技、財務(wù)為主的各種信息平臺，如HIS、PACS、LIS和EMR等，并取得了豐富的應(yīng)用經(jīng)驗和較好的使用效果。但作為一家三級綜合性醫(yī)院，往往是科室、部門共有幾十個，層次有三四級，管理上醫(yī)生、護(hù)士、教學(xué)、 科研幾條線， 職工有上千人，部分人員還身兼多職，人員變動頻繁。醫(yī)院員工因工作性質(zhì)、工種不同，導(dǎo)致工作時間不集中，醫(yī)生和護(hù)士都有三班倒的情況，外科醫(yī)生的工作更是經(jīng)常變動， 造成醫(yī)院內(nèi)、科室內(nèi)人員較難集中到一起，各種信息的上傳下達(dá)、 報表的報送、職工、科室之間的溝通都存在障礙，統(tǒng)一的培訓(xùn)、工作也不容易開展，各種的審批請示流程未做制度化規(guī)范，管理滯后突顯。

為了改善這種管理狀況，一種新型醫(yī)院現(xiàn)代管理“利器”應(yīng)運而生，那就是HOA（Hospital Office Automation，簡稱HOA），即醫(yī)院辦公自動化，是企事業(yè)單位的OA（Office Automation，簡稱OA，即辦公自動化），與醫(yī)院特有的工作性質(zhì)有機結(jié)合起來，形成一種符合醫(yī)院現(xiàn)代管理的辦公自動化（HOA）。本文作者從HOA中幾點主要功能，闡述HOA在醫(yī)院現(xiàn)代管理中起到的作用。

1 HOA與企事業(yè)OA具有的共性功能和作用

1.1 信息發(fā)布平臺

OA系統(tǒng)的信息發(fā)布平臺是一個可以在企事業(yè)單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和信息交流的場所，例如：公告通知、 規(guī)章制度、新聞、技術(shù)交流、內(nèi)部郵件、 工作流轉(zhuǎn)、手機短信平臺、公共事件等能夠在部門或職工之間得到廣泛的傳播，豐富了單位文化建設(shè)，促進(jìn)職工、科室之間的溝通，也使職工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)，按平臺上的信息來處理好本職工作，提高職工的積極性。

1.2 工作流程自動化

改變了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，單位內(nèi)部的收發(fā)文件、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等，均在OA管理平臺上，采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。再也不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用OA平臺快速而廉價的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享，來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。這樣不僅提高工作效率，而且降低工作成本，還能減少流轉(zhuǎn)過程的錯漏。

1.3 知識管理的自動化

傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和檢索再利用是十分困難的。在OA平臺上，能實現(xiàn)可使各種文檔實現(xiàn)數(shù)字化，并實現(xiàn)文檔的數(shù)字化保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。當(dāng)一家三級醫(yī)院來了新員工時，只要管理員給他注冊一個登錄的帳號和密碼，他自己就能進(jìn)入OA系統(tǒng)，瀏覽到醫(yī)院的規(guī)章制度、文化的建設(shè)和各種技術(shù)文件等，自然而然提高了新來員工的技能和素質(zhì)，同時節(jié)約了培訓(xùn)環(huán)節(jié)[1]，也節(jié)約了培訓(xùn)所需的人力、物力、精力。

2 HOA獨具的功能和作用

醫(yī)院是以“病人為中心”的服務(wù)宗旨，醫(yī)院現(xiàn)代管理通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有計劃、組織、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等展開一系列活動，為病人提供及時、安全、經(jīng)濟(jì)、正確、有效的醫(yī)學(xué)的服務(wù)以及舒適的生活服務(wù)，HOA的最終目標(biāo)是直接或間接服務(wù)于病人，并給醫(yī)院帶來良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.1 與疾控監(jiān)測系統(tǒng)有接口

疫情上報是醫(yī)院常規(guī)管理。在診療過程中，發(fā)現(xiàn)有感染性疾病個案時，醫(yī)生在HOA上及時填寫上報疫情表保存后，通過數(shù)據(jù)接口，該疾病信息自動轉(zhuǎn)入同級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的疫情報告系統(tǒng)[2]，自動完成疫情上報。醫(yī)院無須設(shè)置專職疫情上報員和印制疫情上報表，從而節(jié)約人力資源和成本。

2.2 與醫(yī)政職能管理有機結(jié)合

在HOA平臺的醫(yī)政職能管理模塊中設(shè)有醫(yī)院不良反應(yīng)報告功能，醫(yī)生、護(hù)士在診療和護(hù)理過程，發(fā)現(xiàn)患者在用藥或術(shù)后有不良反應(yīng)時，在HOA平臺填寫不良反應(yīng)報告表，并按病情輕重設(shè)置高危值。HOA平臺根據(jù)高危值，自動以短信形式向醫(yī)政職能科室的人員和主管院領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布信息，醫(yī)政職能科室收到信息后，立即派人到臨床科室調(diào)查，并組織相關(guān)人員對有不良反應(yīng)患者進(jìn)行相應(yīng)措施處置治療，消除不良反應(yīng)一進(jìn)步惡化，有效及時防范醫(yī)療糾紛發(fā)生，同時，也體現(xiàn)醫(yī)院對患者貼切關(guān)懷和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)患和諧。

2.3 與醫(yī)院醫(yī)用耗材管理有機結(jié)合

一家三級醫(yī)院每天為患者展開診療和護(hù)理活動時，消耗著大量的醫(yī)用耗材，且醫(yī)用耗材品種型號繁多，應(yīng)用量大，是醫(yī)院日常醫(yī)療、護(hù)理工作得以順利實施不可或缺的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，管理好醫(yī)用耗材是醫(yī)院現(xiàn)代管理重要組成部分。以往傳統(tǒng)的手工管理是“采購→庫存→發(fā)放”的供應(yīng)模式，不僅造成“需用的無貨，不需用的積壓”的現(xiàn)象，既影響了醫(yī)療業(yè)務(wù)的順暢開展，又導(dǎo)致不必要的浪費，還占擠房間和降低醫(yī)院流動資金的周轉(zhuǎn)率。而現(xiàn)在HOA平臺，科室按自己的使用情況做好醫(yī)用耗材計劃表后，傳給倉庫管理員，管理員在也HOA平臺上進(jìn)行匯總，并通過網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院內(nèi)部審計部門和主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批后再倉庫管理員向供應(yīng)商進(jìn)行采購，這些工作流程都是在HOA平臺的自動完成。運用HOA后，醫(yī)用耗材庫存下降30%～50%，庫存投資減少1.4～1.5倍，采購提前期縮短50%，庫存周轉(zhuǎn)率提高5倍[3]，同時，也大大地減少不必要的浪費，提高流動資金的周轉(zhuǎn)率，節(jié)約了醫(yī)療成本，給醫(yī)院帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益。

2.4 準(zhǔn)確高效醫(yī)院決策管理

在HOA平臺上，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可快速了解全院各種信息，如出入院病人信息、財務(wù)收支情況、教學(xué)與科研、后勤管理、職能部門之間文件通知等信息數(shù)據(jù)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能全面、及時反映出醫(yī)院經(jīng)營管理的現(xiàn)狀和水平，并且通過相應(yīng)的系統(tǒng)功能產(chǎn)生相關(guān)醫(yī)療統(tǒng)計報表及數(shù)據(jù)的綜合對比分析，及時地掌握醫(yī)院各種工作情況和效益狀況，為醫(yī)院管理決策提供準(zhǔn)確有力的科學(xué)依據(jù)。即使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)出差在外，通過VPN帳號和密碼也能登入HOA平臺。HOA的建設(shè)最終目的之一是提高醫(yī)院綜合管理水平，有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及時作出管理決策，進(jìn)一步調(diào)整經(jīng)營策略和經(jīng)營管理，有效地促進(jìn)醫(yī)院管理走向現(xiàn)代化、規(guī)范化和制度化發(fā)展道路，從而更好地為病人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 HOA未來發(fā)展展望

HOA與醫(yī)院電子病歷（EMR），或病案系統(tǒng)有機結(jié)合，當(dāng)患者出院一段時間后，HOA短信平臺自動向患者留下手機發(fā)送回訪信息，咨詢患者預(yù)后健康情況，并告知注意事項；患者也可通過手機回復(fù)短信代碼，向醫(yī)院告訴自己預(yù)后情況、并預(yù)約復(fù)檢時間，或進(jìn)一步的治療。讓HOA形成一個醫(yī)患互動平臺，取得更好的社會效益。

4 結(jié)語

在HOA平臺，為醫(yī)院提供了規(guī)范化和制度化科學(xué)的管理與經(jīng)營，有效降低醫(yī)療成本，提高工作效率高，防范醫(yī)療糾紛，為患者提供優(yōu)質(zhì)診療活動和護(hù)理服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)患和諧；有計劃地使用醫(yī)用耗材，提高流動資金的周轉(zhuǎn)率，及時為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息數(shù)據(jù)，給醫(yī)院帶來良好的經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。所以說，HOA是醫(yī)院現(xiàn)代管理的一把“利器”。

[1]李云.談OA辦公自動化在高校教學(xué)管理中的作用[J].工會論壇(山東省工會管理干部學(xué)院學(xué)報) ，2010 (03):139-140

[2]吳海磊,李華青.醫(yī)院管理應(yīng)對公共衛(wèi)生突發(fā)事件的探討[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2004 (01) :26-28

[3]王靜思.淺談結(jié)合OA與ERP的企業(yè)管理系統(tǒng)及其在管理中的作用[J].硅谷， 2010 (16) :201

陳騰云（1973年—），男，工學(xué)學(xué)士，工程師，從事信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。工作單位：廣西百色市人民醫(yī)院。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.21.081