“協(xié)同辦公”系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用與探索

○楊浩

（廣東松山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東 韶關(guān) 512126）

“協(xié)同辦公”系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用與探索

○楊浩

（廣東松山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東 韶關(guān) 512126）

“協(xié)同辦公”是辦公應(yīng)用的高級階段，強(qiáng)調(diào)以人為中心，借助網(wǎng)絡(luò)手段，綜合企業(yè)管理相關(guān)的數(shù)據(jù)庫、文檔、各類信息與各項(xiàng)活動，為企業(yè)提供輔助決策支持等，它作為企事業(yè)單位一種新的辦公模式，包括了協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)，以及基于工作流程管理、項(xiàng)目管理、知識管理、信息門戶管理等協(xié)同管理平臺的應(yīng)用。本文基于協(xié)同辦公這一概念，分析了協(xié)同辦公在企業(yè)流程管理中的建立與發(fā)展，得出協(xié)同辦公是企業(yè)管理最佳管理模式的結(jié)論。

協(xié)同辦公 企業(yè)流程管理 應(yīng)用

一、引言

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，辦公軟件的應(yīng)用已經(jīng)十分普及，協(xié)同辦公模式的提出，是對傳統(tǒng)辦公自動化的一個挑戰(zhàn)，協(xié)同辦公作為一種綜合性極強(qiáng)的辦公模式，能為企業(yè)管理的優(yōu)化帶來很大方便。與傳統(tǒng)的企業(yè)管理軟件相比，協(xié)同辦公強(qiáng)調(diào)在工作中以人為中心，管理相關(guān)的數(shù)據(jù)庫、文檔、各類信息與各項(xiàng)活動，協(xié)同辦公作為自動化辦公的高級階段，是現(xiàn)代企業(yè)管理的迫切需要，同時也是現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)與管理理論的綜合應(yīng)用。

當(dāng)前，企業(yè)辦公事務(wù)的應(yīng)用主要借助單個軟件操作來進(jìn)行，其他輔助的方法及手段較少，協(xié)同辦公的推行還不具有普遍性，協(xié)同涉及面也不廣，同時由于協(xié)同辦公對于單位內(nèi)部的各個部門之間的流程溝通要求相對較高，所以實(shí)行時也有一定難度，再加上有的企業(yè)部門之間信息的共享程度不高、相互協(xié)調(diào)程度還存在一些瓶頸問題，因此要真正實(shí)現(xiàn)這種協(xié)同辦公管理模式，還必須依托現(xiàn)代流程管理，提高操作人員的素質(zhì)，通過模塊化的軟件平臺對事務(wù)進(jìn)行綜合管理，以達(dá)到最終的協(xié)同管理目標(biāo)。

二、“協(xié)同辦公”模式建立的理論及技術(shù)支持

協(xié)同辦公作為以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)為依托的新的辦公模式，仍舊要以現(xiàn)代管理理論為理論依據(jù)和理論基礎(chǔ)?，F(xiàn)代管理理論的核心思想為協(xié)同辦公管理模式的建立提供了有效理論依據(jù)。從管理學(xué)角度來看，協(xié)同辦公符合管理從柔性化角度著手，以更為人性化的手段，利用高科技軟件、硬件工具以及更為系統(tǒng)的流程形式完成工作。依據(jù)流程管理的新辦法，企業(yè)應(yīng)對流程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、構(gòu)造、調(diào)控所有環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)管理。管理理論應(yīng)將“硬環(huán)境”和“軟環(huán)境”理論緊密聯(lián)系起來，這種聯(lián)系同樣可以體現(xiàn)在協(xié)同辦公軟硬有機(jī)結(jié)合的內(nèi)容中，協(xié)同辦公正是對企業(yè)“軟、硬”環(huán)境的有效協(xié)調(diào)，通過信息化的手段，實(shí)現(xiàn)辦公的最優(yōu)化實(shí)施和管理?，F(xiàn)代協(xié)同辦公平臺的主要優(yōu)點(diǎn)就在于提高日常辦公效率、減輕工作強(qiáng)度、實(shí)現(xiàn)移動辦公、縮短業(yè)務(wù)辦理時間、節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)等。

而現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展則為企業(yè)協(xié)同辦公的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。在協(xié)同辦公模式中，知識文檔完全可實(shí)現(xiàn)自動化管理，信息發(fā)布平臺成為一個有效的信息發(fā)布和交流的工具，內(nèi)部通訊平臺可以建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、即時通訊系統(tǒng)、論壇和個人博客等。計(jì)算技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)、電子郵件、群組軟件和企業(yè)應(yīng)用集成的普遍應(yīng)用，為協(xié)同辦公提供了有效的技術(shù)手段。

三、“協(xié)同辦公”優(yōu)化模型的搭建與分析

如圖1所示，協(xié)同辦公的實(shí)現(xiàn)與應(yīng)用分層次進(jìn)行，經(jīng)過優(yōu)化后的協(xié)同辦公分為：技術(shù)實(shí)施、目標(biāo)實(shí)施，應(yīng)用咨詢、應(yīng)用服務(wù)、應(yīng)用規(guī)劃五個層次，其中由實(shí)施到應(yīng)用是一個由量到質(zhì)的飛躍，這也正是協(xié)同辦公在企業(yè)應(yīng)用中開展的核心要求。技術(shù)實(shí)施主要是構(gòu)建協(xié)同辦公一體化模型，實(shí)現(xiàn)管理手段、管理工具的現(xiàn)代化集成；目標(biāo)實(shí)施主要是降低管理成本、實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)提升。在量化階段，協(xié)同辦公是投入期，包括技術(shù)和資金的投入，充足的資金投入是實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的有力保證。當(dāng)協(xié)同辦公進(jìn)入質(zhì)變階段時，協(xié)同的主要作用是應(yīng)用的推廣和實(shí)現(xiàn)，主要體現(xiàn)為咨詢、服務(wù)、規(guī)劃三個方面。從業(yè)務(wù)流程鏈、績效體系的建立到戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)，協(xié)同辦公形成一攬子應(yīng)用體系。

如圖2所示，在協(xié)同辦公的組建平臺設(shè)計(jì)模型中，主要是解決協(xié)同軟件平臺模塊的搭建，這個平臺的建立是在原有企業(yè)規(guī)劃的前提下建立的，原有企業(yè)規(guī)劃是戰(zhàn)略上的，應(yīng)該具有前瞻性和長期性，在現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程鏈、績效體系、管理信息集成的基礎(chǔ)上形成適合本企業(yè)的協(xié)同平臺框架。建設(shè)好的協(xié)同管理平臺再按照協(xié)同辦公應(yīng)用的優(yōu)化層次開展工作，兩者結(jié)合就能達(dá)到協(xié)同的最佳效果，即協(xié)同辦公的優(yōu)化模型創(chuàng)建。

在協(xié)同辦公的優(yōu)化模型創(chuàng)建過程中，協(xié)同辦公平臺的創(chuàng)建原則可歸納總結(jié)為安全性、成熟性、標(biāo)準(zhǔn)化、易用性、開放性、可維護(hù)性與高性能、先進(jìn)性等八大類型要求。安全保密是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵。協(xié)同辦公平臺涉及到重要或機(jī)密信息，因此安全性需要放在首位進(jìn)行考慮。系統(tǒng)要有完善、周密的安全體系和信息安全支撐平臺緊密配合，從物理、傳輸、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用等方面采用多層次的安全保障措施。在系統(tǒng)平臺、技術(shù)等選型時，協(xié)同辦公應(yīng)符合國際標(biāo)準(zhǔn)、工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特別是國家、行業(yè)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使系統(tǒng)的通信環(huán)境、軟件環(huán)境相互間依賴減至最小，使其各自發(fā)揮自身優(yōu)勢。另一方面也要強(qiáng)調(diào)各種系統(tǒng)之間的通信和信息交換，以信息資源共享為有效的基本出發(fā)點(diǎn)。對于協(xié)同辦公平臺這樣一個涉及范圍廣、用戶數(shù)量大的系統(tǒng)，對其可維護(hù)性具有很高要求。因此，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時就應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的部署與配置、業(yè)務(wù)管理、性能管理等多方面的要求，提供靈活易用的流程設(shè)計(jì)、公文格式設(shè)計(jì)、配置管理、實(shí)時監(jiān)控和詳細(xì)的日志、審計(jì)功能。管理和維護(hù)人員具有可管理和易于維護(hù)的特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)各子公司、各部門的分級管理，力求以最少的人力資源和技術(shù)要求，就能夠很好零代碼地維護(hù)和管理，并能正常運(yùn)行。

圖1 “協(xié)同辦公”應(yīng)用的優(yōu)化層次

圖2 “協(xié)同辦公”的組建平臺設(shè)計(jì)模型

四、“協(xié)同辦公”應(yīng)用方向及實(shí)踐

1、協(xié)同辦公解決了企業(yè)中存在的“信息孤島”問題

隨著電子商務(wù)的發(fā)展，企業(yè)間的關(guān)系更加密切，但一直以來由于信息技術(shù)局限、企業(yè)間的競爭等原因使得企業(yè)應(yīng)用軟件和流程語言各不相同，造成企業(yè)間流程整合困難，企業(yè)的信息體系形成一個個孤島。為便于企業(yè)之間應(yīng)用的集成，協(xié)同辦公以動態(tài)管理、動態(tài)團(tuán)隊(duì)的模式，使得過去以靜態(tài)方式下工作的類似于ERP、CRM軟件得以不斷改進(jìn)。正是基于整合目標(biāo)，為進(jìn)一步促進(jìn)這些標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，協(xié)同辦公力求建立一種相對簡單且易于使用的平臺系統(tǒng)以解決企業(yè)內(nèi)不同部門之間的流程融合問題，減少企業(yè)的信息孤島。

在信息時代，只有協(xié)同性強(qiáng)的軟件與協(xié)同要求強(qiáng)的動態(tài)環(huán)境才相匹配。新一代協(xié)同辦公系統(tǒng)，將企業(yè)辦公內(nèi)容流程化，通過流程把一系列的企業(yè)管理事務(wù)，按照一定的次序連接起來，以達(dá)到企業(yè)預(yù)期生產(chǎn)、預(yù)期管理的效果。流程作為任何企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)，企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)都是通過流程來驅(qū)動，企業(yè)與不同的部門、不同的客戶、不同的人員、不同的供應(yīng)商之間的關(guān)系都是靠流程來進(jìn)行協(xié)同運(yùn)作的，流程在對流轉(zhuǎn)過程中所帶來的文檔數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目數(shù)據(jù)、客戶資料等信息進(jìn)行有序流轉(zhuǎn)，而在協(xié)同辦公平臺的支持下，流程管理中的諸多弊病可以被逐漸淡化，信息孤島也將越來越少。

2、協(xié)同辦公系統(tǒng)要有管理思想，實(shí)現(xiàn)知識管理信息化

協(xié)同辦公軟件，只有通過管理思想進(jìn)行指導(dǎo)，才能為管理者提供決策依據(jù)，它應(yīng)該是信息的分析工具，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行加工和轉(zhuǎn)換、智能分析，并以各種形象的方式展現(xiàn)出來，從而為企業(yè)考察運(yùn)營情況、分析當(dāng)前問題、制定未來發(fā)展計(jì)劃提供更多的情報和信息。

通過管理思想武裝的“協(xié)同辦公”軟件，應(yīng)該利用自身優(yōu)勢，來關(guān)注知識的收集、積累和繼承，并提供相應(yīng)的知識管理模塊，這個模塊能把人們的經(jīng)驗(yàn)、技巧、靈感等放在一個公共的平臺上，所有人都能共享，這樣一個人的經(jīng)驗(yàn)就會變成所有人的經(jīng)驗(yàn)，從而有利于提升企業(yè)或員工的內(nèi)在能力以及企業(yè)的核心競爭力。

3、協(xié)同辦公系統(tǒng)開發(fā)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵點(diǎn)

在企業(yè)中要實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，首先，要針對企業(yè)的具體情況，結(jié)合協(xié)同辦公的模型層次，開發(fā)企業(yè)各系統(tǒng)之間的“接口”。由于企業(yè)的信息化建設(shè)是逐步進(jìn)行的，很多部門之間的軟件是獨(dú)立建設(shè)的，要將各個獨(dú)立建設(shè)的系統(tǒng)結(jié)合起來，只有通過開發(fā)各系統(tǒng)之間的接口，建設(shè)各系統(tǒng)之間的順序流程，讓數(shù)據(jù)按流程傳送，那就能很好地解決資源共享的問題了。其次，實(shí)現(xiàn)企業(yè)多個系統(tǒng)間的整合，實(shí)現(xiàn)知識管理的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，在升級的同時要解決系統(tǒng)界面的親和力，讓系統(tǒng)在整合后的使用過程中變得不復(fù)雜，而使用結(jié)果卻有更好的效用。最后，要讓企業(yè)的各種需求在系統(tǒng)中完美實(shí)現(xiàn)。

五、結(jié)語

一個完好的協(xié)同辦公系統(tǒng)，能支持跨組織、跨系統(tǒng)、跨網(wǎng)絡(luò)、跨地區(qū)的應(yīng)用。在企業(yè)管理中，通過協(xié)同辦公的實(shí)施，可以輔助管理制度的實(shí)施，提升企業(yè)執(zhí)行力，規(guī)范辦公業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化管理工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展也使企業(yè)完整推行流程管理成為可能。相信不久的將來，功能強(qiáng)大的協(xié)同辦公平臺在企業(yè)管理中將起到非常重要的作用，協(xié)同辦公也必然會有更好的發(fā)展空間。隨著協(xié)同辦公模式的不斷推進(jìn)及廣泛應(yīng)用，新一代協(xié)同辦公給傳統(tǒng)辦公自動化帶來的變革必將掀起信息化領(lǐng)域的新高潮。

[1]郭春燕主編：辦公自動化應(yīng)用[M].中央廣播電視大學(xué)出版社，2009．

[2]楊浩主編：新編現(xiàn)代辦公設(shè)備使用與維護(hù)[M].華南理工大學(xué)出版社，2009.

[3]呂曉陽等主編：辦公自動化方法與應(yīng)用[M].清華大學(xué)出版社，2008.

（責(zé)任編輯：張瓊芳）