發(fā)揮基層檔案服務(wù)職能的探討與實(shí)踐

盧旭

社會的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的繁榮、社會信息化程度的不斷提高，在為檔案服務(wù)拓展了全新發(fā)展空間的同時(shí)，也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。特別是油田公司“整體成長、和諧發(fā)展”戰(zhàn)略為油田持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展指明了方向，也為基層檔案工作在油田建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有作用提供了有利的契機(jī)。尤其是檔案服務(wù)創(chuàng)新方面，我們作了許多有益的實(shí)踐和探索，取得了良好的效果。要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)上臺階，還應(yīng)該從以下幾個(gè)方面做出探索和努力。

確立服務(wù)定位，是做好基層檔案服務(wù)工作的前提

第一，要樹立主動服務(wù)意識。檔案服務(wù)要有所作為，就必須改變那種“守家”“待業(yè)”的傳統(tǒng)觀念，積極參與到油田的各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中來，從檔案資料管理的末端走向前端，拉近檔案與中心工作和檔案利用者的距離，為檔案利用者提供積極、主動、熱情的檔案服務(wù)。

第二，要樹立精品服務(wù)意識。檔案工作的服務(wù)意識突出地表現(xiàn)在檔案利用工作這個(gè)環(huán)節(jié)上。精品服務(wù)意識就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色，并為利用者提供標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、易操作、高質(zhì)量、全方位的計(jì)算機(jī)檢索途徑逐步取代手工檢索為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案信息實(shí)現(xiàn)信息資源共享創(chuàng)造條件。把檔案服務(wù)打造成為油田服務(wù)領(lǐng)域的精品，以最快捷的檢索途徑把最優(yōu)秀、最有價(jià)值的檔案信息傳遞給利用者，最大限度地滿足檔案利用者對檔案服務(wù)的多元化需求。

第三，要樹立全方位服務(wù)意識。全方位服務(wù)，是檔案服務(wù)的方向，也是貫徹科學(xué)發(fā)展觀的要求。在服務(wù)對象上，要樹立為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的同時(shí)，也要為文化建設(shè)服務(wù)；為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的同時(shí)，也要為廣大普通檔案利用者服務(wù)的意識。在服務(wù)空間上，樹立不局限于檔案館狹小的空間，走出館門，進(jìn)入油田生產(chǎn)建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域。做到哪里有需要，哪里就有檔案服務(wù)。在服務(wù)時(shí)間上，要樹立不僅為當(dāng)前服務(wù)，還要超前著手，服務(wù)未來的意識。

開展目標(biāo)管理，是做好基層檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)

第一，創(chuàng)新服務(wù)理念。檔案是檔案部門為油田服務(wù)的最主要的物質(zhì)資源，油田勘探開發(fā)需求是檔案工作的立足點(diǎn)和歸宿，沒有充分的對科研服務(wù)，就不能體現(xiàn)檔案的價(jià)值，對檔案資源無疑形成巨大的浪費(fèi)。以前，我們的工作僅限于資料整理，坐等查詢等方面。檔案人苦坐辦公室，油井檔案資料藏于深閨，檔案工作一潭死水。2004年以來，我們明確了“圍繞勘探開發(fā)科研工作搞服務(wù)”的理念，提出了“創(chuàng)新理念優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的口號，變被動守?cái)倿橹鲃映鰮?，變埋頭整理為登門服務(wù)，同時(shí)，進(jìn)一步完善了各項(xiàng)規(guī)章制度，建立健全了服務(wù)責(zé)任制，不斷強(qiáng)化服務(wù)觀念，極大地調(diào)動了檔案工作者的積極性，激發(fā)了創(chuàng)造性。

第二，充實(shí)服務(wù)目標(biāo)內(nèi)容。從檔案服務(wù)角度講，為了使檔案信息開發(fā)工作具備雄厚的基礎(chǔ)資源，檔案部門要緊緊圍繞“服務(wù)”做文章，首先必須要有豐富而翔實(shí)的檔案資料，針對我館存檔案入手，不斷充實(shí)服務(wù)內(nèi)容。一是圍繞年度工作目標(biāo)責(zé)任制，突出常規(guī)性的檔案資料的整理、歸檔、接收、目標(biāo)認(rèn)定等工作；二是圍繞油田中心中作，突出重點(diǎn)性，著重抓好重大勘探開發(fā)科研項(xiàng)目檔案工作；圍繞油田增儲上產(chǎn)，我們檔案部門充分發(fā)揮了自身優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢，最大限度的搞好服務(wù)。

第三，制定相應(yīng)措施，納入目標(biāo)管理。檔案目標(biāo)管理工作是基層各項(xiàng)工作必不可少的一個(gè)重要組成部分。因此，基層單位必須制定管理目標(biāo)責(zé)任制，強(qiáng)化檔案目標(biāo)管理工作，做到“四納入”。一要納入整體工作目標(biāo)，使之與各項(xiàng)工作同步運(yùn)行；二要納入主管領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)責(zé)任制，使他們明確對檔案目標(biāo)管理工作應(yīng)負(fù)有的責(zé)任、義務(wù)和任務(wù)要求，主動自覺地抓好檔案達(dá)標(biāo)升級工作；三要納入檔案人員崗位工作目標(biāo)責(zé)任制，促使他們熟練地掌握檔案業(yè)務(wù)，增強(qiáng)抓好檔案目標(biāo)管理工作的責(zé)任感、事業(yè)心；四要納入檔案業(yè)務(wù)主管部門工作人員的崗位工作目標(biāo)責(zé)任制，增強(qiáng)對基層單位檔案目標(biāo)管理工作監(jiān)督指導(dǎo)的力度。

第四，搞好達(dá)標(biāo)進(jìn)級，強(qiáng)化規(guī)范化管理。基層檔案工作要適應(yīng)發(fā)展需要，檔案工作必須達(dá)標(biāo)，上檔次、上水平。要確保檔案目標(biāo)管理工作領(lǐng)導(dǎo)到位、檔案工作人員到位、庫房到位、管理到位，為達(dá)標(biāo)升級奠定組織領(lǐng)導(dǎo)基礎(chǔ)；要確保檔案的安全與完整，在收集齊全的基礎(chǔ)上，按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)整理，科學(xué)分類，使檔案的基礎(chǔ)工作有新的提高；要加強(qiáng)日常管理，建立健全各項(xiàng)檔案工作制度，照章行事，加快檔案信息化建設(shè)步伐，加大計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用力度，熟練掌握現(xiàn)代化管理手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

拓寬利用渠道，是做基層檔案服務(wù)工作的關(guān)鍵

一是以擁有齊全完整的檔案資料為手段，采取來館查借閱的方式，提供最基本的服務(wù)。來館查借閱這種方式，要做到查什么能查到，借什么有什么，才能滿足檔案利用者最基本的要求。要作到這一點(diǎn)，首先就要在檔案的收集齊全上下功夫。要保證檔案收集齊全準(zhǔn)確，就必須規(guī)范收集程序、建立制約機(jī)制。多年來，研究院檔案管理崗位按照確定歸檔范圍——制定歸檔計(jì)劃——?dú)w檔收集——下發(fā)催交、整改通知單——總結(jié)分析的程序，大力加強(qiáng)檔案收集工作，收到了較好的效果。

二是以檔案資料編研為手段，采取專題資料系統(tǒng)提供的方式，提供較高層次的服務(wù)。結(jié)合單位的重點(diǎn)工作，研究檔案的利用規(guī)律，將部分零散的、龐雜的檔案資料進(jìn)行“深加工”，免除單件借閱的勞苦，更大程度地滿足用戶的需要。2006年以來，我們本著“突出重點(diǎn)、先易后難、分步實(shí)施、資源共享、安全保密”的原則，對會戰(zhàn)以來，在科研、生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)工作中形成的榮譽(yù)實(shí)物和聲像檔案（照片、印章、錄像帶和各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、領(lǐng)導(dǎo)題詞）這些非紙質(zhì)的特殊載體資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、分類、整理、歸檔和錄入的數(shù)字化工作，初步實(shí)現(xiàn)了部分特殊載體檔案網(wǎng)上查詢、瀏覽、打印和下載，為科研和管理人員提供了及時(shí)、豐富、形象、生動的檔案信息服務(wù)，極大地節(jié)省了科研人員查閱利用的時(shí)間，提高了利用率。

三是要切實(shí)加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)。首先進(jìn)一步更新觀念，真正重視信息化建設(shè)，解決認(rèn)識問題；其次，要強(qiáng)化措施，具體推進(jìn)，解決操作問題。以信息化為手段，采取信息共享的方式，為檔案利用者提供更高層次的服務(wù)。近幾年來，研究院從中油檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用到特殊載體數(shù)字化，從檔案的條目管理到部分檔案的計(jì)算機(jī)全文檢索，已初步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館的雛形，并取得了初步認(rèn)識：一是初步形成了檔案信息化建設(shè)的基本思路和實(shí)施方案；二是結(jié)合檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)特征和信息利用要求，編制了一套數(shù)據(jù)項(xiàng)填寫、進(jìn)機(jī)規(guī)范，建立起了檔案網(wǎng)上借閱查詢系統(tǒng)；三是推廣《中油檔案管理信息系統(tǒng)V2.0》軟件，為油田檔案信息化共享創(chuàng)造條件。四是目錄建設(shè)加快。目錄中心總數(shù)據(jù)量已達(dá)到56萬條。五是啟動了公文及部分科技類檔案的全文檢索。

加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，是做好基層檔案服務(wù)工作的保障

第一，必要的投入是檔案服務(wù)的保證。檔案服務(wù)離不開檔案庫房、檔案保護(hù)設(shè)施、設(shè)備等“硬件”方面的投入。沒有這些“硬件”保障，檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都無法正常進(jìn)行，服務(wù)也就無從談起。近幾年來，研究院不斷加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，提高檔案管理水平。先后擴(kuò)建了檔案庫房，購置了專用的現(xiàn)代化的檔案密集架，配制了DVD光盤刻錄機(jī)、硬盤存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)采集卡，更新了計(jì)算機(jī)和打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備?；A(chǔ)設(shè)施的完善，保證了檔案資料的安全，縮短了查找時(shí)間，使管理工作邁上了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

第二，良好的素質(zhì)是檔案服務(wù)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案資源和服務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展，對檔案系統(tǒng)人員素質(zhì)提出了高層次、多方位、復(fù)合型的要求。檔案人員不僅要具備扎實(shí)的檔案學(xué)專業(yè)基礎(chǔ)，還要具有檔案各門類所涉及的相關(guān)專業(yè)知識。因此，提高檔案系統(tǒng)人員素質(zhì)，是做好檔案工作的重要保障。提高提高檔案系統(tǒng)人員素質(zhì)，要結(jié)合實(shí)際，采取以下三種辦法：一是進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)調(diào)整，優(yōu)化檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，通過調(diào)整，讓更多的學(xué)習(xí)檔案專業(yè)、油田相關(guān)主體專業(yè)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)的人才進(jìn)入到檔案工作者隊(duì)伍中來，使檔案人員隊(duì)伍的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)更為合理。二是大力加強(qiáng)理論研究，開展形式多樣的檔案工作方式、方法的探討。組織熱愛檔案事業(yè)，具有扎實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)知識和相關(guān)學(xué)科知識，掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的檔案專業(yè)骨干，研究解決檔案工作中遇到的新問題、產(chǎn)生的新矛盾。

第三，找準(zhǔn)切入點(diǎn)是檔案服務(wù)的載體。我們緊緊圍繞油田中心工作，不斷調(diào)整檔案服務(wù)的重心，找準(zhǔn)最佳的結(jié)合點(diǎn)，從而做出我縣檔案工作的特色，創(chuàng)新了亮點(diǎn)。

第四，有針對性地開展崗位培訓(xùn)。提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，是檔案更好服務(wù)的基礎(chǔ)，因此，要本著業(yè)務(wù)推進(jìn)到哪里，培訓(xùn)跟進(jìn)到哪里的基本思路，不斷加強(qiáng)培訓(xùn)工作。通過崗位培訓(xùn)和學(xué)歷教育，提高了檔案工作人員的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證了檔案服務(wù)的順利開展。

油田全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，離不開檔案服務(wù)。要發(fā)揮好檔案服務(wù)職能，就要抓住機(jī)遇，不斷迎接新的挑戰(zhàn)，樹立起全新的檔案服務(wù)意識，找準(zhǔn)服務(wù)定位，拓寬檔案利用渠道，開展目標(biāo)管理工作，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升檔案系統(tǒng)人員的素質(zhì)，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的全面提高，努力在建設(shè)又好又快和諧油田中發(fā)揮檔案工作的作用。

（作者單位：新疆吐哈油田研究院）