黑龍江省龍江縣房地產(chǎn)管理局 許長(zhǎng)武
住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布的《2004—2010年全國(guó)建筑業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃綱要(征求意見(jiàn)稿)》指出:建筑業(yè)信息化是指運(yùn)用信息技術(shù),特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、控制技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)和信息安全技術(shù)等,提高建筑業(yè)主管部門(mén)的管理、決策和服務(wù)水平,提高建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和核心競(jìng)爭(zhēng)能力,推動(dòng)建筑業(yè)快速發(fā)展。
建筑業(yè)屬于傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè),用信息化等高新技術(shù)改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè),是傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)持續(xù)發(fā)展的必由之路,是建筑業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要途徑。我國(guó)建筑業(yè)信息技術(shù)的應(yīng)用雖已取得了一定的成績(jī),但與發(fā)達(dá)國(guó)家相比還有一定的差距。為了適應(yīng)建筑業(yè)發(fā)展的新形勢(shì),引導(dǎo)、指導(dǎo)和規(guī)范行業(yè)的信息化建設(shè),住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部制定了該規(guī)劃綱要。規(guī)范綱要從企業(yè)資質(zhì)就位方面,對(duì)施工企業(yè)的信息化建設(shè)提出了具體要求。
為切實(shí)推進(jìn)國(guó)內(nèi)建筑業(yè)企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程,住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2007年3月13日發(fā)布了《施工總承包企業(yè)特級(jí)資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)》(建市[2007]72號(hào)),對(duì)企業(yè)信息化管理作為科技進(jìn)步水平考核項(xiàng),提出了明確的要求;2007年3月18日,住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部印發(fā)《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理規(guī)定實(shí)施意見(jiàn)》的通知(建市[2007]241號(hào)),對(duì)資質(zhì)要求作了具體說(shuō)明;2010年11月:住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部又發(fā)布了最新的《施工總承包企業(yè)特級(jí)資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施辦法》。其中,《施工總承包企業(yè)特級(jí)資質(zhì)信息化考評(píng)表》,為企業(yè)信息化管理工作提供指引。
在政府對(duì)企業(yè)信息化工作的推動(dòng)下,一些施工企業(yè)出于自身管理的需求,也有不少企業(yè)考慮到資質(zhì)就位工作的需要,開(kāi)始了企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程。其間,國(guó)內(nèi)一些較大的、原來(lái)就從事施工企業(yè)管理軟件、項(xiàng)目管理軟件開(kāi)發(fā)的軟件企業(yè),針對(duì)文件的各項(xiàng)要求做了大量開(kāi)發(fā)工作,同時(shí),還有許多國(guó)內(nèi)較有影響的、原來(lái)從事研發(fā)其他行業(yè)管理系統(tǒng)軟件的企業(yè),加入到為建筑施工企業(yè)信息化建設(shè)服務(wù)的行列中,為施工企業(yè)的信息化建設(shè)做出很大貢獻(xiàn)。
在對(duì)一些特級(jí)資質(zhì)的施工企業(yè)進(jìn)行的調(diào)研中,發(fā)現(xiàn)大多數(shù)企業(yè)應(yīng)用的信息管理系統(tǒng),把施工企業(yè)信息化的管理重點(diǎn)放在企業(yè)的“科室”這個(gè)層面,注重企業(yè)管理部門(mén)的信息流轉(zhuǎn)審批程序、方案審批、合同審批、部門(mén)間的協(xié)調(diào)、管理者的決策等等。但是,其中大多數(shù)軟件系統(tǒng),在注重企業(yè)科室層面應(yīng)用的同時(shí),忽視了施工企業(yè)最需加強(qiáng)管理的層面——施工項(xiàng)目部。毋庸置疑,這些軟件系統(tǒng)所關(guān)注的,都是施工企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中的大事,確實(shí)需要加強(qiáng)管理,而且,現(xiàn)在也完全有條件用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)幫助企業(yè)完成這些工作。我們認(rèn)為,施工企業(yè)信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵在施工項(xiàng)目部!理由如下:
⑴施工項(xiàng)目部是施工企業(yè)的基礎(chǔ)管理單位,施工企業(yè)的絕大多數(shù)基礎(chǔ)信息,出自于項(xiàng)目部,如果從這里產(chǎn)生的信息不及時(shí)、不準(zhǔn)確,甚至出現(xiàn)虛假信息,企業(yè)管理層面的軟件做得再好、再漂亮,也只是在處理“一堆垃圾”。領(lǐng)導(dǎo)不可能依賴(lài)這些垃圾信息做出準(zhǔn)確的決策。
⑵對(duì)一個(gè)具有特級(jí)資質(zhì)的施工企業(yè)來(lái)說(shuō),其體量已經(jīng)是相當(dāng)龐大了,企業(yè)的科室部門(mén),有的就象政府機(jī)關(guān)一樣,在這樣的企業(yè)“機(jī)關(guān)”中,管理人員中年輕的大學(xué)生較多,文化層次相對(duì)較高,只要領(lǐng)導(dǎo)下決心,實(shí)施這樣的系統(tǒng)沒(méi)有大的障礙。但如果僅僅在公司科室層面實(shí)現(xiàn)信息化管理,而項(xiàng)目管理層面還是老樣子,這樣的管理系統(tǒng)所起的作用是有限的。
⑶項(xiàng)目部管理人員的素質(zhì)、水平參差不齊,有些人員素質(zhì)很低,不少人不會(huì)用計(jì)算機(jī),有許多項(xiàng)目部沒(méi)有計(jì)算機(jī),有的有計(jì)算機(jī),但沒(méi)有上網(wǎng)條件。另外,采用習(xí)慣的、落后的管理方法,甚至根本沒(méi)有管理的項(xiàng)目部,比比皆是,要他們?cè)诙虝r(shí)間內(nèi)改變管理習(xí)慣,同時(shí)又要適應(yīng)信息化管理的要求,實(shí)際上確實(shí)很難做到。如果不能切實(shí)解決項(xiàng)目部層面的信息化管理問(wèn)題,施工企業(yè)科室層面的系統(tǒng)做得再好,也是“白搭”??梢院敛豢鋸埖卣f(shuō),項(xiàng)目部的信息化管理工作的成效,將最終決定施工企業(yè)信息化建設(shè)的成敗。
從2007年下半年開(kāi)始,大多數(shù)特級(jí)資質(zhì)的施工企業(yè)開(kāi)始尋求合適的軟件公司,為本企業(yè)建設(shè)“一個(gè)平臺(tái)和兩大管理系統(tǒng)”。我們認(rèn)為,施工企業(yè)在實(shí)施信息化建設(shè)時(shí),必須同時(shí)考慮“過(guò)關(guān)”和“實(shí)用”兩大因素。但由于當(dāng)時(shí)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的有關(guān)文件沒(méi)有詳細(xì)的、具體的要求,企業(yè)對(duì)“過(guò)關(guān)”和“實(shí)用”的理解各不相同,甚至有許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)很現(xiàn)實(shí)地提出,不管是否實(shí)用,只要能過(guò)關(guān)就行,實(shí)用的問(wèn)題,情愿以后再花錢(qián)、花精力重新做。
這讓我們想起了企業(yè)上ISO認(rèn)證的“運(yùn)動(dòng)”,認(rèn)證和管理兩張皮,為了通過(guò)認(rèn)證,拿到證書(shū),企業(yè)各級(jí)管理人員加班加點(diǎn)忙著“做數(shù)據(jù)”,勞民傷財(cái),而企業(yè)的實(shí)際管理工作完全是兩回事,企業(yè)ISO中制定的管理程序,很少在實(shí)際管理工作中得到貫徹實(shí)施。不可否認(rèn),國(guó)內(nèi)有一些施工企業(yè),在通過(guò)ISO認(rèn)證后,企業(yè)的各項(xiàng)管理工作走上了軌道,大大提高了管理水平,但是,有更多的企業(yè)在ISO“運(yùn)動(dòng)”中得到了什么呢?再來(lái)說(shuō)我們的信息化建設(shè)工作,從與許多特級(jí)資質(zhì)施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的交流來(lái)看,當(dāng)時(shí)許多人有“又一個(gè)ISO運(yùn)動(dòng)”的想法。
施工企業(yè)的信息化建設(shè),規(guī)模比ISO大得多,包括硬件、軟件、人力等,企業(yè)的投入動(dòng)輒幾百萬(wàn)甚至上千萬(wàn)元,這樣的系統(tǒng)如果最后不能成功,或者過(guò)了資質(zhì)就位的關(guān),但不能在實(shí)際管理中真正發(fā)揮作用,所造成的浪費(fèi)是巨大的。
因此,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在考慮確保信息化建設(shè)“過(guò)關(guān)”的時(shí)候,還必須要求系統(tǒng)能在今后的企業(yè)運(yùn)作中能真正發(fā)揮作用,絕不能流于形式,再為企業(yè)買(mǎi)來(lái)一個(gè)勞民傷財(cái)?shù)幕茏印?/p>
舉兩個(gè)例子:
1.“贏得值分析”
什么是贏得值分析?
贏得值分析又稱(chēng)為掙值法或偏差分析法,是在工程項(xiàng)目實(shí)施中使用較多的一種方法,是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用進(jìn)行綜合控制的一種有效方法。
我們不討論贏得值法的計(jì)算方法,僅討論一下其計(jì)算過(guò)程中需要用到的幾個(gè)參數(shù):
⑴計(jì)劃工作量的預(yù)算費(fèi)用(BCWS)——是指項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中某階段計(jì)劃要求完成的工作量所需的預(yù)算費(fèi)用。計(jì)算公式為: BCWS=預(yù)算定額單價(jià)×計(jì)劃工作量。
(這些數(shù)據(jù)是在預(yù)算文件中的,現(xiàn)在流行的大多數(shù)的信息管理系統(tǒng)與預(yù)算文件沒(méi)有接口,由于數(shù)據(jù)量很大,不可能用人工錄入的辦法解決,那么,“預(yù)算定額單價(jià)”、“計(jì)劃工作量”這些數(shù)據(jù)如何進(jìn)入信息管理系統(tǒng)?)
⑵已完成工作量的實(shí)際費(fèi)用(ACWP)——是指項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中某階段實(shí)際完成的工作量所消耗的費(fèi)用。ACWP主要是反映項(xiàng)目執(zhí)行的實(shí)際消耗指標(biāo)。
⑶已完工作量的預(yù)算成本,或稱(chēng)掙值、盈值和掙得值(BCWP)——是指項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中某階段按實(shí)際完成工作量及按預(yù)算定額計(jì)算出來(lái)的費(fèi)用,即掙得值(Earned Value)。BCWP的計(jì)算公式為: BCWP=預(yù)算定額單價(jià)×已完工作量。
通過(guò)分析知道,如果信息系統(tǒng)本身不可能產(chǎn)生贏得值法計(jì)算所必須的三個(gè)參數(shù),那么,這個(gè)分析法在系統(tǒng)中有什么作用呢?
2.“三算對(duì)比”
住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部對(duì)特級(jí)資質(zhì)施工企業(yè)的信息化建設(shè)要求中,提到一項(xiàng)具體的功能要求:三算對(duì)比。
三算中的第一算:項(xiàng)目投標(biāo)成本——投標(biāo)時(shí)的報(bào)價(jià),其中包括投標(biāo)總價(jià)、各種資源的投標(biāo)總需求量。這些量,應(yīng)根據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃,細(xì)分到每個(gè)月的計(jì)劃完成量、各種資源的月需求量等。
業(yè)內(nèi)人士很清楚,這些數(shù)據(jù)必須是從預(yù)算文件中獲取的,如果系統(tǒng)沒(méi)有辦法自動(dòng)獲取這些數(shù)據(jù),而是需要人工輸入,甚至要每個(gè)月輸入一次(比如當(dāng)月資源需求的種類(lèi)、數(shù)量、投標(biāo)單價(jià)),才能制訂出月度投標(biāo)成本值,項(xiàng)目管理人員就不會(huì)用這樣的系統(tǒng),因?yàn)樘闊┝恕?/p>
第二算:目標(biāo)成本——規(guī)范的做法:依據(jù)企業(yè)定額編制施工預(yù)算。目前,大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有企業(yè)定額,所以,很少有人用這種方法來(lái)制訂目標(biāo)成本。
目前常見(jiàn)的做法:企業(yè)為完成利潤(rùn)指標(biāo),給項(xiàng)目部下達(dá)成本降低率——企業(yè)下達(dá)的指標(biāo)是一個(gè)總量,項(xiàng)目部為了完成這個(gè)總量指標(biāo),應(yīng)該把指標(biāo)具體細(xì)化到某些重要的資源(材料、人工等)、甚至每項(xiàng)工作數(shù)據(jù)上去,這個(gè)細(xì)化的計(jì)算依據(jù),應(yīng)該還是項(xiàng)目投標(biāo)成本的數(shù)據(jù)??梢韵胍?jiàn),如果系統(tǒng)不能提供有效的項(xiàng)目投標(biāo)成本數(shù)據(jù),就不可能得到目標(biāo)成本的數(shù)值。
第三算:實(shí)際成本(項(xiàng)目施工過(guò)程中按生產(chǎn)周期實(shí)際發(fā)生的成本)——這一組數(shù)據(jù),只要系統(tǒng)具有記錄實(shí)際支出數(shù)據(jù)的功能(比如真實(shí)的材料領(lǐng)用記錄等),就能做到。
三算對(duì)比需要三個(gè)必須的參數(shù),如果系統(tǒng)只能有效地提供其中的一個(gè)參數(shù),那么這個(gè)功能同樣是沒(méi)有作用的。
目前,國(guó)內(nèi)施工企業(yè)的管理水平參差不齊,大部分企業(yè)管理水平很低,有相當(dāng)多的施工企業(yè)還沒(méi)有用上計(jì)算機(jī),更不要說(shuō)施工現(xiàn)場(chǎng)用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行管理了;即使有些施工企業(yè)在施工現(xiàn)場(chǎng)用上了計(jì)算機(jī),但施工企業(yè)用于施工現(xiàn)場(chǎng)的軟件,大多數(shù)是單機(jī)、單項(xiàng)目的工具軟件,例如預(yù)算軟件、資料軟件、施工計(jì)算軟件等等,這些軟件的主要功能是幫助施工現(xiàn)場(chǎng)管理人員完成某一單一的工作,而互相之間沒(méi)有聯(lián)系,數(shù)據(jù)、信息不能共享,基本沒(méi)有“管理”的功能。一些比較大的軟件系統(tǒng),裝入了很好、很先進(jìn)的管理理論和理念,但是,大多數(shù)集中在進(jìn)度方面,而對(duì)資源、成本等方面的管理,卻很少在國(guó)內(nèi)施工企業(yè)中得到應(yīng)用,而且,這些軟件對(duì)質(zhì)量、安全、技術(shù)等方面的管理,可以說(shuō)幾乎沒(méi)有涉及的。
目前比較流行的項(xiàng)目管理軟件,引入了許多新的管理思想,這對(duì)具有良好管理素質(zhì),具備完整基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)的境外企業(yè)來(lái)說(shuō),是更好的助手,但對(duì)大多數(shù)國(guó)內(nèi)施工企業(yè)來(lái)說(shuō),當(dāng)他們?cè)诎闯R?guī)要求的管理工作還沒(méi)有做好的情況下,一下子要完成太多太高的管理要求,難度太大,很難實(shí)施。寄希望于通過(guò)這類(lèi)管理軟件的應(yīng)用來(lái)快速提高施工企業(yè)的管理水平這樣的理想化的大躍進(jìn)式的想法,往往造成欲速而不達(dá),甚至“拔苗助長(zhǎng)”的后果。這就像要求一個(gè)連小學(xué)還沒(méi)畢業(yè)的學(xué)生去讀高中、大學(xué)的課程;要一個(gè)剛剛放下鐮刀鋤頭、拿起泥刀斧頭的農(nóng)民,“按圖施工”,蓋一棟高層建筑的要求一樣,很不現(xiàn)實(shí),很難實(shí)現(xiàn)!
就施工企業(yè)信息化建設(shè)工作而言,如果不腳踏實(shí)地地做好項(xiàng)目部的信息化管理工作,寄希望于在“公司科室”這個(gè)層面用好計(jì)算機(jī),就能一蹴而就地完成企業(yè)的信息化建設(shè),進(jìn)而提高企業(yè)的管理水平,那只會(huì)是美麗的肥皂泡。盲目引進(jìn)某些大型管理軟件的企業(yè),會(huì)像最初國(guó)內(nèi)許多大型制造業(yè)企業(yè)花幾百萬(wàn)引進(jìn)“ERP”,最終是“花大價(jià)錢(qián)買(mǎi)來(lái)絞索,套在自己的脖子上!”,落到“扔了不舍得,繼續(xù)使用又實(shí)在不適用”的兩難境地一樣。與施工企業(yè)相比,制造業(yè)企業(yè)的人員素質(zhì)要高得多,他們的管理基礎(chǔ)也比較好、比較規(guī)范,他們尚且如此,何況我們施工企業(yè)這樣的人員素質(zhì)、管理基礎(chǔ)?這是警鐘,是制造業(yè)企業(yè)的真實(shí)感受,我們建筑行業(yè)、企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、管理者、IT技術(shù)人員應(yīng)該好好接受、深刻思考這個(gè)教訓(xùn)。
施工企業(yè)的信息化建設(shè)工作,是一項(xiàng)關(guān)系到企業(yè)生存、發(fā)展的系統(tǒng)工程,任重道遠(yuǎn),阻力很大,難度很高,絕不是僅靠引進(jìn)“高水平”、“高管理內(nèi)涵”的軟件就能做到的,它的實(shí)施,遠(yuǎn)比企業(yè)投資幾千萬(wàn)元建造一棟辦公大樓還要重要,還要更大的付出和更專(zhuān)心的投入。
施工企業(yè)的信息化建設(shè),重點(diǎn)在哪里?應(yīng)該怎樣開(kāi)展工作?下面談點(diǎn)筆者個(gè)人的看法,供大家參考。
一個(gè)真正在企業(yè)日常管理事務(wù)中發(fā)揮作用的信息管理系統(tǒng),所收集、流轉(zhuǎn)、儲(chǔ)存、處理、輸出的信息,必定是企業(yè)管理層、決策層所依賴(lài)的,對(duì)企業(yè)的運(yùn)作是最重要的。對(duì)于這樣重要的工作,必須由企業(yè)一把手親自抓,并且,在信息化建設(shè)的初始階段,還要下大力氣抓,才能為這一重要工作打好基礎(chǔ)。
企業(yè)一把手對(duì)信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)、支持,除了在人力、物力、財(cái)力上的支持、投入以外,還應(yīng)經(jīng)常主持召開(kāi)工作會(huì)議,了解情況,研究對(duì)策。更重要的,系統(tǒng)開(kāi)始實(shí)施以后,一把手要親自通過(guò)系統(tǒng)提供的功能,處理自己的業(yè)務(wù)工作。
同時(shí),這個(gè)“一把手”不僅僅只是企業(yè)老總這個(gè)一把手,還應(yīng)包括各分子公司的一把手、各管理?xiàng)l線(xiàn)、部門(mén)的一把手,直至各項(xiàng)目部的項(xiàng)目經(jīng)理。缺了這些大大小小一把手的重視、支持,信息化的實(shí)施仍然會(huì)是困難重重。
企業(yè)在實(shí)施信息化建設(shè)后,不能人為地把企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)與信息管理系統(tǒng)分割為兩個(gè)體系。如果分開(kāi),就會(huì)造成政出多門(mén)、指令不通暢、信息不能共享、信息沖突、降低管理系統(tǒng)效率等不良情況,最終形成與實(shí)施ISO一樣的“兩張皮”的情況。
實(shí)施信息化建設(shè)后,企業(yè)的管理?xiàng)l線(xiàn),從底層到高層,都應(yīng)把信息系統(tǒng)看作“就是”管理系統(tǒng),信息系統(tǒng)中流動(dòng)的各類(lèi)信息,就是管理系統(tǒng)的信息、依據(jù),也就是說(shuō),管理系統(tǒng)要對(duì)信息系統(tǒng)有依賴(lài)性,絕不能有“可有可無(wú)”的想法。實(shí)施信息化的初級(jí)階段,為了安全,可以采用兩個(gè)系統(tǒng)并行一段時(shí)間(與財(cái)務(wù)系統(tǒng)正式“脫帳”即脫離手工記帳前一樣)的辦法,但應(yīng)該保證所有的管理工作都通過(guò)信息系統(tǒng)運(yùn)作,這樣做的目的,一可以在兩個(gè)系統(tǒng)并行期間,盡量找出信息系統(tǒng)存在的問(wèn)題,二可以讓各級(jí)管理人員盡快熟悉、適應(yīng)對(duì)信息系統(tǒng)的操作模式、方法,盡快掌握信息系統(tǒng)這個(gè)現(xiàn)代化的工具。
對(duì)于這一點(diǎn)的意義,上面已經(jīng)討論過(guò)。因?yàn)槭忻嫔狭餍械拇蠖鄶?shù)應(yīng)用軟件系統(tǒng),在“公司科室”這個(gè)層面的應(yīng)用,功能都差不多,大同小異,所以企業(yè)在實(shí)施信息化建設(shè),選擇信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件時(shí),應(yīng)著重注意、充分考慮軟件系統(tǒng)在項(xiàng)目部這個(gè)基礎(chǔ)層面的應(yīng)用功能。主要應(yīng)該考慮的問(wèn)題,有以下幾點(diǎn):
⑴施工進(jìn)度計(jì)劃信息與施工預(yù)算信息的關(guān)聯(lián),項(xiàng)目工作分解(WBS)的可操作性。
⑵施工進(jìn)度計(jì)劃信息與資源需求、成本核算的信息共享。
⑶施工進(jìn)度計(jì)劃信息與工程質(zhì)量、安全、技術(shù)管理的關(guān)系。
⑷信息系統(tǒng)在項(xiàng)目部這個(gè)層面的集成化。如果在實(shí)施信息化系統(tǒng)后,在項(xiàng)目管理的過(guò)程中,還要通過(guò)其它軟件系統(tǒng)來(lái)運(yùn)算、處理某些信息,然后再輸入到系統(tǒng)里來(lái),這樣的模式,人為地造就“信息孤島”,產(chǎn)生許多出錯(cuò)環(huán)節(jié),降低系統(tǒng)運(yùn)行的準(zhǔn)確性和效率。
⑸信息系統(tǒng)的實(shí)施,會(huì)給項(xiàng)目部的日常管理帶來(lái)多大的變化?要知道,系統(tǒng)推廣所受到的阻力,與這一變化的大小成正比。
其它還要考慮:系統(tǒng)運(yùn)行的速度、效率,信息、數(shù)據(jù)的安全,實(shí)施費(fèi)用,軟件公司提供的服務(wù)等。