淺談建工文檔的歸檔移交

解學(xué)相 郭建濤 杜永春

（莒縣水利局 276500）

小仕陽(yáng)水庫(kù)地處日照市莒縣城東北28km處的沭河支流袁公河中游，是一座以防洪灌溉為主、結(jié)合供水發(fā)電養(yǎng)殖等綜合利用的大（2）型水庫(kù)，總庫(kù)容1.364億m3，控制流域面積281km2，保護(hù)著下游30萬(wàn)人、1.63萬(wàn)hm2耕地、206國(guó)道、335省道、225省道、日東高速、膠新鐵路、隴海鐵路等重要基礎(chǔ)設(shè)施，以及徐州、臨沂、莒縣等沿沭城市，地理位置十分重要，社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益顯著。2006年12月省水利廳組織專(zhuān)家對(duì)水庫(kù)進(jìn)行了安全鑒定，經(jīng)各級(jí)組織批準(zhǔn)，2009年1月10日除險(xiǎn)加固工程開(kāi)工，前后歷時(shí)4年多，于2011年1月10日由省水利廳組織專(zhuān)家進(jìn)行了竣工驗(yàn)收，竣工驗(yàn)收委員會(huì)檔案成員對(duì)水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程檔案資料提出了意見(jiàn)：管理不夠規(guī)范，沒(méi)有完善的檔案管理設(shè)施，檔案資料沒(méi)有建立檔號(hào)。整個(gè)除險(xiǎn)加固工程驗(yàn)收沒(méi)有簽字。之后，水庫(kù)管理處和建設(shè)處抽調(diào)人員，進(jìn)行了檔案資料的搜集整理、歸檔編號(hào)，18日送省水利廳檔案室檢驗(yàn)檔案樣本，檢驗(yàn)合格，簽發(fā)了檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)，確保了整個(gè)工程竣工驗(yàn)收的通過(guò)。經(jīng)歸檔整理，共建立檔案111卷250分卷408冊(cè)（暫不含監(jiān)理案卷）。

1 建工文檔的定義

a.文件。廣義的文件是在電腦中看得見(jiàn)的東西。狹義的文件是以單個(gè)名稱(chēng)在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的信息集合。文件可以是文本文檔、圖片、程序等。

b.建設(shè)工程文件。建設(shè)工程文件是科技文件中的一族，是指在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種信息記錄，包括工程圖表、聲像資料、照片、文字等文件。分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件。

c.文檔。廣義的文檔是軟件開(kāi)發(fā)、使用和維修過(guò)程中的必備資料。它能提高軟件開(kāi)發(fā)的效率，保證軟件質(zhì)量，而且在軟件使用過(guò)程中有指導(dǎo)幫助解惑的作用，尤其是在維護(hù)工作中，文檔是不可或缺的資料。狹義的文檔是文件的另一種稱(chēng)呼，一般將word、excel等文字編輯軟件產(chǎn)生的文件稱(chēng)為文檔文件。

d.科技文檔?？萍嘉臋n實(shí)質(zhì)上就是科學(xué)技術(shù)方面的文檔，是文檔中一族。

e.建設(shè)工程檔案。建設(shè)工程檔案是科技檔案中的一族。是指在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字圖表、聲像資料等各種形式的歷史記錄，又稱(chēng)工程（技術(shù)）檔案。

f.建設(shè)工程文檔。建設(shè)工程文檔簡(jiǎn)稱(chēng)建工文檔。是指建設(shè)工程文件和檔案的組合。檔案是文件的未來(lái)時(shí)。建工文檔是科技文檔中的一個(gè)重要組成部分。

2 建工文檔的內(nèi)容、范疇

2.1 內(nèi)容

a.根據(jù)工程建設(shè)程序可分為準(zhǔn)備前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。前期準(zhǔn)備文件包括項(xiàng)目建議書(shū)（安全鑒定報(bào)告）、可研報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備以及上述文件相應(yīng)的請(qǐng)示報(bào)告和批復(fù)文件。監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃類(lèi)，監(jiān)理月報(bào)，監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要，進(jìn)度控制文件，質(zhì)量控制文件，造價(jià)控制文件，竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)、分包資質(zhì)審核材料，監(jiān)理通知（進(jìn)度造價(jià)質(zhì)量控制）、合同與事項(xiàng)管理，監(jiān)理工作總結(jié)。施工文件包括業(yè)主和施工單位的文件，機(jī)構(gòu)設(shè)置、項(xiàng)目劃分、質(zhì)量監(jiān)督與檢測(cè)文件，資金管理使用文件，及其請(qǐng)示批復(fù)文件，安全管理文件，質(zhì)量評(píng)定文件，往來(lái)信函，原材料半成品構(gòu)配件質(zhì)量審查、設(shè)備儀器質(zhì)量保證書(shū)及調(diào)試材料，施工文字記錄，帷幕灌漿質(zhì)量評(píng)定，混凝土防滲墻等各種專(zhuān)業(yè)工程項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)定文件，施工組織設(shè)計(jì)，施工技術(shù)方案，施工日記，旬報(bào)月報(bào)，施工管理工作報(bào)告，結(jié)算報(bào)告等。

b.根據(jù)文件組成分為項(xiàng)目建議書(shū)（安全鑒定報(bào)告）、可研報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、施工機(jī)構(gòu)設(shè)置、土地征遷、項(xiàng)目劃分、質(zhì)量監(jiān)督及其相應(yīng)請(qǐng)示批復(fù)文件；施工合同等各種協(xié)議合同、委托合同，原材料半成品設(shè)備構(gòu)配件等的技術(shù)說(shuō)明書(shū)，質(zhì)量監(jiān)測(cè)記錄，質(zhì)量控制記錄，往來(lái)信函，質(zhì)量評(píng)定書(shū)，竣工圖，竣工驗(yàn)收文件（請(qǐng)示報(bào)告、建設(shè)管理報(bào)告、施工管理報(bào)告、監(jiān)理工作報(bào)告、設(shè)計(jì)工作報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、各種專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)）等。

2.2 范疇

a.時(shí)間范疇。包括前期準(zhǔn)備文件、施工期業(yè)主文件、施工單位文件、監(jiān)理文件、質(zhì)量監(jiān)督文件、質(zhì)量檢測(cè)文件、單位驗(yàn)收文件、投入使用驗(yàn)收文件、專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收文件、竣工驗(yàn)收文件等。

b.參建單位范疇。包括業(yè)主管理文件、監(jiān)理文件、施工單位文件、檢測(cè)單位文件、質(zhì)量監(jiān)督單位文件、各級(jí)政府主管部門(mén)批復(fù)文件，以及協(xié)議合同文件、土地文件等。

c.行業(yè)專(zhuān)業(yè)范疇。包括水利水電工程、港口與航道工程、建筑工程、市政工程、鐵路工程、公路工程、民航機(jī)場(chǎng)工程、礦業(yè)冶金工程、機(jī)電工程、通信與廣電工程等。

3 建工文檔的歸檔移交

3.1 檔號(hào)確立

小仕陽(yáng)水庫(kù)自1982年進(jìn)行檔案歸檔移交以后，一直沒(méi)有進(jìn)行檔案資料的整理歸檔移交工作，現(xiàn)根據(jù)上述歸檔方案，結(jié)合水庫(kù)管理實(shí)際，擬定進(jìn)行全宗檔案管理。除險(xiǎn)加固工程作為全宗中的一個(gè)分宗，之后根據(jù)建設(shè)程序及專(zhuān)業(yè)劃分，分別設(shè)立檔號(hào)，如前期安全鑒定工作檔號(hào)為1.1。1為前期工作階段檔號(hào)、1.1為安全鑒定文件檔號(hào)、1.1.1為安全鑒定報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)文件檔號(hào)。業(yè)主單位檔號(hào)為2、施工圖設(shè)計(jì)檔號(hào)為2.1.4、施工圖設(shè)計(jì)批復(fù)文件檔號(hào)為2.1.4.1。它們的全宗檔號(hào)則分別為：JXSYSK-CXJG-1.1.1為安全鑒定報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)文件檔號(hào)，施工圖設(shè)計(jì)批復(fù)文件檔號(hào)為JXSYSK-CXJG-2.1.4.1。

3.2 組卷劃分

根據(jù)上述歸檔方案，我們考慮分卷設(shè)置定在第三級(jí)目錄上，前兩級(jí)用漢字拼音字母代表，不做檔號(hào)根目錄，這樣就使得根目錄少于4級(jí)，既符合有關(guān)規(guī)范規(guī)定，又能把全單位的各種資料檔案歸集在一起，形成全宗檔案。安全鑒定報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)文件設(shè)為1卷，分6個(gè)分卷，卷設(shè)在第三級(jí)目錄上，分卷設(shè)在第四級(jí)目錄上；施工圖設(shè)計(jì)批復(fù)文件卷設(shè)在第四級(jí)目錄上，分卷設(shè)在第5級(jí)目錄上。竣工驗(yàn)收請(qǐng)示報(bào)告卷設(shè)在第三級(jí)目錄上。施工單位文件卷設(shè)在第四級(jí)目錄上，分卷定在第五級(jí)目錄上，分冊(cè)設(shè)定在第五、第六級(jí)目錄上。這樣就使得各參建單位的檔案檔號(hào)設(shè)定基本一致，有序可查。

3.3 移交

全部文檔整理歸檔完畢后，請(qǐng)檔案局幫助審查歸檔情況，檢查無(wú)誤后，移交一套給水利局檔案室。

4 建工文檔的特點(diǎn)

a.時(shí)間跨度大。建設(shè)工程產(chǎn)品及其生產(chǎn)過(guò)程具有高投入、形體龐大、生產(chǎn)周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，因而相應(yīng)的建工文檔跨越時(shí)段就長(zhǎng)。

b.涉檔單位多。建工產(chǎn)品因其社會(huì)性以及生產(chǎn)的社會(huì)性，勘測(cè)、設(shè)計(jì)、審批、建設(shè)生產(chǎn)等過(guò)程涉及眾多政府主管部門(mén)，諸如發(fā)改、財(cái)政、公安消防、安監(jiān)、水利、環(huán)保、節(jié)能、城建等，以及多個(gè)參建單位、施工單位、質(zhì)監(jiān)單位、監(jiān)理單位、業(yè)主等。

c.文檔數(shù)量多。由于建設(shè)周期長(zhǎng)、涉檔單位多，相應(yīng)的請(qǐng)示審批文件、鑒定勘測(cè)設(shè)計(jì)技術(shù)文件產(chǎn)生的多。

d.影響因素多。由于建工產(chǎn)品具有社會(huì)性，參建單位多，審批審查檢查部門(mén)多，文檔送審傳遞渠道多，審閱人員多。

e.收集困難丟失容易。由于上述諸多原因，文檔收集就顯得很困難，保存就更不容易，丟失自然就多，進(jìn)而原件少?gòu)?fù)印件多。

f.盒內(nèi)卷內(nèi)文檔數(shù)量不一。盒內(nèi)卷內(nèi)文檔具有如下特點(diǎn)：一盒多卷、一盒一卷、一盒不足一卷、只是一個(gè)分卷。這是由文檔本身容量大小決定的。例如前期安全鑒定審批文件，其本身就是一個(gè)文件，安全鑒定請(qǐng)示文件是它的附件，安全鑒定書(shū)又是請(qǐng)示文件的附件，安全鑒定報(bào)告書(shū)是安全鑒定書(shū)的附件，安全鑒定報(bào)告又由19個(gè)文件組成，每個(gè)文件本身就是一本厚書(shū)。這本應(yīng)該是一卷才行，但是一盒不能容納，需要三盒才行。我們把它分為兩卷：請(qǐng)示批復(fù)是一卷，其余是一卷，其余再分兩盒容納。施工圖設(shè)計(jì)文件檔號(hào)為JXSYSK-CXJG-2.1.4.2，本身是四卷，除去圖紙，一盒即可容納，根據(jù)原設(shè)計(jì)分卷情況，仍然是四卷，每卷分三個(gè)分卷，圖紙單獨(dú)一盒，其余一盒。投標(biāo)文件是一卷分三盒。

5 存在的問(wèn)題

5.1 文檔質(zhì)量問(wèn)題

文檔不規(guī)范、質(zhì)量差，表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

a.原件率低、原件數(shù)量少、復(fù)印件多。按分卷（冊(cè)）計(jì)算復(fù)印卷（冊(cè)）率高達(dá)48.12%，按卷計(jì)算原件率為81.9%。其中業(yè)主計(jì)51卷190分卷299冊(cè)，復(fù)印件計(jì)58個(gè)分卷（冊(cè)），涉及9卷檔案。一標(biāo)段13卷計(jì)30分卷38冊(cè)，其中復(fù)印件9卷31個(gè)分卷（冊(cè)）；二標(biāo)段17分卷，計(jì)有復(fù)印件3個(gè)分卷；三標(biāo)段25分卷計(jì)有復(fù)印件20分卷（冊(cè)）；四五標(biāo)段9卷、復(fù)印件6卷?？⒐D利用的是施工圖，不符合“竣工圖必須是新曬藍(lán)圖”的規(guī)定，雖然施工圖改動(dòng)不大，但是圖面臟、圖紙不完整。

b.原件文檔格式問(wèn)題。有些文件標(biāo)題帶有單位名稱(chēng)，實(shí)際不符合公文常規(guī)格式，有的落款時(shí)間文字?jǐn)?shù)字連用。

5.2 文檔技術(shù)問(wèn)題

文檔技術(shù)問(wèn)題分為兩個(gè)層次：

a.文檔形成時(shí)的質(zhì)量問(wèn)題，如上述質(zhì)量問(wèn)題，說(shuō)到底是公文形成時(shí)的技術(shù)問(wèn)題，完全可以在形成是修改掉，是不應(yīng)該出現(xiàn)的低級(jí)錯(cuò)誤。

b.文檔形成時(shí)的文檔數(shù)量問(wèn)題。文檔形成時(shí)就應(yīng)該考慮日后存檔需要，當(dāng)時(shí)就該保存原件備份足夠數(shù)量，這是一般工作者應(yīng)該考慮到的，而普通工作者往往完成工作就算事，全然不顧及日后存檔需要。例如，業(yè)主的前期準(zhǔn)備工作、施工準(zhǔn)備工作期間的文件就只有一套原件，既沒(méi)有備份，更沒(méi)有電子版?？蒲谐踉O(shè)按規(guī)定是兩套、施工設(shè)計(jì)是六套，實(shí)際上前期安全鑒定、科研、初設(shè)等技術(shù)資料有關(guān)單位只報(bào)送給我們一套。規(guī)定明確要求一式六份、兩個(gè)正本四個(gè)副本的施工合同，實(shí)際上沒(méi)有正副本之分，只有兩份?？睖y(cè)設(shè)計(jì)監(jiān)理合同，也是兩份，沒(méi)有正副本之分，更沒(méi)有按規(guī)定兩正四副。其他技術(shù)委托合同也沒(méi)有正副之分，有的只有一份，有的為兩份。這一些都沒(méi)有按規(guī)范辦理，導(dǎo)致組卷劃分保存不易。

5.3 文檔管理問(wèn)題

文檔原件丟失多。施工單位的投標(biāo)文件，按照規(guī)定是一正六副，監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)部門(mén)各存一份，業(yè)主施工單位各存一份正本，業(yè)主還有兩份副本，現(xiàn)在實(shí)際上有的標(biāo)段就沒(méi)有正本可存了，有的副本也不足了。原因是施工期間被他們臨時(shí)借用，有借無(wú)還；檔案資料管理調(diào)閱手續(xù)不夠完善。建設(shè)各期請(qǐng)示批復(fù)文件原件明顯不足，大多是復(fù)印件，尤其是下行文。原因一是上級(jí)行文時(shí)沒(méi)有給建設(shè)單位（基層機(jī)構(gòu)），二是前期工作中經(jīng)常使用這些文件，不知在哪個(gè)環(huán)節(jié)弄丟了，只好弄個(gè)復(fù)印件來(lái)使用。

5.4 思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題

上述問(wèn)題的共同基礎(chǔ)就是思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題，分兩個(gè)層次：

a.思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。這是一切工作的基礎(chǔ)。它分兩層：職工的認(rèn)識(shí)問(wèn)題、領(lǐng)導(dǎo)的重視問(wèn)題和領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)能力問(wèn)題。這一切都?xì)w結(jié)為領(lǐng)導(dǎo)人的重視問(wèn)題。之前建設(shè)單位沒(méi)有檔案專(zhuān)管人員，更沒(méi)有管理機(jī)構(gòu)。所有文件資料分別存在相關(guān)科室，財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)文件在財(cái)務(wù)科，工程技術(shù)文件在工程科，人事行政文件在辦公室，彼此互不協(xié)助，互不關(guān)心。沒(méi)有大一統(tǒng)思想。人員更換頻繁。領(lǐng)導(dǎo)重視與否的問(wèn)題就是領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。

b.工作態(tài)度問(wèn)題。思想端正了，工作負(fù)責(zé)了，檔案材料在形成、使用、傳遞過(guò)程中，就對(duì)日后保存奠定了基礎(chǔ)。這與領(lǐng)導(dǎo)與職工的認(rèn)識(shí)問(wèn)題有關(guān)，更與他們的個(gè)人素質(zhì)、尤其是業(yè)務(wù)能力有關(guān)。

6 體會(huì)與對(duì)策

a.領(lǐng)導(dǎo)重視是基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)包括主要領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視了，就會(huì)從機(jī)構(gòu)人員經(jīng)費(fèi)制度措施方面予以保障，進(jìn)而保證了文檔資料收發(fā)調(diào)閱使用和歸檔工作的順利進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)重視分兩個(gè)層面：一是思想認(rèn)識(shí)上重視，從而制定措施規(guī)章、配備人員經(jīng)費(fèi)；二是技術(shù)能力上重視，這是個(gè)人素質(zhì)的體現(xiàn)，與領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)素質(zhì)水平有關(guān)。

b.專(zhuān)人管理是關(guān)鍵。收藏、歸檔、借閱使用按制度辦理手續(xù)，就可避免互相推諉、各管一方的混亂局面；就可減少文檔丟失，提高檔案原件率水平，保證歸檔工作的有序進(jìn)行。

c.系統(tǒng)管理是重點(diǎn)。建設(shè)工程是一個(gè)龐大的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及諸多單位部門(mén)，建設(shè)周期長(zhǎng)、影響因素多；文檔形成、傳遞、自然關(guān)系眾多單位。要彼此理解、相互支持，站在同一個(gè)大局上，相互幫助，保證文檔資料傳遞準(zhǔn)確、數(shù)量足夠。

d.長(zhǎng)遠(yuǎn)管理是補(bǔ)充。不論一個(gè)單位還是一個(gè)系統(tǒng)，各級(jí)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)都要站得高看得遠(yuǎn)，眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)些，從工作細(xì)微處著手，從前期工作開(kāi)始，根據(jù)制度約束，放手讓屬下檔案專(zhuān)管人員收集歸檔建工文檔。自己工作中使用的文檔及時(shí)交給專(zhuān)管員歸檔，本單位本系統(tǒng)內(nèi)部工作人員，工作時(shí)要考慮文檔的日后歸檔問(wèn)題，保存留足備份，不要只顧眼前忘記長(zhǎng)遠(yuǎn)。