目前監(jiān)理工地例會(huì)存在的問(wèn)題和對(duì)策

孟武惠

0 引言

監(jiān)理工地例會(huì)是監(jiān)理項(xiàng)目部協(xié)調(diào)參建各方、解決工程管理中存在問(wèn)題的重要機(jī)制。本人通過(guò)幾年的監(jiān)理工作，結(jié)合參加監(jiān)理工地例會(huì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出了提高監(jiān)理例會(huì)效率的幾點(diǎn)對(duì)策。

1 對(duì)監(jiān)理工地例會(huì)在認(rèn)識(shí)上存在的問(wèn)題

GB 50319-2000建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范指出了工地例會(huì)具體要求和內(nèi)容:工地例會(huì)就是由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)主持的，在工程實(shí)施過(guò)程中針對(duì)工程質(zhì)量、造價(jià)、進(jìn)度、合同管理等事宜定期召開(kāi)的、由有關(guān)單位參加的會(huì)議。會(huì)議的目的是通過(guò)交流信息、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，檢查發(fā)現(xiàn)并研究解決工程施工中存在的問(wèn)題。

但在目前情況下，對(duì)為什么要開(kāi)監(jiān)理工地例會(huì)，其主要任務(wù)是什么，應(yīng)該達(dá)到什么目的，往往不夠清楚。表現(xiàn)在思想上是重視不夠。1)監(jiān)理工地例會(huì)有形式主義的傾向，制度雖堅(jiān)持了，但會(huì)議的效果不理想;2)有的地方的業(yè)主存在著“監(jiān)理是我花錢(qián)雇的，開(kāi)會(huì)就得我說(shuō)了算”，習(xí)慣于“大業(yè)主，小監(jiān)理”的思維，會(huì)議上民主氣氛比較差，對(duì)需要解決的問(wèn)題討論得不充分，監(jiān)理在工程管理中的作用得不到有效地發(fā)揮;3)例會(huì)缺乏應(yīng)有的嚴(yán)肅性，應(yīng)參會(huì)的各方負(fù)責(zé)人，像施工單位的項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)借故不參加，特別是建設(shè)方工地的負(fù)責(zé)人。不嚴(yán)肅還表現(xiàn)在，有的開(kāi)會(huì)精力不集中，要么屁股坐不住，要么是會(huì)中有會(huì)，影響了情況交流和對(duì)工程中存在的問(wèn)題的解決。

要提高參建各方對(duì)監(jiān)理工地例會(huì)的認(rèn)識(shí)，明確工地例會(huì)是工程管理的重要載體，是集眾人之智，及時(shí)研究解決工程施工中發(fā)現(xiàn)和存在的問(wèn)題最經(jīng)濟(jì)、最快捷的方法之一。例會(huì)雖是一種形式，但要賦予其實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容，不要變成一種形式主義。參會(huì)的各方要彼此互相尊重，平等相待，要有和諧的氣氛，真心解決問(wèn)題的愿望，尊重事實(shí)、尊重科學(xué)、尊重事物的客觀規(guī)律，誰(shuí)的意見(jiàn)正確，對(duì)解決工程中的問(wèn)題有效，能保證質(zhì)量安全，進(jìn)度快、投資省就聽(tīng)誰(shuí)的。只有從思想認(rèn)識(shí)上解決問(wèn)題，才會(huì)自覺(jué)遵守例會(huì)規(guī)定的紀(jì)律，集中精力，把會(huì)開(kāi)好。

2 監(jiān)理例會(huì)的效果往往達(dá)不到預(yù)期目的

由于參建各方對(duì)監(jiān)理例會(huì)在思想認(rèn)識(shí)上的差距，導(dǎo)致會(huì)議效果往往達(dá)不到預(yù)期的目的。開(kāi)會(huì)前，由于事先準(zhǔn)備不足，多半是參建方各說(shuō)各的，施工方多是講進(jìn)度、講問(wèn)題、講困難，監(jiān)理方、建設(shè)方多是提問(wèn)題，提要求，這次例會(huì)到底發(fā)現(xiàn)了一些什么重要問(wèn)題，存在這些問(wèn)題的原因是什么，應(yīng)該如何解決，誰(shuí)該承擔(dān)什么責(zé)任，出了事故誰(shuí)來(lái)買(mǎi)單，往往含糊不清。在例會(huì)上，監(jiān)理的發(fā)言也往往缺少針對(duì)性，婆婆媽媽、絮絮叨叨，使施工方不得要領(lǐng)，不僅不能引起施工方的重視，而且還會(huì)產(chǎn)生逆反情緒。

作為主持會(huì)議的項(xiàng)目總監(jiān)要提高駕馭會(huì)議的能力，明確例會(huì)要解決的問(wèn)題，緊緊圍繞主題，做好引導(dǎo)工作。在例會(huì)上，參建各方往往會(huì)因利益問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。作為主持會(huì)議的項(xiàng)目總監(jiān)要提高主持會(huì)議的藝術(shù)水平，特別是要站在公正的立場(chǎng)，以法律、法規(guī)、合同條款為依據(jù)，做好協(xié)調(diào)工作，既求得問(wèn)題能比較好的解決，又不損害甲方和施工方的利益。這就要求監(jiān)理必須找出問(wèn)題發(fā)生的關(guān)鍵，客觀的、實(shí)事求是、有說(shuō)服地分析問(wèn)題發(fā)生的原因和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。有的還需要事先個(gè)別溝通，以提高會(huì)議效率。防止有些問(wèn)題在會(huì)議上僵持不下或起副作用。工地例會(huì)中要學(xué)會(huì)傾聽(tīng)、學(xué)會(huì)提問(wèn)、會(huì)集中正確意見(jiàn)。

例會(huì)要開(kāi)成解決問(wèn)題的會(huì)，有實(shí)效的會(huì)，還有一點(diǎn)就是做好會(huì)前準(zhǔn)備。準(zhǔn)備的充分，會(huì)議就能有的放矢，取得好的效果。這就好比一次軍事行動(dòng)前的偵查，要取得軍事行動(dòng)的勝利，沒(méi)有細(xì)致周到的偵查、對(duì)敵情的分析、判斷，就很難做出正確的決策。開(kāi)會(huì)之前，各參建方的主要負(fù)責(zé)人要深入工地，調(diào)查研究，了解和掌握工程情況，做到情況分明。監(jiān)理為了加強(qiáng)對(duì)工程的管理，更應(yīng)重視做好監(jiān)理例會(huì)前的準(zhǔn)備工作。通過(guò)收集現(xiàn)場(chǎng)資料，通過(guò)項(xiàng)目監(jiān)理部?jī)?nèi)部監(jiān)理人員的集思廣益，按照監(jiān)理批準(zhǔn)的方案、計(jì)劃，對(duì)照檢查完成情況，通過(guò)巡視、抽檢、見(jiàn)證、旁站等形式的監(jiān)理工作，收集掌握第一手資料。對(duì)發(fā)現(xiàn)的施工組織問(wèn)題，對(duì)施工質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問(wèn)題，對(duì)施工機(jī)具、材料供應(yīng)等問(wèn)題、對(duì)參建方相互之間的協(xié)調(diào)配合等問(wèn)題，重點(diǎn)找出重大的、帶關(guān)鍵性的問(wèn)題加以解決。不能期望通過(guò)一次會(huì)議把什么問(wèn)題都解決好。

3 監(jiān)理工地例會(huì)紀(jì)要寫(xiě)得不規(guī)范

監(jiān)理例會(huì)多數(shù)寫(xiě)得不夠規(guī)范。一般情況下，都普遍過(guò)于簡(jiǎn)單，看到的僅是施工方說(shuō)了些什么，監(jiān)理提出了什么，建設(shè)方有些什么要求，缺少提出問(wèn)題、提出要求的依據(jù)。看不到參建各方對(duì)工程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題的態(tài)度，有什么意見(jiàn)分歧，會(huì)議對(duì)存在的問(wèn)題是如何解決的，形成了幾條什么共識(shí)，致使會(huì)后檢查執(zhí)行情況時(shí)缺少基本依據(jù)。還發(fā)現(xiàn)有時(shí)例會(huì)召開(kāi)后監(jiān)理人員不能及時(shí)整理打印下發(fā)。這次要開(kāi)會(huì)了，上次例會(huì)紀(jì)要還未下發(fā)，失去了紀(jì)要應(yīng)有的意義。

例會(huì)紀(jì)要是召開(kāi)監(jiān)理工地例會(huì)的一個(gè)成果。紀(jì)要，顧名思義就是摘其主要而記之。從寫(xiě)法上，它不同于會(huì)議記錄，它是根據(jù)記錄整理出來(lái)的、具有重要內(nèi)容的、需要彼此執(zhí)行或各方需要處理和解決的問(wèn)題，是會(huì)后檢查落實(shí)情況的基本依據(jù)。從寫(xiě)法上，它還不同于情況簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)，那只是具有告知的作用。而紀(jì)要?jiǎng)t不單單是有情況的交流，還有問(wèn)題的解決，和誰(shuí)來(lái)解決、解決問(wèn)題的具體要求，包括完成的時(shí)限等。紀(jì)要應(yīng)由監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)整理，應(yīng)有參會(huì)各方負(fù)責(zé)人會(huì)簽才能生效。紀(jì)要應(yīng)有對(duì)每次例會(huì)議決事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行檢查，有各方負(fù)責(zé)人發(fā)言的主要觀點(diǎn)，有對(duì)工程中存在的問(wèn)題的比較一致的看法和最后形成的決議事項(xiàng)。通過(guò)每次例會(huì)紀(jì)要可以看到對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是如何解決的，可以看到工程各階段進(jìn)展的情況，能反映出工程進(jìn)展的連續(xù)性和可追溯性。例會(huì)紀(jì)要具有很強(qiáng)的時(shí)效性，因此，會(huì)議一結(jié)束，在24 h內(nèi)就要完成整理、會(huì)簽、打印和下發(fā)工作。

4 提高監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要的執(zhí)行力

目前，監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要缺少必要的執(zhí)行力。其表現(xiàn)，一部分人缺少抓落實(shí)的思想，他們往往滿足于會(huì)開(kāi)了、話說(shuō)過(guò)了，就萬(wàn)事大吉了。有的紀(jì)要本身就沒(méi)有寫(xiě)議決事項(xiàng)，執(zhí)行力也就無(wú)從談起。有的雖有議決事項(xiàng)但過(guò)于籠統(tǒng)，缺少完成任務(wù)的單位和具體時(shí)限要求，缺少可實(shí)際操作性，監(jiān)理也不好檢查落實(shí)。項(xiàng)目資料員有的文化素質(zhì)太低，缺少一定的文字水平，不知道如何寫(xiě)紀(jì)要，分不清哪些是重點(diǎn)該寫(xiě)的，哪些是可以省略，紀(jì)要寫(xiě)好后，總監(jiān)也很少審閱修改把關(guān)，參建方有的也不把它當(dāng)回事，收到了往柜子里一放，就萬(wàn)事大吉了。

例會(huì)紀(jì)要是一個(gè)需要辦理的文件。提高工地例會(huì)紀(jì)要的執(zhí)行力是參會(huì)各方的共同責(zé)任。特別是監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)有督促檢查之責(zé)。每次會(huì)議相應(yīng)的議定事項(xiàng)就是重點(diǎn)檢查落實(shí)的對(duì)象。要提高整理監(jiān)理工地例會(huì)紀(jì)要的水平，懂得它的基本內(nèi)容、基本格式、基本要求，文字表達(dá)要言簡(jiǎn)意賅，力求準(zhǔn)確，避免詞不達(dá)義，或產(chǎn)生歧義。對(duì)有些施工單位在落實(shí)會(huì)議紀(jì)要時(shí)行動(dòng)不積極、不主動(dòng)，特別是涉及到自身利益問(wèn)題的拖拉行為，要批評(píng)指出。對(duì)紀(jì)要要求落實(shí)的事項(xiàng)，作為監(jiān)理要跟蹤檢查，要分析沒(méi)解決問(wèn)題的原因，是哪方的責(zé)任，是主觀原因，還是客觀原因，屬于主觀原因的，要從不落實(shí)的事中找出不落實(shí)的具體單位和個(gè)人，要批評(píng)教育，并建立必要的懲罰機(jī)制。對(duì)不執(zhí)行決定的事，要追究責(zé)任，給予一定懲罰，以教育參建各方的人員樹(shù)立高度的責(zé)任意識(shí)和抓落實(shí)的好作風(fēng)，增強(qiáng)例會(huì)紀(jì)要執(zhí)行力，提高監(jiān)理工作的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

總之，監(jiān)理工地例會(huì)是監(jiān)理對(duì)工程實(shí)施管理的一項(xiàng)重要機(jī)制，是參建各方學(xué)習(xí)建設(shè)法律法規(guī)、交流思想，研究解決工程進(jìn)展中存在的問(wèn)題的重要平臺(tái)。例會(huì)紀(jì)要是研究決定工程中問(wèn)題的憑證和一項(xiàng)成果，是衡量監(jiān)理工作的監(jiān)管力度和工作成效的一個(gè)重要檢驗(yàn)尺度。只要參會(huì)各方都講認(rèn)真、都能重視，在工程監(jiān)理控制協(xié)調(diào)工作中，這個(gè)機(jī)制就會(huì)發(fā)揮好作用。

［1］ 米永剛，邢龍龍.從項(xiàng)目施工階段看強(qiáng)制監(jiān)理［J］.山西建筑，2010，36(9):226-227.