高職院校院系（部）二級(jí)管理體制下教學(xué)檔案管理的探討

王飛

（湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院，湖南益陽(yáng)，413000）

高職院校院系（部）二級(jí)管理體制下教學(xué)檔案管理的探討

王飛

（湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院，湖南益陽(yáng)，413000）

教學(xué)檔案管理工作是高職院校一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是考核教學(xué)管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。文章從高職院校院系（部）二級(jí)管理體制下教學(xué)檔案管理的重要性和教學(xué)檔案的主要內(nèi)容等方面進(jìn)行分析，指出了目前教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，提出解決教學(xué)檔案管理的對(duì)策。

高職院校；教學(xué)檔案管理；對(duì)策

教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和。近年來(lái)隨著高等職業(yè)教育的發(fā)展，高等職業(yè)院校的教學(xué)檔案工作顯得越來(lái)越重要。教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是高職院校管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是考核教學(xué)管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。為了逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作規(guī)范化和信息化,更好地為高職院校的發(fā)展服務(wù),應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案工作,充分發(fā)揮其在學(xué)校教學(xué)管理、教研教改等各項(xiàng)工作中的作用,提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平。

目前，多數(shù)高職院實(shí)行院系（部）二級(jí)管理體制，教學(xué)檔案大部分在教務(wù)部門及系（部）進(jìn)行保管。系（部）教學(xué)檔案是高職院校整體教學(xué)檔案的主體、重點(diǎn)和核心，是評(píng)估教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要依據(jù)之一。

一、教學(xué)檔案管理的重要性

系（部）是教學(xué)的一線單位，是教學(xué)文件生產(chǎn)者和管理者，所以系（部）檔案管理的規(guī)范化對(duì)于提高教學(xué)管理效率和水平,推動(dòng)教學(xué)改革具有重要意義。

教學(xué)檔案記錄了高職院校教學(xué)工作方針、政策，是高職院校新教學(xué)思想和教學(xué)理念的基石，是教研活動(dòng)和教學(xué)評(píng)估中重要的依據(jù)和憑證，是總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量的重要信息資料。目前教育部和各省市教育主管部門都通過(guò)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)對(duì)高職院校進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，因此系（部）二級(jí)教學(xué)檔案的采集顯得尤為重要。如果在日常教學(xué)活動(dòng)中沒(méi)有對(duì)相[[關(guān)的教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，采集數(shù)據(jù)時(shí)將會(huì)十分被動(dòng)，不能及時(shí)給上級(jí)教育部門提供準(zhǔn)確有效的原始數(shù)據(jù)。

二、教學(xué)檔案的主要內(nèi)容

根據(jù)教育部《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估方案》和《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)》的要求，系（部）二級(jí)教學(xué)檔案的主要內(nèi)容有：

1.系（部）基本辦學(xué)條件檔案。根據(jù)教育部《普通高等學(xué)?；巨k學(xué)條件指標(biāo)(試行)》的要求建立檔案。

2.系（部）實(shí)踐實(shí)訓(xùn)基地檔案。系（部）實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)場(chǎng)所,包括建筑面積、設(shè)備總值、設(shè)備臺(tái)套數(shù)、開(kāi)展的實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目等。系（部）建立的校外實(shí)習(xí)基地,包括基地名稱、建立時(shí)間、依托單位、面向?qū)I(yè)、接受學(xué)生情況、協(xié)議書等。

3.系（部）辦學(xué)經(jīng)費(fèi)檔案。包括系（部）設(shè)備采購(gòu)、日常教學(xué)經(jīng)費(fèi)、教研教改經(jīng)費(fèi)、師資隊(duì)伍建設(shè)經(jīng)費(fèi)等。

4.系（部）教師業(yè)務(wù)檔案。包括專任教師、兼課教師、兼職教師等業(yè)務(wù)檔案,檔案內(nèi)容包括教師的基本情況、技術(shù)職務(wù)、職業(yè)資格等級(jí)、雙師素質(zhì)情況,學(xué)年授課情況(課程、工作量等),培訓(xùn)進(jìn)修、掛職鍛煉、社會(huì)兼職、獲獎(jiǎng)項(xiàng)目、獲技術(shù)專利、主持教學(xué)改革課題、主持橫向技術(shù)開(kāi)發(fā)課題、公開(kāi)發(fā)表論文和著作等。

5.系（部）專業(yè)和課程建設(shè)檔案。專業(yè)設(shè)置、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)大綱、重點(diǎn)專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)與課程改革、科研項(xiàng)目申報(bào)等。

6.系（部）教學(xué)管理與教學(xué)研究檔案。教學(xué)管理人員業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)管理制度匯編、評(píng)教統(tǒng)計(jì)、學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)統(tǒng)計(jì)等。7.社會(huì)評(píng)價(jià)檔案。社會(huì)捐贈(zèng)、畢業(yè)生就業(yè)單位、就業(yè)率等。8.實(shí)物類檔案：如畢業(yè)設(shè)計(jì)留校作品，日常教學(xué)中優(yōu)秀留校作品、光盤等。

三、高職院校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

1.教學(xué)檔案集中統(tǒng)一管理意識(shí)薄弱，檔案收集不及時(shí)、不完整

這一現(xiàn)象在系（部）二級(jí)管理體制下表現(xiàn)得特別突出。部分教師的檔案意識(shí)比較淡薄，缺乏檔案集中統(tǒng)一管理的認(rèn)識(shí)，教學(xué)資料能及時(shí)收集收齊。大多數(shù)教學(xué)、教研人員對(duì)教學(xué)管理工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為教師的職責(zé)是教書育人，至于教學(xué)檔案的保存似乎與自己關(guān)系不大，甚至不支持教學(xué)檔案的歸檔。有的教師擔(dān)心自己的材料上交后會(huì)帶來(lái)不便，不愿意上交，自己保管，因此很多教學(xué)檔案材料仍然散存于教師手中，或沒(méi)有及時(shí)收集整理，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全、不完整。因此出現(xiàn)了很多高職院校在迎接教學(xué)和人才水平評(píng)估的時(shí)候花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力補(bǔ)充檔案材料的現(xiàn)象。

2.教學(xué)檔案管理不規(guī)范，檔案管理制度不健全

高職院校注重教學(xué)工作，檔案管理制度沒(méi)有完全建立起來(lái)。很多高職學(xué)院由原來(lái)的中職院校升格而成，在實(shí)行系（部）二級(jí)管理的時(shí)候仍然是中職院校的管理模式，只有學(xué)院成立的檔案室，而系（部）二級(jí)管理時(shí)沒(méi)有對(duì)檔案工作提出具體的要求，不重視檔案管理的制度建設(shè)，沒(méi)有形成規(guī)范的檔案制度，對(duì)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理人員、檔案保存的范圍、保存的時(shí)間等沒(méi)有具體的規(guī)定。由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作出現(xiàn)了很多漏洞，系部各自為政，按照自己的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理檔案，造成了教學(xué)檔案分類和檔案編制混亂，資料殘缺不全。

3.教學(xué)檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全，缺乏專職檔案管理人員

目前多數(shù)高職院校實(shí)行院系（部）二級(jí)管理體制，但是檔案管理沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)的二級(jí)機(jī)構(gòu)，大部分二級(jí)管理中沒(méi)有配備專職檔案員,通常由教務(wù)干事或者相關(guān)教學(xué)管理人員兼任，而他們由于日常事務(wù)繁忙,檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，因此容易錯(cuò)過(guò)收集時(shí)間,導(dǎo)致教學(xué)檔案收集不全,重要教學(xué)材料流失,歸檔材料質(zhì)量不高,缺乏完整性和系統(tǒng)性,這對(duì)今后的查閱工作及教學(xué)評(píng)估帶來(lái)很大不便,嚴(yán)重影響了教育教學(xué)的改革與發(fā)展。

4.教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化水平低，服務(wù)水平不高，開(kāi)發(fā)利用不足

由于高職院校對(duì)教學(xué)檔案工作不重視，對(duì)檔案管理投入資金少，影響檔案管理工作，大部分高職院校都是紙質(zhì)檔案，存放在文件柜中，需要查詢時(shí)主要靠人工查找，增加了資料檢索的工作量，而且查找文檔準(zhǔn)確率低，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的利用價(jià)值，不能適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)改革和教學(xué)事業(yè)發(fā)展的要求。此外檔案管理員檔案服務(wù)意識(shí)差，認(rèn)為檔案就是“束之高閣”的卷本，沒(méi)有利用價(jià)值，導(dǎo)致檔案信息開(kāi)發(fā)嚴(yán)重滯后，這是長(zhǎng)期以來(lái)檔案工作重保管輕利用錯(cuò)誤思想帶來(lái)的后果。

四、院系二級(jí)管理體制下教學(xué)檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、程序化

高職院校應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理制度化建設(shè)。首先，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視教學(xué)檔案管理工作，擴(kuò)大宣傳，增強(qiáng)全體教職工教學(xué)檔案意識(shí)，督促系（部）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案管理工作。其次，高職學(xué)院要建立一套完整的教學(xué)檔案管理辦法，建立教學(xué)檔案管理程序。按分級(jí)管理原則,制定科學(xué)化、規(guī)范化、流程化的教學(xué)檔案管理程序,規(guī)定系（部）收集、整理、歸檔的范圍；規(guī)定教學(xué)檔案收集、整理、歸檔的時(shí)限,制定教學(xué)檔案的檢查和考核制度，形成檔案管理的固定模式，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作走上高效、穩(wěn)定的軌道。制訂教學(xué)檔案管理規(guī)范，應(yīng)根據(jù)中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》制訂相應(yīng)的教學(xué)管理規(guī)范,制訂教學(xué)檔案管理相應(yīng)的指導(dǎo)性文件及教學(xué)檔案管理的技術(shù)細(xì)節(jié)要求,讓管理者有章可循、有據(jù)可依，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、程序化。

2.健全系（部）二級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍

做好系（部）二級(jí)教學(xué)檔案管理，必須健全系（部）二級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，提高檔案管理人員素質(zhì)，配備熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員來(lái)進(jìn)行教學(xué)檔案管理，建設(shè)一支檔案管理能力強(qiáng)的專兼職管理隊(duì)伍。首先，學(xué)院和系（部）應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)，學(xué)院應(yīng)配備檔案專業(yè)專職管理人員，有條件的系部也應(yīng)適當(dāng)配備專業(yè)的檔案管理人員。其次，要充分利用高職學(xué)院現(xiàn)有專職檔案管理人員，加強(qiáng)對(duì)系（部）二級(jí)兼職檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，提高兼職人員的檔案業(yè)務(wù)和檔案編研水平，加強(qiáng)學(xué)院檔案專職管理員和系（部）兼職檔案管理人員的交流，相互學(xué)習(xí)，不斷提高管理水平。另外還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檢查和考核，對(duì)在教學(xué)檔案管理工作中表現(xiàn)突出的人員要給予表?yè)P(yáng)，在評(píng)先評(píng)優(yōu)和職稱評(píng)定的時(shí)候給予政策支持，工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)的要批評(píng)教育，督促其改正。

3.充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)教學(xué)檔案的信息化管理

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)手工管理檔案的模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下教學(xué)檔案管理的需要。我們進(jìn)入了無(wú)紙化的辦公時(shí)代，在教學(xué)中廣泛采用多媒體或網(wǎng)絡(luò)教學(xué)，教案也不是傳統(tǒng)的手寫稿件，而是電子教案,多媒體課件，日常的教學(xué)管理中都是采用電子文檔的形式。在廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)教學(xué)的今天，高職院校教學(xué)檔案管理應(yīng)該結(jié)合院校自身特點(diǎn)采取現(xiàn)代化的管理方式。對(duì)不同的檔案采取不同的管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化處理，電子文檔的檔案按照要求需要原始紙質(zhì)文件的應(yīng)當(dāng)存檔原始文件。在日常教學(xué)管理中，檔案數(shù)字化信息建設(shè)要結(jié)合教育部高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)的要求，要對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案集中統(tǒng)一處理，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以校園網(wǎng)為依托，建構(gòu)一個(gè)系（部）二級(jí)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，我們可以實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的服務(wù)效率，同時(shí)有助于迎接各種教學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量評(píng)估。

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The Two-level Management System between Colleges and Departments

WANG Fei
(Hunan Arts&Crafts Vocational College，Yiyang 413000 Hunan)

Teaching file management work is a basic work in higher vocational colleges,also one of standards to reflect teaching management level.This article analyzes teaching file management importance and the main contents of teaching files under the two-level management system between college and department points out the existing teaching files management present situation and the existing problems and puts forward the solution of teaching files management countermeasures.

higher vocational college；teaching file management；countermeasures

G 115

A

1671-5004（2011）01-0121-02

2011-1-9

王飛（1979-），男，湖南寧鄉(xiāng)人，湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院助教，職業(yè)教育學(xué)碩士。