淺談醫(yī)院新農(nóng)合會計資料檔案保管

安徽省阜南縣中醫(yī)院財務科 田少宇

淺談醫(yī)院新農(nóng)合會計資料檔案保管

安徽省阜南縣中醫(yī)院財務科 田少宇

醫(yī)院新農(nóng)合會計檔案是指醫(yī)院在執(zhí)行國家關于新農(nóng)合報補的經(jīng)營管理業(yè)務活動的會計核算中直接形成的，通過立卷、整理、歸檔后形成的新農(nóng)合會計檔案資料，是對國家、社會具有保存醫(yī)療價值的新農(nóng)合患者專業(yè)性材料和原始就診記錄。

醫(yī)院新農(nóng)合會計檔案的基本情況

醫(yī)院新農(nóng)合會計資料包括參合患者本人身份證或戶口簿的復印件、入院把關審批表、就診證的復印件、加蓋醫(yī)院公章的出院小結、加蓋醫(yī)院公章的患者住院費用明細匯總清單原件、住院原始發(fā)票（如參合人員參加商業(yè)保險，在住院治療終結后，在商業(yè)保險公司理賠后再憑據(jù)相關資料的復印件到本轄區(qū)醫(yī)療機構辦理補償手續(xù)）、外傷情況調查表、新農(nóng)合住院醫(yī)療費用報補單等會計原始資料，從而構成了醫(yī)院的新農(nóng)合會計檔案資料。醫(yī)院新農(nóng)合會計資料反映了在醫(yī)院新農(nóng)合患者就醫(yī)、就診的全部情況，同時也是醫(yī)院新農(nóng)合財務收支情況的重要資料，它反映了醫(yī)院的新農(nóng)合經(jīng)濟業(yè)務活動。醫(yī)院新農(nóng)合會計資料的入、出院要有把關審批表，醫(yī)院的新農(nóng)合辦公室要做到的工作：業(yè)務上進行醫(yī)藥審核，目的在于審核用藥等方面是否規(guī)范；財務上要進行審核把關，須嚴格按照國家統(tǒng)一的新農(nóng)合會計制度的規(guī)定登賬、算賬、報賬，目的是按照國家關于新農(nóng)合報銷的規(guī)定嚴格辦理報補手續(xù)；醫(yī)院新農(nóng)合會計資料的整理、收集工作要認真、細致，要按照新農(nóng)合的國家政策，收集整理新農(nóng)合基金支付所需要的會計原始資料；整理新農(nóng)合會計資料要按照一定的時間順序，按照報補的順序逐人、逐項整理參合患者的報補資料，對于報補資料，也要按照單據(jù)的順序由上到下按照內(nèi)容整理，整理的過程中要注意檢查參合患者報補的資料是否齊全，填寫內(nèi)容是否完整，印鑒蓋章是否缺失等相關內(nèi)容；審核完畢后，按照會計檔案的管理規(guī)定，要求裝訂成冊，并負責制訂封面，封面的內(nèi)容包括：報補單位名稱（蓋章處）、類別、報補時間、本月總冊數(shù)、本冊是第幾冊、單位分管負責人簽字處、醫(yī)藥審核簽字處、財務經(jīng)辦簽字處、本冊補償基金數(shù)、報銷補償人數(shù)、裝訂時間等相關內(nèi)容，這樣按月、按年、按報補時間分類裝訂成冊；做為新農(nóng)合的原始會計資料，在報補審核終結后應及時移交到相關的檔案部門，檔案部門要做的工作是：按照年度在檔案柜的標簽上注明農(nóng)合基金報補年度，在年度下要注明報補月份，這樣做到有序、按類別，易于以后查詢。

醫(yī)院新農(nóng)合會計檔案保管中的問題

醫(yī)院新農(nóng)合會計檔案記錄著參合患者在醫(yī)院就診的醫(yī)療方面的信息，是醫(yī)院為病人提供醫(yī)療服務的合法依據(jù)，也是醫(yī)院經(jīng)營管理中的重要信息資源，同時也是構成醫(yī)院會計檔案的重要組成部分，作為醫(yī)院的管理者對醫(yī)院新農(nóng)合會計檔案是非常重視，作為醫(yī)院的財務部門在管理著醫(yī)院新農(nóng)合會計檔案時，也是在參考、按照會計檔案管理制度對新農(nóng)合會計檔案的原始資料進行嚴格收集、立卷、裝訂成冊。醫(yī)院新農(nóng)合會計檔案記錄的是有關新農(nóng)合病人在住院就診時的醫(yī)療信息，包括農(nóng)合患者的住院檢查報告單、住院病歷等特殊信息，是自始自終的原始資料，對于在住院過程中出現(xiàn)的超限用藥、冒名頂替、患者掛床住院、非農(nóng)合基金支付的項目等系列問題都起著客觀實際記錄作用，當然可以作為新農(nóng)合基金管理機構的監(jiān)督和政府主管部門的的紀檢與督查提供了可靠、真實的依據(jù)。

醫(yī)院新農(nóng)合實際工作相關問題的建議

參合住院患者的報補原始資料的會計特殊性質，體現(xiàn)在其特殊性上，它是新農(nóng)合病人在住院就診時的特殊醫(yī)療信息，反映的是新農(nóng)合病人在住院時的真實信息，不允許有任何的擅自更改；參合住院患者的報補原始資料有其法律上的嚴肅性，特別是杜絕套取農(nóng)合基金的情況發(fā)生，而參合住院患者的報補原始資料退回到醫(yī)院，如醫(yī)院在管理出現(xiàn)漏洞的情況下，容易給參合患者或醫(yī)院篡改原始資料提供機會；醫(yī)院的新農(nóng)合的工作人員是專職辦理新農(nóng)合審核、財務報補工作，對會計檔案管理的流程缺乏培訓，對會計檔案資料的嚴肅性缺乏認識，對會計檔案資料的管理缺乏經(jīng)驗?；谝陨?，筆者認為參合住院患者的報補原始資料還是由農(nóng)合中心保管為妥。此外，在農(nóng)合中心保管參合住院患者的報補原始資料上，可以采取如下措施：依靠國家政府，投入財力，徹底解決新農(nóng)合中心的辦公用房、業(yè)務用房，建立綜合、規(guī)范性的檔案室；招聘檔案專業(yè)技術人才，專門從事農(nóng)合中心的參合患者的原始資料的保管工作，并對轄區(qū)醫(yī)院的新農(nóng)合工作人員進行檔案專業(yè)知識的培訓，便于醫(yī)院的新農(nóng)合工作人員搞好參合患者檔案資料的前期基礎性整理工作。

醫(yī)院新農(nóng)合會計檔案工作，是關系到國家對于新農(nóng)合工作的重要信息資源的妥善保管，也是關系到醫(yī)院的發(fā)展、保障新農(nóng)合患者利益的民心工程，要高度重視新農(nóng)合會計檔案工作任務的艱巨性、長期性，并不斷地加強檔案專業(yè)技術人員的業(yè)務學習，多了解新農(nóng)合的相關國家政策，同時加強新農(nóng)合檔案從業(yè)人員的職業(yè)道德建設，為醫(yī)院新農(nóng)合會計檔案工作邁步走向新臺階而努力。