OneNote 2010在個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用研究

☆ 侯琳琳 李玉斌

（遼寧師范大學(xué)，遼寧大連 116081）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，人類正全面進(jìn)入信息社會(huì)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，“知識(shí)爆炸”已經(jīng)成為不爭(zhēng)的事實(shí)。要想解決“信息超載”的問(wèn)題，提高工作效率，必須對(duì)個(gè)人的知識(shí)進(jìn)行有效的管理，以適應(yīng)社會(huì)飛速發(fā)展的需要，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)行知識(shí)更新，把積累的知識(shí)資源的效用最大化，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值和創(chuàng)新。OneNote 2010在這種情況下應(yīng)運(yùn)而生，為人們的個(gè)人知識(shí)管理提供了新的方式和方法。

一、個(gè)人知識(shí)管理概述

1.個(gè)人知識(shí)管理的概念

個(gè)人知識(shí)管理可以理解為在個(gè)人需要的基礎(chǔ)上有目的和有意識(shí)地利用具備搜索、存儲(chǔ)和交流等相應(yīng)功能的知識(shí)管理工具，對(duì)知識(shí)進(jìn)行獲取、組織、交流、共享和創(chuàng)新的綜合管理活動(dòng)，從而整合與補(bǔ)充自己的信息資源，逐步建立與完善個(gè)人的知識(shí)體系，提高個(gè)人的適應(yīng)性、生存能力和知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)能力。

2.個(gè)人知識(shí)管理的步驟

個(gè)人知識(shí)管理包括以下幾個(gè)關(guān)鍵步驟：

其一，知識(shí)需求分析:現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)海洋，盲目地接納知識(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因此，個(gè)人應(yīng)該根據(jù)自身工作學(xué)習(xí)的需要以及個(gè)人現(xiàn)有知識(shí)，有針對(duì)性地選擇知識(shí)。

其二，知識(shí)獲取：知識(shí)獲取是個(gè)人根據(jù)自身的需要，利用知識(shí)獲取工具選擇、提取知識(shí)的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)注意過(guò)濾不必要的冗余信息，快速對(duì)信息的相關(guān)性、有效性和真實(shí)性進(jìn)行判斷，丟棄無(wú)關(guān)信息。

其三，知識(shí)儲(chǔ)存與組織：知識(shí)儲(chǔ)存與組織是把個(gè)人獲取到的知識(shí)進(jìn)行分類，并按類存儲(chǔ)。知識(shí)經(jīng)過(guò)分類，就能充分地顯示出其系統(tǒng)性。依照知識(shí)之間的統(tǒng)一性、交叉性和排他性合理組織獲得的知識(shí)，使之序化，從而為今后知識(shí)的利用提供便利條件。

其四，知識(shí)表達(dá)與交流：知識(shí)的表達(dá)與交流是促進(jìn)隱性知識(shí)與顯性知識(shí)之間轉(zhuǎn)換的必要過(guò)程，是獲得靈感、進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新所不可缺少的條件，也是驗(yàn)證知識(shí)與思想是否正確、合理的一個(gè)過(guò)程。

其五，知識(shí)共享：這是知識(shí)管理重要環(huán)節(jié)之一，是個(gè)人知識(shí)管理的必要前提，我們獲取知識(shí)，進(jìn)行知識(shí)的交流都是依托在知識(shí)共享的前提之下的。

其六，知識(shí)創(chuàng)新：知識(shí)創(chuàng)新是個(gè)人知識(shí)管理的最終目標(biāo)，是在前人知識(shí)的基礎(chǔ)上，通過(guò)自身總結(jié)、思考與實(shí)踐，促使隱性知識(shí)化和編碼化，發(fā)現(xiàn)知識(shí)新內(nèi)涵和新作用的活動(dòng)。

二、OneNote的主要功能與特點(diǎn)

OneNote2010是微軟Office2010辦公套件中自帶的一個(gè)筆記本組件，它具有強(qiáng)大的文件管理功能和人性化的讀寫(xiě)界面，功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了記筆記這一項(xiàng)，越來(lái)越被人們賦予個(gè)人知識(shí)管理的意義。

1.記錄信息

記錄信息內(nèi)容形式豐富，文本、圖形圖像、表格、數(shù)學(xué)公式、音頻（可現(xiàn)場(chǎng)錄制）、視頻（可現(xiàn)場(chǎng)錄制）；在記錄信息的過(guò)程中，OneNote提供很多有趣的功能。

其一，隨心閱讀和輸入信息，可手寫(xiě)記錄，批注；頁(yè)面排版完全非線性，可隨意放置頁(yè)面元素的位置，就像在紙上一樣，您可以從空白頁(yè)的任意位置開(kāi)始記錄，而不拘泥于行或列，但與紙不同的是，如果需要可以將筆記隨處移動(dòng)。

其二，在應(yīng)用程序之間無(wú)縫工作。采用?？抗δ軐neNote置于屏幕一側(cè)，便于在Web上搜索信息、審閱Word中的文檔或制作PowerPoint幻燈片時(shí)，隨時(shí)都可用于記筆記或撰寫(xiě)便簽，如果您需要記住創(chuàng)意的來(lái)源，使用“鏈接筆記”功能可以跟蹤信息的來(lái)源。

其三，屏幕截圖。這是Office 2010套件中幾乎每款軟件增加的功能，可將截圖直接插入到頁(yè)面中，且自動(dòng)鏈接信息來(lái)源；掃描轉(zhuǎn)換圖片上的文字，利用它可輕松復(fù)制圖片上的或者平時(shí)不能直接復(fù)制的文字信息等，對(duì)于英文支持非常好，甚至復(fù)制出的文字還會(huì)保留原來(lái)的字體和大小，對(duì)于中文的識(shí)別率會(huì)差一點(diǎn)，不過(guò)也只需要少量修飾即可。

其四，在線會(huì)議記錄。軟件內(nèi)部自帶視頻音頻同步記錄的功能，方便會(huì)議記錄使用。OneNote與Office，特別是Outlook高度整合，可以將會(huì)議記錄轉(zhuǎn)成Email發(fā)給相關(guān)的同事，并且在錄入時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)保存。

2.組織管理與搜集信息

其一，它的核心功能是分類體系。每個(gè)筆記本都是一組頁(yè)面的容器，每個(gè)筆記本劃分為幾個(gè)分區(qū)，每個(gè)分區(qū)中有若干個(gè)頁(yè)。我們都用過(guò)有不同彩色標(biāo)簽的紙質(zhì)的筆記本，OneNote就是仿照這種筆記本的分類方式：最大的單位是筆記本，一個(gè)筆記本內(nèi)可以有多個(gè)標(biāo)簽（OneNote中叫做分區(qū)），同類的標(biāo)簽還可以組合在一起形成分區(qū)組，每個(gè)分區(qū)中有若干個(gè)子頁(yè)。通過(guò)這些分類體系，可使知識(shí)呈現(xiàn)樹(shù)狀結(jié)構(gòu)，形成知識(shí)體系結(jié)構(gòu)。同時(shí)它具有強(qiáng)大的標(biāo)記功能，可以按重要程度為不同的信息做不同的標(biāo)記。

其二，全文搜索功能，快速定位到自己的文件。以前最眼紅EverNote的就是Tag功能，就像博客文章一樣，能夠給不同的筆記設(shè)定不同的關(guān)鍵字，方便管理與搜索。但現(xiàn)在我覺(jué)得良好的分類，加上OneNote強(qiáng)大的搜索完全可以勝出Tag的管理形式，尤其是當(dāng)你安裝了Windows桌面搜索之后，在OneNote中進(jìn)行全范圍搜索只是眨眼之間的事。不僅可以搜索文字信息，還能搜索圖片上的文字信息，按標(biāo)記搜索。

3.協(xié)作與共享信息

可以采用如下三種方式實(shí)現(xiàn)共享：電子郵件發(fā)送；發(fā)送到博客；共享文件夾，可以在局域網(wǎng)中、SharePoint中以及Internet上建立共享筆記本。在你編輯筆記的同時(shí)，你的同事可以在共享位置同時(shí)打開(kāi)此筆記本進(jìn)行編輯，默認(rèn)情況下，當(dāng)前用戶編輯的內(nèi)容正常顯示，其他作者編輯的內(nèi)容旁邊將顯示作者的姓名。

4.保護(hù)敏感信息

方便地為自己的個(gè)人隱私內(nèi)容設(shè)置密碼，以保護(hù)信息的安全性。

三、利用OneNote進(jìn)行個(gè)人知識(shí)管理

1.知識(shí)的獲取

個(gè)人知識(shí)的獲取，其實(shí)是個(gè)人學(xué)習(xí)知識(shí)、積累經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程。個(gè)人知識(shí)的獲取主要是知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)可以幫助個(gè)人系統(tǒng)掌握一些顯性知識(shí)，然后利用這些知識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐。

在OneNote中使用鍵盤、手寫(xiě)，屏幕截圖或錄音錄像的功能，您可以快速捕獲會(huì)議筆記、靈感觸發(fā)筆記、創(chuàng)意和想法、討論會(huì)錄音、訪談錄像、圖示等等。通過(guò)與Web瀏覽器以及Office系統(tǒng)特別是Outlook的方便集成，您還可以收集來(lái)自網(wǎng)站的剪輯，收集電子郵件，與項(xiàng)目、客戶、課程相關(guān)的各種材料，以及文件和圖片等等，并且跟蹤顯示信息的來(lái)源，方便日后再次查看詳細(xì)的信息。

2.知識(shí)的存儲(chǔ)與組織

日常生活中我們所接觸到的信息往往是雜亂無(wú)章的，這些雜亂無(wú)章的信息充斥在我們的頭腦中，要么轉(zhuǎn)瞬即逝，要么無(wú)法提取應(yīng)用，使人往往產(chǎn)生“書(shū)到用時(shí)方恨少”的感慨，為了有效避免這一遺憾的發(fā)生，就需要我們養(yǎng)成勤于整理、勤于積累的好習(xí)慣。尤其是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，每天我們都充斥在信息的海洋中，為了使這些大量信息為我所用就更需要做到及時(shí)的積累和梳理。

個(gè)人知識(shí)管理的途徑很多，我們可以分門別類地把自己積累的知識(shí)存儲(chǔ)在一系列的文件夾中，也可以利用軟件技術(shù)進(jìn)行個(gè)性化的管理。OneNote2010就是一種對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類管理的一種軟件，OneNote通過(guò)筆記本、分區(qū)、頁(yè)、子頁(yè)四個(gè)等級(jí)來(lái)管理知識(shí),使凌亂的知識(shí)形成錯(cuò)落有致的樹(shù)狀系統(tǒng)，對(duì)于個(gè)人的知識(shí)管理十分有效。

3.知識(shí)的共享

新時(shí)代更加崇尚個(gè)體之間的交流與協(xié)作，只有這樣技能與知識(shí)才能得到最大程度的共享，個(gè)人和團(tuán)體的創(chuàng)造力才能得到最大的發(fā)揮，復(fù)雜的問(wèn)題才能得到解決。知識(shí)的共享與交流是個(gè)人知識(shí)獲得的一個(gè)重要途徑，通過(guò)與他人溝通，可以審視自己的觀點(diǎn)、解答別人的問(wèn)題、激發(fā)瞬間的靈感、創(chuàng)新個(gè)人知識(shí)。

OneNote 2010可通過(guò)發(fā)送電子郵件、發(fā)送到博客、共享筆記本等實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和協(xié)作編輯。這可消除因信息單獨(dú)存儲(chǔ)在書(shū)面筆記、文件夾或用戶個(gè)人計(jì)算機(jī)上而產(chǎn)生的不便，有助于用戶更有效地協(xié)同工作。工作組可以輕松地共享信息、提高工作效率，并對(duì)項(xiàng)目、事件和目標(biāo)進(jìn)行更加有效地跟蹤。與共享筆記本上的多個(gè)用戶一起工作時(shí)，新內(nèi)容將突出顯示，突出顯示使您可以清楚地看出自上次打開(kāi)共享筆記本以來(lái)的新變化；版本控制功能提供了按日期和作者的版本歷史記錄，如果有人無(wú)意中刪除或移動(dòng)了內(nèi)容，您可以隨時(shí)查看修訂記錄和撤消更改；此外，處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)將自動(dòng)合并和同步更改。對(duì)小組其他成員的注釋和評(píng)論進(jìn)行分析、總結(jié)，提取其中的精髓，彌補(bǔ)自身思維和知識(shí)的缺陷，不斷加工和深化自己原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并激發(fā)產(chǎn)生新知識(shí)，即實(shí)現(xiàn)知識(shí)的利用和創(chuàng)造。還可與您的整個(gè)小組協(xié)作在共享筆記本中，即使未與網(wǎng)絡(luò)連接，所有人也可同時(shí)進(jìn)行編輯和查看。每次有人更新筆記本時(shí)，OneNote都可無(wú)縫合并發(fā)生的更改。共享筆記本是一種極好的協(xié)作方式，可以查看小組收集了哪些信息、哪些文件和筆記可用作源，甚至還可以查看小組未完成的擬辦事項(xiàng)。

4.知識(shí)的利用

與其它同步或者異步交流工具相比較，OneNote的查找定位功能是它們無(wú)法企及的，它既可以使用復(fù)雜的語(yǔ)法結(jié)構(gòu)作為搜索關(guān)鍵字，如對(duì)準(zhǔn)確的詞組或短句加上引號(hào)、使用AND、OR和NEAR運(yùn)算符完成復(fù)雜的搜索，也可根據(jù)書(shū)寫(xiě)筆記的時(shí)間或頁(yè)面的標(biāo)題來(lái)搜索筆記，并且還可以針對(duì)搜索范圍進(jìn)行設(shè)定，所有工作區(qū)進(jìn)行檢索，并對(duì)選定的工作區(qū)進(jìn)行檢索。這樣參與者在協(xié)作討論的過(guò)程中，面對(duì)眾多的討論記錄可以通過(guò)關(guān)鍵詞或者時(shí)間定位自己想要了解的內(nèi)容。OneNote會(huì)將搜索結(jié)果顯示出來(lái)，便于參與者清晰地了解到這些內(nèi)容都分布在工作區(qū)的什么位置，更快捷地幫助參與者熟悉、梳理討論內(nèi)容,以便于提出自己的看法。

[1]宮云鳳,戴心來(lái)等.基于網(wǎng)絡(luò)書(shū)簽的個(gè)人知識(shí)管理研究[J].中小學(xué)電教,2010,(10).

[2]梁文鑫,張生.OneNote讓網(wǎng)上協(xié)作討論更有效[J].中國(guó)遠(yuǎn)程教育,2005,(12).

[3]管玨琪.基于Diigo平臺(tái)實(shí)現(xiàn)研究生個(gè)人知識(shí)管理[J].軟件導(dǎo)刊.教育技術(shù),2009,(6).

[4]Jiahou’新浪博客.http://blog.sina.com.cn/s/articlelist＿1649275132＿0＿1.html.