關(guān)于高校家庭檔案建設(shè)的思考

謝 鵬

（重慶交通大學(xué)檔案館 重慶 400074）

高校家庭檔案是家庭及其成員在社會(huì)活動(dòng)和家庭生活中形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。家庭檔案的興起,是生產(chǎn)力發(fā)展和家庭生活水平提高的必然結(jié)果，這是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作格局和體系的補(bǔ)充和延伸。

1.高校家庭檔案建設(shè)的意義

高校家庭檔案是重要的社會(huì)財(cái)富，對(duì)家庭和社會(huì)都能發(fā)揮重要的作用。一是價(jià)值性高，高校的教授、專家在社會(huì)活動(dòng)和家庭生活中形成的許多材料還主要保存在自己家中，因此，高校家庭檔案可謂是知識(shí)和藝術(shù)的寶庫；二是實(shí)用性強(qiáng)，一方面它能為家庭活動(dòng)提供利用，另一方面能為學(xué)校的文化教育、科學(xué)研究和歷史研究等提供服務(wù)，能創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；三是資源性好，高校家庭檔案從一個(gè)側(cè)面反映了時(shí)代的變遷、社會(huì)的發(fā)展，是國家檔案資源的補(bǔ)充，特別是在家庭計(jì)算機(jī)普及化的條件下，利用家庭檔案管理軟件可以很好的管理、保存高校教職員工的家庭檔案，是高校檔案館社會(huì)征集的豐富源泉；四是宣傳性廣，建立并不斷完善高校家庭檔案，廣泛的宣傳了《檔案法》，增強(qiáng)了檔案意識(shí)，檔案工作將會(huì)深入到千千萬萬個(gè)高校家庭。正如湖北大學(xué)檔案系教授覃兆劌指出的：“家庭檔案能夠激活檔案工作機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的希望工程，家庭檔案是讓現(xiàn)代檔案觀念深入人心的切入點(diǎn)。只有將社會(huì)檔案觀念滲透到社會(huì)最基本的組織細(xì)胞—家庭當(dāng)中，才能帶來檔案事業(yè)的真正春天?！盵1]

2.構(gòu)建高校家庭檔案的體系結(jié)構(gòu)

高校家庭檔案建設(shè)的重點(diǎn)是構(gòu)建體系結(jié)構(gòu)，根據(jù)高校家庭檔案的形成規(guī)律、內(nèi)容和特點(diǎn)，對(duì)高校家庭檔案實(shí)體分類、編號(hào)、檢索進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。

2.1 高校家庭檔案類目設(shè)置

高校家庭檔案類目設(shè)置要具有穩(wěn)定性，類目排列、檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定要符合邏輯原則，按照從總到分，做到同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。在類目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)示符號(hào)等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡明、易懂、好記。

高校家庭檔案是一個(gè)有機(jī)的整體，由若干不同類型的材料組合而成。根據(jù)高校家庭檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，可將其分為三大類：一是教職員工個(gè)人類；二是家庭生活類；三是聲像類。

2.1.1 教職員工個(gè)人檔案類目設(shè)置

①綜合類：主要包括簡歷、信件、身份證、畢業(yè)證、職稱證、黨（團(tuán)）證、教師證、護(hù)照、專利證書以及各種聘書等；

②教學(xué)類：主要包括教學(xué)筆記、教案、自編教材、教學(xué)工作總結(jié)等；

③科研類：主要包括科研項(xiàng)目材料、學(xué)術(shù)論文底稿、公開發(fā)表文章的刊物、專著等；

④管理類：主要包括講稿、記事本、會(huì)議資料、年度考核和履職考核材料等；

⑤資源類：主要包括讀書卡片、圖書資料、學(xué)術(shù)期刊資料、書報(bào)剪輯（復(fù)?。┵Y料等；

⑥學(xué)術(shù)交流、進(jìn)修類：主要包括學(xué)術(shù)會(huì)議的通知和邀請(qǐng)函、會(huì)議資料；國內(nèi)外的進(jìn)修、考察、培訓(xùn)材料等；

⑦職稱類：主要包括歷次職稱申報(bào)材料、評(píng)審的文件等；

⑧表彰類：主要包括在教學(xué)、科研、管理工作中獲得的表彰獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)稱號(hào)的材料等。

2.1.2 家庭組織檔案類目設(shè)置

①家庭歷史類：主要包括家譜族書、家史、自傳、回憶錄、家庭活動(dòng)的重要記事、收養(yǎng)繼承的文書、遺囑等；

②家庭教育類：主要包括子女的出生證、獨(dú)子證、成長記錄冊(cè)、學(xué)習(xí)成績單、不同時(shí)期的優(yōu)秀作業(yè)、獲獎(jiǎng)證書等；

③家庭證書類：主要包括房地產(chǎn)證、戶口薄、結(jié)婚證、家庭的獲獎(jiǎng)證書等；

④家庭財(cái)務(wù)類：主要包括家庭收（支）賬本記錄、銀行存折（卡）、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)產(chǎn)公證書和協(xié)議書、合同和契約文書、股票和期貨類投資交易證（卡）等；

⑤家庭設(shè)備類：主要包括購置各種大小家用電器的保修單和使用說明書。購置大件物品的裝箱單、隨機(jī)光盤、配件等材料、歷次維修記錄原始單據(jù)等；

⑥家庭健康類：主要包括家庭成員的醫(yī)保證（卡）、病歷本、歷次住院的病歷資料、歷次體檢資料、疫苗接種和藥物過敏記錄等；

⑦家庭收藏類：主要包括藏書、古玩、字畫、集郵冊(cè)等；

⑧家庭旅游類：主要包括景點(diǎn)門票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、游覽日記等等。

2.1.3 聲像檔案類目設(shè)置

聲像檔案主要包括反映家庭及成員在社會(huì)活動(dòng)和家庭生活的以照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等為載體的聲像材料。按不同載體材料進(jìn)行分類，分為照片類、錄音帶類、錄像帶類、光盤類、磁盤類等。

2.2 高校家庭檔案的檔號(hào)編制

檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)，反映的是高校家庭檔案的分類體系和物理位置。檔號(hào)的編制必須符合唯一性的原則。檔號(hào)的標(biāo)示：采用漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼編制，中間用“—”連接。高校家庭檔案的檔號(hào)可分為教職員工個(gè)人類、家庭組織類、聲像類三種類型。教職員工個(gè)人類檔號(hào)由姓名、年度號(hào)、分類號(hào)、件號(hào)（年度號(hào)由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，分類號(hào)由類目組成、件號(hào)按順序編號(hào)）組成，格式為：姓名+年度+分類號(hào)+件號(hào)。如：張民的2009年科研類項(xiàng)目申請(qǐng)書，可標(biāo)示為：張民—2009—科研—3。家庭組織類檔號(hào)由年度、分類號(hào)、件號(hào)組成。格式為：年度+分類號(hào)+件號(hào)。如：2009年的集郵冊(cè)，可標(biāo)示為：2009—家庭收藏—6。聲像類檔號(hào)由年度、分類號(hào)、保管單位號(hào)（以“冊(cè)”為單位）組成。格式為：年度+聲像檔案分類號(hào)+保管單位號(hào)。如：2009年參加XXX科技項(xiàng)目照片冊(cè)，可標(biāo)示為：2009—照片—23。

3.高校家庭檔案的整理、裝盒、排列及保管

3.1 高校家庭檔案材料的整理

教職員工個(gè)人材料、家庭生活材料和聲像材料的整理。建檔材料按“一事一歸”方法歸類，事情辦理完畢后即可建檔。材料整理以“件或冊(cè)”為單位、以人為主線、以問題為中心，按材料產(chǎn)生的時(shí)間排序，每個(gè)類目的材料在一個(gè)年度內(nèi)編一個(gè)大流水號(hào)，重要的聲像材料要做說明（書寫題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等），與其它載體檔案是同一事件的要同時(shí)注明參照號(hào)。

利用高校家庭檔案管理軟件對(duì)以上三類建檔材料進(jìn)行著錄后，形成卷內(nèi)目錄。電子文檔直接輸入家庭檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)材料通過掃描或翻拍處理后輸入家庭檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫。

3.2 高校家庭檔案的裝盒、排列及保管

家庭檔案材料裝盒時(shí)（為節(jié)約裝具，可多個(gè)年度歸檔材料裝在一盒里），要同時(shí)裝入此盒的卷內(nèi)目錄和備考表。然后填寫檔案盒脊背，內(nèi)容包括：年度、分類號(hào)、姓名、起止件號(hào)、盒號(hào)。從維護(hù)家庭檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限，按年度橫向排列。同時(shí)，要注意防水、防火、防磁、防塵、防霉、防蟲、防曬，妥善保管。

4.高校檔案部門對(duì)家庭檔案建設(shè)的對(duì)策

家庭檔案是檔案大家族的重要門類，是社會(huì)檔案資源的重要組成部分，具有檔案的基本屬性，因而家庭建檔與檔案部門有著密切關(guān)系，開展家庭檔案建設(shè)工作對(duì)于檔案部門既是一個(gè)新領(lǐng)域，又是一個(gè)新機(jī)遇。高校檔案部門要圍繞實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”，倡導(dǎo)、指導(dǎo)高校家庭檔案建設(shè)，并將其作為檔案部門當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)來抓，做好高校家庭檔案建設(shè)工作是高校檔案部門的歷史責(zé)任，[2]這種利國利民的活動(dòng)，是檔案工作服務(wù)民生的最好體現(xiàn)。

4.1 開展高校家庭檔案建設(shè)的有利條件

高校是知識(shí)分子聚集的地方，多數(shù)家庭中都具有電腦、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)等家電設(shè)備，并能熟練使用，為家庭檔案建設(shè)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)；教職員工從事教學(xué)、科研、管理工作和家庭生活，形成了教案、科研項(xiàng)目材料、管理筆記，以及家庭生活的教育、財(cái)務(wù)、收藏等文字、聲像、圖表材料，為家庭檔案建設(shè)提供了建檔材料基礎(chǔ)；教職員工具有較高的文化水平，易于接受家庭檔案知識(shí)并認(rèn)識(shí)其重要意義，有利于家庭檔案建檔的開展，是家庭檔案建設(shè)的群眾基礎(chǔ)。這些是開展高校家庭檔案建設(shè)工作的有利條件。

4.2 高校家庭檔案建設(shè)具體措施

高校檔案部門組織家庭建檔工作可歸納為“建、宣、供、幫、密、比”六個(gè)字，建：建立制度和規(guī)范，如家庭檔案的收集、整理、保管規(guī)范、家庭檔案實(shí)體分類體系、代管制度、捐贈(zèng)制度等；宣：利用網(wǎng)絡(luò)視頻、圖片展、小冊(cè)等多種方式廣泛宣傳家庭建檔的意義和方法，使廣大教職員工知道為什么這樣做，怎樣做；供：開發(fā)提供高校家庭檔案管理的軟件，簡單易用，對(duì)項(xiàng)目可以進(jìn)行設(shè)置和修改，能適應(yīng)家庭對(duì)紙質(zhì)檔案、電子文件、聲像檔案管理的需要，方便高校家庭檔案的建檔；學(xué)：對(duì)教職員工以家庭為單位進(jìn)行集體培訓(xùn)；幫：舉辦巡回輔導(dǎo)，手把手的幫教，進(jìn)行講解和操作示范；密：由于家庭檔案的私有性，在幫助建立家庭檔案的過程中，必須注重保密、取得教職員工家庭的信任；比：知識(shí)競(jìng)賽和檢查評(píng)比、樹立典型相結(jié)合。

高校檔案部門要將檔案工作服務(wù)民生的精神貫徹到具體的工作中去，開展家庭建檔活動(dòng)是極佳的切入點(diǎn)。家庭建檔是社會(huì)生產(chǎn)力高速發(fā)展基礎(chǔ)上產(chǎn)生的先進(jìn)文化現(xiàn)象，是社會(huì)文明進(jìn)步的標(biāo)志，隨著我國物質(zhì)文明、政治文明和精神文明的不斷發(fā)展，家庭檔案的內(nèi)容和形式將日臻豐富和完善，讓家庭檔案承載的文化、歷史、學(xué)術(shù)的活力競(jìng)相迸發(fā)，將使“檔案”在社會(huì)的發(fā)展中發(fā)揮越來越大的作用。

[1]沙菲.我國家庭建檔若干問題的思考 [J].檔案管理，2009（1）:41—42.

[2]同1.