高校機構(gòu)典藏庫與商業(yè)數(shù)據(jù)庫在灰色文獻內(nèi)容建設(shè)上的區(qū)別分析

●李欣榮（西華大學(xué) 圖書館，成都 610039）

1 引言

1997年舉行的“第三次國際灰色文獻會議”提出了對灰色文獻的較為規(guī)范的定義：不經(jīng)營利出版者控制，而由各級政府、學(xué)術(shù)單位、工商業(yè)界所產(chǎn)制的各類印刷與電子形式的資料?；疑墨I的概念主要是相對于公開出版的標(biāo)準(zhǔn)出版物和非公開出版發(fā)行與交流的文獻而言的。[1]

灰色文獻資源一般是不公開出版發(fā)行的，流通渠道特殊，大多數(shù)也僅僅是在本單位、本系統(tǒng)內(nèi)進行流通，有的僅局限于內(nèi)部交流，或只傳發(fā)給與本文獻有關(guān)的部門及個人，制作份數(shù)少，容易絕版，再加上灰色文獻的編輯、出版、發(fā)行也無固定的渠道，對灰色文獻資源的收集、整理帶來了一定的困難。

高校在長期教學(xué)實踐與科學(xué)研究中積累了豐富的經(jīng)驗，其中教學(xué)方法研究，教學(xué)評估，精品課程資料，優(yōu)秀教案、課件，教師自編教材、講義和示范作品等在教學(xué)中的作用不可小視。如何充分利用現(xiàn)有平臺優(yōu)勢收錄這些灰色文獻，為提高教學(xué)科研水平服務(wù)是高校圖書館應(yīng)盡的義務(wù)和責(zé)任。

2 商業(yè)數(shù)據(jù)庫對灰色文獻的收錄途徑分析

目前對于灰色文獻開發(fā)利用較好的數(shù)據(jù)庫有：中國期刊網(wǎng)的“中國優(yōu)秀博碩士論文全文數(shù)據(jù)庫”，這是目前國內(nèi)相關(guān)資源最完備、收錄質(zhì)量最高、連續(xù)動態(tài)更新的數(shù)據(jù)庫；萬方數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)的“中國學(xué)術(shù)會議全文數(shù)據(jù)庫”；中國知網(wǎng)的“中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫”等。商業(yè)數(shù)據(jù)庫最常見的收錄途徑有如下幾種：

（1） 通過傳統(tǒng)采購獲取。即廣泛收集書目信息，從大量非正規(guī)渠道出版的書目訂單上挑選出較有價值的灰色文獻。由于灰色文獻的傳播渠道特殊，這種方式搜集的灰色文獻在數(shù)量上非常有限，同時要求搜集人員具有較強的情報意識和情報獲取能力。

（2）通過捐贈搜集。據(jù)調(diào)查，有相當(dāng)一部分灰色文獻存在于單位或私人藏書之中，需大力爭取單位或社會各界人士把各類灰色文獻捐獻出來，讓社會公眾共知共享。但由于灰色文獻往往涉及保密性，所以只能夠是有權(quán)限的使用。

（3）付費向各高校購買。這是商業(yè)數(shù)據(jù)庫獲取灰色文獻的最重要途徑，但通過這一途徑獲取的灰色文獻絕大部分是尚未公開出版的學(xué)位論文、學(xué)術(shù)會議報告等。

從多年來這些商業(yè)數(shù)據(jù)庫的使用可以看到，這些商業(yè)數(shù)據(jù)庫的點擊率是非常高的，人們對它們的依賴性也越來越強。那是不是就認(rèn)為這些商業(yè)數(shù)據(jù)庫在內(nèi)容建設(shè)上已經(jīng)做得非常好了呢？下面我們將從機構(gòu)典藏庫和商業(yè)數(shù)據(jù)庫在內(nèi)容建設(shè)上的區(qū)別上進行分析。

3 高校機構(gòu)典藏庫與商業(yè)數(shù)據(jù)庫中灰色文獻內(nèi)容建設(shè)上的區(qū)別分析研究

3.1 收錄內(nèi)容分析

（1）收錄的資源類型。相對于商業(yè)數(shù)據(jù)庫對灰色文獻的收錄，高校機構(gòu)典藏庫偏重于具有高校特色的灰色文獻的收錄，資源類型涉及廣泛、內(nèi)容復(fù)雜、信息量大、形式多樣，往往是通過正規(guī)公開流渠道無法得到的文獻資料。一個成熟的機構(gòu)典藏庫中存儲了機構(gòu)內(nèi)教師和學(xué)生的智力成果，它可以是研究資料、教學(xué)資料、實驗和觀察數(shù)據(jù)、記錄和反映機構(gòu)歷史活動的文件，也可以是期刊論文的預(yù)印本和已印本（post prints）、技術(shù)報告、官方報告（whitepapers）、研究數(shù)據(jù)、工作進程和重要圖片資料等。

高校機構(gòu)典藏庫系統(tǒng)的灰色文獻收錄政策首先應(yīng)是高校教師和科研人員的科技報告、會議論文、專利文獻、博碩士論文等,在高校教師與科研人員開放存取意識提高后,再逐步擴展到收集科教研究數(shù)據(jù)、教學(xué)課件與電子教案、繪畫及重要圖片等有學(xué)術(shù)價值的灰色文獻，階梯性的提高機構(gòu)典藏庫的數(shù)據(jù)容量。

（2）收錄的學(xué)科門類。中國期刊網(wǎng)的“中國優(yōu)秀博碩士論文全文數(shù)據(jù)庫”涉及8個學(xué)科門類：基礎(chǔ)科學(xué)、工程科技、農(nóng)業(yè)科技、醫(yī)藥衛(wèi)生科技、哲學(xué)與人文科學(xué)、社會科學(xué)、信息科技、經(jīng)濟與管理科學(xué)。機構(gòu)典藏庫收錄的學(xué)科范圍是機構(gòu)內(nèi)所有學(xué)科以及學(xué)科代頭人研究方向所涉及的學(xué)科門類。

（3）科學(xué)研究性質(zhì)、目的和過程方面。商業(yè)數(shù)據(jù)庫只能夠收錄灰色文獻中非正式出版的研究成果，起到的預(yù)印本作用明顯。對于科學(xué)研究中所產(chǎn)生的智力成果，如項目鑒定報告、科研數(shù)據(jù)、工作文稿、會議論文、學(xué)術(shù)報告等未通過公開渠道進行交流的成果，則無法進行收錄。[2]

（4）用戶對內(nèi)容的管理。機構(gòu)典藏庫是采用自存儲的模式進行內(nèi)容管理的，機構(gòu)內(nèi)用戶根據(jù)權(quán)限上傳和下載資料，這對于灰色文獻的內(nèi)容建設(shè)非常重要，是商業(yè)數(shù)據(jù)庫通過傳統(tǒng)收錄途徑根本不能夠達到的。

表 基于“機構(gòu)典藏”平臺的灰色文獻與商業(yè)數(shù)據(jù)庫中的灰色文獻的區(qū)別

商業(yè)數(shù)據(jù)庫收錄的灰色文獻，只能是尚未發(fā)表的非公開出版物，收錄的資源類型、學(xué)科門類都是有選擇性的，而對于教學(xué)、科研活動中間環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的智力成果的收錄能夠做到的典藏深度非常有限，其對灰色文獻的收錄從數(shù)量上和質(zhì)量上來說遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及機構(gòu)典藏庫。

3.2 內(nèi)容建設(shè)的數(shù)量分析

通過以上3種商業(yè)數(shù)據(jù)庫最常使用的收錄途徑而獲取到的灰色文獻只能夠是一些尚未出版的非公開出版物，資源類型集中在對教學(xué)和科研有較高價值的學(xué)位論文、會議論文、科研報告等方面，如文章的預(yù)印本（preprints）、后印本（postprints）、學(xué)年論文（theses）、學(xué)位論文（dissertations） 等，對于高校所特有的一些灰色文獻的收錄是很少，主要是因為這些灰色文獻內(nèi)容往往涉及保密以及數(shù)量零散，不易獲取等因素。

機構(gòu)典藏庫對灰色文獻的收錄是通過自存儲的方式進行的，并通過開放存取的方式供機構(gòu)內(nèi)所有成員免費使用。這種自存儲的資料獲取方式有別于傳統(tǒng)商業(yè)數(shù)據(jù)庫灰色文獻的獲取途徑，有效地克服了傳統(tǒng)商業(yè)數(shù)據(jù)庫收錄途徑中存在的缺陷，為從數(shù)量上擴大灰色文獻的獲取范圍提供了可能。

3.3 內(nèi)容建設(shè)的質(zhì)量分析

商業(yè)數(shù)據(jù)庫灰色文獻的收錄體系由作者、數(shù)據(jù)庫商、圖書館和讀者等組成，中數(shù)據(jù)庫商在整個過程中起著樞紐的作用，它是對灰色文獻進行收集、加工和處理的中樞。圖書館在資金流中的中介作用比較顯著，用于購買商業(yè)數(shù)據(jù)庫的資金通過圖書館流向數(shù)據(jù)庫商，而信息從商業(yè)數(shù)據(jù)庫流向圖書館并最終到達用戶手中。用戶對于數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容建設(shè)處于被動地位，即商業(yè)數(shù)據(jù)庫提供什么，讀者就使用什么。

機構(gòu)典藏這一全新的內(nèi)容建設(shè)模式，使得科研人員可以自行將資料上傳到機構(gòu)典藏庫中，打破了傳統(tǒng)學(xué)術(shù)交流過程中“作者-商業(yè)數(shù)據(jù)庫-圖書館-讀者”這一流通鏈，形成雙向互動式學(xué)術(shù)交流，用戶對灰色文獻的需求可以不再依賴商業(yè)數(shù)據(jù)庫，通過用戶對數(shù)據(jù)庫內(nèi)容建設(shè)的自建、自管、自用來完成，直接從機構(gòu)典藏庫中獲取大量免費的、高質(zhì)量的灰色文獻資源。因此，能夠提供多種類型資源、學(xué)科門類，完整呈現(xiàn)科學(xué)研究全過程的學(xué)術(shù)交流平臺是當(dāng)前機構(gòu)典藏庫有別于商業(yè)數(shù)據(jù)庫在內(nèi)容建設(shè)上的優(yōu)勢所在。

4 結(jié)束語

在傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)交流體系中，商業(yè)數(shù)據(jù)庫是最為重要的學(xué)術(shù)交流途徑，而基于“機構(gòu)典藏”模式下的高校學(xué)術(shù)交流則為灰色文獻的揭示與傳播提供了非常有效的途徑，不僅起到了集中揭示和管理學(xué)術(shù)資源的作用,克服了傳統(tǒng)商業(yè)數(shù)據(jù)庫學(xué)術(shù)交流方式的不足。而且實現(xiàn)了對灰色文獻的永久保存和廣泛傳播，將使灰色文獻得到更好地利用。

[1] 付立偉，李水明.灰色文獻的開發(fā)與利用[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010（12）：91互93.

[2] 李欣榮.高校圖書館機構(gòu)典藏庫內(nèi)容質(zhì)量控制分析 [J].圖書館，2011（1）：136互137.