淺談機關(guān)事業(yè)單位專門檔案管理

王京燕

摘要：機關(guān)事業(yè)單位中形成的專門檔案，是檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的歸檔類別。由于專門檔案形成的規(guī)律和特點各有不同，其收集和管理工作就要不同于文書檔案而具有相對獨立性。本文從專門檔案的歸檔、收集和管理三個方面分別論述了做好專門檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重視的問題。

關(guān)鍵詞： 機關(guān)事業(yè)單位 專門檔案 管理

專門檔案是指某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律，有各自整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。它是個群體概念，不特指某個檔案種類的實體。專門檔案類別很多，涵蓋內(nèi)容也很廣泛，如藝術(shù)檔案、工程檔案、審計檔案、訴訟檔案等等。機關(guān)事業(yè)單位中形成的專門檔案是本單位檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的極為重要的歸檔類別。機關(guān)事業(yè)單位專門檔案包括財會檔案、科研成果檔案、基建工程檔案、學(xué)籍檔案、聲像檔案和出版刊物檔案等。由于專門檔案具有特定的形成規(guī)律，其收集和管理工作就要有別于文書檔案而具有相對獨立性。

一、專門檔案歸檔要掌握靈活性

文書檔案的歸檔時間一般是以年度為界，而專門檔案記述和反映了機關(guān)某些專業(yè)方面的工作活動情況，其形成檔案的規(guī)律和特點各有不同，因而專門檔案的歸檔時間要掌握靈活性。如科研成果檔案要以科研項目完成時間歸檔，一項科研項目根據(jù)科技立項、擬定方案及開展研究，到最終完成需要一年、幾年甚至十幾年時間。基建工程檔案要以工程竣工時間歸檔，基建工程從項目報批、圖紙設(shè)計、動土施工到項目竣工也不是一年時間就可以完成的。因此，這類檔案要以其完成時間歸檔。如果研究項目或工程竣工時間過長，也可以按照研究程序和工程進度，分階段歸檔。

聲像檔案是實時瞬間和階段的真實記載，是保存在膠片、相紙、磁盤、光盤等感光材料或磁性材料等載體上的影像和聲音。它記載和反映了單位的重大事件、重要活動和重要人物的真實面貌，相比文字檔案來說，更直觀、真實、形象、生動。為了避免以年度歸檔時間太長造成影像數(shù)據(jù)的丟失，聲像檔案要掌握及時歸檔的原則，根據(jù)某項工作的完成、重要活動的結(jié)束隨時歸檔。

二、專門檔案收集要重視完整性

由于專門檔案形成的規(guī)律和特點具有特殊性，一是各專業(yè)內(nèi)容性質(zhì)不同造成在歸檔時間上不統(tǒng)一；二是某些檔案形成的時間過長，如果專業(yè)工作人員歸檔意識淡薄，就容易造成檔案內(nèi)容缺失。因此在收集各類專門檔案時，要特別注意檔案內(nèi)容的完整性。如基建工程檔案，具有工程周期長、工作流程長、工期階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性和成套性等特性。一項基建工程項目，要有工程項目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗收文件，從工程立項、勘察設(shè)計、審批、招投標、施工、監(jiān)理到竣工等多項程序。由于基建工程人員流動性大，工程各參建部門缺乏相互溝通，加之基建工程人員對工程檔案管理的專業(yè)知識不甚了解，極易造成工程項目管理和技術(shù)檔案存在分散、損壞或內(nèi)容丟失等問題。在收集基建工程檔案時，要特別強調(diào)基建工程檔案內(nèi)容的完整性，按照基建工程建設(shè)形成規(guī)律收集、整理和保存，確?；üこ虣n案齊全、完整、準確和系統(tǒng)。

聲像檔案的收集工作存在同樣的問題，從客觀上看，影像存儲隨意性很強，產(chǎn)生的電子照片丟失的概率也很高，如果不注意保存和備份，就容易丟失。因此，檔案部門對聲像檔案的歸檔監(jiān)督極為重要。在收集工作中，既要重視對某項工作和重大活動形成聲像檔案的完整性，又要強調(diào)單張影像歸檔的全面性，如時間、地點、人物、工作內(nèi)容和活動名稱，都要注有詳細的說明，便于日后的查閱和利用。

三、專門檔案管理要強調(diào)實效性

專門檔案記載和反映的內(nèi)容是機關(guān)某個方面的工作活動情況，外觀沒有固定的格式，載體沒有統(tǒng)一的標準，因而具有內(nèi)容的單一性、形式的特殊性、載體的多樣性、歸檔的固定性和服務(wù)對象的針對性。對于專門檔案的管理就要根據(jù)其特點有別于文書檔案。文書檔案可以按照年代、部門和保管期限進行統(tǒng)一管理，而專門檔案要強調(diào)利用的時效性，根據(jù)各自不同的特點分門別類進行單獨管理。如財會檔案、出版刊物檔案可以按照年度和保管期限進行整理上架；科研成果檔案、基建工程檔案和聲像檔案就要根據(jù)檔案內(nèi)容，不同載體形式分項進行保管；教學(xué)工作的學(xué)籍檔案則要以學(xué)年為單元進行管理。這樣相對獨立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件，各專門檔案的歸檔人員可以不需要檔案部門工作人員的幫助直接查閱本專業(yè)的檔案，既快捷方便，又便于管理。

機關(guān)事業(yè)單位專門檔案只是檔案管理中的一部分，很容易被忽視和遺忘。作為檔案工作者要高度重視這項工作的開展，自覺做好機關(guān)事業(yè)單位專門檔案的管理，按照上級頒發(fā)的專門檔案管理辦法和各自的行業(yè)規(guī)范，遵循各專門檔案形成的規(guī)律和特點，根據(jù)它們之間的有機聯(lián)系進行收集、整理、保管和利用，為豐富館藏檔案奠定物質(zhì)基礎(chǔ)，為各項業(yè)務(wù)工作提供信息資源，為增強單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)揮重要作用。

作者單位：中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院