企業(yè)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)注意的問題

馬秀梅

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向，也是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。我所在單位已實(shí)行會(huì)計(jì)電算化多年，積累了一些經(jīng)驗(yàn)，個(gè)人認(rèn)為在企業(yè)推行會(huì)計(jì)電算化過程中，應(yīng)注意以下幾方面的問題。

會(huì)計(jì)人員應(yīng)掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和必要的基本操作技能

要使用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)開展工作，需要會(huì)計(jì)從業(yè)人員具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)理論知識(shí)和基本的操作技能。會(huì)計(jì)電算化中級(jí)考試中就包括了有關(guān)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的熟練使用、一般辦公軟件的應(yīng)用、財(cái)務(wù)軟件的實(shí)際運(yùn)用等知識(shí)。作為會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施者，還要懂得一些基本的計(jì)算機(jī)硬件的維護(hù)、保養(yǎng)等知識(shí)，避免遇到很小的問題就不知所措，頻繁聯(lián)系系統(tǒng)管理員和維修工程師，影響日常工作。

軟件開發(fā)人員與會(huì)計(jì)人員應(yīng)充分溝通，優(yōu)勢互補(bǔ)

在決定使用商品軟件或使用針對本單位開發(fā)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件時(shí)，軟件管理人員或開發(fā)人員與單位的實(shí)際需求人員應(yīng)進(jìn)行廣泛的溝通和協(xié)商，要針對行業(yè)特點(diǎn)和單位實(shí)際業(yè)務(wù)、具體的會(huì)計(jì)核算要求、財(cái)務(wù)管理的需要反復(fù)討論，明確陳述，交換意見，避免日后使用上的不便以及造成軟件頻繁的修改，確保企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的正常進(jìn)行。

做好會(huì)計(jì)電算化初始工作

初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報(bào)表以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過渡到電算化處理還是更換會(huì)計(jì)電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，使會(huì)計(jì)軟件能適應(yīng)本單位的核算、管理需要。

一，注意會(huì)計(jì)電算化的科目設(shè)置。在設(shè)定會(huì)計(jì)科目時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問題：設(shè)置科目要規(guī)范在設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外，應(yīng)該按上級(jí)主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。設(shè)置科目要簡潔。在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的前提下，力求代碼簡單明了、倍數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應(yīng)當(dāng)避免那些冗長而又無用的科目影響日常工作的效率。設(shè)置科目應(yīng)考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和會(huì)計(jì)核算的進(jìn)步，注意科目的擴(kuò)展性。會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。

二，注意會(huì)計(jì)電算化中的初始數(shù)據(jù)的錄入。完成科目設(shè)置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在1月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是1月份的期初余額。如果賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和1月份到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細(xì)時(shí)，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個(gè)問題可以采用兩種方法：如果單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；適用于更換財(cái)務(wù)軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來，再導(dǎo)入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會(huì)存在一定風(fēng)險(xiǎn)，丟失某些數(shù)據(jù)。

三，注意會(huì)計(jì)電算化中的報(bào)表初始化。報(bào)表通常由標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項(xiàng)目，另一類是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，從賬簿、其他報(bào)表中取來，隨賬簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報(bào)表的過程中，需要用到很多函數(shù)，財(cái)務(wù)人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中，這一項(xiàng)工作一般由軟件公司的項(xiàng)目實(shí)施人與單位的財(cái)務(wù)人員共同完成。定義完報(bào)表以后還應(yīng)該注意報(bào)表的校驗(yàn)公式的定義，校驗(yàn)報(bào)表內(nèi)部、報(bào)表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)一些低級(jí)的錯(cuò)誤。需集團(tuán)公司內(nèi)的各分公司向總公司提供的電子報(bào)表應(yīng)嚴(yán)格符合集團(tuán)公司所要求的格式，這樣集團(tuán)公司才能夠進(jìn)行合并、匯總工作。

會(huì)計(jì)電算化后的財(cái)務(wù)安全問題要重視

內(nèi)部控制制度要完善。內(nèi)部控制制度是保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)和完整的重要手段。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由于傳統(tǒng)的手工核算由計(jì)算機(jī)核算代替，各會(huì)計(jì)崗位都是在計(jì)算機(jī)上完成日常的會(huì)計(jì)憑證制作、審核、匯總、打印等工作。為保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和會(huì)計(jì)賬簿的延續(xù)性，單位必須要有相應(yīng)的內(nèi)部控制措施。因各會(huì)計(jì)崗位同時(shí)又是電算化會(huì)計(jì)崗位，只是增加了電算化系統(tǒng)維護(hù)崗位，企業(yè)原有的內(nèi)部會(huì)計(jì)管理體系以及會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制、帳務(wù)處理程序制度、內(nèi)部牽制制度、稽核制度都需要進(jìn)行修訂。

我單位在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之初，即按照財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》要求，建立了嚴(yán)格的管理制度。包括：一，會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制。對出納人員、憑證編制人員（軟件操作員）、審核記帳人員、電算維護(hù)人員、電算主管、數(shù)據(jù)分析員的工作職責(zé)進(jìn)行了明確。二，會(huì)計(jì)電算化操作管理制度。明確了計(jì)算機(jī)的操作程序、授權(quán)、更換口令、對外提供數(shù)據(jù)、日常備份、操作規(guī)程等。三，軟件、硬件和數(shù)據(jù)管理制度。對財(cái)務(wù)系統(tǒng)所用計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、使用環(huán)境、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全保密、存儲(chǔ)、軟件修改、故障排除、運(yùn)行日志等做了具體規(guī)定。四，電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度：對會(huì)計(jì)檔案包含的內(nèi)容、歸檔程序、查閱手續(xù)、期滿銷毀等做出詳細(xì)規(guī)定。五，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度。按照不相容崗位分離的原則，明確實(shí)行電算化后的業(yè)務(wù)流程，規(guī)定軟件操作的權(quán)限管理，禁止出納人員上機(jī)操作，會(huì)計(jì)人員調(diào)離崗位應(yīng)做好交接手續(xù)等。

針對計(jì)算機(jī)病毒的安全防范措施要到位。目前計(jì)算機(jī)病毒很猖獗，除了及時(shí)更新防毒殺毒軟件、安裝防火墻，定期檢測、清除病毒外，還可以使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在本單位局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，不并入互聯(lián)網(wǎng)，這也是防范電腦病毒的一種方法。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對外來存儲(chǔ)盤的檢測，不亂拷貝存儲(chǔ)盤，不使用未經(jīng)檢測的存儲(chǔ)盤。做好日常會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份，并且雙備份，方可確保萬無一失。

做好會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)分析資料等專業(yè)數(shù)據(jù)。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門裝訂成冊，整理立卷，在年度終了后，編造清冊，移交檔案部門保管。財(cái)務(wù)部門一般只保留一年的會(huì)計(jì)檔案。

關(guān)注會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展方向

會(huì)計(jì)電算化提高了會(huì)計(jì)核算的工作效率，部分替代人工完成了對會(huì)計(jì)信息的分析、決策，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的短期發(fā)展方向應(yīng)是會(huì)計(jì)管理電算化和會(huì)計(jì)決策電算化，會(huì)計(jì)人員由傳統(tǒng)的核算、事后反饋向事中控制、事前預(yù)測的復(fù)合型管理者轉(zhuǎn)變。

（作者單位：寧夏新材房地產(chǎn)開發(fā)有限公司財(cái)務(wù)部）