海南省高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)*

陳君濤展金梅王 海林 嵐

（1,4.海南經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，海南 海口 571127；2.瓊臺(tái)師范高等?？茖W(xué)校，海南 ?？?571127；3.海南職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，海南 ?？?570216）

1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)背景

高校圖書館的統(tǒng)計(jì)工作歷來(lái)是教育統(tǒng)計(jì)體系的重要組成部分，是教育行政領(lǐng)導(dǎo)和教育管理工作者組織決策的重要依據(jù)，是圖書情報(bào)工作者教學(xué)和科研的重要參考。在全國(guó)高校圖工委的統(tǒng)一部署和指導(dǎo)下，自1989年起至今，高校圖書館統(tǒng)計(jì)報(bào)表不斷完善、不斷充實(shí)，于1999年正式建立了《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》，并已實(shí)行高校圖書館統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的網(wǎng)上填報(bào)。

圖書館統(tǒng)計(jì)工作具有及時(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性和系統(tǒng)性，是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工程，需要認(rèn)真研究和實(shí)踐，并在實(shí)踐中不斷加以改進(jìn)和完善[1]。應(yīng)根據(jù)工作的實(shí)際需要，變化和增加新的統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，完善統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，保證統(tǒng)計(jì)工作的系統(tǒng)性，以提高統(tǒng)計(jì)質(zhì)量，使高校圖書館的工作從經(jīng)驗(yàn)管理走向定量化和科學(xué)化管理，充分發(fā)揮事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)在高校圖書館工作中的作用，促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。

2 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的必要性

2.1《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》功能及統(tǒng)計(jì)指標(biāo)存在缺陷

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，圖書館的辦館理念、服務(wù)手段、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)環(huán)境和載體發(fā)生了巨大變化，以《普通高校圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表》為藍(lán)本，制定的《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》中的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能全面體現(xiàn)當(dāng)前各高校圖書館的真實(shí)情況。

2.2 特色指標(biāo)要求構(gòu)建《海南高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》

海南省高校圖工委于2005年在參照《普通高等學(xué)校圖書館評(píng)估指標(biāo)（征求意見(jiàn)稿）》的基礎(chǔ)上，結(jié)合海南省各高校圖書館的實(shí)際情況，制訂了《海南省高等學(xué)校圖書館評(píng)估指標(biāo)》，內(nèi)容上充分體現(xiàn)了海南高校圖書館的地方特色，而這些特色指標(biāo)在《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》中無(wú)法反映出來(lái)。為此，有必要結(jié)合海南高校圖書館的評(píng)估指標(biāo)，在《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》的基礎(chǔ)上制定出具有海南高校特色的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，建立一個(gè)能反映海南高校圖書館建設(shè)水平和服務(wù)水平的事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，以促進(jìn)海南高校圖書館事業(yè)的發(fā)展，為教育主管部門更好地掌握海南高校圖書館發(fā)展的基本情況，科學(xué)地進(jìn)行宏觀管理和指導(dǎo)提供方便，為圖書情報(bào)工作者教學(xué)和科研提供重要事實(shí)參考。

3 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系設(shè)計(jì)

在《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)一個(gè)能反映海南高校圖書館建設(shè)水平和服務(wù)水平的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。以更為清晰的數(shù)據(jù)反映海南各高校人員結(jié)構(gòu)、年度經(jīng)費(fèi)、書刊貯藏、圖書服務(wù)、情報(bào)服務(wù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備、引進(jìn)的電子資源數(shù)據(jù)庫(kù)或應(yīng)用系統(tǒng)以及館舍、設(shè)備和資料室等情況。統(tǒng)計(jì)分析并掌握這些數(shù)據(jù)，有利于為提高海南高校圖書館事業(yè)的發(fā)展水平，預(yù)測(cè)高校圖書館事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)提供依據(jù)；有利于海南高校兄弟館之間合理組織和管理，并且通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，為進(jìn)一步完善高校圖書館的管理制度和發(fā)展提供依據(jù)[2]。

3.2 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

3.2.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

海南高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)擬分為5大子系統(tǒng)，分別是錄入/修改子系統(tǒng)、建庫(kù)子系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)、查詢子系統(tǒng)、報(bào)表子系統(tǒng)，結(jié)構(gòu)如圖1。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

其中數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)中的圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)分為6個(gè)一級(jí)類目，包括圖書館基本情況、館藏資源狀況、圖書館服務(wù)狀況、圖書館三化建設(shè)狀況、圖書館學(xué)術(shù)研究狀況，每個(gè)一級(jí)類目下再細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類目等。

3.2.2 系統(tǒng)功能改進(jìn)

①在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，考慮各館每年在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，有些數(shù)據(jù)與往年的基本相同，為此，系統(tǒng)增設(shè)了復(fù)制新增功能。其操作方法是：查詢某一年的數(shù)據(jù)庫(kù)，點(diǎn)擊“復(fù)制新增”按鈕就可以完成新增當(dāng)年的圖書館各項(xiàng)數(shù)據(jù)，同時(shí)也可以通過(guò)修改子系統(tǒng)對(duì)其中部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行修改，以達(dá)到準(zhǔn)確完善。

②為了實(shí)現(xiàn)與全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)相對(duì)接，本系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中充分考慮了兩個(gè)系統(tǒng)之間的聯(lián)系，特新增年度數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，導(dǎo)入數(shù)據(jù)的格式分別為XML文檔和XLS文件兩種類型。這便于針對(duì)各館的不同需要，更好地簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中重復(fù)的工作，節(jié)省人力和時(shí)間，提高工作效率。

③全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)在報(bào)表統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中存在一個(gè)較為嚴(yán)重的缺陷：報(bào)表中的所有字段都是固定不變的。因此，造成各館在統(tǒng)計(jì)時(shí)，報(bào)表中部分字段不符合本館的需求，無(wú)法體現(xiàn)出本館在年度變化中所需要字段數(shù)據(jù)的變化情況，不能多方位地體現(xiàn)圖書館事業(yè)的發(fā)展水平。為了更好地滿足圖書館在統(tǒng)計(jì)中的需求，體現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的實(shí)用性、易用性，我們?cè)诤Ｄ鲜「咝D書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中增加了獨(dú)具特色的報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能。其設(shè)計(jì)思想即是將報(bào)表中所有字段放在數(shù)據(jù)庫(kù)表中，數(shù)據(jù)庫(kù)表結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)見(jiàn)表1。

表1 報(bào)表字段

各館在統(tǒng)計(jì)報(bào)表之前，可以按照系統(tǒng)默認(rèn)的選中字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也可以根據(jù)自身的需要選取字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。選取的字段將自動(dòng)組成規(guī)范的表格。在庫(kù)表中，選取字段的Flag將變?yōu)門rue，未選取字段仍然為False。同時(shí)報(bào)表子系統(tǒng)也提供字段在報(bào)表顯示的先后位置，以選取標(biāo)志為True作條件，按排序號(hào)從小到大進(jìn)行排序。若要修改字段排序時(shí)，各館的管理員登錄系統(tǒng)，修改排序號(hào)便可。各館在使用時(shí)只需要修改一個(gè)報(bào)表字段表，就可以統(tǒng)計(jì)不同的報(bào)表，而且修改的時(shí)間短，使用周期長(zhǎng)，大大提高了報(bào)表子系統(tǒng)的功能，豐富了報(bào)表的內(nèi)容，同時(shí)提供報(bào)表打印功能。

4 系統(tǒng)特點(diǎn)

4.1 實(shí)現(xiàn)與《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》對(duì)接

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)在設(shè)計(jì)的時(shí)候除了吸取《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》字段設(shè)計(jì)的特點(diǎn)之外，還獨(dú)創(chuàng)了數(shù)據(jù)對(duì)接功能。即系統(tǒng)可以將圖書館每年的事實(shí)數(shù)據(jù)導(dǎo)出為XML文件，然后將該文件中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》中，同時(shí)，也可以將《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》的數(shù)據(jù)導(dǎo)出為XML文件，然后通過(guò)本系統(tǒng)提供的接口將XML中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入本系統(tǒng)中。這樣，兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互導(dǎo)出和導(dǎo)入，減少了圖書館工作人員大量的數(shù)據(jù)錄入時(shí)間，減輕了工作量，提高了工作效率，保持了數(shù)據(jù)的一致性。除導(dǎo)出為XML格式之外，系統(tǒng)還提供了XSL的文件格式。

數(shù)據(jù)對(duì)接的實(shí)現(xiàn)既完成了《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》事實(shí)數(shù)據(jù)的錄入工作，也增強(qiáng)了系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的靈活性和擴(kuò)展性，同時(shí)也減少了因人為原因?qū)е聰?shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤的可能性。

4.2 統(tǒng)計(jì)報(bào)表更加靈活

圖書館統(tǒng)計(jì)工作是圖書館業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，是人們認(rèn)識(shí)和了解圖書館各項(xiàng)工作指標(biāo)的依據(jù)，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

在實(shí)際報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作中，固定式表頭的報(bào)表有時(shí)不能較好地滿足各館的統(tǒng)計(jì)需求，或者不能更多反映各館統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的需要，因此，本系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，增加了自定義報(bào)表表頭的功能，即用戶可以根據(jù)需要預(yù)先設(shè)定統(tǒng)計(jì)報(bào)表的表頭字段，統(tǒng)計(jì)字段也可以靈活設(shè)定其在報(bào)表顯示的順序。待報(bào)表字段和字段顯示順序設(shè)定好之后，系統(tǒng)將會(huì)按設(shè)定好的報(bào)表字段顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果，并提供打印功能，而且用戶可以根據(jù)需要隨時(shí)更改報(bào)表的表頭字段及其顯示順序。

從報(bào)表字段添加頁(yè)面中，選中如下字段：館舍總面積（A1）、正式職工（A31）、當(dāng)年圖書館運(yùn)行費(fèi)（B1）、購(gòu)紙質(zhì)資源（B21）、購(gòu)電子資源（B22）、館際互借借出量（H3）、服務(wù)器（L3）、存儲(chǔ)總?cè)萘浚↙4），并提交系統(tǒng)保存作為報(bào)表備用字段，如圖1。

統(tǒng)計(jì)報(bào)表備用字段選定之后，可以在報(bào)表字段設(shè)置頁(yè)面中設(shè)定字段顯示的順序和是否選用備用字段作為報(bào)表中的顯示字段，如圖2。

報(bào)表字段設(shè)置頁(yè)面也可以對(duì)備用字段進(jìn)行刪除。如果備用字段刪除后，今后再需要這些字段，就要在報(bào)表字段添加頁(yè)面中進(jìn)行相關(guān)操作才能得到。

5 思考與展望

圖書館統(tǒng)計(jì)工作是圖書館業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，是用戶認(rèn)識(shí)和了解圖書館各項(xiàng)工作指標(biāo)的依據(jù)，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們需要認(rèn)真研究并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷地改進(jìn)和完善《海南省高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》，讓此系統(tǒng)更好地為圖書館服務(wù)。同時(shí)，也需要全省各高校圖書館同仁齊心協(xié)力，逐步建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的統(tǒng)計(jì)工作體系，使高校圖書館在工作中充分發(fā)揮事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，以促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。

[1] 艾 .對(duì)完善《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》的建議.大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2004（2）.

[2] 李新革.對(duì)《全國(guó)高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)》統(tǒng)計(jì)工作的幾點(diǎn)想法.現(xiàn)代情報(bào)，2005（8）.