關(guān)于加強高職院校檔案工作的思考

倪 易

(湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院 產(chǎn)業(yè)管理處，湖南 長沙 410100)

我國高職院校檔案管理工作隨著高等職業(yè)教育的發(fā)展而發(fā)展，但相較于其他行業(yè)領(lǐng)域，存在一定的滯后性。滯后并不代表這一工作不重要。當(dāng)前高等職業(yè)教育發(fā)展迅速， 2009年，高等職業(yè)教育在校生人數(shù)達882萬，占高等教育比重為44.4%，[1]如何做好高等職業(yè)教育的檔案管理十分重要。筆者認為，從新聞傳播學(xué)視域?qū)ζ溥M行思考，能較好地達到目的。

一、何事：高職院校檔案管理要有自已的定位

高職院校檔案管理工作的定位需要借鑒《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》。依據(jù)《檔案法》，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。《高等學(xué)校檔案管理辦法》還將文件材料的歸檔范圍分為黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財會等11類，并明確提出高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實際情況確定歸檔范圍。高職院校作為高等學(xué)校的一個類型，在檔案管理方面，應(yīng)該根據(jù)自身的辦學(xué)特色，確定自已的定位。職業(yè)教育是高職院校相較于其他高等學(xué)校的一個重要特征，因此，職業(yè)教育相關(guān)檔案的整理歸檔是高職院校檔案管理定位的一個重要因素。筆者試著將高職院校檔案定義為高職院校圍繞職業(yè)教育，從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

二、何時：高職院校檔案管理要發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢

高職院校檔案管理工作的滯后性，已經(jīng)成為各個高職院校檔案管理工作的明顯劣勢，相關(guān)研究人員紛紛以此為題進行了討論梳理。山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的助理檔案官員楊帆，在《高職院校檔案管理工作的認識與思考》[2]一文中認為大多數(shù)高職院校是合并組建或者由中專學(xué)校直接升格而成的，內(nèi)部情況比較復(fù)雜，而且由于建校時間較短，在文化底蘊等方面與本科類院校尚存在一定的差距。表現(xiàn)在檔案管理工作方面就是缺乏成熟的管理經(jīng)驗，制度不完善，管理手段比較落后，科學(xué)、規(guī)范化程度不高。具體體現(xiàn)為全員檔案意識不夠強；管理體制機制、組織機構(gòu)不健全；檔案編研、開發(fā)利用較弱；人員素質(zhì)不高；投入不足，檔案信息化建設(shè)相對滯后等現(xiàn)象。這些都嚴重制約了高職院校檔案管理的建設(shè)和發(fā)展，與高職院校自身全面內(nèi)涵建設(shè)不相適應(yīng)。對于這一情況，筆者認為完全可以辯證地看待，將劣勢轉(zhuǎn)發(fā)為優(yōu)勢，也就是說，高職院校的檔案管理完全可以實現(xiàn)后發(fā)趕超，在“一張白紙”的基礎(chǔ)上，直接實現(xiàn)跨越式發(fā)展。浙江金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院嚴旭萍以該校檔案管理跨越式發(fā)展經(jīng)驗為素材，撰寫的《高職院校檔案管理的后發(fā)優(yōu)勢——高職院校檔案工作實踐的新路徑》，提出高職院校從中職向高職轉(zhuǎn)型的過程，檔案工作也要轉(zhuǎn)型升級，與高校接軌，并要發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，從“零”起步，搶占高地，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化。[3]

三、何地：高職院校檔案管理要注意自身特色

高職院校的檔案管理工作，既要注意借鑒一般檔案管理工作特別是高校檔案管理工作的共性與經(jīng)驗，更應(yīng)該強調(diào)自身的特色。高職院校檔案管理的特色在于其不同于一般高校的辦學(xué)模式，決定了其檔案管理的重點不同，不論是從高職院校評估的功利角度，還是從遵循職業(yè)教育規(guī)律的角度，高職院校檔案管理都應(yīng)該注重職業(yè)教育相關(guān)檔案的管理。

高職院校職業(yè)教育相關(guān)檔案管理體現(xiàn)在實踐教學(xué)檔案上。實踐教學(xué)作為高職院校培養(yǎng)學(xué)生的主要途徑，己逐步在高職院校建立起了獨立于一般高校的教學(xué)體系。實踐教學(xué)檔案的管理，至少應(yīng)包括：實驗室、實訓(xùn)基地的基本情況，如建設(shè)情況、資產(chǎn)(儀器)資料及管理材料等；實踐教學(xué)文件、規(guī)章管理制度；實驗、實習(xí)(訓(xùn))教學(xué)大綱(計劃)、指導(dǎo)書等資料；實驗、實習(xí)(訓(xùn))活動記錄；學(xué)生職業(yè)技能考核記錄；學(xué)生實驗、實習(xí)(訓(xùn))報告。[4]高職院校實踐教學(xué)檔案的管理，可以利用國家、省市技能大賽的檔案資料，如獲獎證書、獲獎作品、獲獎學(xué)生資料等，加以整編開發(fā)，制作成畫冊；把學(xué)生在著名企業(yè)實習(xí)實訓(xùn)的檔案資料做成電子檔案，放入學(xué)院網(wǎng)站，滾動播放，提高高職院校在全省乃至全國的知名度和美譽度；[5]如果在學(xué)生檔案中加入學(xué)生實習(xí)實訓(xùn)方面的檔案，如技能大賽作品照片、獲獎情況，學(xué)生個人實習(xí)計劃、實習(xí)單位對學(xué)生實習(xí)的鑒定表，學(xué)生實習(xí)實訓(xùn)總結(jié)等，不僅能豐富學(xué)生學(xué)籍檔案，也能幫助用人單位更直觀地了解學(xué)生實際工作能力，選擇適合來本單位工作崗位要求的學(xué)生，提高畢業(yè)生就業(yè)率。[6]

四：何人：高職院校檔案管理要走專業(yè)化道路

高職院校檔案管理工作不論是實現(xiàn)后發(fā)趕超還是辦出自身特色，都需要依賴高素質(zhì)的專業(yè)化管理人員。而當(dāng)前的情況是：在高職院校建設(shè)中，檔案部門是非職能部門，檔案工作很容易被忽視，所以檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)知識更新等往往得不到很好地落實。不少檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，缺少學(xué)術(shù)研究和計算機管理的基本能力，其整體素質(zhì)很難適應(yīng)新形勢對檔案工作的要求，阻礙了學(xué)校檔案工作向更深層次、更高標準的現(xiàn)代化方向發(fā)展。[7]廣東高職院檔案崗相關(guān)情況調(diào)查表明：高職院校檔案管理工作人員專業(yè)背景中檔案學(xué)比例占到42.1%，[8]看似很高的專業(yè)化程度，其實，還是存在著問題。

日本管理學(xué)家大前研一在《專業(yè)主義》第一章《你夠?qū)I(yè)嗎？》中認為，專家要控制自己的情感，并靠理性而行動，他們不僅具有較強的專業(yè)知識和技能以及較強的倫理觀念，而且無一例外地將顧客放在第一位，具有永不衰竭的好奇心和進取心，嚴格遵守紀律。以上條件全部具備的人才，我們才把他們成為專家。[9]而廣東高職院檔案崗相關(guān)情況調(diào)查表明：高職院校檔案管理人員中只有10.5%的人認為檔案管理工作地位較好，只有5.3%的人喜歡檔案管理工作，有52.7%的人表達了自已的轉(zhuǎn)崗意愿。[10]

有些專家認為：檔案人具有忠于職守，淡泊名利的優(yōu)良品質(zhì)，但思想觀念保守，不能適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的需要。有的檔案人撰寫論文或是學(xué)術(shù)交流發(fā)言，總是強調(diào)客觀條件困難，就是不講檔案人的“思想困難”。也有專家認為，講問題、講困難是一些檔案人是對檔案工作現(xiàn)狀有所反思的結(jié)果，也是檔案人的一個進步。但最可怕的是少數(shù)檔案人安于現(xiàn)狀，不思進取，無所用心，面對檔案工作發(fā)展的新機遇、新挑戰(zhàn)、新思路、新舉措，只會做“減法”，不會做“加法”。實踐證明，高校檔案工作改革發(fā)展的最大障礙是檔案人的“思想瓶頸”。[11]

五：為何：高職院校檔案管理具有重要意義

高職院校檔案管理工作的重要意義，首先體現(xiàn)在做好此項工作是貫徹落實《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的重要舉措，是完整真實地記錄我國高等職業(yè)教育發(fā)展歷程的需要；其次，做好高職院校的檔案管理工作，不僅能夠及時有效地對我國高等職業(yè)教育整體情況進行反思，以期能夠發(fā)現(xiàn)并解決其發(fā)展過程中存在的問題，高職院校個體還能對自身職業(yè)教育的辦學(xué)理念、教學(xué)模式等，從過去的檔案中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)；最后，這份工作對高職大學(xué)生也具有重要意義，是他們?nèi)松?jīng)歷的重要組成部分。

[參考文獻]

[1] 教育部. 全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報(2000-2009)[EB/OL]. [2010-07-12]. http://www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4958/list.html.

[2] 楊帆. 高職院校檔案管理工作的認識與思考[J]. 山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010(5).

[3] 嚴旭萍等. 高職院校檔案管理的后發(fā)優(yōu)勢——高職院校檔案工作實踐的新路徑[J]. 高校教育研究，2009(1).

[4] 張建斐. 高職院校教學(xué)檔案管理初探[J]. 浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2004(2).

[5][6] 諶海珍. 論高職院校實習(xí)實訓(xùn)檔案資源的開發(fā)與利用[EB/OL]. [2010-09-30]. http://ju.hn-archives.gov.cn/instShowNews.asp?id=377.

[7] 常燕虹. 提高高職院校檔案管理水平的幾個問題[J]. 延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009(4).

[8] 廣東高職院檔案崗相關(guān)情況調(diào)查[EB/OL]. [2011-06-03]. http://www.sojump.com/report/796956.aspx.

[9] 大前研一. 專業(yè)主義[M]. 北京：中信出版社，2006: 44.

[10] 廣東高職院檔案崗相關(guān)情況調(diào)查[EB/OL]. [2011-06-03]. http://www.sojump.com/report/796956.aspx.

[11] 陳華新. 檔案資源建設(shè)是學(xué)校檔案部門的生命[EB/OL]. [2011-05-09]. http://www.shsipo.com/dangan/wwwroot/News_show.asp?Classid=113&Id=394.