高校圖書館對院系資料室管理問題探要

隋 敏

（渤海大學圖書館，遼寧 錦州 121000）

高校院系資料室作為圖書情報系統(tǒng)的分支機構和組成部分，其主要任務是緊緊圍繞本院系的專業(yè)設置進行收集、整理和研究與本院系有關的專業(yè)文獻情報。隨著我國高等教育體制改革的不斷深入和高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，尤其是數(shù)字技術以及網(wǎng)絡技術在高校圖書館中的廣泛應用，院系資料室原有的傳統(tǒng)優(yōu)勢和作用逐漸弱化，因此，如何實現(xiàn)院系資料室與高校圖書館同步發(fā)展，理順二者的關系，就顯得尤為重要。筆者認為，應將院系資料室的業(yè)務管理及人事管理都納入校圖書館的統(tǒng)一管理，使院系資料室與校圖書館之間協(xié)調發(fā)展，形成合理的服務體系。

1 圖書館與院系資料室的性質和職能

關于高校圖書館的性質和職能，國家教育部2002年2月頒發(fā)的《普通高等學校圖書館規(guī)程（修訂）》（以下簡稱《規(guī)程》）中提出：“高等學校圖書館是學校的文獻情報中心，是為教學和科研服務的學術性機構，是學校信息化和社會信息化的重要基地。高等學校圖書館的工作是學校教學和科學研究工作的重要組成部分。高等學校圖書館必須貫徹國家的教育方針，履行教育職能和信息服務職能。積極參與文獻保障體系建設，實行資源共建、共知、共享，促進事業(yè)的整體化發(fā)展?！边@一規(guī)定進一步明確了高校圖書館在高校文獻情報系統(tǒng)中的中心地位，它不僅肩負著教育和信息服務的職能，而且肩負促進高校整個文獻情報事業(yè)發(fā)展的重任，在整個高校文獻建設體系中應發(fā)揮領導作用。

關于高校院系資料室的性質和職能，《規(guī)程》第8條規(guī)定指出：“高等學校院系（所）資料室是全校文獻保障體系的組成部分，在業(yè)務工作和資料配置上，接受學校圖書館的指導和協(xié)調。應面向全校開放，提供文獻信息服務，實行資源共享。”可以看出，院系資料室是以圖書館為中樞的全校文獻信息系統(tǒng)中的重要組成部分，它與校圖書館一同肩負著為學校教學和科研提供服務的重任，院系資料室必須緊緊圍繞本院系的學科建設合理配置資源，并提供優(yōu)質服務。因此它的發(fā)展、建設必須與校圖書館保持同步、協(xié)調發(fā)展。

2 院系資料室存在的必要性

高校院系資料室作為本院系文獻信息服務中心，它立足院系進行專業(yè)資料的搜集、整理和研究，靠近教學、科研第一線，能準確、全面地掌握本院系的教學和科研需求，最直接地收集教師們的反饋建議，是院系學科建設、人才培養(yǎng)的重要基地，它彌補了高校圖書館專業(yè)資料的不足，在功能和服務上與校圖書館形成有效的互補，二者在高校的教學和科研中都有著不可替代的作用。

首先，具有專業(yè)性強的特點。院系資料室在文獻購置上與校圖書館有很大的不同，它在文獻的收集過程中，緊緊圍繞本院系的學科專業(yè)來收集文獻，不僅注重收集國內外公開出版的各類文獻資料，而且注重收集未公開出版的內部資料，與校圖書館相比，收藏文獻的內容更具專業(yè)性和系統(tǒng)性。

其次，具有針對性高的特點。院系資料室的主要服務對象是本院系的教學人員、科研人員及本院系的學生，這一讀者群相對來說比較固定，資料員對他們的文獻需求了如指掌，所以，他們的服務更能貼近教學和科研活動，能為資料找到合適的讀者，也能為讀者找到合適的資料，為教學和科研人員提供針對性強的文獻信息服務。

第三，具有地理位置近的優(yōu)勢。院系資料室一般都設在本院系的教學樓內，并且集所有資料于一室，教師及學生都可就近利用課前課后的時間隨時查閱資料，這不僅為教師、學生查閱資料提供了方便，而且在有限的時間和空間內能夠獲得更多的信息。

第四，國家教育部在對高校專業(yè)教學水平評估、對學位授予點的論證、對確定重點學科、精品課的論證時，都將資料室的建設水平納入到評估指標當中，這足以說明院系資料室存在的價值及必要性。

3 高校院系資料室發(fā)展的現(xiàn)狀

3.1 工作人員專業(yè)水平普遍偏低

絕大多數(shù)工作人員缺乏學科專業(yè)知識，不熟悉現(xiàn)代化技術，不具備運用數(shù)字技術和網(wǎng)絡技術去處理各類信息的能力。有的資料員還身兼二職（資料員、行政干事），沒有時間與精力去學習、鉆研圖書館業(yè)務，缺乏系統(tǒng)的圖書館專業(yè)知識和專業(yè)訓練，難以應付日益專業(yè)化、規(guī)范化和科學化工作的需要，無法做到為教學和科研提供高層次的服務。

3.2 現(xiàn)代化設備落后，業(yè)務管理不規(guī)范

現(xiàn)階段，院系資料室大多配備了計算機和打印機，但由于經(jīng)費問題，各院系資料室無法購買文獻管理集成系統(tǒng)，所以很多工作還要靠手工操作，業(yè)務管理不到位、不科學、不規(guī)范，隨意性較大。

3.3 管理體制不盡合理

目前，各院系資料室仍處在雙重領導之下，即行政上歸屬各院系，業(yè)務上歸屬圖書館?？此齐p重領導，實則校圖書館與資料室之間既無行政隸屬關系，也無業(yè)務指導職能。而院系領導也不去管理資料室，這就出現(xiàn)了“兩不管”的工作局面，資料室的功能便被逐漸弱化。

4 高校圖書館對院系資料室的管理

“管理就是效益”，“管理就是生命”已為人們所熟知。院系資料室的一些功能和優(yōu)勢之所以逐漸弱化，以致不能適應高校事業(yè)的發(fā)展，筆者認為，這與院系資料室多年來缺少科學管理有很大關系。要使院系資料室與圖書館并肩承擔起為學校師生提供文獻信息服務，使其優(yōu)勢和特色與校圖書館在功能及服務上真正形成互補，那就必須改變過去那種“雙重管理”的工作模式，將院系資料室的人事管理及業(yè)務管理都納入到圖書館中，由圖書館對其進行統(tǒng)一管理。

4.1 對資料室進行人事管理

在管理的諸多因素中，人是最活躍、最積極的因素，處于核心地位，高校院系資料室的發(fā)展要靠人去推動，其工作需要人去完成，各種信息資源更有賴于人去開發(fā)和傳遞，所以高校圖書館要對資料室進行統(tǒng)一管理，首要任務就是管理好人即資料員，要有對資料員的管理和調配權，這樣才能有利于其他工作的開展。

校圖書館可根據(jù)院系專業(yè)設置情況，將原來水平較低的資料員調到校圖書館的普通崗位，讓他們在工作中邊干邊學，逐漸縮短他們與校圖書館工作人員的差距。而將圖書館具有實際工作經(jīng)驗、業(yè)務能力強、專業(yè)基礎知識扎實、熟悉圖書館現(xiàn)代化工作流程、有獨立工作能力的館員適當?shù)匮a充到院系資料室，讓他們按校圖書館的要求和標準去建設院系資料室。校圖書館要按圖書館的各項規(guī)章制度對院系資料員進行考核，建立獎懲機制，以此激活資料員的工作積極性，增強資料員工作的自覺性、主動性和創(chuàng)造性。

4.2 對資料室進行業(yè)務管理

4.2.1 規(guī)范業(yè)務管理

校圖書館與院系資料室要嚴格遵循國家統(tǒng)一制定的分類、編目標準，以保證校圖書館與院系在文獻分類、主題標引以及機讀目錄制作工作的規(guī)范化和標準化。在各院系增加高校圖書館現(xiàn)有的文獻管理集成系統(tǒng)的工作點，使各院系資料室與校圖書館在同一個系統(tǒng)軟件下開展業(yè)務工作，建立全校統(tǒng)一的聯(lián)合目錄，實現(xiàn)校內資源管理一體化，使院系資料室有限的資源得以充分利用，最大限度地滿足全校師生對不同文獻資源的需求。

4.2.2 不斷提高服務層次

根據(jù)院系學科的設置情況及科研人員的科研情況，跟蹤學科前沿課題，開展定題服務。同時，還要結合資料室資料專業(yè)性的特點，建立具有專業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫，把院系單一的低層次服務變?yōu)槎鄬哟蔚闹R服務。高校院系資料室的人事歸圖書館直接管理和調配，有利于資料室的業(yè)務管理和提高服務層次，這一管理模式可使高校文獻情報工作形成一個有機的整體，將推動高校文獻信息工作的進一步發(fā)展，對高校的教學和科研所起的作用會更直接、更及時。

[1]國家教育部.普通高等學校圖書館規(guī)程（修訂）.2002.

[2]彭香萍.網(wǎng)絡環(huán)境下高校圖書館與資料室的關系.圖書館,2002（1）.

[3]品新惠.高校圖書館參與院系資料室管理對策探討.大學圖書情報學刊，2009（6）.

[4]倪紅華，周雪偉，左文革.論高校圖書館與院系資料室資源的整合.現(xiàn)代情報，2009（7）.