如何利用財(cái)務(wù)軟件填制會(huì)計(jì)憑證

■邵立萍

如何利用財(cái)務(wù)軟件填制會(huì)計(jì)憑證

■邵立萍

1 前言

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，在實(shí)現(xiàn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行賬務(wù)處理后，整個(gè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)就以錄入的記賬憑證數(shù)據(jù)作為系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，記賬憑證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與完整則決定丁整個(gè)系統(tǒng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出的正確與否。因此，要確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整。

在實(shí)際工作中，編制和輸入記賬憑證主要有兩種方式：一是在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無(wú)誤準(zhǔn)予報(bào)銷的原始憑證填制記賬憑證（即進(jìn)行前臺(tái)處理）；二是先由人工編制記賬憑證，經(jīng)審核無(wú)誤后集中輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)（即進(jìn)行后臺(tái)處理）。無(wú)論采用哪種方式，都應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況靈活加以選擇，一般來(lái)說(shuō)業(yè)務(wù)量不大或會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的單位可采用前臺(tái)處理方式，而在第一年首次使用賬務(wù)處理系統(tǒng)或正處于人機(jī)并行階段，則采用后臺(tái)處理方式比較適合。

2 填制憑證的基本方法

由于對(duì)于每個(gè)會(huì)計(jì)科目的核算要求不同，反映不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證所需要輸入的內(nèi)容也不相同，但不論是哪種記賬憑證，都要編輯輸入憑證月份和日期、憑證類型、附件、摘要、科目、金額等內(nèi)容。

【例】2008年1月6日，某單位出納員陳紅用現(xiàn)金支票（票號(hào)為1201）從開(kāi)戶銀行提取現(xiàn)金2000元。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：庫(kù)存現(xiàn)金 2000

貸：銀行存款 2000

現(xiàn)就上面的業(yè)務(wù)以用友軟件為例介紹記賬憑證的填制方法。

1）進(jìn)入填制憑證模塊。在“總賬系統(tǒng)”界面下，用鼠標(biāo)單擊菜單[憑證]下的[填制憑證]，屏幕顯示一張空白憑證；單擊“增加”圖標(biāo)，系統(tǒng)自動(dòng)以機(jī)內(nèi)時(shí)間作為填制憑證的月份和日期，并自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)憑證流水號(hào)作為憑證號(hào)。

2）輸入憑證內(nèi)容，即輸入本張憑證的每一筆分錄。無(wú)論何種憑證，也不管經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，每筆分錄一般由摘要、會(huì)計(jì)科目、發(fā)生金額組成。

。輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明，摘要要求簡(jiǎn)潔明了，此處輸入“提取現(xiàn)金”。

②科目?？颇勘仨気斎肽┘?jí)科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。此處可輸入“1001”或“庫(kù)存現(xiàn)金”，輸入科目時(shí)也可以在科目區(qū)中用鼠標(biāo)單擊或按[F2]鍵參照錄入。

③輔助信息。根據(jù)科目屬性輸入相應(yīng)的輔助信息，如部門、個(gè)人、項(xiàng)目、客戶、供應(yīng)商、數(shù)量、自定義項(xiàng)等。在這里錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示，當(dāng)需要對(duì)所錄入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時(shí)，可用鼠標(biāo)雙擊所要修改的項(xiàng)，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，可進(jìn)行修改。

④金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。如果方向不符，可將光標(biāo)移動(dòng)到相反方向后，按空格鍵即可調(diào)整金額方向。此處先輸入借方金額“2000”，待輸入完貸方欄目后再輸入貸方金額“2000”。

3）憑證輸入完畢。當(dāng)憑證全部錄入完畢后，按[保存]按鈕或[F6]鍵保存這張憑證；若按[放棄]按鈕則放棄當(dāng)前增加的憑證。也可用鼠標(biāo)單擊[增加]，則繼續(xù)填制下一張憑證。

4）退出填制憑證。當(dāng)一批憑證填完后，用鼠標(biāo)單擊[退出]或通過(guò)菜單[文件]下的[退出]退出填制憑證功能，返回“總賬系統(tǒng)”界面。

3 填制憑證時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題

1）賬務(wù)處理系統(tǒng)默認(rèn)按時(shí)間順序填制憑證，即每月內(nèi)的憑證日期不能倒流。如：12月20日某類憑證已填到第100號(hào)憑證，則填制該類100號(hào)以后的憑證時(shí)，日期不能為12月1日至19日的日期，而只能是12月20日至月底的日期。但操作者也可解除這種限制，即在[賬簿選項(xiàng)]中，將其中的賬套參數(shù)“制單序時(shí)”取消。

2）如果在[賬簿選項(xiàng)]中設(shè)置“制單權(quán)限控制到科目”選項(xiàng)，那么在制單時(shí)不能使用無(wú)權(quán)限的科目進(jìn)行制單。制單科目權(quán)限可在[明細(xì)權(quán)限]中進(jìn)行設(shè)置。

3）如果使用應(yīng)收系統(tǒng)來(lái)管理所有客戶往來(lái)業(yè)務(wù)，那么在制單中，不能使用純客戶往來(lái)（只核算客戶往來(lái)）的科目，而是到應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。

4）對(duì)于同一個(gè)往來(lái)單位來(lái)說(shuō)，名稱要前后一致。比如不能有時(shí)用“中原機(jī)械廠”，有時(shí)又用“中原機(jī)械有限公司”，像這樣名稱前后不一致，系統(tǒng)則將其當(dāng)成兩個(gè)不同的往來(lái)單位。

5）憑證一旦保存，則該憑證的類別、憑證編號(hào)將不能再作修改?！?/p>

[1]趙合喜,王吾,等.會(huì)計(jì)電算化[M].北京:高等教育出版社,2002

（作者單位：河北省遷安市職業(yè)技術(shù)教育中心）

作者：邵立萍，本科，中學(xué)一級(jí)教師，從事多年財(cái)會(huì)教學(xué)工作。

10.3969/j.issn.1671-489X.2011.14.091