以采購合同管理促煤炭企業(yè)風(fēng)險防控

范英杰 孫明義 王紅霞

合同管理在煤炭企業(yè)物資采購方面的重要性

煤炭企業(yè)采購合同主要是指煤炭企業(yè)為安全生產(chǎn)和基本建設(shè)采購的物資所訂立的合同。其管理是指煤炭企業(yè)在物資采購過程中，合同的來源、訂立、履行及落實跟蹤合同執(zhí)行情況等一系列行為的總稱。煤炭企業(yè)在安全生產(chǎn)過程中，需要投入大量的設(shè)備和材料來保證企業(yè)的安全和生產(chǎn)的順利進(jìn)行，而采購物資又是一項長期性和經(jīng)常性工作，凡是物資的采購都需要簽訂買賣合同，因此，合同管理工作在煤炭企業(yè)經(jīng)營管理中有著重要作用。

一、加強合同管理工作是安全生產(chǎn)的需要。加強合同管理工作，是保證物資質(zhì)量和安全生產(chǎn)的重要手段。主要有：一是合同中對物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了界定，避免了廠家以次充好、偷梁換柱，降低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；二是約定了質(zhì)保期，質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)的問題，可以要求廠家及時更換和處理；三是合同約定了設(shè)備類物資必須提供煤安證、防爆合格證等資質(zhì)證件，保證了物資的安全特性；四是合同簽訂之后，約定了交貨時間和違約責(zé)任，避免物資急用而不能到貨現(xiàn)象的發(fā)生，可以保證物資及時到貨，滿足安全生產(chǎn)需要。

二、加強合同管理是規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險的需要。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，買賣雙方的防控風(fēng)險意識都不斷提高，但是，新的以簽訂合同為手段的欺詐活動也更加隱蔽和難以發(fā)現(xiàn)，加強合同管理，在合同的起草、簽訂和跟蹤落實方面實行全方位的管理，通過付款方式和違約責(zé)任方面條款的細(xì)化，物資到貨和售后服務(wù)方面的要求及質(zhì)保金的設(shè)定，為煤炭企業(yè)規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，維護自身合法權(quán)益提供了保證。

三、加強合同管理維護企業(yè)信譽和形象的需要。合同管理工作一定程度上代表著一個公司的管理水平，購買物資不簽訂合同、物資到貨使用后不給廠家付款、約定的付款期限結(jié)束后仍舊欠款，在一定程度上都影響企業(yè)的信譽和形象，通過加強合同管理，嚴(yán)格按照合同約定的節(jié)點，兌現(xiàn)合同約定的承諾，對維護企業(yè)信譽和形象有著重要的作用。

當(dāng)前煤炭企業(yè)合同管理中存在的問題

加強合同管理，是提升企業(yè)管理水平，降低經(jīng)營風(fēng)險和提升效益水平的重要手段。當(dāng)前，煤炭企業(yè)合同管理工作不斷規(guī)范，管理水平不斷提高，但是還存在部分問題，主要表現(xiàn)在：

一、對合同主體的審核不嚴(yán)格。對合同主體的審核主要包括對方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)狀況和履約能力等，審核不嚴(yán)容易造成簽訂合同后，但是對方當(dāng)事人不是獨立法人、沒有履約能力等問題產(chǎn)生。

二、合同約定的條款模糊，不便于操作。部分企業(yè)在簽訂合同時，對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)吃不透，造成了合同雙方理解不一樣，物資到貨后不能使用。另外是付款方式約定為“貨到次月付款”，沒有詳細(xì)的付款比例，也不便于操作。

三、合同的跟蹤不及時。合同簽訂后，相關(guān)人員沒有及時跟蹤合同的履行情況，造成物資遲遲不能到貨，影響礦井的正常使用。到貨后未及時付款，影響了企業(yè)的信譽和形象，出現(xiàn)質(zhì)量問題未及時處理，延誤了使用時間等。

另外還存在諸如購買物資不簽訂合同或到貨后補簽合同、人情合同、關(guān)系合同、擔(dān)保方式不合規(guī)、合同的簽訂缺乏監(jiān)督等現(xiàn)象。

加強合同管理的幾點建議

合同內(nèi)容所體現(xiàn)的是一種契約精神，而契約精神是現(xiàn)代文明的基石，企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的―項中心內(nèi)容，加強煤炭企業(yè)的合同管理，做到事前、事中與事后的全程跟蹤，可以從以下方面入手：

一、完善合同管理制度。合同管理制度一方面為合同管理工作指出了明確的方向，另一方面規(guī)范了合同管理中的種種行為，保證了合同管理工作的順利開展，所以煤炭企業(yè)應(yīng)加強合同管理制度建設(shè)，實現(xiàn)合同管理工作的制度化和規(guī)范化。

二、保證合同的產(chǎn)生途徑符合規(guī)定。合同是招標(biāo)工作的實現(xiàn)階段，沒有招議標(biāo)，合同的簽訂便成了無源之水，而現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)做到“事事可追溯”，合同管理也不例外，要保證合同的產(chǎn)生途徑符合規(guī)定，因此，煤炭企業(yè)應(yīng)堅持“凡是有物資采購就有招標(biāo)，凡是簽訂合同必須以招標(biāo)結(jié)果為依據(jù)”的原則開展合同管理工作。

三、做好合同的會審會簽工作。合同的起草過程是企業(yè)追求自身利益最大化的過程，需要多部門的配合才能完成對合同條款的制定，如技術(shù)部門對物資的技術(shù)要求進(jìn)行把關(guān)，法律部門審核合同條款是否違背相關(guān)法律，財務(wù)部門審核合同的付款方式是否嚴(yán)謹(jǐn)，監(jiān)督部門對合同的產(chǎn)生方式是否合規(guī)進(jìn)行監(jiān)督。在各個部門共同審核下，合同條款才能更趨嚴(yán)謹(jǐn)，合同的會審會簽也要實行責(zé)任追究，這樣才能督促各部門切實負(fù)起責(zé)任，執(zhí)行過程中才能最大程度維護企業(yè)利益。

四、做好合同的跟蹤落實工作。煤炭企業(yè)簽訂物資采購合同的目的就是為了保證物資的順利到貨并投入安全生產(chǎn)，合同管理人員應(yīng)在合同簽訂后及時跟蹤物資的到貨情況、投入使用情況、增值稅票是否開具、有無質(zhì)量問題、付款進(jìn)度等，做到“及時簽訂合同、順利投入使用、按時支付款項”，對內(nèi)維護企業(yè)利益，對外樹立公司形象。

五、指定專職的合同管理人員。鑒于合同管理的重要性，煤炭企業(yè)應(yīng)物資供應(yīng)部門實際情況，結(jié)合法律、監(jiān)督和財務(wù)部門，指定業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任心強的員工作為專職合同管理員，保證合同管理工作按照企業(yè)要求順利開展。

（作者單位：河南安陽鑫龍煤業(yè)（集團）有限責(zé)任公司）