企業(yè)實(shí)物檔案的開發(fā)與利用

　　實(shí)物檔案作為企業(yè)檔案的一項(xiàng)重要組成部分，是黨和國家有特殊保存價(jià)值的財(cái)富。企業(yè)檔案部門收集的實(shí)物檔案有：印章、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書、書畫、題詞等，它反映著企業(yè)管理的發(fā)展史，是最光輝燦爛的部分。怎樣才能做好實(shí)物檔案的開發(fā)利用工作?必須從利用者的實(shí)際出發(fā)，深入分析利用者對(duì)實(shí)物檔案的需要，找出能解決實(shí)際利用問題的途徑，有目的地開展實(shí)物檔案的開發(fā)工作，將實(shí)物檔案信息準(zhǔn)確及時(shí)反饋給利用者，做到“一切為利用者服務(wù)”。
　　
　　1　分析實(shí)物檔案利用狀況
　　
　　本人從事實(shí)物檔案工作多年，通過與大量利用者的接觸，結(jié)合自己的體會(huì)，得出借閱實(shí)物檔案的利用者主要有以下幾種需要：一是為了制作網(wǎng)頁、展覽、版面需要榮譽(yù)照片；二是為了寫材料需要查閱部門所獲榮譽(yù)；三是為了上報(bào)材料需要統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)榮譽(yù)數(shù)以及省部級(jí)以上榮譽(yù)；四是為了評(píng)職稱需查閱獲獎(jiǎng)項(xiàng)目；五是企業(yè)清理債權(quán)、債務(wù)需查對(duì)原印章；六是企業(yè)為廣告宣傳需要榮譽(yù)證書；七是編史、修志需要榮譽(yù)證書題詞；八是為了頒發(fā)榮譽(yù)證而來看實(shí)物檔案樣式。通過認(rèn)真歸納借閱者需求情況，并結(jié)合實(shí)際利用工作中與利用者的接觸和了解，深感在實(shí)物檔案的利用中，僅靠實(shí)物檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄這一種編排形式，已不能滿足借閱者的需求。特別是隨著實(shí)物檔案庫存量的逐年增加，傳統(tǒng)借閱方式帶來的繁瑣和不便愈加明顯。
　　要想提高實(shí)物檔案的利用率、提高服務(wù)質(zhì)量，做好實(shí)物檔案的開發(fā)利用工作，個(gè)人認(rèn)為，必須進(jìn)一步細(xì)化實(shí)物檔案目錄，對(duì)實(shí)物檔案目錄做到精細(xì)管理，建立一套行之有效的實(shí)物檔案目錄索引體系。
　　
　　2　實(shí)物檔案目錄應(yīng)按五種檢索方式編排
　　
　　目前，實(shí)物檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄是按十大類進(jìn)行編排整理的。對(duì)實(shí)物檔案在利用工作中作用的具體分析后，對(duì)實(shí)物檔案目錄在原標(biāo)準(zhǔn)目錄的基礎(chǔ)上，再按頒發(fā)日期、歸檔單位、歸檔年度、實(shí)物種類、省部級(jí)以上級(jí)別這5種形式進(jìn)行編排。在確定了對(duì)目錄的開發(fā)方向后，開展對(duì)實(shí)物檔案目錄多種類別的目錄編研工作，形成從標(biāo)準(zhǔn)目錄到各種類目錄編研的一整套目錄索引體系，爭(zhēng)取從不同角度和方位來滿足借閱者的多方面需要，準(zhǔn)確、快速地為利用者提供優(yōu)質(zhì)良好的服務(wù)。
　　
　　2.1　按頒發(fā)日期編排。即按實(shí)物檔案上確切頒發(fā)時(shí)間中的年代對(duì)實(shí)物檔案目錄進(jìn)行的編排。利用者來查閱實(shí)物時(shí)，首先告訴檔案工作人員要查找哪一年或幾年內(nèi)的實(shí)物，所以，這一以頒發(fā)時(shí)間為主對(duì)實(shí)物檔案目錄進(jìn)行的編排是有必要的。
　　
　　2.2　按歸檔單位編排。即根據(jù)實(shí)物歸檔時(shí)，按移交登記表中填寫的歸檔單位對(duì)實(shí)物檔案目錄進(jìn)行的編排。另外，對(duì)于一些早期歸檔的實(shí)物，歸檔單位與實(shí)際內(nèi)容不符的，經(jīng)查實(shí)后，根據(jù)實(shí)物的具體內(nèi)容將其放到應(yīng)在的單位里。
　　
　　2.3　按歸檔年度編排。即在根據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行整理編號(hào)時(shí)，按編號(hào)中所填寫的歸檔年度對(duì)實(shí)物檔案目錄進(jìn)行的編排。
　　
　　2.4　按實(shí)物種類編排。即根據(jù)實(shí)物檔案的載體介質(zhì)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行的編排。按企業(yè)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門收集的實(shí)物檔案有：印章、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書、書畫、題詞等，其中，印章、書畫、題詞等，我們?cè)谑占磉^程中，已做單獨(dú)存放和編目。所以，這一項(xiàng)目錄編排主要是按獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書這5種載體介質(zhì)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行分類編排的。
　　
　　2.5　按省部級(jí)以上級(jí)別編排。即按照實(shí)物檔案中頒發(fā)單位的級(jí)別對(duì)實(shí)物檔案目錄進(jìn)行的編排。
　　這項(xiàng)編研，對(duì)掌握全廠歷年所獲得的上級(jí)部門頒發(fā)的榮譽(yù)有了一個(gè)具體的統(tǒng)計(jì)，也給寫材料、上報(bào)材料等需要這部分資料的工作人員帶來了便利。
　　以上5種目錄編排形式，都是在電子表格中實(shí)現(xiàn)的，所以，還可利用電子表格的排序功能，在歸檔單位、實(shí)物種類、省部級(jí)以上級(jí)別這3種目錄的基礎(chǔ)上，做進(jìn)一步的細(xì)化工作，如遇到有這方面需要的利用者，在時(shí)間要求上也很明確的，可以方便地提供利用。
　　另外，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的提高，實(shí)物檔案的拍照也從原來的膠片形式過渡到了數(shù)碼形式，形成了實(shí)物檔案數(shù)碼照片庫。實(shí)際上，就相當(dāng)于在計(jì)算機(jī)上建立了一個(gè)模擬的實(shí)物檔案庫房，把實(shí)物檔案從庫房存放形式換成微機(jī)存儲(chǔ)形式，這一新型的存儲(chǔ)形式為實(shí)物檔案的利用提供了很多便利之處。
　　
　　3　五種檢索目錄的優(yōu)點(diǎn)
　　
　　在對(duì)實(shí)物檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄進(jìn)行以上5種形式的編排后，再加上實(shí)物檔案數(shù)碼照片庫的加入。在實(shí)物檔案管理工作上，形成了如“網(wǎng)絡(luò)圖”形式的一套實(shí)物檔案管理系統(tǒng)。幾年來，實(shí)物檔案目錄索引體系給實(shí)物檔案的利用工作帶來了便利，也充分地體現(xiàn)出了這一整套目錄索引之間的互補(bǔ)性，已經(jīng)成為實(shí)物檔案開發(fā)利用工作的重要組成部