淺談企業(yè)數字化檔案館的開發(fā)與應用

　　企業(yè)數字化檔案館是以計算機及計算機網絡技術建立起來的檔案工作平臺，它功能強大，操作簡便。中原油田于2009年12月開發(fā)出中原油田數字化檔案館系統并投入使用。本文以中原油田數字化檔案館系統的開發(fā)和應用為例，淺談企業(yè)數字化檔案館的開發(fā)和應用。
　　
　　1　領導決策
　　
　　中原油田的檔案管理部門設一個中心檔案館，5個專業(yè)分館和23個檔案室，檔案管理人員199名，管理著全油田的133個檔案全宗，有黨群、行政管理、經營管理、油氣勘探開發(fā)、職工檔案等13個種類，至2009年底，庫藏紙質檔案1539580卷，底圖841071張，其他載體檔案158000萬多盒，資料427962冊。中原油田檔案部門現有計算機128臺，服務器2臺，計算機及計算機網絡設施基本滿足建設數字化檔案館的要求。油田檔案部門在檔案數字化管理方面也做了前期工作，先后自行開發(fā)了“單機版”檔案管理軟件，建立了網站和開發(fā)應用了“網絡版”檔案管理軟件，這些工作為油田建設數字化檔案館奠定了堅實的基礎。2008年，油田領導審時度勢作出決策，在檔案數字化管理方面，要建設“國內一流的數字化檔案館”，并成立了數字化檔案開發(fā)應用小組。
　　
　　2　前期調研
　　
　　為了把中原油田數字化檔案館建成“國內一流的數字化檔案館”，油田數字化檔案館開發(fā)小組先后考察了國內同行業(yè)勝利油田、茂明石化、上海市、寶鋼等單位的數字化檔案館，吸取了他們在數字化檔案館建設過程中的經驗教訓，使中原油田數字化檔案館建設少走彎路，加快了開發(fā)應用進程。
　　
　　3　選擇適當的開發(fā)模式和合適的合作開發(fā)伙伴
　　
　　數字化檔案館開發(fā)有三種模式：一是檔案部門獨立自主開發(fā)；二是檔案部門與專業(yè)的軟件公司聯合開發(fā)；三是購買軟件公司現成的數字化檔案館軟件。這三種數字化檔案館的開發(fā)應用模式的優(yōu)缺點各有千秋，中原油田數字化檔案館開發(fā)應用小組經過權衡，決定采用第二種開發(fā)應用模式，走與專業(yè)的軟件公司聯合開發(fā)的道路，這樣，既能享受數字化檔案館最先進的管理軟件，又能使開發(fā)出來的數字化檔案館系統適合中原油田檔案管理的實際情況，還能減少數字化檔案館的開發(fā)應用時間。目前，國內能夠研發(fā)數字化檔案館系統的軟件公司有許多，經過篩選，中原油田數字化檔案館開發(fā)應用小組選擇了在數字化檔案館研發(fā)方面技術優(yōu)勢較強、在業(yè)內享有較好聲譽的北京量子偉業(yè)公司作為合作開發(fā)伙伴，北京量子偉業(yè)公司專門成立了中原油田數字化檔案館項目部，與油田數字化檔案館開發(fā)應用小組一起開發(fā)數字化檔案館。
　　
　　4　軟件開發(fā)與應用
　　
　　中原油田數字化檔案館開發(fā)應用小組根據油田檔案工作的特點，調查出了中原油田數字化檔案館系統的功能要求，并與北京量子偉業(yè)公司的中原油田項目部一起制定出中原油田數字化檔案館系統的開發(fā)應用方案。中原油田數字化檔案館系統的開發(fā)，是在北京量子偉業(yè)公司已經成熟的數字化檔案管理系統的基礎上，進行了二次開發(fā)，二次開發(fā)的功能達30％至40％。中原油田數字化檔案館系統的開發(fā)工作2009年3月份啟動，10月份研制成功。中原油田數字化檔案管理系統包括中原油田檔案信息門戶網站、中原油田數字化檔案館兩部分。門戶網站包括工作動態(tài)、網上展廳、文件快遞、檔案利用、服務指南等十五個板塊。檔案管理系統包括系統管理、個人維護、待辦事宜、檔案管理、數據打包等十一個子系統。數字化檔案館系統還可與油田行政辦公室0A系統對接，實現0A系統電子文件向數字化檔案館系統自動歸檔。從業(yè)務范圍上覆蓋立卷歸檔、整理編目、檔案保管、價值鑒定、檔案統計和借閱利用等全部環(huán)節(jié)，從用途上涵蓋數據錄入、計算機組卷、案卷調整、數據統計、報表輸出、安全管理、系統維護等方面，從應用范圍上覆蓋了全油田的所有檔案部門和相關業(yè)務職能部門。數字化檔案館系統研制成功后，經測試，各項技術指標均達到設計要求。
　　為了應用好數字化檔案館系統，中原油田檔案部門規(guī)范了組織機構名稱、用戶名稱，統一了各門類檔案的著錄標準，檔案工作人員正在將庫藏檔案轉入數字化檔案館系統。中原油田庫藏全部檔案卷級各文件級數據已經建成，檔案工作人員正在這些數據庫轉入數字化檔案館系統。中原油田數字化檔案館系統的開發(fā)成功并投入使用，使中原油田檔案管理水平在技術上實現了質的飛