信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

　　信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)正逐漸成為政府、企業(yè)信息管理的支撐平臺(tái)。對(duì)檔案管理而言，各類組織運(yùn)行平臺(tái)的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問(wèn)題，需要我們?nèi)ド钊胨伎?。同時(shí)，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和應(yīng)用普及，信息服務(wù)逐漸從初級(jí)服務(wù)向?qū)I(yè)化方向演化，從現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)轉(zhuǎn)化。而檔案部門(mén)信息服務(wù)的傳統(tǒng)模式已越來(lái)越難以滿足開(kāi)放化的信息需求，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的要求。如何通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供檔案服務(wù)，并加強(qiáng)檔案事務(wù)管理，是每一個(gè)檔案管理人員應(yīng)該思考的問(wèn)題。下文即談?wù)劰P者對(duì)檔案管理和利用網(wǎng)絡(luò)做好檔案服務(wù)的一窺之見(jiàn)。
　　
　　1　電子文件的長(zhǎng)久保存和長(zhǎng)期可用
　　
　　人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為“電子文件”。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無(wú)疑是檔案界最先感受和最先關(guān)注的信息化帶來(lái)的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要有三個(gè)問(wèn)題：一是電子文件復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫(xiě)方法和載體材料，給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來(lái)困難；二是電子文件的法律效力問(wèn)題，這包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問(wèn)題；三是數(shù)字化信息是通過(guò)編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于源數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)，才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過(guò)去紙張載體所沒(méi)有的。
　　歸納來(lái)講，目前，解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用的途徑主要有如下幾類方法：
　　(1)通過(guò)法規(guī)約束電子文件格式種類，盡可能地選擇比較通行的少量幾種文件格式，通過(guò)降低電子文件格式種類的繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。
　　(2)通過(guò)對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)等方式。
　　(3)提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。目前，電子文件載體主要是光盤(pán)，其特點(diǎn)是記錄密度高，存儲(chǔ)容量大；非接觸式記錄和信息讀出方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度快，易保存。尤其是cD R和DVD R光盤(pán)，這種類型的光盤(pán)是只讀一次式，可以確保存檔文件不被修改，保證了記錄的可靠性。但是，要建立存檔光盤(pán)長(zhǎng)期可讀的管理機(jī)制。
　　(4)分離數(shù)字信息的語(yǔ)義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況等。
　　
　　2　多種類型數(shù)字化信息的檔案化
　　
　　數(shù)字化信息復(fù)雜多樣，其檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累積存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)性的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。
　　導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問(wèn)題的原因歸納起來(lái)有以下幾種情況：
　　(1)與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無(wú)關(guān)。長(zhǎng)久以來(lái)，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)方法體系和業(yè)務(wù)流程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí)，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考。而數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí)，將會(huì)導(dǎo)致電子文件在檔案化過(guò)程中范圍的缺失。
　　(2)非文本型數(shù)據(jù)。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對(duì)文本型電子文件的歸檔和收集，對(duì)非文本型數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒(méi)有切實(shí)可行的檔案化措施。但這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，如不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會(huì)造成比較嚴(yán)重的損失。
　　(3)網(wǎng)頁(yè)類型文件?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的web文件存在于流動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。但由于網(wǎng)頁(yè)文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，值得深入研究。
　　我們一方面要積極探索數(shù)字化文件的歸檔方法和歸檔流程；另一方面，要做好數(shù)字化文件的甄選確定，避免盲目歸檔，造成人力、物力的浪費(fèi)。
　　
　　3　雙套制
　　
　　這里所說(shuō)的“雙套制”問(wèn)題，主要是指同一內(nèi)容而兩種不同載體(紙質(zhì)和數(shù)字)的檔案文件是否都要同時(shí)保存的問(wèn)題。
　　電子檔案和紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)。電子檔案具有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢(shì)，但也存在安全性問(wèn)題，如，原稿易于篡改而無(wú)法識(shí)別，沒(méi)有確定的法律地位，對(duì)軟硬件依賴大，影像記錄的穩(wěn)定期限不長(zhǎng)等問(wèn)題。紙質(zhì)檔案雖有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢(shì)，但信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便。
　　針對(duì)以上優(yōu)缺點(diǎn)，筆者充分肯定“雙套制”。但在如何實(shí)施“雙套制”的管理上，考慮人力物力財(cái)力，筆者認(rèn)為：一方面，新接收檔案，必須要求各機(jī)關(guān)檔案部門(mén)移交符合要求的雙套檔案；另一方面，原有檔案，僅需對(duì)具有永久保存價(jià)值的檔案和部分年代久遠(yuǎn)需搶救的珍貴檔案實(shí)施數(shù)字化，并實(shí)行雙套制保存。
　　
　　4　建立檔案館(室)網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)
　　
　　隨著各單位互聯(lián)網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將可以充分利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
　　目前，國(guó)內(nèi)許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如，輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案館(室)與宣傳部門(mén)密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。
　　
　　5　建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)
　　
　　檔案館(室)與單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在單位檔案館(室)，是單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)所有歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密的電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。
　　利用電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過(guò)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在線錄入的電子文件傳輸，管理系統(tǒng)自動(dòng)判斷此條數(shù)據(jù)為冗余數(shù)據(jù)，在原文數(shù)據(jù)庫(kù)中的某一字段標(biāo)記為重復(fù)，系統(tǒng)只接收不同的電子文件，不再接收新的原文，從而節(jié)約電子文件中心大量的存儲(chǔ)空間，對(duì)于政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的帶寬占用率也很小。通過(guò)解決電子檔案采集、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、電子檔案海量存儲(chǔ)等關(guān)鍵問(wèn)題，進(jìn)一步提高了系統(tǒng)檢索和查詢速度。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
　　
　　6　建立電子文件的自動(dòng)上傳收集機(jī)制
　　
　　“收集難，收集電子文件更難”，這是多數(shù)從事檔案收集工作人員的共識(shí)。電子文件收集難問(wèn)題與檔案管理計(jì)算機(jī)化和檔案信息數(shù)字化的深入開(kāi)展以及人們對(duì)電子檔案利用需求之問(wèn)的矛盾也越來(lái)越突出。從某種意義上說(shuō)，電子文件收集難的問(wèn)題已成為影響檔案工作持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展的軟肋，成為影響檔案工作現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的瓶頸。尤其是目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。
　　與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，一方面，各企事業(yè)單位建立完善各項(xiàng)規(guī)章制度，將電子文件的形成處理、收集積累、整理歸檔、保管利用等工作納入相關(guān)部門(mén)或人員的崗位職責(zé)，實(shí)行全過(guò)程監(jiān)督、控制和數(shù)據(jù)保全，確保電子文件的完整、真實(shí)、有效，防止電子文件因其技術(shù)、運(yùn)作管理等原因造成損失和失泄密；另一方面，檔案部門(mén)要改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。
　　
　　7　開(kāi)展在線服務(wù)
　　
　　傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化。現(xiàn)在，人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
　　檔案部門(mén)可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資訊服務(wù)。
　　
　　8　開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)
　　
　　隨著改革開(kāi)放的不斷深入，到檔案館(室)查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)制定的文件的人員逐年增多。各檔案館(室)需要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，建立現(xiàn)行文件的收集網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)中心，做好現(xiàn)行文件資料的接收工作和閱覽服務(wù)。
　　最后，作為我國(guó)的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國(guó)外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不能采取簡(jiǎn)單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極吸取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國(guó)的檔案管理可行模式。加強(qiáng)檔案服務(wù)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享；加強(qiáng)對(duì)利用者需求的調(diào)研和預(yù)測(cè)，開(kāi)展特色性服務(wù)等手段，更好地利用網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)新檔案服