《檔案管理》創(chuàng)辦《檔案界》的過程和體會

　　河南省檔案局《檔案管理》雜志社主辦的《檔案界》網站，自2007年5月1日開通以來，在河南省局黨委和鄭州航院信息科學院的大力支持下，大膽創(chuàng)新，準確定位，超常規(guī)思考，借助社會各界力量，荒山尋路、迎風而上、一波三折，克服種種意想不到的困難和障礙。3年多的時間，《檔案界》發(fā)展成具有12個一級欄目、37個二級欄目、上千個三級欄目、38個分論壇、網站點擊率750多萬的橫跨檔案、圖書、情報、文秘、收藏等相近專業(yè)的信息“大超市”。《檔案界》論壇專門組建了網站專家組(5名)、管理組(37名)、英文翻譯組(6名)，共同協(xié)作支撐網站的運行活動?！稒n案界》論壇有來自全國各省市的10000多名會員(幾乎涵蓋中國所有省份，游客更是延伸到國外，其中，經常登錄的國外IP有：北美地區(qū)43臺，歐洲地區(qū)35臺)、30多名版主(絕大多數來自外省，其中，有4名教授、1名雜志總編，其余是博士、碩士、學士、一線檔案部門骨干)，發(fā)帖累計27萬多個(日發(fā)帖量最高達到992個)、論壇總瀏覽量達39627655，訪問量28521321人次；同時在線人數最高1804人；被一些高校的院長教授稱為“不可思議的傳奇”和“全國檔案界最聚人氣、成長最快、最火爆、最有影響力”的檔案網站；被廣大會員譽為“全國檔案人的精神家園”?！稒n案界》開創(chuàng)了一系列的檔案行業(yè)“第一”，如，第一本網上出版“檔案電子期刊”；第一個創(chuàng)辦“檔案專業(yè)影像志”；第一次開展“網上名家訪談和專家講座”；第一家開辦“網上專業(yè)寫作研修班”；第一個被省委書記和3位省委秘書長批示的網站；第一名開通“檔案維基百科系統(tǒng)”；第一位開展“網上信息推送服務”……
　　其實，《檔案界》網站的創(chuàng)辦初衷，只是《檔案管理》雜志社不甘平庸，不安現(xiàn)狀，想利用網絡平臺的便捷，改變雙月刊雜志的周期局限，實現(xiàn)無紙化編輯程序、提高雜志的全國影響力。2007年3月1日，《檔案管理》專家組的兩名專家(雜志社共有來自全國20所高校和省地市一線部門的30名審稿專家)偶然提議，能否創(chuàng)辦自己的網站。此提議馬上得到雜志社的重視，并迅速電話召集部分專家組成員研討論證。很快通過專家論證后，雜志社立即向省局黨委提交申請報告，并得到省局黨委快速回復、大力支持。
　　2007年3月10日，《檔案管理》雜志社利用平日積累的社會各界人脈關系，臨時組建12人的兼職專業(yè)團隊。為搶在5月1日開通網站，臨時團隊采用軍隊作風、企業(yè)手段，快速推進，專門制定進展路線圖，分工限時具體到人。鄭州航院兩名年輕的講師擔任網站技術人員，專門負責后臺數據庫的搭建、專業(yè)模塊的制作、資源的上傳等技術活兒，其他檔案文史人員負責采集整合檔案圖書情報文秘信息。大家不圖名，不計報酬，任勞任怨，加班加點，為了不甘平庸、一展事業(yè)抱負的共同目標而拼命工作。其間，遇到無數次意想不到的艱難困苦及從未見過的麻煩和問題，
　　《檔案界》籌建團隊沒有退縮，沒有動搖，沒有懈怠，數次開小會、開短會，有針對性地尋對策、找措施、想辦法，開夜車、加長班，超負荷運轉，硬是按照原定計劃提前4天完成任務。
　　網站自2007年5月1日開通之初，問題層出不窮。論壇人氣弱，雜志社積極動員一切能動員的力量，利用自身和專家組的人脈關系，向全國20多所高校師生以各種方式宣傳游說《檔案界》網站的開通事宜，向全省各地市縣檔案局電話呼吁檔案工作者上《檔案界》論壇發(fā)帖交流，專門組織高校的一些學生向全國一些著名網站發(fā)帖宣傳、造聲勢。眾多版主和核心會員也是群策群力，最大限度地發(fā)揮自己的主觀能動性，多發(fā)帖、發(fā)好帖，動員親戚朋友發(fā)帖，烘托出最初的人氣。后臺管理員身兼高校教學和《檔案界》網站兩職，他們?yōu)榱瞬坏⒄`網站的資源整合和不斷調整，多次通宵達旦工作，幾次累病，令人感動。
　　2007年9月，《檔案界》在草創(chuàng)期滿，第一代自由“版主制”之后，為新的增長點，重新向全國招聘版主。第一批共招來兩名博士、四名碩士、兩名學士(其中，一名是地市檔案骨干，一名是企業(yè)骨干)做第二代版主，號稱“八大天王”。這8名新版主年輕銳氣，思想解放，綜合素質高，各顯其能，很快就創(chuàng)造出論壇興旺的新局面：發(fā)帖量急劇上升，點擊率飆升，在線人數一升再升?！稒n案界》業(yè)務研究論壇針對檔案實踐問題，定期開展業(yè)務研究大討論，成為《檔案界》論壇最吸引檔案工作者的帖子群?！稒n案管理》雜志和《檔案界》網站良性互動，定期吸收提取論壇中有業(yè)務指導價值的帖子群進入紙本《檔案管理》雜志，作為“業(yè)務沙龍”，成為雜志中的品牌欄目，極大地調動會員們發(fā)帖跟帖研究檔案業(yè)務的積極性。《檔案界》相應成立了“寫作組”、“學員組”、“英文組”。網站也開始逐漸引起全國檔案界和檔案學界的注意。
　　2008年4月26日，《檔案界》網站邀請八大版主會聚鄭州，召開“第一屆《檔案界》版主座談會”，深入研討了前一段的狀態(tài)和問題，熱議下一步的行動計劃，收到很好的總結經驗繼續(xù)前進的效果。2008年7月，《檔案界》網站大規(guī)模擴充版主，并策劃向全國藝術界誠招“網站徽標”活動，趁機大力炒作《檔案界》網站和《檔案管理》雜志的知名度，經過3個多月的聲勢頗大的宣傳，網站共收到來自全國幾十所美術院校150多位設計者的400多幅徽標作品。我們經過人為造勢推動，大張旗鼓地進行“海選”、“會員投票選”、“版主選”、“美術教授審定”的四個階段宣傳活動，最后，選出“一、二、三等獎”和“入圍獎”，極大地提升了《檔案界》的人氣和聲望。
　　2008年7月中旬，《檔案界》又開通了“英文論壇”，專門招聘一位在鄭州大學留學的美國女研究生擔任版主。英文論壇吸引來了大批高校的師生，也引來了一些國外游客觀看。后來，因“奧運”期間，鄭州網警支隊通知英文論壇關閉。實際上，《檔案界》網站一開始就很注意把好“政治關”，把好“常見問題關”。為了避免論壇常見的政治和色情廣告等不良信息問題，《檔案界》網站專門采取技術手段，將兩千多個敏感詞和中央、省委、省檔案界領導人的名字輸入遮蔽攔截庫，保證從技術上避免一些不良狀況的出現(xiàn)?！稒n案界》的隆起，也引起了很多黑客的注意，并招致一些聯(lián)合攻擊，但由于網站備份和準備預防工作較好，從沒有出現(xiàn)較長時間的系統(tǒng)問題。
　　《檔案界》的火爆現(xiàn)象，也逐步引起全國檔案界一些重要人物的注意，中國人民大學副校長馮惠玲博導專門對她的一些博士說：“你們要密切關注《檔案管理》雜志和《檔案界》網站?！焙贝髮W有全國影響力的覃兆劌教授很早就在課堂上對他的本科生和研究生宣傳《檔案界》，還在面對湖北省上千名公務員講座上說：“河南有個《檔案界》網站，異軍突起，已經成為國內檔案系統(tǒng)最有人氣、最有活力的專業(yè)網站，希望你們上去看看?！蔽錆h大學信息管理學院副院長王新才博導，專門將他的一些文章詩詞發(fā)到《檔案界》論壇以示支持；廣西民族大學信息管理學院副院長黃世哲教授到處宣揚《檔案界》網站，并連續(xù)在《檔案界》論壇發(fā)原創(chuàng)帖50多個；天津師大的名教授桑毓域先生不但自己在《檔案界》論壇發(fā)帖，還動員學生到《檔案界》學習；安徽師大的王茂躍教授自告奮勇愿意擔任檔案基礎理論版主，積極組織論壇活動；湖北大學教授任漢中先生主動放下自己已經很紅火的和訊博客，來到《檔案界》擔任檔案雜談版主，成為最受歡迎的版主之一；甘肅《檔案》總編姜洪源先生拋棄“同行相嫉”的舊觀念，欣然愿意擔任《檔案界》“編讀互動”論壇的版主，成為不可或缺的溝通作者與讀者的信息橋梁；《山西檔案》總編趙躍飛先生，每周在《檔案界》論壇發(fā)兩個原創(chuàng)帖，成為會員們最喜愛的精神食糧；《上海檔案》和《檔案春秋》常務副總編姜龍飛先生，更是以他犀利睿智的文筆傾倒《檔案界》會員；北京市檔案局副局長、《北京檔案》總編姜之茂先生專門委托他的編輯將他的一篇長文發(fā)到《檔案界》論壇，以示支持?！耙皇佛^”副館長馮伯群先生，將他的系列雜談陸續(xù)發(fā)到《檔案界》論壇，成為一道獨特的風景線。鄭州大學李文以教授在論壇中說：“《檔案界》是一個傳奇?！泵绹鴩覚n案與文件署一位官員給《檔案界》管理員發(fā)來祝賀說：“這是一個非常好的專業(yè)網站!”從后臺IP地址可以看出，美國、英國、德國、法國、中國臺灣地區(qū)等地也開始有游客和會員登錄《檔案界》，全國各地會員的注冊量快速增加，一舉名列全國最大的檔案網站會員量之首，《檔案界》網站團隊和全體會員的共同努力，已經極大地提升了《檔案界》網站和《檔案管理》雜志的影響力和輻射力。
　　2008年11月中旬，《檔案管理》雜志社利用“全國檔案學教學指導委員會”在鄭州大學召開年會之機，順水借力，邀請十幾所高校的近20名專家參加《檔案界》網站的感謝聚會活動，開展高峰對話，為《檔案界》把脈策劃，并利用鄭州航院信息科學院的大部分師生是《檔案界》會員的便利條件，提前大力宣傳9名教授將和《檔案界》網友見面。當天，9名教授和《檔案界》200名會員見面互動對話，場面極其熱烈火爆，從下午3點一直持續(xù)到近7點。同時，《檔案界》論壇同步和后續(xù)大力報道，引起極大轟動，點擊率直線飆升。
　　同期，南開大學檔案專業(yè)知名教授伍振華先生專程利用開會之機，抽出一天，到《檔案管理》雜志社調研《檔案界》創(chuàng)辦運行情況，為他一直跟蹤觀察《檔案界》并作為重點研究課題收集具體信息數據。伍教授說《檔案界》讓他吃驚，讓他不可思議，讓他不由自主地關注。他將《檔案界》稱為“一個了不起的奇跡”。伍教授以他深厚的學術功底，和《檔案界》對檔案理論感興趣的會員們不斷開展學術對話，帖子群點擊率很高。
　　2008年12月初，《檔案界》網站邀請一些專家召開重要會議，決定乘勝轉段，進入平穩(wěn)規(guī)范發(fā)展期，推陳出新，大手筆改革，將多達30名第二代版主(當年快速增長時，曾盲目草率任命大批版主，造成一些問題)全部下崗，重新按照新規(guī)則招聘。
　　2009年1月1日，網站慎重任命第三代版主和網站專家組成員，組成了有2名總管、5名專家、17名版主的管理團隊。新版主上任以后，《檔案界》又上了一個新臺階：發(fā)帖量當天便達992個，成為《檔案界》發(fā)帖量的新高，也是一個檔案專業(yè)網站發(fā)展史上的里程碑。
　　2009年1月，《檔案管理》雜志社組織《檔案界》網站總管和網站新成立的專家組成員，到南方4所大學和3家雜志社交流切磋，商談網站發(fā)展方針和基本規(guī)則的制定。確立了“真誠，低調，自然，平穩(wěn)，聯(lián)營，漸變”的12字發(fā)展方針和運行姿態(tài)，標出“寬平臺，大視野，高境界，多功能”的12字網站營建目標和具體標準，制定出“簡單靈活易行”的版主規(guī)則和考核方法，使得《檔案界》朝著規(guī)范化、人性化、可持續(xù)發(fā)展的方向行走。
　　2009年1月6日，河南省委辦公廳第二秘書處專程調研《檔案界》，2月份，省委相關領導紛紛在省委辦公廳綜合二處調研報告《關于省檔案局“檔案界”網站火爆發(fā)展的調研與思考》上對《檔案界》作指示性批示。徐光春書記的批示是：“繼續(xù)探索實踐、創(chuàng)造經驗，為黨的中心工作和經濟社會發(fā)展服務。另注意開放度的把握?！辈芫S新秘書長的批示是：“‘檔案界’網站辦出了特色、辦出了活力，也辦出了經驗。這份報告寫得較好，請光春書記閱示?！蓖鯂窀泵貢L的批示是：“將徐書記、曹秘書長批示及調研報告印發(fā)各市局，報國家局。省局專門研究一次，落實好領導批示，進一步辦好網站，做好各項工作?！?br/>　　2009年3月，《檔案界》網站精心策劃、組織、運作，推出《“檔案界”論壇精粹系列帖光盤第一輯》，在論壇引起很大反響。
　　2009年4月，中國現(xiàn)代著名歷史學者、檔案學家何魯成之子，臺灣學者何守檏在論壇發(fā)長帖《我的父親何魯成》，引起全國檔案界的關注，一些大學教授紛紛發(fā)帖問詢交流。
　　2009年5月中旬，經專家組討論，《檔案界》網站決定成立《檔案界》電子期刊編輯部，專門聘請兩位會員籌劃、運作、試驗出版《檔案界》電子期刊(后增加至4人)。
　　2010年，正式按月出版電子期刊《檔案界》。這個電子期刊是專門為一線工作者設計的工具性指導雜志，以此彌補《檔案管理》出版周期長、實踐性較弱的不足，開中國檔案界第一本電子期刊的先河，為高校檔案專業(yè)實踐研究提供模板。
　　2009年5月下旬，鄭州航院劉國華教授和郝偉斌講師主持的國家社科基金項目《檔案網站研究——以(檔案界)為實證》立項開題。
　　2009年7月，《檔案界》電子期刊策劃方案征求意見?！稒n案界》網站征詢論壇板塊調整意見?！稒n案界》籌備“建國60周年”檔案藏品網上展覽。
　　2009年8月，《檔案界》論壇《名家訪談》進行“首期在線訪談”(截至2010年10月，已訪談11期)。《業(yè)務講座》首講在線開講(截至2010年10月，已開講12期)。
　　2O09年10月，《檔案界》視頻網站《檔案界影像》開通。第一批檔案工作視頻上傳《檔案界影像》。
　　2010年1月，《檔案界》電子期刊正式按每月一期出版(至今，已出版12期——含2期“試刊”和“創(chuàng)刊號”)。
　　2010年6月，《檔案界》探索新型培養(yǎng)寫作人才道路，舉辦面向全國招收學員的“檔案專業(yè)寫作研修班”，由《檔案管理》部分審稿專家實行“一對二”網絡師徒帶訓制，引起一些高校的強烈關注。
　　2010年6月中旬，《檔案界》研修班成立“導師指導組”，由河南地市7名審稿專家組成，劉東斌先生任指導長。
　　6月20日，《檔案界》研修班進行網上限時公開考試，6月28日公布結果，指導組從22名考試學員中，投票錄取14名考生(其中，大部分是畢業(yè)或在讀碩士生)。
　　2010年7月1日，《檔案界》研修班正式開班，公布第一批參考書目和第一期作業(yè)。
　　2010年8月1日，《檔案界》寫作研修班舉辦第一屆“研修沙龍”。
　　2010年9月19日，《檔案界》2010年“第一屆寫作研修班”第一階段結項。
　　2010年9月9日，《檔案界維基百科》正式開通。
　　《檔案界》網站，已經成為宣傳河南乃至全國檔案事業(yè)、展示河南乃至全國檔案人風貌的精品窗口；成為宣傳黨的檔案行業(yè)方針路線、檔案法規(guī)政策，普及檔案專業(yè)知識、交流探討檔案學理論與檔案實踐經驗、訓練基層檔案人寫作能力寬松自由和諧的平臺；基本形成一個“低門檻、寬口徑、大視野、高境界、多功能”的數字化檔案信息“大超市”；一個全國檔案人知名的精神家園。
　　通過辦《檔案界》網站，我們有三點體會：一是領導放手(這一條最重要，具有決定性作用。領導放手，才能“低開高走”)。二是軍隊作風(雷厲風行)、企業(yè)理念(講究成本)。三是借力借勢。我們稱之為“大三條”。其中，第三條體會又包含了“小三條”的具體內容：第一，用兼職不用專職。第二，選準人放手管。第三，精神鼓勵加物質刺激。管理規(guī)則名目繁多，核心只有兩條：“賞和罰”。我們稱之為“管理的支點”。機關，特別是檔案部門，所有管理者不管高低層都面臨一個尷尬和頭疼的問題：缺少支點或支點太小。過來人都有體會，人是有劣根性的，沒有賞罰，很難談管理。這也是檔案部門管理者的“軟肋”和“命門”?！案珊酶刹钜粋€樣”，怎么調動真VEFvo6r1ZwrCJP55hCxllg==正做事人的積極性呢?《檔案管理》和《檔案界》走到今天，靠的就是這“大三條”和“小三條”。
　　河南省檔案局領導一向對我們放手管理，給予我們充分的自由空間。局黨委不畫框框、不干涉具體事務，放心放手放權地讓我們發(fā)揮各自的積極性。想干事的人都渴望有寬松自由的平臺，開放自由的環(huán)境才能最大限度發(fā)揮人的創(chuàng)造性?！胺攀止芾怼辈坏鞘【诸I導對《檔案管理》雜志社的領導理念，也是我們雜志社和《檔案界》網站的管理“金典”?！胺攀帧弊钅苁拐嬲胁拍艿娜顺霾剩ぐl(fā)人最深處的潛能，展現(xiàn)平日里難得一見的智慧華章?！胺攀帧币沧钊菀卓闯鋈瞬诺念愋秃途窒蓿瑸橐院蟮恼{整提供參考。我們任何一個想法或項目都要經歷聽多數人意見、和少數人商量、最后慎重拍板的過程。而且，一旦拍板，便由項目主持人全權負責，雜志社絕不干涉。
　　一般說來，機關辦事容易拖沓，不太講究效益。由于我們雜志社和網站采取“軍隊作風”、“企業(yè)理念”，上任何項目，我們都有嚴格的時間規(guī)定和費用控制。由于項目主持人責權利界定明確，掌控感、競爭感和榮譽感使得他們容易全力以赴，快速推進。
　　“借力借勢”說起來容易做起來很難。人才憑什么讓你借?人類社團組織從聯(lián)系度來分，可簡單分為“強聯(lián)系”和“弱聯(lián)系”。等級社團組織都是“強聯(lián)系”，等級高的發(fā)號施令，等級低的執(zhí)行。優(yōu)點是效率高，缺點是創(chuàng)造性差?！叭趼?lián)系”社團組織則是“開放、平等、自由”，誰都可以說話，誰都可以不聽話。優(yōu)點是創(chuàng)造性強，缺點是效率差。政府網站一般可以稱為“強聯(lián)系”網站，借力借勢較為容易。而公益性、知識性、專業(yè)性網站則大都是“弱聯(lián)系”網站，借力借勢較難。《檔案界》網站自然屬于“弱聯(lián)系”網站，基于這樣明晰的定位，我們自然要靠真誠、低調、自然的姿態(tài)來吸引同行關注、支持、參與了。這也是我們反復強調網站論壇開放性、平等性、自由性的重要原因；也是我們高度重視會員的意見和建議的基本理由；還是我們充分尊重廣大潛水的游客的內在因素。太極拳的特點之一是“四兩撥千斤”。我們感悟，要想用四兩撥動千斤，關鍵在找準想借力借勢對象的需求點。只有找準這個需求點，才可能用自己的小力借來大力。所以，分析人的基本需求和需求的不同階段，是我們每次借力之前召集專家組討論的重點。
　　雜志社正式人員只有3人，而兼職人員多達80多人。眾所周知，兼職人員的管理和使用相對專職人員要方便得多，效率也高得多。我們的兼職人員大致分為兩類：一種是長期編織養(yǎng)就的人脈關系網，高素質并自愿免費幫助我們(比如審稿專家和版主們)；一種是通過論壇發(fā)現(xiàn)并需要少量付費的特殊技術人才(因為兼職，所以費用較低)。
　　對兼職人員最重要的是選對人。選對合適的人，剩下的事就好辦得多了。我們選人的基本方法是在論壇中發(fā)現(xiàn)人、觀察人、考驗人。論壇是一個相對自由的天地，人的社會面具相對較薄，人的本性和才能較易顯露，選人相對容易準確。我們很多兼職人員都是在《檔案界》論壇中發(fā)現(xiàn)并起用的。有相當多的兼職人員，我們甚至都沒有見過面。
　　人才也是需要不斷鼓勵和刺激的。鼓勵和刺激分精神的和物質的。我們雜志社的財力肯定是非常有限的(《檔案管理》雜志社已不計名利地關注、支持、幫助《檔案管理》雜志社和《檔案界》網站的朋友。
　　最后，我們需要說明的是，《檔案界》網站目前正處在發(fā)展瓶頸期，面臨許多意想不到的困難。我們只有不停步、不懈怠、不自滿，繼續(xù)遵循堅守《檔案界》“24字”網訓，才有可能走得穩(wěn)一些和遠一