檔案利用服務工作矛盾分析

　　摘要：檔案利用務工作中存在五個基本矛盾，這些矛盾制約著檔案利用服務務工作的發(fā)展，如何解決這些矛盾，是搞好檔案利用服務的關鍵。搞好檔案資源體系建設是基礎；大力開發(fā)、儲存、傳播檔案信息資源是關鍵；培養(yǎng)和引進高素質(zhì)的檔案管理人才是根本保證。
　　關鍵詞：檔案；利用服務；矛盾分析
　　
　　檔案工作價值的高低，關鍵要看檔案利用服務工作效率的高低。只有服務工作搞好了，才能充分實現(xiàn)檔案的使用價值，從而實現(xiàn)檔案工作自身的價值。因此，有必要對檔案利用服務工作進行“分肌掰理，鑒貌辨色”的分析，以正確認識檔案工作的特性，找到服務社會的最佳途徑。
　　
　　1　檔案利用服務工作中存在的一些基本矛盾
　　
　　1.1　檔案的“原始性”、“唯一性”與檔案信息“擴散性”需求的矛盾。檔案的本質(zhì)屬性是原始性和唯一性，這是檔案區(qū)別于其他事物的本質(zhì)特征，也是檔案價值(寶貴)之所在，但是，正是因為它的原始性和唯一性，在某種程度上，妨礙了檔案信息擴散性的實現(xiàn)。因為，檔案原件的唯一性，使其載體應該受到特別的珍視和保護，以盡可能長久保存；但檔案價值的實現(xiàn)在于充分利用，因此，必然會在“藏”與“用”之間產(chǎn)生矛盾。特別是一些高齡檔案經(jīng)不起一次次的倒騰。對檔案載體理化性能的保護來說，是利用越少越好，對檔案信息的擴散性要求來說，某份檔案上的信息被傳播次數(shù)越多越好，這種矛盾也是長期以來困擾檔案工作者的一塊心病。
　　
　　1.2　檔案原件的“格式化”、“陳舊性”與用戶需求的“鮮活性”、“通俗性”的矛盾。檔案原始性的優(yōu)點是“原汁原味、貨真價實”；其缺點是“格式化、陳舊性”。檔案因其原始性而珍貴，但有些檔案也因其原始性而滿足不了群眾需求。時代日新月異，人民群眾各種文化需求也日益豐富，檔案館昏暗的庫房、刺鼻的蟲藥味、“一觸即破”的舊紙與生硬的編研材料很難再吸引住人。檔案館要想提高利用率，必須想方設法貼近群眾，消除“距離感”，增加“親和力”，與時俱進，吸引公眾“眼球”，為人民群眾服務。
　　
　　1.3　檔案信息的“龐雜性、松散性”與用戶需求的“系統(tǒng)性、精練性”的矛盾。如今，衡量一個部門信息工作好壞的尺度，不再看你是否擁有大量的信息，而要看你能否快速及時地從大量信息中選擇出適用的信息，即所謂“海選”問題。檔案工作作為一項以檔案信息的“收、管、用”為主要工作對象的事業(yè)，這個問題尤為突出，尤其是隨著館藏數(shù)量的不斷增加，檔案館藏的“豐富”與“開發(fā)”的矛盾就越來越突出。因為要向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務，必須及時提供系統(tǒng)、精練的檔案信息，即利用服務要求速度快、材料全、內(nèi)容準。然而，檔案的原始性造成了館藏信息的龐雜和松散(這是人們對一次文獻的共識)。一旦檢索工具不科學，檢索手段不先進，基礎工作不到位，編研工作不上檔次，將會給檔案信息利用工作造成巨大的障礙。
　　
　　1.4　檔案館的“孤立性”及館藏內(nèi)容的“單調(diào)性”與社會工作的“廣泛性”及社會利用的“全面性”的矛盾。檔案界有一句話叫：“經(jīng)濟工作延伸到哪里，檔案工作就服務到哪里?！边@句話說起來簡單，可真要做到卻很不容易。因為，在一定程度上說，檔案館還是“孤立”于社會發(fā)展之外，為數(shù)不多的接觸就是幾年一次的檔案接收工作；檔案館藏絕大多數(shù)以“公文”為主，內(nèi)容單調(diào)、結(jié)構(gòu)不平衡、館藏信息“陳舊”，如何及時高效服務社會?而且，隨著我國改革開放事業(yè)的不斷深入，社會、經(jīng)濟建設的新領域不斷產(chǎn)生，僅靠傳統(tǒng)的館藏檔案如何全方位服務社會需求?正如檔案界的一些有識之士所指出的：“一方面，是館藏的畸形發(fā)展(大量利用率不高的檔案充斥庫房)，另一方面，是社會新興的檔案領域的管理亟待加強。因此，檔案部門和檔案工作人員應有危機感和緊迫感，不斷研究新情況、解決新問題，緊跟時代步伐，全面完善自己的工作?！?br/>　　
　　1.5　信息化發(fā)展對檔案工作的高要求與檔案服務低水平的矛盾。人類已進入信息化時代，信息化對檔案工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。信息化時代也就是知識經(jīng)濟時代，它不但要求有很高的技術(科技)手段，而且，更需要能夠高效使用這些手段的高素質(zhì)人才，而現(xiàn)在這兩方面的整體水平參差不齊。在檔案管理方面，有的仍處于手工管理階段，有的技術設備還未充分利用。高素質(zhì)的檔案管理人才更是嚴重不足，所以，提高檔案管理水平的路還很長。
　　
　　2　解決所存在矛盾(問題)的對策
　　
　　2.1　搞好檔案資源體系建設，樹立“大檔案”觀是做好檔案利用服務工作的基礎。“館藏結(jié)構(gòu)不平衡、內(nèi)容單調(diào)”是困擾檔案工作的老問題?！笆种袥]有貨，只能賺個吆喝”，“巧婦難為無米之炊”。社會經(jīng)濟的發(fā)展，要求檔案館要不斷健全館藏結(jié)構(gòu)。針對館藏“缺陷”，采取行之有效的方式，搞好檔案資料征收工作；針對檔案工作中的新領域，積極探索，認真總結(jié)經(jīng)驗教訓，把握好收與不收、收多收少、以何種方式接收入館的尺度，達到既符合館藏實際，又符合法規(guī)政策，同時，還能促進社會利用的目的。另外，檔案館還應擺脫“孤軍奮戰(zhàn)”的不利局面，廣泛發(fā)展“同盟軍”，建立“大檔案”陣營，拓展檔案館的“外延”。如，加強館室合作，構(gòu)建覆蓋本區(qū)域的檔案館室網(wǎng)，互相支持，互通信息，形成合力，達到“多贏”局面；加強館際交往，取長補短，實現(xiàn)資源共享；與文、博、圖加強橫向聯(lián)系，各取所需，互通有無，共同發(fā)展，等等。對于不屬于接收范圍的一些檔案，如，個人檔案、民營企業(yè)檔案、社區(qū)檔案等，應開辟新的戰(zhàn)場，創(chuàng)新服務方式，如，建立寄存中心、提供技術服務，或根據(jù)自愿原則，有選擇地進行寄存、代管或征收等工作，擴大檔案工作的內(nèi)涵。
　　
　　2.2　充分利用一切現(xiàn)代技術和管理手段，大力開發(fā)、儲存、傳播檔案信息資源，是搞好檔案利用服務工作的關鍵。
　　
　　2.2.1　檔案的最基本屬性就是原始性(實證性)和知識(文化、信息)性，前者依附于原件，而后者在一定條件下可以超脫原件。為了解決好檔案保護和檔案利用的矛盾，最有效的方法就是：盡可能地把檔案中的“知識”(或信息)“剝離”出來，使以后經(jīng)常性的利用不必一再動用原件，這是一個“加工”過程，其高級形式更是一種“升華”過程，它可以減少以后利用中多次重復低效的“查找”工作，可以為利用者提供檔案中的核心內(nèi)容和精練的信息。而原件的利用僅僅為了必要情況下的“實證”作用(很少量的頻度)，使其使用壽命達到最大限度的延長。這種“剝離”從低到高可分為三個層次：第一是復制副本(攝像)；第二是檔案信息數(shù)字化；第三是精品編研。第一種適用于珍貴檔案，第二種適用于絕大多數(shù)檔案，第三種適合于選題(或命題)研究(包括“自研”和“助研”)。
　　2.2.2　現(xiàn)代技術使我們能夠做到“方寸”之間海量存貯，并且，這種存貯是預備性(前瞻性)的，是積累性的，可以實現(xiàn)遠程查詢，可以實現(xiàn)“無紙化辦公”或叫“無檔化查閱”。
　　2.2.3　檔案管理的最終目的就是為了服務社會利用，檔案信息的開發(fā)和存貯就是為了輸出和傳播信息，在信息輸出和傳播中，首先，是“態(tài)度決定一切”。只要有一個服務社會的決心，有條件的可以充分利用各種科技手段進行高效運作，沒有條件的可以想方設法創(chuàng)新服務。其次，宣傳十分重要。應宣傳檔案、宣傳檔案工作、宣傳檔案開放，這也是向社會輸出信息的主要步驟，通過宣傳向社會傳遞檔案服務信息，吸引公眾注意，實現(xiàn)“產(chǎn)”、“需”雙向?qū)印Ｔ俅?，“渠道”必須暢通。要廣開渠道，可通過展覽、函電、傳媒(網(wǎng)絡)、多媒體等傳統(tǒng)的和現(xiàn)代的手段進行檔案信息的輸出和傳播，促進社會利用。最后，服務方式必須創(chuàng)新。應緊跟時代步伐，密切關注社會實踐的新發(fā)展、新思路，創(chuàng)新思維，創(chuàng)新服務手段等，不斷滿足社會發(fā)展及公眾的新需求。
　　
　　2.3　培養(yǎng)和引進高素質(zhì)的檔案管理人才是搞好檔案利用服務工作的根本保證。人的因素是生產(chǎn)力中最關鍵和最革命的因素，一切完美的計劃都要依靠高素質(zhì)的人才來實現(xiàn)，檔案事業(yè)也不例外。因此，必須培養(yǎng)人才、引進人才、留住人才、用好人才，這是搞好檔案事業(yè)的根本所在。理想的檔案管理人才應該是：第一，熱愛檔案事業(yè)；第二，具有較寬的知識面；第三，能撲下身來熟悉館(室)藏；第四，能充分利用現(xiàn)代化手段，高效開發(fā)檔案信息資源等。
　　總之，在檔案利用服務工作中，既有歷史遺留的老問題，也有新形勢下產(chǎn)生的新矛盾。我們必須認真分析處理老問題，研究解決新矛盾，只有這樣，才能不斷改進和完善我們的服務工作，充分實現(xiàn)檔案工作的社會價