高校檔案知識管理研究評析

　　摘要：通過對2000-2010年有關高校檔案知識管理研究文獻的數(shù)量、作者、來源期刊等進行定量統(tǒng)計，并全面分析文獻內(nèi)容，可以得出結論，學界對于高校檔案知識管理的研究總體呈上升趨勢，發(fā)表文獻的數(shù)量逐年遞增，研究內(nèi)容包括高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)、高校檔案管理模式變革及實施知識管理的具體方法等。多數(shù)學者是從宏觀層面進行理論研究，對比研究不夠，研究深度有限。
　　關鍵詞：高校檔案；知識管理；文獻計量；圖情檔一體化；檔案知識服務；學習型檔案機構
　　
　　近年來，檔案學界日益關注知識管理的研究，高校檔案管理作為檔案管理的一個專業(yè)領域，其知識管理研究也得到了眾多學者的關注。為了全面了解中國高校檔案知識管理的研究狀況，本文基于中國知網(wǎng)學術文獻總庫進行了檢索。選取主題字段進行檢索，制定檢索式“SU高校檔案and知識管理”，如果進行精確檢索，僅能檢索出2000年至2010年10月出版的文獻15篇，為了擴大文獻分析的范圍，筆者進行了模糊檢索，共檢索出相關文獻309篇，本文即以模糊檢索的結果作為研究對象，對近年來中國高校檔案知識管理研究狀況進行了全面分析。
　　
　　1　定量分析
　　
　　從數(shù)量來看，2000年以來，發(fā)表的有關高校檔案知識管理研究的文獻數(shù)量逐年遞增，尤其是2005年以來，增長速度較快(見表)。說明學界持續(xù)關注高校檔案知識管理，特別是近年來，越來越多的學者加入到研究行列。
　　
　　說明：數(shù)據(jù)統(tǒng)計截止日期為2010年10月31日
　　從文獻作者來看，僅有12位作者發(fā)表了2篇文獻，其余作者均發(fā)表1篇，說明多數(shù)學者沒有對高校檔案知識管理進行系統(tǒng)研究，研究深度比較有限，沒有形成研究的核心群體。
　　從文獻出版來源看，309篇文獻中，有60篇是博士(碩士)論文，其余249篇文獻分別發(fā)表在186種出版物上；發(fā)表2篇以上的期刊有32種，共載文95篇，其中，檔案專業(yè)期刊僅有9種(含檔案專業(yè)核心期刊4種)，共載文38篇?？梢钥闯?，高校檔案知識管理相關成果發(fā)表的出版物類型較為分散，在檔案專業(yè)期刊，尤其是專業(yè)核心期刊上發(fā)表的成果較少，這從一定程度上說明研究的專業(yè)程度不夠，研究水平有待提高。
　　從研究主題來看，通過對309篇文獻的關鍵詞進行統(tǒng)計得出，出現(xiàn)頻率在3篇以上的關鍵詞有43個，其中，高校、檔案管理、高校檔案、管理、檔案等5個詞出現(xiàn)頻率為20篇以上，知識經(jīng)濟、對策、創(chuàng)新、知識產(chǎn)權、現(xiàn)狀等5個詞出現(xiàn)頻率為10篇以上，高等學校、知識管理、素質、科技檔案、信息化、知識產(chǎn)權保護、信息資源、大學生、繼續(xù)教育等12個詞出現(xiàn)頻率為5篇以上，資源共享、管理系統(tǒng)、科研成果、人事檔案、法律關系、信息管理、學籍檔案、人力資源、高校教師等21個關鍵詞出現(xiàn)頻率為3～4篇?？梢钥闯?，309篇文獻的關鍵詞涉及的研究主題相當廣泛，而其中，如，知識管理、知識產(chǎn)權等代表知識管理研究核心內(nèi)容的關鍵詞，數(shù)量較少且出現(xiàn)頻率較低，說明高校檔案知識管理研究還處于起步階段，研究較為邊緣化，對知識管理核心內(nèi)容的探討較少。
　　
　　2　研究內(nèi)容分析
　　
　　2.1　知識管理條件下高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)。多數(shù)學者認為，知識管理條件下，高校檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)，包括傳統(tǒng)檔案管理工作封閉狹隘的“自我發(fā)展”觀念和“重藏輕用”的服務觀念、相關人員檔案意識及素質水平、檔案管理技術及安全保障措施等。宗惠芳同志認為，知識經(jīng)濟對高等學校傳統(tǒng)微觀的、直接的檔案管理模式及傳統(tǒng)的檔案整理、保管保護的方式提出了挑戰(zhàn)。羊雋芳同志認為，在高校知識管理部門對知識、文檔、圖書實行一體化管理的趨勢下，高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)包括：檔案工作如何重新定位，檔案工作人員如何挖掘檔案信息中的知識資源做好知識服務工作，在知識庫建設和知識地圖制定中，如何發(fā)揮檔案工作者的優(yōu)勢，作為獨立組織的高校檔案館(室)如何引入知識管理的思想和方法等。
　　
　　2.2　高校檔案管理與知識管理的關系。學者們普遍認為，高校檔案是學校的原生信息，是內(nèi)源性顯性知識的主要載體，因而，是學校重要的知識資源；新時期的高校檔案工作是知識管理工作，檔案人才是“知識管理型”人才，高校檔案管理與知識管理具有密切的關系。羊雋芳同志認為，高校檔案可以為高校實施知識管理提供豐富的信息資源基礎，檔案信息管理是知識管理系統(tǒng)的重要基礎，高校檔案管理與高校知識管理的目標具有同向性。何麗華同志認為：“高校的檔案管理作為學校信息管理中的一個重要環(huán)節(jié)，在高校的知識研究工作中擔負著十分重要的基礎地位?！?br/>　　
　　2.3　變革高校檔案管理模式。在知識經(jīng)濟及知識管理帶來的一系列沖擊下，高校檔案館的傳統(tǒng)職能和運作模式將隨之改變，不少學者從宏觀層面進行了探討，提出，必須變革高校檔案工作的運行機制和管理模式。多數(shù)學者認為，要改變以保管為主的被動式檔案服務方式，利用網(wǎng)絡技術為用戶提供各種方便、快捷的信息服務，使各高校檔案館(室)向檔案信息資源共建共享轉變，改變各個高校檔案館(室)信息“孤島”的現(xiàn)象。張煥蘭同志提出，檔案管理應由對原件管理為主向信息管理為主轉變，注重對檔案中的知識單元和信息單元進行揭示和分析研究，進行知識產(chǎn)品的生產(chǎn)和檔案信息的廣泛傳播。羊雋芳同志提出，檔案工作者要擔當起知識資源管理者的角色，高校檔案部門應該成為一個學習型的組織，做好知識服務工作，既要開發(fā)利用文檔中蘊含的知識，同時要參與隱性知識挖掘工作。
　　
　　2.4　推進圖情檔一體化建設，建立新型高校檔案信息管理機構。高校的檔案館、圖書館、情報資料中心都是高校的知識寶庫和信息機構，部分學者提出，應該實行“文檔一體化”或“圖情檔一體化”管理。陳廣玲同志認為，可以采用檔案管理軟件的文件管理功能或使用學?！癕IS”(Management InformationSystem)系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔一體化。韋艷同志提出，可由檔案館(室)與信息管理部門配合，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”，還可聯(lián)合多個檔案館(室)、圖書館及相關文獻情報機構，建立聯(lián)合目錄。
　　
　　2.5　開展知識挖掘，實施知識服務。目前，研究高校檔案顯性知識挖掘的學者較少，大部分學者認為，挖掘檔案中蘊含的知識就是開發(fā)檔案信息資源，繼而研究的重點即轉向檔案信息資源開發(fā)和檔案編研工作。嚴英同志引入了檔案增值服務概念，指出，所謂“檔案增值服務”，是指為發(fā)掘檔案資源潛在價值而進行的一系列分析、處理、挖掘和再生產(chǎn)等信息加工活動。喬麗同志提出，創(chuàng)建高校檔案信息服務中心，中心內(nèi)設置檔案整理服務部，其工作職能就是將潛藏在檔案資源中的使用價值充分挖掘出來。個別學者探討了隱性知識挖掘的方法，指出，可通過會議記錄、個人交流、電話溝通、在線互動等方式，將管理者和員工的經(jīng)驗型知識挖掘并記錄下來，逐步使個人的知識轉化為單位的知識財富。在開展知識挖掘工作的基礎上，少數(shù)學者指出，要變信息服務為知識服務。楊光同志認為，高校檔案知識服務工作不再是以規(guī)?；臋n案資源收藏與組織為標志，而是以靈活的服務模式進行特定問題的分析、決斷、解決為標志；檔案知識服務的突出特點在于以滿足檔案利用者需求為主要參照進行利用服務流程的設計，從而，建立彈性工作體系和柔性服務機制。
　　
　　2.6　提升人員素質，創(chuàng)建學習型高校檔案館。學者們普遍認為，目前，高校檔案工作人員的素質與知識經(jīng)濟時代的要求還有很大差距，要通過多種方式引導高校檔案工作人員終生學習，尤其要注重對信息素養(yǎng)和創(chuàng)新意識的培養(yǎng)。對高校檔案工作人員信息素養(yǎng)的具體內(nèi)容、要求及培養(yǎng)措施，學者們進行了較多探討。秦瑞紅同志認為，高校檔案人員的信息素質，主要是指敏銳的識別信息、分析與評價信息、洞察利用者的信息需求，并且，能夠利用大量的檔案信息工具及相關的信息資源查詢問題得到解答的技術和能力。少數(shù)學者提出，應該在高校檔案管理部門大力推進學習型組織的建立，要建立相應的制度，形成積極開放的學習氛圍和學習機制，營造良好的人文環(huán)境，建立一套有效的檔案工作激勵機制和約束機制。
　　
　　3　研究特點分析
　　
　　3.1　研究學者較少，研究熱潮不高。相對于全國千余所高校而言，十年來，公開發(fā)表的涉及高校檔案知識管理的文獻不過300余篇，這其中，直接以檔案知識管理為研究主題的文獻更是少之又少，不足30篇。大多數(shù)文獻只是在探討高校檔案管理的傳統(tǒng)領域時提及知識管理，指出，要運用知識管理理論和原則改進某方面工作，如高校檔案網(wǎng)站建設、檔案利用服務等。
　　
　　3.2　宏觀研究較多，研究深度有限。大多數(shù)學者主要是從宏觀層面進行理論研究，探討了在知識經(jīng)濟時代和知識管理背景下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，指出要轉變傳統(tǒng)檔案管理模式，實施知識管理，但對于知識管理的核心內(nèi)容只是“蜻蜓點水”式的點到即止，如，少數(shù)學者雖然指出，要開展高校檔案知識挖掘工作，但對于利用什么技術、挖掘哪方面知識、人員組織及制度保障等具體問題則鮮有論及。
　　
　　3.3　創(chuàng)新思維不夠，研究思路狹窄。部分學者在探討高校檔案知識管理時，慣于將其轉化為傳統(tǒng)命題，如，將顯性知識挖掘轉化為檔案信息資源開發(fā)，將隱性知識挖掘轉化為檔案部門的人本管理或對檔案用戶的需求分析等。誠然，這種研究方法方便我們把知識管理的前沿領域與高校檔案管理的傳統(tǒng)領域聯(lián)系起來，但創(chuàng)新思維不夠，不能基于高校檔案知識管理這一新的研究起點提出獨創(chuàng)性研究成果，因而對于理論研究和工作實踐的推動較為有限。
　　
　　3.4　理論根基不牢，對比研究不足。部分學者在開展研究時，未對知識管理的一些重要概念、原則、流程等作深入研究，對知識管理的基本理論一知半解，這使得他們在研究高校檔案知識管理時，理論根基不牢，因而，只能簡單地將知識管理的一些名詞、術語進行嫁接或套用，研究成果浮于形式。
　　眾所周知，知識管理是從企業(yè)界興起的，因此，知識管理很多理論、原則和方法是針對企業(yè)管理的，而高校具有不同于企業(yè)的特殊性質；高校檔案機構與綜合性檔案館、企業(yè)檔案機構及其他類型檔案機構存在性質、職能、管理方式等的不同。學界在開展研究時，對于高校與企業(yè)、高校檔案知識管理與綜合性檔案館和其他類型檔案機構的知識管理的對比研究十分欠缺，未對它們的共性與特性進行深入分析。
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