中國(guó)特色文件中心的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

　　摘要：中國(guó)特色的文件中心，不是我國(guó)已經(jīng)建立的文件中心，不是現(xiàn)行文件服務(wù)中心，不是聯(lián)合檔案室，而是檔案中心。中國(guó)特色的文件中心應(yīng)當(dāng)具備兩個(gè)條件，一是它必須帶有“檔案”二字，二是它必須由檔案局管理。這兩個(gè)條件缺一不可。
　　關(guān)鍵詞：文件中心；聯(lián)合檔案室；現(xiàn)行文件服務(wù)中心；檔案中心
　　
　　文件中心首先出現(xiàn)在“二戰(zhàn)”期間的美國(guó)，戰(zhàn)后在歐美等國(guó)家流行起來(lái)。也正是有了文件中心的實(shí)踐，國(guó)外檔案學(xué)界受到啟發(fā)，將文件劃分為三個(gè)階段，相應(yīng)地稱為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件，并在這一基礎(chǔ)上進(jìn)而提出了文件生命周期理論，從而為文件中心的建立提供了理論依據(jù)。上世紀(jì)80年代，文件生命周期理論傳入中國(guó)。在該理論的指導(dǎo)下，甘肅永靖縣建立了我國(guó)第一個(gè)文件中心。但不能不指出的是，我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)如何認(rèn)識(shí)文件生命周期理論以及我國(guó)是否應(yīng)當(dāng)建立文件中心是有著極大的爭(zhēng)議的。2000年12月10日全國(guó)檔案工作會(huì)議通過(guò)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》在談到機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)時(shí)，有一項(xiàng)內(nèi)容就是“研究建立基層文件中心的實(shí)施方案，在北京、青島、深圳等地開展相應(yīng)的試點(diǎn)工作”。2002年9月，深圳市正式成立了文件中心。2003年7月，珠海市也成立文件中心。
　　盡管我國(guó)有幾個(gè)地方已經(jīng)建立了以文件中心命名的機(jī)構(gòu)，但我國(guó)檔案學(xué)界的主流觀點(diǎn)認(rèn)為，我們應(yīng)當(dāng)吸取文件中心的優(yōu)點(diǎn)，將文件中心本土化。由于認(rèn)識(shí)不一致，檔案學(xué)界呈現(xiàn)出多種觀點(diǎn)，除已經(jīng)建立的文件中心外，還有認(rèn)為應(yīng)建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心的，有提出建立機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室的，有主張建立聯(lián)合檔案室的。筆者以為，我國(guó)已經(jīng)建立或主張建立的所謂文件中心很少具有中國(guó)特色。
　　
　　1　誤區(qū)之一：我國(guó)已經(jīng)建立的文件中心是具有中國(guó)特色的文件中心
　　
　　我國(guó)甘肅永靖以及廣東深圳、珠海已經(jīng)建立了文件中心。如果我國(guó)現(xiàn)有的文件中心已經(jīng)具有我們自己的特色，已經(jīng)完全中國(guó)化了，我們?cè)僬勚袊?guó)特色的文件中心，既沒(méi)有必要，也沒(méi)有意義。
　　也許有人會(huì)有疑問(wèn)：我國(guó)建立的文件中心，難道沒(méi)有中國(guó)特色，還沒(méi)有中國(guó)化?
　　我們知道，文件中心起源于國(guó)外。對(duì)照我國(guó)文件中心保管的對(duì)象，我國(guó)文件中心保管的其實(shí)是檔案，所以我國(guó)建立文件中心是以撤銷機(jī)關(guān)檔案室為前提的。我國(guó)的《檔案法》明文規(guī)定檔案是歷史記錄。我們不加區(qū)別地引進(jìn)文件中心概念并建立文件中心機(jī)構(gòu)，并不具有中國(guó)特色，或者說(shuō)并未中國(guó)化。
　　也許有人會(huì)指出，文件中心中的文件是個(gè)大文件概念，在大文件概念下，檔案屬于文件，所以文件中心也可以認(rèn)為是檔案機(jī)構(gòu)。筆者以為，如果文件包括檔案的話，那么，文件與檔案有沒(méi)有區(qū)別呢?如果沒(méi)有區(qū)別，那么，我們?yōu)楹芜€要使用檔案術(shù)語(yǔ)，那就干脆取消檔案概念，只用文件概念好了。如果我們不能取消檔案概念，不能否認(rèn)文件與檔案的區(qū)別，那么，我們必須明確文件中心這一機(jī)構(gòu)究竟是文件機(jī)構(gòu)，還是檔案機(jī)構(gòu)。如果是檔案機(jī)構(gòu)，那么，在機(jī)構(gòu)名稱上必須有明確的檔案二字。而我國(guó)甘肅永靖以及廣東深圳、珠海已經(jīng)建立的文件中心，恰恰沒(méi)有檔案二字。既然將檔案機(jī)構(gòu)中最重要的檔案二字都丟棄了，我們還能說(shuō)我國(guó)建立的這些文件中心是具有我國(guó)自己特色的文件中心嗎?
　　筆者在《文件機(jī)構(gòu)，還是檔案機(jī)構(gòu)一一文件中心思考之一》一文中，首先探討文件中心是文件機(jī)構(gòu)還是檔案機(jī)構(gòu)這一問(wèn)題，因?yàn)檫@個(gè)問(wèn)題不宜含糊。就是國(guó)外建立的文件中心或類似機(jī)構(gòu)，也考慮到了各自的檔案概念，有的國(guó)家稱為文件中心，有的國(guó)家稱為“中間性檔案館”或別的名稱，并不是一律不加區(qū)別都稱為文件中心。
　　以深圳文件中心為例，
　　《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》第八條規(guī)定：“市、區(qū)政府設(shè)立的文件中心，是集中保管與提供利用同級(jí)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位處理完畢的文件的機(jī)構(gòu)。”明確認(rèn)定文件中心是文件機(jī)構(gòu)。還有，該條例所稱的文件“是指國(guó)家機(jī)關(guān)和其他國(guó)家所有的單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的，移交檔案館存檔之前由文件中心保管的文件材料”。從該條例給出的文件和文件中心概念看，兩者是吻合的。但該條例第八條又規(guī)定：“文件未納入文件中心管理的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案室，負(fù)責(zé)收集、保管和提供利用本單位的各種檔案。”由此看來(lái)，該條例中的文件與檔案概念采用的是雙重標(biāo)準(zhǔn)：向文件中心移交的是文件，不向文件中心移交的是檔案。另外，該條例是2002年4月26日深圳市第三屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十五次會(huì)議通過(guò)的地方性法規(guī)，與《檔案法》這部法律是有沖突的，因?yàn)椤稒n案法》規(guī)定的檔案，在該條例中有的是文件，并不是檔案。在地方性法規(guī)與國(guó)家法律不一致的情況下，下位法與上位法應(yīng)該誰(shuí)服從誰(shuí)呢?退一步說(shuō)，即使不從這個(gè)角度考慮的話，我們也只能說(shuō)深圳文件中心只具有自己的地方特色，而不能說(shuō)具有中國(guó)特色。
　　同樣，珠海市文件中心也存在類似的問(wèn)題。
　　《珠海市檔案條例》第三條規(guī)定：
　　“本條例所稱檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、公民、法人和其他組織從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、教育、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本市有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件及其他形式的歷史記錄?！薄氨緱l例所稱文件是指國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體形成的尚未移交檔案館保管的文書材料。”一面說(shuō)檔案是歷史記錄，一面又說(shuō)文件是尚未移交檔案館保管的文書材料，那么移交到文件中心保管的究竟是文件還是檔案呢?該條例第十條規(guī)定本條例所稱檔案機(jī)構(gòu)包括“市、區(qū)文件中心”，也就是說(shuō)市、區(qū)文件中心是檔案機(jī)構(gòu)。但有文章寫道：2003年7月16日，“珠海市文件管理機(jī)構(gòu)一一珠海市文件管理中心，經(jīng)過(guò)市機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)批準(zhǔn)成立，標(biāo)志著珠海市的檔案管理體制實(shí)現(xiàn)了重大改革”，明確認(rèn)定珠海市文件管理中心是文件管理機(jī)構(gòu)。
　　很顯然，深圳文件中心、珠海文件中心之所以會(huì)有如此明顯的矛盾，與我們對(duì)文件中心機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、保管對(duì)象的認(rèn)識(shí)不一致有關(guān)。筆者以為，解決的辦法很簡(jiǎn)單，那就是正本清源，從名稱上明確現(xiàn)有的文件中心是帶有“檔案”二字的檔案機(jī)構(gòu)，或者干脆說(shuō)，就是將文件中心更名為檔案中心。
　　
　　2　誤區(qū)之二：現(xiàn)行文件服務(wù)中心是具有中國(guó)特色的文件中心
　　
　　2000年4月，深圳市檔案局試辦了全國(guó)首家文件檔案資料服務(wù)中心，向社會(huì)開展提供可公開現(xiàn)行文件利用工作，北京市昌平區(qū)、江蘇省常熟市等檔案館相繼開展了這一工作。2002年7月，國(guó)家檔案局在北京召開了全國(guó)檔案工作服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新座談會(huì)后，檔案館提供現(xiàn)行文件服務(wù)作為檔案部門創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制的重要舉措，在全國(guó)檔案部門迅速得以推廣。就機(jī)構(gòu)而言，名稱不一，如現(xiàn)行文件服務(wù)中心、現(xiàn)行文件中心、現(xiàn)行文件利用中心、現(xiàn)行文件查閱服務(wù)中心、現(xiàn)行文件閱覽中心、現(xiàn)行文件資料服務(wù)中心、現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)中心、現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心等(為便于表述，本文統(tǒng)稱為“現(xiàn)行文件服務(wù)中心”)。
　　但檔案學(xué)界有一種觀點(diǎn)認(rèn)為，“文檔管理中心、現(xiàn)行文件閱覽中心”“類似于文件中心”。中共金華市委辦公室、金華市人民政府辦公室在《關(guān)于建立金華市現(xiàn)行文件查閱服務(wù)中心的通知》(市委辦(2004)86號(hào))這一文件中明確將金華市現(xiàn)行文件查閱服務(wù)中心簡(jiǎn)稱為“文件中心”。
　　其實(shí)，現(xiàn)行文件服務(wù)中心與文件中心是兩種不同的機(jī)構(gòu)，不宜將現(xiàn)行文件服務(wù)中心看成文件中心，因?yàn)槲覀兯f(shuō)的文件中心“是專指政府系統(tǒng)的文件中心?！?br/>　　從保管對(duì)象看，現(xiàn)行文件服務(wù)中心保管的是現(xiàn)行文件，通俗說(shuō)就是“紅頭文件”，是可以公開的與公民關(guān)系緊密的信息。而文件中心保管的對(duì)象，國(guó)外認(rèn)為是半現(xiàn)行文件。當(dāng)然，國(guó)外的半現(xiàn)行文件，具體到我國(guó)來(lái)說(shuō)，既有現(xiàn)行文件，又有半現(xiàn)行文件，還有檔案，但我國(guó)都是作為檔案看待的。
　　從接收對(duì)象的特點(diǎn)看，現(xiàn)行文件服務(wù)中心接收的雖是現(xiàn)行文件，但只是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的打印件，更確切地說(shuō)僅僅是打印件的重復(fù)件，不包括發(fā)文的定稿。而文件中心接收的，既包括打印件也包括定稿。
　　從對(duì)象的處置看，現(xiàn)行文件服務(wù)中心保管的現(xiàn)行文件僅僅是今后需要移交到檔案館的一部分，而不是全部?，F(xiàn)行文件服務(wù)中心保管的現(xiàn)行文件既沒(méi)有必要也不會(huì)移交給檔案館作為檔案保存?，F(xiàn)行文件的形成機(jī)構(gòu)根據(jù)國(guó)家規(guī)定仍需要將有價(jià)值的檔案定期移交給檔案館。
　　很顯然，檔案館設(shè)立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)，完全是出于配合政府信息公開的需要，以此拓展職能，提高社會(huì)地位。2008年5月1日起施行的《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》明確：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利?！北M管在檔案館設(shè)立現(xiàn)行文件服務(wù)中心之舉獲得了合法的地位，但必須明確的是，政府信息公開的最主要方式不是檔案館的現(xiàn)行文件服務(wù)中心提供現(xiàn)行文件服務(wù)，“政府網(wǎng)站必將成為最主要的政府信息公開方式，它代表了政府信息公開的主要方向”?？梢?，現(xiàn)行文件服務(wù)中心并不是真正意義上的文件中心。2009年9月，經(jīng)珠海市編委同意，
　　“將市文件管理中心原來(lái)加掛的‘珠海市現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)中心’牌子更名為‘珠海市政府公開信息查閱中心’”，就很能說(shuō)明問(wèn)題。
　　盡管，現(xiàn)行文件服務(wù)中心并不是真正意義上的具有中國(guó)特色的文件中心，但我們完全可以說(shuō)現(xiàn)行文件服務(wù)中心是具有中國(guó)特色的提供可公開現(xiàn)行文件服務(wù)的中心。
　　
　　3　誤區(qū)之三：聯(lián)合檔案室是具有中國(guó)特色的文件中心
　　
　　“機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室的出現(xiàn)，可謂‘中國(guó)式文件中心的萌芽’?！甭?lián)合檔案室“是文件中心的一種形式，都是有中國(guó)特色的文件中心”?！笆車?guó)外文件中心的啟發(fā)，20世紀(jì)80年代以來(lái)，我國(guó)陸續(xù)出現(xiàn)了甘肅省永靖縣、河北省張家口地區(qū)、四川省長(zhǎng)壽縣縣直機(jī)關(guān)、吉林市船營(yíng)區(qū)區(qū)直機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室等帶有文件中心色彩的文件管理機(jī)構(gòu)。”機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室和商業(yè)性的檔案代保管中心是文件中心在中國(guó)本土化改造的產(chǎn)物。從名稱到具體的職能，它們都應(yīng)該與純而又純的文件中心有所區(qū)別。
　　“我國(guó)目前最早建立的聯(lián)合檔案室是重慶市長(zhǎng)壽縣于1963年正式成立的聯(lián)合檔案室”，影響較大的張家口地區(qū)聯(lián)合檔案室始建于1983年，國(guó)外的文件生命周期理論傳入我國(guó)以及我國(guó)開始嘗試建立文件中心機(jī)構(gòu)的實(shí)踐是在20世紀(jì)80年代后期。說(shuō)我國(guó)建立聯(lián)合檔案室是受到國(guó)外文件中心的啟發(fā)，理由并不充足，而將聯(lián)合檔案室看成中國(guó)式的文件中心或文件中心的本土化，更令人難以信服。
　　我國(guó)一個(gè)機(jī)關(guān)普遍建立一個(gè)檔案室，而聯(lián)合檔案室則是若干個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合建立的檔案室，一般是由黨委、政府辦公室牽頭或領(lǐng)導(dǎo)。以張家口地區(qū)為例，“一個(gè)是地直機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室，由地委和行署兩個(gè)辦公室牽頭，聯(lián)合了28個(gè)部、局以上機(jī)關(guān)(其中，黨群口16個(gè)，行政口12個(gè))。一個(gè)是懷來(lái)縣委聯(lián)合檔案室，由縣委辦公室牽頭聯(lián)合了縣委機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體共11個(gè)單位。這兩個(gè)聯(lián)合檔案室都列入了地、縣委辦公室的編制序列，屬于科、股級(jí)，受地、縣委辦公室領(lǐng)導(dǎo)”。再以內(nèi)蒙古滿洲里市委聯(lián)合檔案室為例，“1991年4月，內(nèi)蒙古滿洲里市委聯(lián)合檔案室成立，隸屬于市委辦公室管理，具體負(fù)責(zé)市委機(jī)關(guān)、人大、政協(xié)、紀(jì)檢委、群眾團(tuán)體16個(gè)部門的檔案管理和業(yè)務(wù)建設(shè)，并明確由一名市委常務(wù)副書記分管、一名市委副秘書長(zhǎng)主管。市委聯(lián)合檔案室設(shè)主任一名，檔案人員一名，資料員一名；同時(shí)負(fù)責(zé)的16個(gè)部門各設(shè)兼職檔案員一名”。
　　聯(lián)合檔案室無(wú)論是由黨委、政府辦公室牽頭、領(lǐng)導(dǎo)或管理，它本質(zhì)上依然是檔案室性質(zhì)。它是在克服機(jī)關(guān)檔案室不足的基礎(chǔ)上建立的，能夠節(jié)省人力、財(cái)力和物力，也符合精簡(jiǎn)高效的原則。它與文件中心有相似之處，但由于聯(lián)合檔案室僅僅是原有機(jī)關(guān)檔案室的橫向聯(lián)合或縱向聯(lián)合，是機(jī)關(guān)檔案室規(guī)模的擴(kuò)大，由于由黨委、政府辦公室牽頭、領(lǐng)導(dǎo)或管理，和原有的機(jī)關(guān)檔案室并沒(méi)有本質(zhì)的區(qū)別。因此，難以認(rèn)定聯(lián)合檔案室是具有中國(guó)特色的文件中心。反過(guò)來(lái)說(shuō)，如果聯(lián)合檔案室是具有中國(guó)特色的文件中心，那么，機(jī)關(guān)檔案室也可以說(shuō)是具有中國(guó)特色的文件中心。若此，我國(guó)“從1928年至1932年間，國(guó)民政府中央各部會(huì)陸續(xù)建立起了一大批專門檔案機(jī)構(gòu)”，這些機(jī)構(gòu)的名稱有“總檔案室”、“分檔案室”、“檔案處”等，難道，從那時(shí)起我國(guó)就建立了具有中國(guó)特色的文件中心?如果我們得出我國(guó)文件中心的出現(xiàn)要早于美國(guó)、文件中心起源于中國(guó)這一顛覆性的結(jié)論，恐怕沒(méi)有人會(huì)認(rèn)同、接受。
　　
　　4　結(jié)語(yǔ)
　　
　　中國(guó)特色的文件中心應(yīng)當(dāng)具備兩個(gè)條件：一是它的名稱必須帶有“檔案”二字，從而與我國(guó)的檔案概念相吻合；二是它必須由檔案局管理。這兩個(gè)條件缺一不可。對(duì)照這兩個(gè)條件，我國(guó)已經(jīng)建立的文件中心和現(xiàn)行文件服務(wù)中心，具備第二個(gè)條件，但不具備第一個(gè)條件；聯(lián)合檔案室具備第一個(gè)條件，但不具備第二個(gè)條件。因此，我國(guó)已經(jīng)建立的文件中心，最大的缺陷給人感覺(jué)是名實(shí)不副。我們應(yīng)當(dāng)將我國(guó)特色的文件中心稱為檔案中心，這與國(guó)家檔案館是利用中心并不矛盾。因?yàn)閰^(qū)別檔案中心與國(guó)家檔案館，更重要的是要從保管對(duì)象角度加以區(qū)別，檔案中心保管的檔案具有過(guò)渡性，需要向國(guó)家檔案館移交，而國(guó)家檔案館則是永久保存國(guó)家檔案的基地，具有終極性。
　　我國(guó)甘肅永靖當(dāng)初建立文件中心時(shí)，陳兆祦教授作出了這樣的說(shuō)明：“文件中心保存的文件，按習(xí)慣可稱為檔案。”那為何不叫檔案中心呢?陳兆祦先生給出的解釋是：“據(jù)說(shuō)這是為了區(qū)別于檔案館，因縣檔案館就是一個(gè)縣的檔案中心?！逼鋵?shí)，將我國(guó)的這種類似文件中心的機(jī)構(gòu)稱為“檔案中心”有什么關(guān)系呢?檔案中心為檔案館提供長(zhǎng)久保管檔案的來(lái)源，更何況檔案館還不是以“檔案中心”命名的。當(dāng)然，這并不是說(shuō)只能采用檔案中心名稱，也可以采用其他的合適名稱，如，機(jī)關(guān)檔案管理中心、中間檔案館等。不過(guò)，不論使用什么樣的帶有“檔案”二字的名稱，都一定要?dú)w檔案局管理。如果歸所在地的黨委辦公室或政府辦公室管理，那么，與聯(lián)合檔案室就沒(méi)有本質(zhì)區(qū)別。
　　文件中心在中國(guó)化的過(guò)程中，有的已經(jīng)注意到了中國(guó)特色的問(wèn)題。如，北京市海淀區(qū)成立了“文件檔案管理中心”，簡(jiǎn)稱為“文檔中心”；“2003年3月4日，北京市宣武區(qū)文檔管理中心正式啟動(dòng)，標(biāo)志著建立宣武區(qū)文檔中心研究課題取得了階段性成果”；天津市“塘沽區(qū)于2004年建成了政通大廈，有36個(gè)委辦局進(jìn)駐政通大廈辦公，為了集中統(tǒng)一管理這些機(jī)關(guān)的檔案工作，降低檔案管理成本，經(jīng)區(qū)委批準(zhǔn)，于2004年成立了塘沽區(qū)機(jī)關(guān)文檔管理中心”。這些名稱中已有了“檔案”二字，但同時(shí)還有“文件”二字，中國(guó)化并不徹底。筆者不解的是，明明是為了集中統(tǒng)一管理這些機(jī)關(guān)的檔案工作，降低檔案管理成本，為何不直接就叫“機(jī)關(guān)檔案管理中心”或“檔案中心”，而非得叫“機(jī)關(guān)文檔管理中心”或“文檔中心”呢?
　　筆者非常贊同北京市西城區(qū)檔案館在機(jī)構(gòu)改革中設(shè)立的“機(jī)關(guān)檔案管理中心”這一名稱。該中心“是區(qū)委、政府、人大常委會(huì)、政協(xié)等機(jī)關(guān)的檔案資料管理部門”，原來(lái)“機(jī)關(guān)檔案室的業(yè)務(wù)職能已全部轉(zhuǎn)到‘機(jī)關(guān)檔案管理中心’”。機(jī)關(guān)檔案管理中心就是名副其實(shí)的具有中國(guó)特色的文件中心。當(dāng)然，機(jī)關(guān)檔案管理中心完全可以簡(jiǎn)稱為“檔案中心”。
　　本文辨析的是中國(guó)特色文件中心的名稱問(wèn)題。其實(shí)要說(shuō)檔案機(jī)構(gòu)，我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室則是土生土長(zhǎng)的，更具有我國(guó)自己的特色，至今，仍具有旺盛的生命力。不過(guò)，這已不屬于本文討論的范疇了。
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